采購與付款內部控制制度 (2)

1、采購與付款內部控制制度與付款內部控制制度1.奧華公司采公司采購授權審權審批制度批制度（略）2.奧華公司采公司采購申請審請審批制度批制度（略）3.奧華公司采公司采購方式與供方式與供應商選擇評選擇評價制度價制度受控狀態(tài)制度名稱采購方式與供應商選評制度文件編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章總則第1條目的明確采購方式、采購數(shù)量、采購訂單、供應商選評等各項規(guī)定，確保采購過程規(guī)范化、透明化。第2條責權單位1.采購部負責本制度的制定、修改、廢除等工作

2、。2.總裁負責本制度制定、修改、廢除等的審批。第2章采購方式控制第3條采購方式分類1.招標采購方式。（1）采購部應提出招標文件、資料，供應商投標、報價有關資科審核，評標、議標、定標有關文件的擬定，并報送招評標委員會審核。（2）通過適當渠道發(fā)布招標信息，邀請招標至少3名以上投標人參加，招標符合招投標法規(guī)定。2.訂單采購方式。（1）采購部根據(jù)批準的請購單簽發(fā)訂購單，訂購單上注明求購商品或勞務的具體項目、價格、數(shù)量、交貨時間等，送交供應商并表

3、明購買意愿。（2）供應商按照訂單上面的要求生產和供應商品或勞務。（3）訂單在提交給供應商之前應由財務部門檢查訂單的合理性。3.合同訂貨方式。（1）采購部與供應商通過談判就采購的貨物的質量、數(shù)量、價格水平、運輸條件、結算方式等項內容達成一致，并且以購銷合同的形式確定下來。（2）供應商按合同提供貨物并取得貨款，企業(yè)按合同驗收貨物并支付款項。4.直接采購方式。采購人員根據(jù)批準的請購單，就其所列貨物直接向供應商購買的一種采購方式。5.比質比價采

4、購方式。選擇三家以上的供應商，就其質量、價格、供貨期等進行對比分析，在符合質量標準的前提下，選擇價格最低的供應商。6.緊急采購方式。因緊急情況，需要以最快的速度使采購商品或勞務到位。緊急采購方式一般只有在臨時性、突發(fā)性需要時方可采用。第4條采購方式選擇1.根據(jù)商品或勞務的性質及其供應情況確定采購方式。2.一般商品或勞務的采購應采用采購訂單或合同訂貨等方式。3.小額零星商品或勞務等的采購可以采用直接購買等方式。4.重要的商品或勞務以及大宗

5、政策的采購，應采用招標方式、合理確定招標范圍、標（1）根據(jù)所采購物資對企業(yè)經(jīng)營的重要程度，將采購的商品分為關鍵、重要、普通三個級別，不同級別實行不同的等級控制。（2）必須對提供關鍵與重要材料的供應商進行現(xiàn)場評審。（3）對于普通物資的供應商，無須進行現(xiàn)場評審。（4）緊急、小額零星采購，由使用部門直接提出申請，采購員進行市場調查后，直接選擇供應商，經(jīng)采購經(jīng)理審批后，進行采購。第16條“供應商質量保證協(xié)議”的簽訂1.采購部負責與現(xiàn)場評審合格后

6、，對重要材料的供應商和普通物資供應商簽訂“供應商質量保證協(xié)議”。2.“供應商質量保證協(xié)議”一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為供應商提供合格物資的一種契約。第17條樣品需求與供應商送樣1.如有樣品需求，由采購員通知供應商送交樣品，使用部門、質量管理部門等相關人員須對樣品提出詳細的質量要求，如品名、規(guī)格、質量標準、包裝方式等。2.樣品應為供應商正常經(jīng)營情況下的具有代表性的商品，數(shù)量應多于兩件。第18條樣品確認1.樣品在送達企業(yè)后，由驗收入員及使用

7、部門完成樣品的質量、性能、尺寸、外觀等方面的檢驗，并填寫“樣品簽樣試用回單”。2.經(jīng)確認合格的樣品，須在樣品上貼“樣品標簽”，并注明合格或不合格標識檢驗狀態(tài)。3.合格的樣品至少為兩件，一件返還供應商，另一件留在采購部作為今后檢驗的依據(jù)。第19條確定合格供應商名單1.采購員根據(jù)現(xiàn)場評審結果和樣品檢查結果選擇合格供應商，無須進行現(xiàn)場評審的，直接填寫合格供應商名單后，交采購經(jīng)理審核。2.采購經(jīng)理審核無誤后，交總裁審核。3.原則上一種商品需兩家

8、或兩家以上的合格供應商，以供采購時選擇。4.唯一供應商或獨占市場的供應商，可直接列入“合格供應商名單”。第6章訂單的控制第20條選定合格的供應商后，采購員在合格的供應商名單內找出合適的供應商進行采購第21條采購價格審核1.財務部、使用部門等相關部門負責審核采購價格，并報財務總監(jiān)、總裁審批。2.對所有超過規(guī)定價格的訂單必須經(jīng)過總裁特殊審批。第22條條款審核財務部門對采購訂單進行審核，特殊條款必須由法律辦公室或專業(yè)法律顧問把關。第23條合同

9、審批根據(jù)《采購授權審批制度》的相關規(guī)定，報相關人員按權限進行審批。第24條登記采購訂單1.采購員應該按編號編制采購訂單，一式四聯(lián)。（1）聯(lián)提交請購部門，請購部門驗證訂單的內容是否符合要求。（2）聯(lián)提交質量管理部門，一聯(lián)提交倉庫保管部門，作為驗收的依據(jù)。（3）聯(lián)提交財務部，作為入賬憑證。2.采購員要及時對采購訂單進行歸檔，在采購訂單每月存檔時應檢查已處理的采購訂單是否連續(xù)編號。3.定期匯總所有被取消和修改過的訂單，并編制報表。4.定期匯總