案管理規(guī)定.xzcp__

1、檔案管理規(guī)定檔案管理規(guī)定檔案管理規(guī)定檔案管理規(guī)定1、、、、總則總則總則總則1.1為加強公司檔案管理，提高檔案利用效率，規(guī)范檔案管理的各個環(huán)節(jié)，更好的為公司的建設、生產(chǎn)、發(fā)展服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合公司實際，制定本規(guī)定。1.2本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、

2、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄均屬于存檔范圍。1.3公司及各部門、員工有保護檔案的義務。1.4檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導，分級保管、分級查閱的原則，進行網(wǎng)絡化管理。2222、、、、檔案機構(gòu)及其職責檔案機構(gòu)及其職責檔案機構(gòu)及其職責檔案機構(gòu)及其職責2.1公司總裁辦是本制度監(jiān)督實施及完善的負責人，對本制度的有效性進行評審，向公司主管領(lǐng)導提出完善建議。2.2公司綜合檔案室是本制度監(jiān)督實施及完善的執(zhí)行人，

3、每年對本制度的運作情況組織一次分析總結(jié)、評估，提出改進意見。2.3公司綜合檔案室負責對公司各部門的檔案進行收集整理、分類和編號，并對各部門的歸檔工作進行檢查，監(jiān)督和提出指導意見。2.4部門檔案管理員負責本部門的檔案管理工作，并按規(guī)定上交紙質(zhì)和電子檔兩種形式的匯總資料。2.5公司總裁辦負責每季度對公司檔案管理工作進行審查。3333、檔、檔、檔、檔案工作的基本原則案工作的基本原則案工作的基本原則案工作的基本原則3.1公司檔案工作的基本原則是

4、集中管理與分散管理相結(jié)合（即公司保管與部門保管相結(jié)合），以便于及時利用和維護檔案的完整與安全。具體做法是：3.1.1屬公司保管的檔案，管理員要做好平時文件的預立卷工作，并在事件結(jié)束后將需歸檔的預立卷整理成冊，定期匯總上報總裁。3.1.2屬部門保管的檔案，各分級保管員應于每年的3月31日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交檔案室。4444、、、、檔案的管理檔案的管理檔案的管理檔案的管理4.1整理辦法：4.1.1方法：以問題特征為主，立小卷，

5、一事一卷。4.1.2步驟：(1)收集(2)整理:根據(jù)分類和成立時間整理。(3)分類:根據(jù)下述分類方法分類(4)立卷:區(qū)分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。4.1.3過程管理：(1)屬于公司保管的檔案：公司及各下各部門做好平時文件的預立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊，任何人不得據(jù)為己有。(2)屬部門保管的檔案：在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室，各分級保管者在每年的二月十日前將檔

6、案總目錄、預立卷材料的目錄交辦公室。4.2監(jiān)督：辦公室根據(jù)各部門和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。4.3銷毀：須報總經(jīng)理批準，銷毀時應有兩人以上負責監(jiān)銷，并在清單上簽字。4.4公司檔案的分類編號：指定資料員要按有關(guān)檔案分類及編號要求操作。4.5業(yè)務中對外簽署的各種經(jīng)濟合同按《合同管理規(guī)定》處理。4.6借閱：因公司需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公

7、司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。5555、、、、檔案備份制度檔案備份制度檔案備份制度檔案備份制度5.1公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務記錄等必須備份。5.2各部門應盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務資料的數(shù)字化處和對存入電腦的資料、檔案，要妥善保管儲存。5.3備份盤與源盤應分開存放

8、，公司的備份盤應在公司外保存。6666、、、、處理條例處理條例處理條例處理條例6.1有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50~500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責任：6.1.1毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案6.1.2擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案6.1.3涂改、偽造檔案6.1.4未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者6.1.5未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）7777、、、、責任責任責任責任7.1本制度適用于方家鋪子（莆田