高校內(nèi)部控制在采購和付款環(huán)節(jié)的研究

1、麟煳啪卜Jnancea，laIax研究高校內(nèi)部控制在采購和付款環(huán)節(jié)的研究丁克崗常熟理工學院【摘要】高校的內(nèi)部控制管理模式與企業(yè)化的事業(yè)單位管理相一致，既有企業(yè)化的普遍性，又有屬于高校工作的特殊性。針對高校在采購與付款環(huán)節(jié)上的具體內(nèi)容，以及企業(yè)中越來越完善的內(nèi)部控制制度，本文將探討高校內(nèi)部控制在采購和付款環(huán)節(jié)上的有利制度，并對其操作落實進行一定的闡述，使得高校更好地服務(wù)師生?！娟P(guān)鍵詞】采購；付款；內(nèi)部控制制度隨著我國高等教育跨人大眾化階段

2、，對高校各項工作的保障方面日益受到重視，高校的內(nèi)部控制也在上世紀末開始被社會所關(guān)注，并由國家職能部門出臺了相關(guān)規(guī)范文件。隨之而來的高校采購與付款管理也逐漸社會化，實現(xiàn)了“企業(yè)化”管理。由于高校采購的最終目的仍然是保障學校各項工作的良好開展，服務(wù)廣大師生，因此在盈利方面與企業(yè)要求有所不同。無論其管理是否與學校掛鉤，都應(yīng)該制定相關(guān)管理制度并加以落實，完善內(nèi)部手續(xù)，更好地發(fā)揮高校采購職能。一、加強高校采購與付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的意義隨著高校教學技

3、術(shù)的提升、資源信息獲取渠道的拓展以及高校辦學形式的多樣化，學校的發(fā)展模式也順應(yīng)時勢發(fā)生改變，逐漸形成政府主導、社會參與投資合作辦學的體制。因此，為了適應(yīng)政府以及社會對高校的需求，高校不可避免地成為市場經(jīng)濟的重要組成部分，高校的財務(wù)管理模式也隨之轉(zhuǎn)型。學校對于硬軟件的投入將對學校發(fā)展帶來極大影響，因此加強學校各項采購與付款管理有著重大的現(xiàn)實意義。1確保采購與付款操作的客觀性由于高校采購直接影響教學質(zhì)量，并且在采購上涉及的項目眾多，來源廣泛

4、，因此制定采購與付款內(nèi)部控制制度極其關(guān)鍵。首先，可以規(guī)范多層手續(xù)的操作，使處理流程有條不紊。其次，避免人為操作的漏洞與過失，在做出決定時有制度可依。第三，一定程度上控制了舞弊現(xiàn)象，避免操作人員在處理時為了私利蒙混過關(guān)，提高了處理的公開透明程度，使單位的物資財產(chǎn)得到應(yīng)有的安全保障。2確保采購與付款信息的時效性采購與付款不可避免地與企業(yè)財務(wù)會計方面有所交匯，無論哪個行業(yè)都需要對物資的價值進行統(tǒng)計與核算。加強采購與付款的內(nèi)部控制，能夠規(guī)范各項

5、業(yè)務(wù)的處理流程，在進行相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計時更加條理清晰、賬目分明，使會計工作能夠順利開展，保證了相關(guān)信息的及時反饋，降低了數(shù)據(jù)的誤差，并且為高校內(nèi)部工作的協(xié)調(diào)做出貢獻。3確保采購與付款成本的可控性高校采購要求采購人員有一定的專業(yè)性，不僅要熟悉標的性能，也要能夠嚴謹認真的進行市場考察，熟知并遵守相關(guān)采購法規(guī)。由于高校采購的直接決策者在管理層，因此在傳達采購要求時首先要做到清晰及時，其次是考察供貨商的供貨質(zhì)量與市場信譽度。通過管理層與采購人員雙

6、方共同協(xié)調(diào)達到加強管控的目的，以此一來可以規(guī)范資金的管理，使各個采購環(huán)節(jié)都能得到對應(yīng)的資金分流，實274中國經(jīng)貿(mào)現(xiàn)資金投入得以最大化利用。二來可以規(guī)范采購工作，通過預算等等給出符合實際情況的采購標準，達到控制成本的目的。二、高校采購與付款環(huán)節(jié)存在的問愚1內(nèi)部控制制度不完善高校數(shù)量眾多，少數(shù)高校尚未制定內(nèi)部控制的相關(guān)制度，有不少高校雖然制定了相關(guān)制度，卻沒有很好地落實完善，使得制度如同空殼，沒有實質(zhì)性的幫助。具體表現(xiàn)在兩方面：一方面是制度

7、不能適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展的需要。市場每天都在變化，一段時日后的經(jīng)濟情況又是另一番面貌，倘若制度不能適應(yīng)新的環(huán)境，就容易出現(xiàn)管理漏洞。另一方面是監(jiān)管不得力，對采購人員的行為不能很好地規(guī)范。對此造成的后果是采購人員利用采購之便為自己謀取私利，而采購到的物資質(zhì)量就得不到保證，使高校的利益受到損害。采購人員對制度的忽視，會導致采購流程的混亂——分工不合理，或扎堆于一個項目，或是各自為政過于分散，無論哪種情況都會造成人力財力上的浪費。2信息不夠公開透明公

8、開招標是高校采購發(fā)展中必然會產(chǎn)生的采購方式，公開招標有利于高校在最短時間內(nèi)了解供貨商的優(yōu)點從而選擇相應(yīng)的商品。然而高校發(fā)布招標信息的渠道較少，自身情況的信息公開這方面也做得明顯不足。具體表現(xiàn)在供應(yīng)商不能及時了解到高校的需要或者學校對物資的具體要求沒有很好地披露。由于高校采購是一個非常大的市場，因此在招標時往往能得到供應(yīng)商的側(cè)目，但如果缺少規(guī)范的信息管理與信息公開，高校的采購又變得十分困難。一些合適的物資供應(yīng)商因為缺乏招標信息的獲取渠道而

9、錯過了投標的機會，反而參與投標的供應(yīng)商又可能因為不符合標準而不被高校所考慮。沒有具體的信息，往往導致高校在選擇供應(yīng)商時失去參考的標準，導致供應(yīng)過程中出現(xiàn)的問題長久得不到解決，或是招標時舞弊徇私的現(xiàn)象。付款環(huán)節(jié)也是一樣，從預算到申請再到審批，最終付款完畢，每一項每一層都具有大量的信息需要進行核算統(tǒng)計，然而這些信息往往為內(nèi)部消化，甚至一個最終結(jié)果都沒有進行公開。高校對于信息公開的平臺建設(shè)得不夠，其他非管理人員想要查詢采購資金流向是相當困難的

10、。這些都是阻礙高校采購與統(tǒng)計良好運作的因素，加強系統(tǒng)化信息管理與信息公開刻不容緩。3采購時過于看重價格而忽視質(zhì)量在高校管理中，由于資金來源較為單一，并且由其特殊性所限，采購部門在進行采購時一般較為注重物資的價格，視其為評價的第一要素，更有甚者為了節(jié)省資金以價格作為評判該物資是否應(yīng)該人手的唯一標準，忽視同樣產(chǎn)品中各自質(zhì)量上的差異以及售后保障。然而，無論是高校還是一般企業(yè)，物資采購最看重的都應(yīng)該是質(zhì)量，這一點不應(yīng)因為單位的特殊性而有所變化。

11、質(zhì)量永遠是物資的第一重考慮因素，而價格則是排在質(zhì)量與服務(wù)之后再作考慮。物資的質(zhì)量問題所影響的可能就是全體師生，采購人員若做不到重視質(zhì)量這一點只會因小失大。4負責采購與付款的人員專業(yè)水平不足對于采購人員來說，需要掌握的知識包括相關(guān)的政策法規(guī)、采購的一般流程、在招投標時的注意事項、市場考察、對合同的鑒別能力以及一般的服務(wù)、工程的初步了解等等?，F(xiàn)實的情況是采購人員大多沒有經(jīng)過專門的培訓，而直接選聘出一小部分人負責采購工作，在專業(yè)素質(zhì)一塊沒有得

12、到注重。這些人對于采購要求的了解是臨時陛、非系統(tǒng)性、缺乏規(guī)范性的，不具有專業(yè)的采購人員政策性、復雜性的特點，不能滿足高校對物資采購的要求。同理，面對付款環(huán)節(jié)的一系列資金報表，高校需要專業(yè)人員對其進行處理，并且每一個人跟蹤負責的項目都不同，否則容易造成數(shù)目混亂。但在這一點上現(xiàn)實情況不太理想，比如審批環(huán)節(jié)，由于采購需要一定的金額，在預算出來后，一般由管理人員進行審批，但管理人員在這方面的專業(yè)知識并沒有保障，甚至糊里糊涂地就批準了，如此就會造

13、成不必要的資金浪費。因此，采購人才上的不足也會阻礙高校的發(fā)展。三、加強采購的內(nèi)部控制加強采購的內(nèi)部控制，在物資采購工作上的每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)設(shè)立專門的小組進行對應(yīng)管理，做到在公開招投標時公正合理，評審時遵循制度，定價規(guī)范。1整體管理監(jiān)督在對物資采購的總體管理上，可成立領(lǐng)導小組，具體工作內(nèi)容為確定招標的貨源，并且負責統(tǒng)領(lǐng)整個招標過程，協(xié)調(diào)解決過程中出現(xiàn)的問題，并對招標工作進行監(jiān)督。2細化評審工作設(shè)立專門的評審工作小組，進行招標信息及招標要求的

14、公開。通常的采購招標應(yīng)在一個月前的時間便要提出相應(yīng)的計劃，然后采購部門應(yīng)該通過盡可能多的渠道進行信息的發(fā)布，比如通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布信息，或是主動聯(lián)系以往的投標商等等。信息發(fā)布完畢后要對參與投標的供應(yīng)商進行統(tǒng)計整理，采購部門要認真審核投標商提供的證件。對審核通過的投標商可以發(fā)放標書繼而收集好各類復印件。初步收集后就可以對供應(yīng)商的具體情況進行了解，比如物資的獲取、企業(yè)運營睛況、企業(yè)信譽度等等，重點是產(chǎn)品的質(zhì)量以及該單位持續(xù)供應(yīng)的能力。在考察產(chǎn)品的

15、質(zhì)量方面可以要求其提供一定數(shù)量的樣品，確認一切無虞后方可通過考察。接著通過內(nèi)部商討來決定貨源，要秉承質(zhì)量為上的標準，做到公平公正。在質(zhì)量不相上下時，再作價格與信譽等等的第二重參考。然而內(nèi)部的討論并不能最終敲定，為了獲取最好的物資，還應(yīng)該擇優(yōu)選出兩個或以上的單位，在規(guī)定程序、期限內(nèi)進行競爭，多方考量后方可確定最終的中標單位。評審工作的最后一個步驟是合同的簽訂，雙方應(yīng)該在合同中規(guī)定各自的職責，確定違規(guī)行為的懲罰措施，雙方在合同生效期間嚴格遵

16、守當中條例，確保物資供應(yīng)的良好進行。3規(guī)范價格評定在價格評定方面的工作主要是對市場的隨機調(diào)查與信息收集，F(xiàn)inanceandTax財稅研究以及跟進供貨商對采購合同的落實情況。在物資定價方面，各項不同的物資分派給不同的工作人員進行調(diào)查，獲得市場上的相關(guān)信息，最終定出一個估算價，作為對供貨商定價的一個參考標準。此外，對市場的考察必須及時進行，由于物價變化快，價格評定工作要科學合理，就必須時刻關(guān)注產(chǎn)品市場，隨機抽查定價，收集物資相關(guān)的質(zhì)量與價

17、格信息。采購部門對于物資供應(yīng)商的報價首先是收集歸類，再加以比較，并且要根據(jù)市場調(diào)查的結(jié)果對其報價進行分析，注重其信譽度的考核。對于供貨商存在不誠信的行為應(yīng)及時登記并采取措施，保證自身利益不受損害。最后做好對各項物資定價的匯總工作，并交由采購部門登記執(zhí)行。四、加強付款的內(nèi)部控制在加強高校采購付款的內(nèi)部控制方面，我國早已出臺相關(guān)的條例與規(guī)定，以對付款業(yè)務(wù)的流程進行合理的規(guī)范，根據(jù)高校的實際情況，具體的可從以下人手。首先由相應(yīng)的負責小組結(jié)合合

18、同的要求以及現(xiàn)實情況將付款的整體預算編匯成表，交由對應(yīng)的審核部門或相關(guān)的負責人進行核算與分析。此外，不同項目的采購應(yīng)歸屬不同的部門管理，在付款的審批上也一樣，審批項目依據(jù)預算金額的大小，來確定審批工作是由項目歸屬部門的負責人(或分管校領(lǐng)導)進行審批還是由多管理層共同審批，以此明確各部門的相關(guān)職能。采購工作完成后，需要有專門的人員對物資數(shù)目與供貨商出具的發(fā)票憑證進行核算。為了確保數(shù)據(jù)的準確無誤，一般先由采購部門的相關(guān)人員進行第一次收集統(tǒng)計

19、，并把統(tǒng)計所得交到財務(wù)部門。財務(wù)部門接收后應(yīng)對相關(guān)憑證進行核實與分類，確定其完整性，即各項文件是否完備齊全；檢查各項憑證的內(nèi)容是否一致；檢查企業(yè)的簽章是否完整，有沒有出現(xiàn)漏簽的情況；還有就是技術(shù)人員或其他相關(guān)人員的簽字以及發(fā)票與合同內(nèi)容是否相符、內(nèi)容與實際的采購情況是否一致等等。這些檢查關(guān)乎交易的合法性、合理性、安全性，審核人員除了本身具有專業(yè)知識以外，在態(tài)度上必須慎之又慎，出現(xiàn)文件的缺失或是對內(nèi)容有疑問，應(yīng)立即咨詢采購部門或供貨商，保

20、證審核程序的嚴謹公正。文件憑證的審核工作完成后就是對具體賬款的落實與核算。會計人員應(yīng)該對本次采購產(chǎn)生的每一筆支出進行審核，根據(jù)審核的付款單填制記賬憑證，確認無誤后進行付款工作。如果出現(xiàn)需要退貨的情況，各部門要協(xié)同合作，及時與供貨商交涉并根據(jù)相關(guān)的票據(jù)追回貨款。五、結(jié)語如此每一項工作落實到位，才能加強高校采購與付款的內(nèi)部控制，減少過程中的差錯，出現(xiàn)問題時能及時找出來源，為高校的發(fā)展提供保障。參考文獻：[1】張世銀高校設(shè)備政府采購特點及采購