電算化審計方法研究

1、2006年1月中國管理信息化Jan，2006箜2鲞箜!塑￡bi塑M墊壘g曼塵寶墜地魚匹!塹iQ塾i圣塹i盟№!：2：婪Q：!電算化審計方法研究王小黎(中原工學(xué)院工商管理系，鄭州450007)【摘要】本文通過對目前研究和使用的計算機審計方法進行分析和討論，指出了在不同條件下電算化審計工作的各種不同思路、做法及注意的問題?！娟P(guān)鍵詞】電算化審計；會計電算化；手工審計【中圖分類號]F2391[文獻標識碼]A[文章編號】1673—0194(200

2、6)01—0075—02會計電算化對傳統(tǒng)的會計理論和實務(wù)、為達到有效的內(nèi)部控制而采取的組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)程序產(chǎn)生了重大影響，也必然對傳統(tǒng)的審計產(chǎn)生很大的沖擊。審計方法也經(jīng)歷了從手工審計向計算機審計演進的過程。這一演進同樣是一個漸進的反映審計方法發(fā)展和完善的過程。所以，必須制定與新情況相適應(yīng)的計算機審計方法，以利開展電算化審計工作。就目前的研究和使用情況來看，電算化環(huán)境下實施有效審計的方法有：操作日志審計法、通審軟件審計法、突擊審計法、兩頭審

3、計法和賬外賬審計法等幾種，每一種審計方法的使用又有各自的不同要求。一、操作日志審計法操作日志是指對進入會計軟件中的所有操作進行實時跟蹤記錄，從而確保所有經(jīng)授權(quán)或未經(jīng)授權(quán)的接觸和修改活動都留有痕跡(類似予飛機的“黑匣子”)，以提高計算機系統(tǒng)的安全性，為以后的電算化審計留下線索，其內(nèi)容應(yīng)包括操作人員工號、操作人員姓名、操作日期、進入時間，退出時間、使用模塊名稱、運行狀態(tài)等。操作日志文件的作用是通過真實記錄在計算機上進行的各種操作，來保證數(shù)據(jù)

4、的安全性、真實性、完整性：便于加強企事業(yè)單位會計電算化工作的內(nèi)部監(jiān)督、控制和審計；方法系統(tǒng)進行維護；同時也為以后的審計工作留下線索。為了進一步實現(xiàn)內(nèi)部控制，從而進一步提高會計信息的安全性，操作日志應(yīng)包括機制操作日志和手工操作日志，前者是由會計軟件系統(tǒng)自動生成；后者則應(yīng)由上機操作人員手工如實填寫。審計人員在進行審計前可以仔細閱讀操作日志，并對其中一些特殊情況(如：反復(fù)核、反登賬、反結(jié)賬、日志短缺等)進行記錄，作為審計證據(jù)保管。目前有部分開

5、展會計電算化的單位在查賬前往往會利用財務(wù)軟件中提供的反復(fù)核、反登賬、反結(jié)賬等功能進行賬戶調(diào)整，致使審計人員看到的往往不是該單位真實的賬戶情況。通過操作日志可以發(fā)【收稿日期]20050825現(xiàn)這種情況的存在，審計人員在查賬過程中，再通過一些蛛絲馬跡來加以證實。這樣就可以有效防止因人為調(diào)賬而帶來的損失，從而確保審計工作的有效性、安全性、準確性、完整性。二、通審軟件審計法隨著全球信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，我國大部分企事業(yè)單位都實現(xiàn)了會計電算化，不少

6、單位還甩掉了手工賬，并采用局域網(wǎng)絡(luò)來管理財務(wù)。企事業(yè)單位會計電算化的實現(xiàn)，給審計部門、稅務(wù)部門及會計(審計)師事務(wù)所的審計工作產(chǎn)生了重大影響。這些影響主要表現(xiàn)在：1會計賬務(wù)由分工處理變?yōu)榧刑幚硐魅趿朔止ぬ幚頃r的內(nèi)部牽制和職責分工，容易產(chǎn)生舞弊而發(fā)生審計風險。2傳統(tǒng)的審計工具如算盤、計算器、手工記錄、審計檔案紙介質(zhì)化等已很難適應(yīng)會計數(shù)據(jù)電子化的需要，產(chǎn)生的直接后果是人海戰(zhàn)術(shù)工作方式下的低效率、高成本。3傳統(tǒng)的審計查賬方法(順查、逆查或抽

7、查)，主要適用于手工記賬方式即繞過計算機審計方式。因此，必須有與會計電算化和審計工作規(guī)范化相適應(yīng)的計算機審計工具。目前在國際上已形成一套比較完整的計算機審計理論和方法，而在我國第一套計算機通用審計系統(tǒng)是通審2000(由北京通審軟件技術(shù)有限責任公司研制成功)，它的出現(xiàn)填補了我國計算機審計軟件工具的空白。通審軟件在審計領(lǐng)域形成突破性變革，它改變了事務(wù)所原有的人海戰(zhàn)術(shù)的工作模式，取而代之的是現(xiàn)代化的計算機審計輔助工具的廣泛應(yīng)用，審計人員大大減

8、少，而工作效率成倍提高，從而降低審計成本和審計風險。該系統(tǒng)在客戶提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫及資料的情況下，就可以將各種財務(wù)軟件的電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成該系統(tǒng)使用的電子數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)，它不僅可以有效解決不同財務(wù)軟件數(shù)據(jù)接口、操作方法不一致的缺陷，還可以對財務(wù)軟件本身進行測試，以防一些欺詐性程序的存在，從而解決了計算機審計的通用性問題。審計部門在進行審計時可以充分利用該軟件，能真CHINAMANAGEMENTINFORMATIONIZATIONl75萬方數(shù)據(jù)20

9、06年1月第9卷第1期中國管理信息化Jan.2006Vo1.飛No.lChinaManae:ementIn島rmationization電算化審計方法研究王小黎(中原工學(xué)院工商管理系，鄭州450007)[摘要]本文通過對目前研究和使用的計算機審計方法進行分析和討論，指出了在不同條件下也算化審計工作的各種不同思路、做法及注意的問題.[關(guān)鍵詢]也算化審計會計也算化手工審計[中圖分提號1F239.1文獻標識碼1A文章編號11673…0194(

10、2006)01呵。07502會計電算化對傳統(tǒng)的會計理論和實務(wù)、為達到有效的內(nèi)部控制而果取的姐織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)程序產(chǎn)生了重大影響，也必然對傳統(tǒng)的審計產(chǎn)生很大的沖擊。審計方法也經(jīng)冊了從手工審計向計算機審計演進的過程。這一演進同樣是一個漸進的反映審計方法發(fā)展和完替的過程。所以，必須制定與新情況相適應(yīng)的計算機審計方法，以利開展電算化審計工作。就目前的研究和使用情況來看，電算化環(huán)境下實施有效審計的方法有:操作日志審計法、通審軟件審計法、突擊審計桂、兩

11、頭審計法和賬外賬審計法等兒種，每一種審計方法的使用又有各自的不間要求。一、操作日志審計法操作日志是指對進入會計軟件中的所有操作進行實時跟蹤記錄，從而確保所有經(jīng)授權(quán)或未經(jīng)授權(quán)的接觸和修改活動都留有痕跡(類似于飛機的“黑匣子勺，以提高計算機系統(tǒng)的安全性，為以后的電算化審計留下線索，其內(nèi)容服包括操作人民工號、操作人員姓名、操作日期、進入時間，退出時間、使用模塊名稱、運行狀態(tài)替。操作日志文件的作用是通過真實記錄在計算機上進行的各種操作，來保證數(shù)

12、據(jù)的安全性、真實性、完黯性:便于加強企事業(yè)單位會計電算化工作的內(nèi)部監(jiān)督、控制和審計1方法系統(tǒng)進行維護:問時也為以后的審計工作留下線索。為了進一步實現(xiàn)內(nèi)部控制，從而進一步提商會計信息的安全性，操作日志應(yīng)包括機制操作日志和手工操作日志，前省是由會計軟件系統(tǒng)自功生成:眉者則應(yīng)由上機操作人員手工如實填寫。審計人員在進行審計前可以仔細閱讀操作日志，并對其中一些特殊情況(如:反復(fù)棋、反登賬、反結(jié)賬、日志短缺等)進行記錄，作為審計證據(jù)保管。目前有部分

13、開展合計電算化的單位在聾賬前往往會利用財務(wù)軟件中提供的反復(fù)核、反登賬、反結(jié)賬等功能進行賬戶調(diào)整，致使審計人員看到的往往不是該單位真實的賬戶情況。通過操作日志可以發(fā)[收稿日期]2005…08…25現(xiàn)這種情況的存在，審計人員在查賬過程中，再通過…些蛛絲馬跡來加以證實。這樣就可以有效防止因人為調(diào)賬而帶來的損失，從而確保審計工作的有效性、安全性、準確性、究黯性。二、涌審軟件審計法隨著金球信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，我國大部分企事業(yè)單位都實現(xiàn)了會計電算化

14、，不少單位還甩掉了手工賬，并采用局域網(wǎng)絡(luò)來管理財務(wù)。企事業(yè)單位會計電算化的實現(xiàn)，給審計部門、稅務(wù)部門及合計(審計)師事務(wù)所的審計工作產(chǎn)生了重大影響。這些影響主要表現(xiàn)在:1.會計賬務(wù)由分工處理變?yōu)榧刑幚硐魅趿朔止ぬ幚頃r的內(nèi)部牽制和職責分工，容易產(chǎn)生舞弊而發(fā)生審計風險。2.傳統(tǒng)的審計工具如算盤、計算器、手工記錄、審計檔集紙介質(zhì)化等已很難適應(yīng)會計數(shù)據(jù)電子化的需要，產(chǎn)生的直接后果是人海戰(zhàn)術(shù)工作方式下的低效率、高成本。3.傳統(tǒng)的審計資賬方怯(順

15、盔、i搜查或抽奮)，主要適用于手工記賬方式即繞過計算機審計方式。因此，必須有與會計電算化和審計工作規(guī)施化相適應(yīng)的計算機審計工具。目前在回際上已形成一套比較完黯的計算機審計理論和方法，而在我國第…套計算機通用審計系統(tǒng)是通審2000(由北京通審軟件技術(shù)有限責任公詞研制成功)，它的出現(xiàn)填補了我罔計算機審計軟件工具的空白。通審軟件在審計領(lǐng)域形成突破性變革，它改變了事務(wù)所原有的人海戰(zhàn)術(shù)的工作模式，取而代之的是現(xiàn)代化的計算機審計輔助工具的廣泛應(yīng)用，

16、審計人員大大減少，而工作效率成倍提高，從而降低審計戚本和審計風險。該系統(tǒng)在客戶提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫及資料的情況下，就可以將各種財務(wù)軟件的電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成該系統(tǒng)使用的電子數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)，它不僅可以有效解決不間財務(wù)軟件數(shù)據(jù)接口、操作方法不一致的缺陷，還可以對財務(wù)軟件本身進行測試，以防一些欺詐性程序的存在，從而解決了計算機審計的通用性問題。審計部門在進行審計時可以充分利用該軟件，能真CHINAMANAGEMENTINFMATIONIZATION175審

17、計信息化正做到有效記錄審計軌跡，保證審計質(zhì)量，避免審計風險。三、突擊審計法目前，我國絕大多數(shù)審計工作都會在事前擬訂好審計工作方案，然后送達一份審計通知書到被審計單位，要求被審計單位提前準備各項資料。這種做法的優(yōu)點是可以提高審計工作效率、降低審計成本，缺陷是被審計單位有充足的時間進行賬務(wù)調(diào)整，使得審計人員往往無法全面、準確地看到被審計單位真實的財務(wù)資料，會產(chǎn)生一定的審計風險，也難以確保審計工作質(zhì)量。這種做法只適用于手工會計，因為在手工操作

18、下，要大幅度調(diào)整賬簿，不是短時間內(nèi)能完成的，而且往往會留下痕跡；而實現(xiàn)會計電算化后，會計人員可以在很短的時間內(nèi)對賬簿進行大幅度調(diào)整，而且可以不留痕跡。因此，審計部門可以嘗試采用突擊審計法，審計人員在對被審單位實施審計前，不預(yù)先把審計的目的、內(nèi)容和日期通知被審計單位，直接對其實施審計。審計人員在審計時可以借助于一些輔助審計軟件將該單位的電腦原始賬務(wù)數(shù)據(jù)下載下來，再按事先擬訂的審計工作方案的要求，對其實施有效審計。采用這種方法可以有效防止人

19、為調(diào)賬、賬外賬現(xiàn)象的發(fā)生。四、兩頭審計法兩頭審計法又稱繞過計算機審計法，它是在審計過程中，審計人員通常繞過計算機進行審計，即將計算機視為接受數(shù)據(jù)輸入、產(chǎn)生信息輸出的“黑箱”，置之不理，只是對輸入數(shù)據(jù)和輸出信息加以審核，并且將兩者結(jié)果加以核對。兩頭審計法實際上是審計人員對當前出現(xiàn)的電算化會計系統(tǒng)所采取的一種手工審計的方法。因為電算化會計剛剛逐步普及，審計人員對電算化會計系統(tǒng)的了解和掌握的知識結(jié)構(gòu)不同，而且大部分審計人員對電算化會計系統(tǒng)的了

20、解還很膚淺，相當一部分的審計人員還不熟悉計算機，所以，審計人員根本無法對電算化會計系統(tǒng)進行直接的審計，只能對電算化會計系統(tǒng)的兩頭進行審計。另一方面，在確認電算化會計系統(tǒng)程序是否可靠、可信賴的一個數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)時，采用兩頭審計的方法也是一種比較直觀的審計方法，與原來手工審計的方法沒有多大的區(qū)別，即使沒有計算機知識的審計人員或不具備計算機審計條件的單位，也可以進行。因此，對電算化會計系統(tǒng)的兩頭審，也是審計人員樂于接受和普遍采用的一種審計方法。

21、但是，隨著電算化會計數(shù)據(jù)處理技術(shù)的發(fā)展，計算機在會計系統(tǒng)中不僅具有強大的計算和處理數(shù)據(jù)分析的能力，還有強大的存儲功能，而打印出來的數(shù)據(jù)，只能是為數(shù)有限的一部分，僅包括上報的報表和內(nèi)部管理所需的文件，其他一切中間報表和手工計算所必需的計算底稿，都存儲在計算機內(nèi)并不打印輸出，再次，兩頭審計法忽視了對電算化會計系統(tǒng)程序本身的審計，有些不合格的電算化會計程序和不法分子在電算化會計程序里作弊、弄虛作假，也給審計人員造成假象，無法真正地了解經(jīng)濟業(yè)務(wù)

22、的各種處理結(jié)果的真實性、可靠性和安全性。因此，對電算化會計系統(tǒng)采用兩頭審計法只能是一種過渡性的被動方法，要真正擔負起對電算化會計系統(tǒng)的審計任務(wù)，只有對電算化會計系統(tǒng)進行直接的審計。五、賬外賬審計法隨著我國企事業(yè)單位會計電算化工作的日益普及，再加上會計人員財務(wù)軟件應(yīng)用水平的日益提高，由此也帶來了一個新的問題：有部分單位和部分會計人員會利用電腦做幾套賬來應(yīng)付不同部門的檢查，給國家稅收、財政預(yù)算、金融資金、項目投資帶來了極大的危害。據(jù)美國《電

23、子計算機世界》1984年的資料披露，美國因電腦犯罪而發(fā)生的各種損失每年高達1億美元以上。為了能有效防止和降低因賬外賬而導(dǎo)致的損失，審計人員在審計時可以采用以下幾種方法：1突擊清查所有賬簿。目前在絕大多數(shù)財務(wù)軟件上都可以建立若干套賬，為此審計人員有必要將每一套賬都打開，逐套清查，以便發(fā)現(xiàn)它們的勾聯(lián)關(guān)系，實施有效的審計。2突擊清查計算機內(nèi)所有程序和數(shù)據(jù)。有些單位在同一臺電腦上會裝上幾套財務(wù)軟件，他們會根據(jù)需要，將其中某一套公開應(yīng)付檢查，而將

24、其他幾套隱藏起來，審計人員在審計過程中，就有必要借助于一些工具軟件將該電腦中的所有程序和數(shù)據(jù)都打開，逐個清查，以找出賬外賬的藏身之處。3突擊清查財務(wù)部門所有計算機。部分單位財務(wù)部門會配上幾臺計算機，并在不同的計算機中存放不同的賬來應(yīng)付不同部門的檢查，因此，審計人員應(yīng)將財務(wù)部門每一臺計算機都打開，逐臺清查，不留死角。4突擊清查所有對外報送的財務(wù)資料。由于出于自身利益的考慮，有部分單位對外報送財務(wù)資料時會有所差異，審計人員可以到一些相關(guān)部門

25、抽取相應(yīng)資料進行對比分析，以找出其中的一些欺詐行為，確保審計工作的安全性、完整性。通過以上分析與討論，我們不難得出這樣的結(jié)論：隨著會計電算化實施的深度和廣度的不斷加大，對審計工作提出的挑戰(zhàn)也就越來越多，審計方法經(jīng)歷了從詳細審計向抽樣審計、從順查法向逆查法、從單一檢查方式向系統(tǒng)檢查方式、從手工審計向計算機審計等幾種不同階段或?qū)用?，促使這種演進的內(nèi)在動因是基于提高審計效率與質(zhì)量、規(guī)避審計風險和責任、滿足所有權(quán)監(jiān)督的需要及其所形成的相互制約關(guān)

26、系。研究審計方法的演進及其動因有助于我們準確而恰當?shù)剡\用審計方法，以最大程度地實現(xiàn)審計目標。主要參考文獻[1]馬洪明電算化審計的若干問題[J]財經(jīng)論叢，1997，(3)：69—71[2]朱受娟會計電算化審計的主要內(nèi)容和方法[J]山東審計，2002，(12)：46[3]李祥義論會計電算化審計的基本形式與方法[J]交通財會，1997，(10)：35—36[4]王偉對電算化審計方法的幾點思考[J]科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2002，(6)：1ll—