單據(jù)傳遞管理規(guī)定

1、1單據(jù)傳遞管理規(guī)定（樣本）單據(jù)傳遞管理規(guī)定（樣本）公司基礎(chǔ)材料：公司基礎(chǔ)材料：該公司為五金銷售公司主要從事閥門、管件、勞保用品、五金雜貨批發(fā)和零售經(jīng)營(yíng)。公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)分為：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部（銷售和采購(gòu)）、商場(chǎng)和倉(cāng)庫(kù)。其中商場(chǎng)分為勞保工具組、五金雜貨組、閥門管件組，三個(gè)銷售柜組。該公司內(nèi)部主要使用單據(jù)及聯(lián)次如下：1.驗(yàn)收單驗(yàn)收單一式四份，第一聯(lián)存根聯(lián)，第二聯(lián)財(cái)務(wù)記賬聯(lián)，第三聯(lián)業(yè)務(wù)記賬聯(lián)，第四聯(lián)財(cái)務(wù)核對(duì)聯(lián)。2.調(diào)撥單調(diào)撥單一式

2、四聯(lián)，第一聯(lián)存根聯(lián)，第二聯(lián)財(cái)務(wù)聯(lián)，第三聯(lián)收貨記賬聯(lián)，第四聯(lián)財(cái)務(wù)核對(duì)聯(lián)。3.銷貨單銷貨單，第一聯(lián)存根聯(lián)，第二聯(lián)財(cái)務(wù)聯(lián)，第三聯(lián)客戶聯(lián)，第四聯(lián)倉(cāng)庫(kù)聯(lián)，第五聯(lián)財(cái)務(wù)核對(duì)聯(lián)4.銷售小票銷售小票一式四聯(lián)，第一聯(lián)存根聯(lián)，第二聯(lián)財(cái)務(wù)聯(lián)，第三聯(lián)客戶聯(lián)，第四聯(lián)收款記賬聯(lián)主要業(yè)務(wù)處理主要業(yè)務(wù)處理一、商品采購(gòu)管理規(guī)定一、商品采購(gòu)管理規(guī)定由業(yè)務(wù)部根據(jù)商品的特性制定最低庫(kù)存數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)，由倉(cāng)庫(kù)或柜組負(fù)責(zé)人根據(jù)存貨變動(dòng)情況及時(shí)通知業(yè)務(wù)部安排采購(gòu)。（一）供貨商直接發(fā)貨1.柜

3、組負(fù)責(zé)人或倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)發(fā)貨清單詳細(xì)檢查發(fā)來商品的數(shù)量以及質(zhì)量，根據(jù)實(shí)際情況填開“驗(yàn)收單”一式四份，開單人員應(yīng)認(rèn)真填寫商品名稱和商品數(shù)量，商品名稱使用公司統(tǒng)一制定的商品名稱，不能隨意編寫名稱。不合格商品柜組負(fù)責(zé)人或倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)拒絕入庫(kù)，并由業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)與廠家聯(lián)系處理。2.業(yè)務(wù)部采購(gòu)人員在驗(yàn)收單中“經(jīng)辦人”處簽名確認(rèn)，取下第二、三聯(lián)帶走送交業(yè)務(wù)部。柜組人員或倉(cāng)管員根據(jù)存根聯(lián)登記保管賬，第四聯(lián)下班前半小時(shí)送財(cái)務(wù)部。3.業(yè)務(wù)員將驗(yàn)收單送交業(yè)務(wù)

4、部，由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)合同標(biāo)注進(jìn)價(jià)，并在“業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人”處簽字確認(rèn)。業(yè)務(wù)部留下第三聯(lián)登記業(yè)務(wù)明細(xì)賬，第二聯(lián)由業(yè)務(wù)員送交財(cái)務(wù)部。4.財(cái)務(wù)部收到倉(cāng)庫(kù)或柜組送來的第四聯(lián)后，及時(shí)登記存貨明細(xì)賬，暫不編制記賬憑證，待收到業(yè)務(wù)員送交的第二聯(lián)后，兩聯(lián)審核無誤方可記賬。財(cái)務(wù)在規(guī)定時(shí)間未收到第二聯(lián)的，應(yīng)根據(jù)第四聯(lián)“經(jīng)辦人”處的簽字向相關(guān)經(jīng)辦人索33.顧客持第三聯(lián)去財(cái)務(wù)換取普通發(fā)票或或?qū)Ｓ冒l(fā)票。財(cái)務(wù)在給顧客開具發(fā)票后應(yīng)在銷貨小票上注明“發(fā)票已開”字樣并從顧客手

5、中收回。（三）銷售退貨管理客戶將商品進(jìn)行退換時(shí)，先由商場(chǎng)柜組人員或質(zhì)檢員檢查商品，確定是否給予調(diào)換，確屬是商品質(zhì)量問題的，原則上先調(diào)后退；客戶退換時(shí)必須持有原始銷貨單據(jù)，有特殊情況的需公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后才能退換。已開發(fā)票的將發(fā)票一并收回。倉(cāng)庫(kù)和柜組在收到退回商品時(shí)應(yīng)開具同出售時(shí)相同的單據(jù)，單據(jù)傳遞流程與出售時(shí)單據(jù)傳遞流程相同。特殊業(yè)務(wù)處理特殊業(yè)務(wù)處理一、從外采購(gòu)后不辦理入庫(kù)手續(xù)直接送交客戶一、從外采購(gòu)后不辦理入庫(kù)手續(xù)直接送交客戶1.業(yè)務(wù)部

6、根據(jù)客戶需要聯(lián)系好廠家，需要現(xiàn)金采購(gòu)的辦理請(qǐng)款單。2.業(yè)務(wù)部根據(jù)公司實(shí)際庫(kù)存填寫“銷貨單”一式五份，詳細(xì)注明商品名稱、數(shù)量及售價(jià)，由業(yè)務(wù)員在“經(jīng)辦人”處簽字后取走第二、三、五聯(lián)。由業(yè)務(wù)部在下班前半小時(shí)將第三聯(lián)送交財(cái)務(wù)。3.客戶在第二聯(lián)上簽字后業(yè)務(wù)員留下貨物和銷貨單第三聯(lián)。4.業(yè)務(wù)員返回公司后及時(shí)將第二、五聯(lián)送交財(cái)務(wù)。財(cái)務(wù)在收到業(yè)務(wù)部送來的“第三聯(lián)”時(shí)及時(shí)登記存貨明細(xì)賬，第五聯(lián)用于同第三聯(lián)核對(duì)。在收到第二聯(lián)后記賬保存，按照要求及時(shí)與對(duì)方對(duì)

7、賬開具專用發(fā)票。財(cái)務(wù)在規(guī)定時(shí)間未收到第二聯(lián)的，應(yīng)及時(shí)詢問相關(guān)經(jīng)辦人。5.財(cái)務(wù)在收到業(yè)務(wù)員送來的第二、五聯(lián)后，證明商品對(duì)方已經(jīng)收到，此時(shí)有財(cái)務(wù)充當(dāng)保管開具“驗(yàn)收單”一式四聯(lián)，業(yè)務(wù)員簽字后取走第二、三聯(lián)，財(cái)務(wù)根據(jù)第四聯(lián)登記存貨明細(xì)賬。6.業(yè)務(wù)員將第二、三聯(lián)送交業(yè)務(wù)部有相關(guān)責(zé)任人標(biāo)注價(jià)格后由業(yè)務(wù)部留存第三聯(lián)，登記業(yè)務(wù)明細(xì)賬，業(yè)務(wù)員將第二聯(lián)上交財(cái)務(wù)。財(cái)務(wù)在收到第二聯(lián)時(shí)編制記賬憑證，財(cái)務(wù)在規(guī)定時(shí)間未收到第二聯(lián)的，應(yīng)及時(shí)詢問相關(guān)經(jīng)辦人。二、倉(cāng)庫(kù)與柜

8、組之間調(diào)撥商品二、倉(cāng)庫(kù)與柜組之間調(diào)撥商品1.柜組與倉(cāng)庫(kù)之間因?yàn)殇N售需要調(diào)換商品的，應(yīng)由出庫(kù)方填制“調(diào)撥單”一式四聯(lián)，詳細(xì)注明調(diào)出商品名稱和數(shù)量。由經(jīng)辦人簽字后取走第二聯(lián)和第三聯(lián)。2.經(jīng)辦人將貨物連同第二、三聯(lián)調(diào)撥單送交收貨部門，由收貨方驗(yàn)收貨物后留存第三聯(lián)登記保管賬，第二聯(lián)與當(dāng)日下班前半小時(shí)送交財(cái)務(wù)部門。發(fā)貨方以第一聯(lián)登記保管賬，與當(dāng)日下班前半小時(shí)將第四聯(lián)送交財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部在收到調(diào)撥單第四聯(lián)后，登記存貨明細(xì)賬，收到第二聯(lián)后編制記賬