“合同評審”與新版標(biāo)準(zhǔn)

1、已經(jīng)通過!““#版$%&“’’’系列標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)對#()要素“合同評審”已不再陌生，在’’’版標(biāo)準(zhǔn)中“合同評審”內(nèi)容體現(xiàn)在((條款“與產(chǎn)品有關(guān)要求的評審”中，二者的變化不僅僅體現(xiàn)在字面上，重要的是其內(nèi)涵更加深遠(yuǎn)，’’’版標(biāo)準(zhǔn)中對合同的評審時機(jī)、評審內(nèi)容、評審依據(jù)等更加具體、明確。筆者根據(jù)實(shí)際工作經(jīng)驗以及審核中發(fā)現(xiàn)的問題，談?wù)労贤u審過程在“#版標(biāo)準(zhǔn)和’’’版標(biāo)準(zhǔn)中的變化，重點(diǎn)談?wù)勗诤贤u審中應(yīng)注意的方面。!組織是否理解了與產(chǎn)品有關(guān)的要求組

2、織與顧客之間建立關(guān)系的紐帶是———產(chǎn)品，組織只有充分了解顧客的要求和期望，以及與顧客要求相關(guān)的法律法規(guī)要求和其它要求，再將這些要求轉(zhuǎn)化為產(chǎn)品特性，才能正確作出能否和如何滿足這些要求的決定，并實(shí)現(xiàn)這些要求，以達(dá)到顧客滿意。在’’’版標(biāo)準(zhǔn)中((!條款中對識別和確定與產(chǎn)品有關(guān)的要求，從四個方面作了闡述：顧客規(guī)定的要求；顧客雖然沒有明示，但規(guī)定的用途或已知的預(yù)期用途所必需的要求；與產(chǎn)品有關(guān)的法律法規(guī)的要求；組織確定的任何附加要求。在實(shí)際工作中，

3、我們對顧客規(guī)定的要求比較容易理解和識別，這些要求一般表現(xiàn)為以下形式：招標(biāo)文件、合同草案、委托書、協(xié)議草案以及數(shù)據(jù)電文、口頭協(xié)議等。如對于設(shè)計項目，在簽定合同前顧客（甲方）一般要提供設(shè)計委托書或招標(biāo)書，或者以口頭的方式明確項目內(nèi)容，無論是何種方式，但一般都包括以下內(nèi)容：產(chǎn)品類型、項目規(guī)模、建筑面積、結(jié)構(gòu)類型以及交付期等，這些要求在文件或口頭方式已經(jīng)明確，因而容易識別和確定。與之相關(guān)聯(lián)的有關(guān)法律法規(guī)，也可以根據(jù)顧客明示的要求加以識別和確定，

4、但在這里要注意的是對法律法規(guī)的有效性的識別，并且這種識別過程是動態(tài)的，甚至貫穿到整個涉及過程中。比如，有一設(shè)計項目，在合同評審過程中對有關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范均進(jìn)行了檢索、識別和評審，所持版本均有效，但在設(shè)計過程中某一標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)局部修改，并且與該設(shè)計有關(guān)，經(jīng)有關(guān)部門和人員的評審，及時將該信息傳遞到相關(guān)人員手中并對設(shè)計及時進(jìn)行了修改，避免了一起不合格品交付的事件。設(shè)想，如果沒有后來的評審，產(chǎn)品交付顧客后再重新返工，損失的不僅僅是時間、金錢，

5、更多的可能是組織的信譽(yù)。組織附加的要求，一般指在服務(wù)、交付或質(zhì)量方面，為了贏得顧客滿意而提供的一些有利于顧客的要求。比如，某一產(chǎn)品，規(guī)范要求保修期一年，組織向顧客承諾保修期為三年等等。這方面的要求很大程度上依賴于對市場競爭對手的分析。在四項要求中最難識別、對提高企業(yè)競爭力又很有效的要求是“顧客未明示的要求”———顧客隱含的要求。例如，銀行提供儲蓄服務(wù)的同時必須為顧客保守機(jī)密；監(jiān)理公司提供監(jiān)理服務(wù)時，必須配備與項目相當(dāng)?shù)膶I(yè)人員、規(guī)程規(guī)范

6、等等。很多事例表明，認(rèn)真識別、理解和對待“顧客未明示的要求”，能促進(jìn)顧客的滿意度，提高企業(yè)的競爭力。筆者在審核中發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)在識別和評審這一條時都千篇一律：顧客隱含的要求已滿足或無顧客隱含的要求。在“#版標(biāo)準(zhǔn)中沒有明確識別的過程，因而大家這樣評審勉強(qiáng)可以通過。但是在’’’版標(biāo)準(zhǔn)中，在((合同評審前已明確，要進(jìn)行((!條款———確定“與產(chǎn)品有關(guān)的要求”，因此，上述做法已不能適應(yīng)’’’版標(biāo)準(zhǔn)的要求。事實(shí)上，要想充分、有效地識別顧客隱含的要

7、求，必須認(rèn)真對待每一項顧客投訴，認(rèn)真作好市場分析工作，通過數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析等來識別這一要求?？傊?，在任一情況下，產(chǎn)品是否可接受最終由顧客確定。只有對標(biāo)準(zhǔn)中四個方面的要求進(jìn)行全面地識別和確定，并且隨顧客的需求和期望的變化以及市場的發(fā)展而不斷進(jìn)行識別、確定和評審，才能促使組織持續(xù)地改進(jìn)產(chǎn)品和過程。組織是否對所有識別的與產(chǎn)品有關(guān)的要求進(jìn)行了評審與產(chǎn)品有關(guān)的要求一經(jīng)確認(rèn)，就形成了組織與顧客間的一種“協(xié)議”，包含雙方的權(quán)利和義務(wù)。因此，只有認(rèn)真識別

8、和確定((!條款中所要求的內(nèi)容，才能有效實(shí)施合同評審。并且，評審應(yīng)在組織向顧客作出提供產(chǎn)品承諾前進(jìn)行，這是質(zhì)量管理體系預(yù)防功能的一種體現(xiàn)。應(yīng)當(dāng)注意的是，合同評審的對象不僅僅限于合同和定單這類文件，((!條款的四部分內(nèi)容的相關(guān)要求均要評審。在!““#版標(biāo)準(zhǔn)中對該要求未明確展開說明。大家注意，!““#版中是這樣說的：“在投標(biāo)或接受合同或定單（對要求的說明）之前，供方應(yīng)對標(biāo)書、合同或定單進(jìn)行評審，以確?！??！嬷惺沁@樣描述的：“組織應(yīng)評審

9、與產(chǎn)品有關(guān)的要求。評審應(yīng)在組織向顧客作出提供產(chǎn)品承諾之前進(jìn)行（如：提交標(biāo)書、接受合同定單及接受合同或定單的更改），并應(yīng)確?！?。在進(jìn)行合同評審中，由于大家往往注重顧客規(guī)定的要求，忽視了其它三方面的要求，因此，在評審過程中，也就無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)中((條款的要求。筆者在審核過程中發(fā)現(xiàn)，正是由于存在上述理解方面的問題，許多企業(yè)對合同評審也就僅僅停留在“對合同的評審”，疏忽了對口頭定單、招標(biāo)書的評審。另外，即使“對合同的評審”，深度也不夠，僅僅停留在

10、對顧客規(guī)定要求的評審，有的甚至是為了應(yīng)付審核，在簽訂合同后再補(bǔ)作評審，這樣實(shí)際上失去了合同評審的實(shí)際意義，使合同評審變成了“評審合同”。對于口頭定單，也就是說，顧客提供的要求沒有形成文件，組織在接受顧客要求前應(yīng)對顧客要求進(jìn)行確認(rèn)。確認(rèn)可以采取多種方式，如復(fù)述顧客要求，再次請顧客認(rèn)可，或?qū)㈩櫩鸵笮纬捎涗?，或用傳真請顧客確認(rèn)等等。在這里還要注意的是，((!條款為((條款的實(shí)施提供了依據(jù)，如果對“與產(chǎn)品有關(guān)的要求”不加以充分的識別、理解和確

11、認(rèn)，也就無法對“與產(chǎn)品有關(guān)的要求”進(jìn)行有效評審了。因此，識別過程非常重要。另外，與“產(chǎn)品有關(guān)要求的評審”是評審組織“是否有能力滿足四個方面的要求；是否有能力按期交付”也就是說，評審的是組織的能力，而非這些要求。)合同評審（與產(chǎn)品有關(guān)要求的評審）應(yīng)貫穿于生產(chǎn)或服務(wù)的整個過程市場是變化的、顧客的要求也是變化的。因此，在合同執(zhí)行過程中常常會出現(xiàn)合同條款的變更（如工作量的調(diào)整、工作周期的變化、工作費(fèi)用的調(diào)整等等），有關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的修訂，企業(yè)

12、內(nèi)部資源調(diào)配問題等。企業(yè)應(yīng)根據(jù)變化了的情況，在適當(dāng)?shù)臅r機(jī)對已經(jīng)評審過（可能不止一次）的要求重新進(jìn)行評審。比如，合同內(nèi)容有了修訂，應(yīng)首先對修訂部分進(jìn)行評審，然后根據(jù)評審結(jié)果進(jìn)行補(bǔ)簽合同或作工作調(diào)整；有關(guān)的國家法律法規(guī)有修訂，應(yīng)首先進(jìn)行評審：是否需要對已完工作進(jìn)行調(diào)整？涉及面有多大等等；企業(yè)內(nèi)部人員或設(shè)備等有變化，就需要重新評審現(xiàn)有資源是否能滿足目前合同需要等。合同評審工作切忌流于形式走過場，應(yīng)明確評審部門與評審人的責(zé)任。對于一此重大的合同

13、，在評審中宜發(fā)揮法律顧問的作用以及項目關(guān)鍵人員的職責(zé)，法律顧問能從法律的角度確保合同不違反相關(guān)法律。另外，讓項目關(guān)鍵人員參與合同評審，使這些人員對項目的性質(zhì)和要求有更多的了解，通過參與合同評審工作而對合同有更深的理解，有利于合同前后工作的銜接和能使合同的執(zhí)行更順利。總之，在合同正式簽定前組織對合同評審以及在合同執(zhí)行過程中的必要的重新評審，是一項既非常重要又常被忽視的程序。事實(shí)上，對合同進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的評審，將可在很大程度上從源頭上消除合同

14、中可能潛藏的隱患和風(fēng)險。另外，由于顧客的需求和期望在不斷變化，市場競爭的壓力和技術(shù)的發(fā)展始終存在，只有主動去識別、理解這些變化，分析和研究市場情況，才能促使組織持續(xù)地改進(jìn)產(chǎn)品和過程，贏得市場?！昂贤u審與新版標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)通過!““#版$%&“’’’系列標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)對#()要素“合同評審”已不再陌生，在’’’版標(biāo)準(zhǔn)中“合同評審”內(nèi)容體現(xiàn)在((條款“與產(chǎn)品有關(guān)要求的評審”中，二者的變化不僅僅體現(xiàn)在字面上，重要的是其內(nèi)涵更加深遠(yuǎn)，’’’版標(biāo)準(zhǔn)中對合

15、同的評審時機(jī)、評審內(nèi)容、評審依據(jù)等更加具體、明確。筆者根據(jù)實(shí)際工作經(jīng)驗以及審核中發(fā)現(xiàn)的問題，談?wù)労贤u審過程在“#版標(biāo)準(zhǔn)和’’’版標(biāo)準(zhǔn)中的變化，重點(diǎn)談?wù)勗诤贤u審中應(yīng)注意的方面。!組織是否理解了與產(chǎn)品有關(guān)的要求組織與顧客之間建立關(guān)系的紐帶是———產(chǎn)品，組織只有充分了解顧客的要求和期望，以及與顧客要求相關(guān)的法律法規(guī)要求和其它要求，再將這些要求轉(zhuǎn)化為產(chǎn)品特性，才能正確作出能否和如何滿足這些要求的決定，并實(shí)現(xiàn)這些要求，以達(dá)到顧客滿意。在’’’

16、版標(biāo)準(zhǔn)中((!條款中對識別和確定與產(chǎn)品有關(guān)的要求，從四個方面作了闡述：顧客規(guī)定的要求；顧客雖然沒有明示，但規(guī)定的用途或已知的預(yù)期用途所必需的要求；與產(chǎn)品有關(guān)的法律法規(guī)的要求；組織確定的任何附加要求。在實(shí)際工作中，我們對顧客規(guī)定的要求比較容易理解和識別，這些要求一般表現(xiàn)為以下形式：招標(biāo)文件、合同草案、委托書、協(xié)議草案以及數(shù)據(jù)電文、口頭協(xié)議等。如對于設(shè)計項目，在簽定合同前顧客（甲方）一般要提供設(shè)計委托書或招標(biāo)書，或者以口頭的方式明確項目內(nèi)容

17、，無論是何種方式，但一般都包括以下內(nèi)容：產(chǎn)品類型、項目規(guī)模、建筑面積、結(jié)構(gòu)類型以及交付期等，這些要求在文件或口頭方式已經(jīng)明確，因而容易識別和確定。與之相關(guān)聯(lián)的有關(guān)法律法規(guī)，也可以根據(jù)顧客明示的要求加以識別和確定，但在這里要注意的是對法律法規(guī)的有效性的識別，并且這種識別過程是動態(tài)的，甚至貫穿到整個涉及過程中。比如，有一設(shè)計項目，在合同評審過程中對有關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范均進(jìn)行了檢索、識別和評審，所持版本均有效，但在設(shè)計過程中某一標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)局

18、部修改，并且與該設(shè)計有關(guān)，經(jīng)有關(guān)部門和人員的評審，及時將該信息傳遞到相關(guān)人員手中并對設(shè)計及時進(jìn)行了修改，避免了一起不合格品交付的事件。設(shè)想，如果沒有后來的評審，產(chǎn)品交付顧客后再重新返工，損失的不僅僅是時間、金錢，更多的可能是組織的信譽(yù)。組織附加的要求，一般指在服務(wù)、交付或質(zhì)量方面，為了贏得顧客滿意而提供的一些有利于顧客的要求。比如，某一產(chǎn)品，規(guī)范要求保修期一年，組織向顧客承諾保修期為三年等等。這方面的要求很大程度上依賴于對市場競爭對手的

19、分析。在四項要求中最難識別、對提高企業(yè)競爭力又很有效的要求是“顧客未明示的要求”———顧客隱含的要求。例如，銀行提供儲蓄服務(wù)的同時必須為顧客保守機(jī)密；監(jiān)理公司提供監(jiān)理服務(wù)時，必須配備與項目相當(dāng)?shù)膶I(yè)人員、規(guī)程規(guī)范等等。很多事例表明，認(rèn)真識別、理解和對待“顧客未明示的要求”，能促進(jìn)顧客的滿意度，提高企業(yè)的競爭力。筆者在審核中發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)在識別和評審這一條時都千篇一律：顧客隱含的要求已滿足或無顧客隱含的要求。在“#版標(biāo)準(zhǔn)中沒有明確識別的過

20、程，因而大家這樣評審勉強(qiáng)可以通過。但是在’’’版標(biāo)準(zhǔn)中，在((合同評審前已明確，要進(jìn)行((!條款———確定“與產(chǎn)品有關(guān)的要求”，因此，上述做法已不能適應(yīng)’’’版標(biāo)準(zhǔn)的要求。事實(shí)上，要想充分、有效地識別顧客隱含的要求，必須認(rèn)真對待每一項顧客投訴，認(rèn)真作好市場分析工作，通過數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析等來識別這一要求。總之，在任一情況下，產(chǎn)品是否可接受最終由顧客確定。只有對標(biāo)準(zhǔn)中四個方面的要求進(jìn)行全面地識別和確定，并且隨顧客的需求和期望的變化以及市場的發(fā)

21、展而不斷進(jìn)行識別、確定和評審，才能促使組織持續(xù)地改進(jìn)產(chǎn)品和過程。組織是否對所有識別的與產(chǎn)品有關(guān)的要求進(jìn)行了評審與產(chǎn)品有關(guān)的要求一經(jīng)確認(rèn)，就形成了組織與顧客間的一種“協(xié)議”，包含雙方的權(quán)利和義務(wù)。因此，只有認(rèn)真識別和確定((!條款中所要求的內(nèi)容，才能有效實(shí)施合同評審。并且，評審應(yīng)在組織向顧客作出提供產(chǎn)品承諾前進(jìn)行，這是質(zhì)量管理體系預(yù)防功能的一種體現(xiàn)。應(yīng)當(dāng)注意的是，合同評審的對象不僅僅限于合同和定單這類文件，((!條款的四部分內(nèi)容的相關(guān)要求

22、均要評審。在!““#版標(biāo)準(zhǔn)中對該要求未明確展開說明。大家注意，!““#版中是這樣說的：“在投標(biāo)或接受合同或定單（對要求的說明）之前，供方應(yīng)對標(biāo)書、合同或定單進(jìn)行評審，以確?！??！嬷惺沁@樣描述的：“組織應(yīng)評審與產(chǎn)品有關(guān)的要求。評審應(yīng)在組織向顧客作出提供產(chǎn)品承諾之前進(jìn)行（如：提交標(biāo)書、接受合同定單及接受合同或定單的更改），并應(yīng)確?！?。在進(jìn)行合同評審中，由于大家往往注重顧客規(guī)定的要求，忽視了其它三方面的要求，因此，在評審過程中，也就無法

23、達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)中((條款的要求。筆者在審核過程中發(fā)現(xiàn)，正是由于存在上述理解方面的問題，許多企業(yè)對合同評審也就僅僅停留在“對合同的評審”，疏忽了對口頭定單、招標(biāo)書的評審。另外，即使“對合同的評審”，深度也不夠，僅僅停留在對顧客規(guī)定要求的評審，有的甚至是為了應(yīng)付審核，在簽訂合同后再補(bǔ)作評審，這樣實(shí)際上失去了合同評審的實(shí)際意義，使合同評審變成了“評審合同”。對于口頭定單，也就是說，顧客提供的要求沒有形成文件，組織在接受顧客要求前應(yīng)對顧客要求進(jìn)行確認(rèn)

24、。確認(rèn)可以采取多種方式，如復(fù)述顧客要求，再次請顧客認(rèn)可，或?qū)㈩櫩鸵笮纬捎涗洠蛴脗髡嬲堫櫩痛_認(rèn)等等。在這里還要注意的是，((!條款為((條款的實(shí)施提供了依據(jù)，如果對“與產(chǎn)品有關(guān)的要求”不加以充分的識別、理解和確認(rèn)，也就無法對“與產(chǎn)品有關(guān)的要求”進(jìn)行有效評審了。因此，識別過程非常重要。另外，與“產(chǎn)品有關(guān)要求的評審”是評審組織“是否有能力滿足四個方面的要求；是否有能力按期交付”也就是說，評審的是組織的能力，而非這些要求。)合同評審（與產(chǎn)品

25、有關(guān)要求的評審）應(yīng)貫穿于生產(chǎn)或服務(wù)的整個過程市場是變化的、顧客的要求也是變化的。因此，在合同執(zhí)行過程中常常會出現(xiàn)合同條款的變更（如工作量的調(diào)整、工作周期的變化、工作費(fèi)用的調(diào)整等等），有關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的修訂，企業(yè)內(nèi)部資源調(diào)配問題等。企業(yè)應(yīng)根據(jù)變化了的情況，在適當(dāng)?shù)臅r機(jī)對已經(jīng)評審過（可能不止一次）的要求重新進(jìn)行評審。比如，合同內(nèi)容有了修訂，應(yīng)首先對修訂部分進(jìn)行評審，然后根據(jù)評審結(jié)果進(jìn)行補(bǔ)簽合同或作工作調(diào)整；有關(guān)的國家法律法規(guī)有修訂，應(yīng)首先

26、進(jìn)行評審：是否需要對已完工作進(jìn)行調(diào)整？涉及面有多大等等；企業(yè)內(nèi)部人員或設(shè)備等有變化，就需要重新評審現(xiàn)有資源是否能滿足目前合同需要等。合同評審工作切忌流于形式走過場，應(yīng)明確評審部門與評審人的責(zé)任。對于一此重大的合同，在評審中宜發(fā)揮法律顧問的作用以及項目關(guān)鍵人員的職責(zé)，法律顧問能從法律的角度確保合同不違反相關(guān)法律。另外，讓項目關(guān)鍵人員參與合同評審，使這些人員對項目的性質(zhì)和要求有更多的了解，通過參與合同評審工作而對合同有更深的理解，有利于合同