中小企業(yè)員工手冊編制

1、中小企業(yè)員工手冊編制中小企業(yè)員工手冊編制“四步法四步法”(”(轉(zhuǎn)載轉(zhuǎn)載HRHR經(jīng)理人）經(jīng)理人）“員工手冊”，簡單地說就是能夠讓員工快速了解公司并能規(guī)范員工日常行為的小冊子，它有兩項(xiàng)基本功能：一是使剛進(jìn)入公司的“準(zhǔn)員工”能夠快速了解公司的歷史、文化、運(yùn)作模式、員工管理政策、日常行為規(guī)范等，快速成長為公司的“合格員工”；二是規(guī)范員工的日常行為，強(qiáng)化行業(yè)或公司的特殊要求，提升公司整體的運(yùn)作效率。對于中小企業(yè)來說，如果能夠有效地發(fā)揮“員工手冊”

2、的功效，一方面可以縮減培訓(xùn)成本與員工管理成本，另一方面還可以促使員工降低工作失誤率與事故率，從而提高員工的工作效率與效果?！皢T工手冊”的編制往往需要以明晰的企業(yè)文化和規(guī)范的人力資源管理體系為基礎(chǔ)，而目前我國大部分中小企業(yè)的企業(yè)文化還處在混沌狀態(tài)，人力資源管理體系也還不夠規(guī)范，在這種狀況下，中小企業(yè)該如何編制既適合自身又不失操作性的“員工手冊”呢？筆者根據(jù)多年的咨詢實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，針對性地提出了編制員工手冊的“四步法”。第一步：定框架“定框架”

3、，即確定“員工手冊”內(nèi)容的基本框架。一般來說，一套完整的員工手冊其基本框架應(yīng)該包括五個部分：第一部分是“寫在前面的話”，第二部分是“公司概述”，第三部分是“行為規(guī)范”和“特殊的職業(yè)要求”，第四部分是“員工管理制度”，第五部分是“附則”。對中小企業(yè)來說，同樣可以直接將這個基本架構(gòu)作為員工手冊的主要內(nèi)容，然后，在這一主框架的基礎(chǔ)上，確定相應(yīng)的次級框架。用好“寫在前面的話”這部分的內(nèi)容通常是以公司的最高行政長官名義簽發(fā)，其主要目的是“歡迎員工

4、并激發(fā)員工學(xué)習(xí)手冊的熱情”，因而，其次級框架通常包括以下幾個方面：（1）歡迎詞；（2）員工可通過員工手冊獲得什么；（3）祝語與希望；（4）簽名。最近兩年，中小企業(yè)在編制員工手冊的時候，雖然在結(jié)構(gòu)上都會包含這一部分，但在次級框架確定時卻經(jīng)常出現(xiàn)偏差，往往把“總則”作為次級框架的一個項(xiàng)目。例如，一家有員工800多人的不銹鋼架制造企業(yè)，其“寫在前面的話”的次級框架的項(xiàng)目在包括“歡迎詞”之外，還包含有“本手冊的編寫目的，本手冊的指導(dǎo)思想、適應(yīng)范

5、圍以及希望員工遵守手冊”等項(xiàng)目。以這樣“寫在前面的話”開篇的員工手冊從形式上說不倫不類，從效果上說會使員工產(chǎn)生反感，影響其對員工手冊的學(xué)習(xí)效果和進(jìn)一步的內(nèi)化、執(zhí)行。因此，建議中小企業(yè)在編寫員工手冊時，嚴(yán)格按照“歡迎詞、學(xué)習(xí)員工手冊的收獲、祝語與希望及簽名”的次級框架進(jìn)行編寫。靈活運(yùn)用“公司概述”“公司概述”部分的目的就是讓員工快速了解公司、快速融入公司。這部分的次級框架通常包括以下幾個方面：（1）公司的價值觀；（2）公司的戰(zhàn)略目標(biāo)；（3

6、）公司業(yè)務(wù)概況介紹；（4）公司的組織架構(gòu)；（5）公司的發(fā)展歷史；（6）公司的企業(yè)文化等項(xiàng)目。大型企業(yè)的員工手冊都非常重視這部分的內(nèi)容，然而，許多中小企業(yè)卻往往忽視這一部分。筆者診斷過的中小企業(yè)中有近60%的員工手冊沒有這部分內(nèi)容，導(dǎo)致這一現(xiàn)象出現(xiàn)工手冊合法及有效落實(shí)的一項(xiàng)重要措施，同時也是企業(yè)已經(jīng)將相關(guān)政策告知員工的一項(xiàng)書面證明，因此，建議中小企業(yè)在確定“附則”的次級框架時務(wù)必將員工簽收確認(rèn)函作為一個子項(xiàng)目。第二步：填內(nèi)容在確定了員工手

7、冊的基本框架及次級框架后，下一步就是對照具體的框架，填寫內(nèi)容。完成這項(xiàng)工作時，企業(yè)人力資源部要通過與相關(guān)部門的充分溝通，來調(diào)動和發(fā)揮相關(guān)部門的專業(yè)性，與其共同完成員工手冊內(nèi)容的草擬。其中，“寫在前面的話”的內(nèi)容可以由人力資源部編寫，然后交給總經(jīng)理或董事長審批、簽字，也可以由總裁辦編寫，然后交給總經(jīng)理或董事長審批、簽字，具體由公司的權(quán)限特征與董事長或總經(jīng)理的管理風(fēng)格確定；“公司概述”部分，通常交由負(fù)責(zé)對外形象宣傳的部門負(fù)責(zé)，一般由市場部、

8、企管部或行政部草擬；“行為規(guī)范”、“特殊職業(yè)要求”和“員工管理制度”及“附則”，一般由人力資源部草擬，但人力資源部可以協(xié)調(diào)相關(guān)部門提供相應(yīng)的制度文本與要求。填寫完成整個員工手冊后，人力資源部對整個手冊的內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核，有疑問或錯誤的地方，及時與相關(guān)部門或責(zé)任人溝通確認(rèn)。在這一環(huán)節(jié)中，中小企業(yè)最容易、也最常犯的錯誤就是“閉門造車”，人力資源部獨(dú)自完成員工手冊所有內(nèi)容的編寫工作，并直接交總經(jīng)理或董事長審批后發(fā)行，結(jié)果往往出現(xiàn)相關(guān)部門拿著員

9、工手冊找總經(jīng)理投訴的現(xiàn)象。因此，建議中小企業(yè)在完成“填內(nèi)容”這項(xiàng)工作時，切忌閉門造車，一個部門獨(dú)自完成所有工作，一定要與相關(guān)部門和人員進(jìn)行充分的溝通，一方面是要發(fā)揮他們的積極性與專業(yè)性，另一方面，也要讓他們獲得參與感與共同完成這項(xiàng)任務(wù)的成就感。第三步：審語言企業(yè)在編寫員工手冊時，在語言方面通常會遇到以下問題：語言風(fēng)格過分苛刻例如一家制衣企業(yè)員工手冊的“寫在前面的話”寫道，“歡迎你加入成為我們的一員”“員工手冊就是一部法律手冊，你必須嚴(yán)格

10、遵守手冊的每項(xiàng)條款，否決將會收到對應(yīng)的處罰，嚴(yán)重者直接辭退”。這樣的言辭明顯地暴露了對員工的不尊重，必定招致員工的反感甚至敵對，又何談心甘情愿地遵照執(zhí)行呢。表述拖沓，不易理解例如一家不銹鋼網(wǎng)架制造企業(yè)員工手冊中這樣寫道，“上班前酗酒影響工作、工作時間酗酒、妨礙公司正常工作秩序、妨礙公司正常生產(chǎn)秩序、妨礙正常生活秩序及其他有礙于公司保安工作的員工，將被禁止上班”……項(xiàng)目之間缺乏條理性或邏輯性例如一家酒店員工手冊的“行為規(guī)范”部分這樣寫道，