文件寫作規(guī)定

1、d.第一個(gè)方面d.第1個(gè)方面e.今天是星期二e.今天是星期25.4程度程度的表述應(yīng)采用如下形式：——較好、好、很好、特別好；——較差、差、很差、特別差——較快、快、很快、特別快；——較勤奮、勤奮、很勤奮、特別勤奮。避免使用“偏差”、“偏好”、“尚可”、“原則上”、“基本上”等。5.5單位一律采用國家頒布的法定計(jì)量單位，但約定俗成的除外。5.6范圍表示范圍，要精簡(jiǎn)而明確。示例：正確的表述錯(cuò)誤的表述a.63%～68%a.63～68%b.21

2、℃～25℃b.21℃至25℃c.1998年6月5日～6日c.1998年6月5日～6月6日Y98051909版次A文件寫作規(guī)定共2頁，第2頁6字體6.1文件標(biāo)題和小標(biāo)題統(tǒng)一用黑體文件標(biāo)題用小3號(hào)黑體小標(biāo)題比正文大1級(jí)。6.2正文用書宋體小于小4號(hào)的用等線體或幼圓體最小字號(hào)不得小于8號(hào)。6.3有時(shí)正文可用黑體，如字?jǐn)?shù)少而又需醒目的通知。6.4不得擅自用其他字體，不得亂加修飾，專門設(shè)計(jì)的對(duì)外文件除外。7排版7.1文件頁面設(shè)置為A4紙張，一個(gè)文

3、件盡量“一頁紙”編排。7.2文件標(biāo)題在規(guī)定位置居中均布，對(duì)于3～8個(gè)字的標(biāo)題，其長(zhǎng)度依次為37mm、40mm、43mm、48mm、54mm、62mm，偏差在2mm以內(nèi)。7.3文件小標(biāo)題與上一行的行距是正文行距的1.5倍。7.4文件行數(shù)較多，且每行字?jǐn)?shù)較少，則采用分欄方式編排。7.5在版面允許時(shí)，字盡量大，但正文不應(yīng)大于標(biāo)題。7.6文件結(jié)尾必須有結(jié)束線（結(jié)束線長(zhǎng)度為170mm，粗細(xì)為0.5磅），結(jié)束線打印在文件末頁的正下方。以表格或流程圖

4、結(jié)束的文件不要結(jié)束線。7.7統(tǒng)一用豎式排版，專門設(shè)計(jì)的對(duì)外文件除外。8表格8.1編號(hào)a.表格用從1開始的阿拉伯?dāng)?shù)字編號(hào)。正文中采用：表1、表2、表3等；附錄中采用：附表1、附表2、附表3等。b.也可不用編號(hào)，直接把表格放在正文中適當(dāng)位置，并用如下形式引出：——“獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)見下表”；——“按下表規(guī)定的獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放”。8.2表題如果使用表題，則放在表的上面居中編排，也可緊跟在編號(hào)后。示例1：示例2：8.3表的接排如果表的長(zhǎng)度超過1頁，應(yīng)在每頁

5、重復(fù)表的編號(hào)，并在編號(hào)后注明“續(xù)”或“完”，舉例：——“表1（續(xù)）”，在表未完的各頁中；——“表1（完）”，在表的末頁。8.4表的使用說明表格下面應(yīng)有關(guān)于此表填寫、執(zhí)行的指導(dǎo)性說明。說明可以是從相應(yīng)文件摘錄下來的，也可以是單獨(dú)的說明。對(duì)于摘錄的說明，首行寫相應(yīng)文件名、文件號(hào)和部門；對(duì)于單獨(dú)的說明，首行通常用“注”、“說明”或“附”開頭。示例1：示例2：9引用應(yīng)盡可能引用已有文件的適用部分，而不重復(fù)寫出被引用文件的全部?jī)?nèi)容，這樣既可避免失

6、誤或不一致的危險(xiǎn)，又可節(jié)省文件篇幅。引用應(yīng)采用以下說明的形式，而不應(yīng)引用頁碼。9.1引用正文中的某些條文，用下列形式：——“年審時(shí)需更改或作廢的文件按第9條和第11條進(jìn)行”；——“按3.1給出的細(xì)則給予獎(jiǎng)懲”；——“2.1所述的補(bǔ)貼辦法僅適用于短期出國人員”；——“流水號(hào)的編制方法見3.5”。9.2引用表和圖文件中的每張表和每幅圖均應(yīng)在正文中提及。可用下列形式：——“按附表1規(guī)定的交通費(fèi)補(bǔ)貼限額據(jù)實(shí)報(bào)銷”；——“各類假期天數(shù)及薪資規(guī)定見

7、附表2”；——“如圖3所示”。9.3引用其他文件在正文中引用其他文件時(shí)，應(yīng)寫明引用的文件名、編號(hào)；如果是引用某一部分，還要給出條款號(hào)。例如：——“文件編號(hào)（圖紙除外）按《文件編號(hào)規(guī)定》Y97032609執(zhí)行”；——“按《勞動(dòng)紀(jì)律規(guī)定》Y98051216第2條的規(guī)定辦理請(qǐng)假手續(xù)”。9.4尤其應(yīng)注意引用公司（技術(shù)、工藝、品管、物業(yè)等方面）的各種通用標(biāo)準(zhǔn)，以達(dá)到精簡(jiǎn)文字、避免重復(fù)的目的。10其他10.1文件簽署的特殊規(guī)定：表1獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)等級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)

8、標(biāo)準(zhǔn)（元）表1:獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)等級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)（元）名片請(qǐng)印單YAZ98050523名片正面部門(事務(wù)所)地址電話傳真郵編姓名職務(wù)手機(jī)尋呼盒數(shù)名片背面及其它說明填表人主管審核:領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn):填表日期審核日期:批準(zhǔn)日期:《名片請(qǐng)印規(guī)定》YAZ98050523形象組1名片統(tǒng)一由形象組印制，凡印名片必須先填寫名片請(qǐng)印單。2名片請(qǐng)印單必須先經(jīng)部門(事務(wù)所)主管審核，方可交形象組印制。3要求每周星期一12時(shí)之前各部門（事務(wù)所）將請(qǐng)印單遞交（傳真）形象組超過星期

9、一12時(shí)預(yù)報(bào)的將留至下一周處理，按周期順延。4名片每周六發(fā)放：直燃機(jī)廠、用戶中心總部的由形象組通知領(lǐng)??；銷售公司總部的由信息課通知領(lǐng)?。皇聞?wù)所人員的名片一般由信息課托交返所人員帶回，急用情況下如暫時(shí)無人返所經(jīng)批準(zhǔn)可以郵遞。5建議業(yè)務(wù)員每人每次申報(bào)三個(gè)月的使用量，盡量避免急件。6填寫請(qǐng)印單盡量用電腦打印(傳真件必須打印)以免字跡潦草或筆誤等造成延誤。7職務(wù)、手機(jī)、尋呼等非必申報(bào)欄，可根據(jù)實(shí)際情況決定是否填寫。8驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)每盒名片100張，內(nèi)

10、容正確，名片裝盒無混亂現(xiàn)象紙張為公司指定用紙，雙面干凈，裁切規(guī)范，不許有明顯偏、斜、差現(xiàn)象。標(biāo)志色彩正確套印精確無偏差。遠(yuǎn)大城用車審批單YCD98042808(表的正文略)《遠(yuǎn)大城用車規(guī)定》摘選Y98042815車隊(duì)1用車原則：優(yōu)先原則、反對(duì)浪費(fèi)原則、高效原則、先公后私原則。2反浪費(fèi)原則：盡量使用通勤車、便車，盡量一車多乘客，杜絕不必要派車。信息臺(tái)及車隊(duì)隨時(shí)溝通用車情況，便于安排便車。3程序：填寫用車審批單→廠辦批準(zhǔn)→車隊(duì)派車→用車人用