第三章第三節(jié)a

1、編制：張振第2版第1次修改第三章第三章第三節(jié)第三節(jié)文件、資料和記錄的控制文件、資料和記錄的控制審核：周傳新生效日期：2003.10.1編號：YZIHMA0072003批準(zhǔn)：周傳新頁數(shù)：共2頁1目的目的對質(zhì)量體系有關(guān)文件、資料和記錄進(jìn)行控制，確保各部門使用文件的有效版本，并為酒店質(zhì)量體系的有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)。2適用范圍適用范圍適用于本酒店所有文件、資料（含電子媒體）和記錄的控制。3引用標(biāo)準(zhǔn)引用標(biāo)準(zhǔn)文件文件3.1ISO9001:20004

2、.2.3文件控制4.2.4記錄控制4職責(zé)職責(zé)4.1管理者代表負(fù)責(zé)組織質(zhì)量體系文件的編制。4.2總經(jīng)辦負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件和資料的發(fā)放、更改、控制和管理；負(fù)責(zé)有關(guān)質(zhì)量體系運(yùn)行記錄的監(jiān)督和管理。4.3總經(jīng)辦負(fù)責(zé)外來文件、資料和酒店內(nèi)部行政文件資料的控制。4.4各部門負(fù)責(zé)本部門文件和資料的編制、修訂和保管，負(fù)責(zé)對本部門的質(zhì)量活動進(jìn)行記錄，并按要求進(jìn)行控制。5程序要求程序要求5.1文件和資料的控制5.1.1文件和資料的分類本酒店文件和資料可分為內(nèi)、

3、外兩部分，《文件和資料控制程序》分別規(guī)定了內(nèi)外部文件和資料的編制、接收、批準(zhǔn)、分發(fā)、更改、替換及保管。5.1.2外部文件和資料有國家和地方政府的政策、法令、法規(guī)性文件，及行業(yè)頒發(fā)文件、顧客提交文件、供方提交文件等。5.1.3內(nèi)部文件和資料主要有質(zhì)量體系文件、行政性文件和技術(shù)資料。5.1.4《文件和資料控制程序》規(guī)定了文件和資料的編號方法，各部門指派專人負(fù)責(zé)本部門文件資料的管理和歸檔工作。5.1.5各部門發(fā)放的文件由最高審批者控制發(fā)放范圍

4、。5.1.6保證與質(zhì)量體系有關(guān)的場所使用相應(yīng)文件的有效版本。各部門要將作廢的文件及時撤除，并進(jìn)行適當(dāng)標(biāo)識和處置。5.1.7文件更改的審批應(yīng)根據(jù)文件的原審批程序進(jìn)行，若原審批人不在時，可由委托人審批。5.1.8總經(jīng)辦監(jiān)督質(zhì)量體系文件的使用，確保文件保持完整、清晰、易辯認(rèn)。5.1.9對使用的外部標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)實施編號、登記，確保使用有效版本。5.2記錄的控制5.2.1酒店根據(jù)質(zhì)量體系要素要求和自身的實際情況建立和保存足夠、完整的記錄，以證明生產(chǎn)

5、和服務(wù)提供符合質(zhì)量控制的要求，并驗證體系的有效性。5.2.2建立《記錄、資料分析控制程序》，規(guī)定質(zhì)量記錄的標(biāo)識、收集、整理、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和處置等內(nèi)容。（1）記錄的填寫要求規(guī)范、完整并保持字跡清晰、標(biāo)識明確，具備對相關(guān)活動和服務(wù)的可追溯性。（2）及時收集、保存所有質(zhì)量記錄，避免損壞、遺失。（3）質(zhì)量記錄保管期限應(yīng)適時，對超過保存期的記錄，各部門可以按規(guī)定進(jìn)行報廢處理。5.3文件、資料和記錄可以書面或電子媒體的形式保存，但以