辦公費支出控制方案

1、辦公費支出控制方案辦公費支出控制方案一、背景與目的一、背景與目的辦公費是公司管理費用的重要組成部分，在管理費用的分配使用當中起著至關重要的作用，辦公費用的控制將使公司獲得很大程度上的節(jié)約。為降低公司成本，提高經(jīng)濟效益，減少管理費用開支，使得錢、財、物效用達到最大化，特制定此方案。二、相關定義二、相關定義辦公費是指因公司日常經(jīng)營需要而購買的辦公用品及其他辦公性質(zhì)的消耗，如購買紙筆、印制名片、郵寄費、快遞費、因工作需要公司統(tǒng)一訂購的報紙及書

2、刊、辦公室清潔衛(wèi)生所需用品等。三、嚴格執(zhí)行辦公費預算控制三、嚴格執(zhí)行辦公費預算控制（一）明確預算體系及職責分工公司的預算體系由公共辦公費預算、部門辦公費預算和臨時辦公費預算三大體系構(gòu)成，其職責分工情況如表81所示。表81公司預算體系構(gòu)成一覽表公司預算體系構(gòu)成一覽表預算體系預算體系制定者制定者執(zhí)行人執(zhí)行人預算表內(nèi)容預算表內(nèi)容公共辦公費預算行政部各個部門在各個費用科目下的預算金額部門辦公費預算部門經(jīng)理本部門各員工在各個費用科目下的預算金額臨

3、時辦公費預算行政部經(jīng)理財務部根據(jù)具體情況確定其費用科目和對象的明細分類備注1.各預算體系分別制定年度和月度預算2.財務部經(jīng)理統(tǒng)一匯總所有預算（二）辦公費預算控制為有效控制辦公費的支出，公司須制定科學合理的預算，并嚴格執(zhí)行。公司辦公費預算工作流程如下。1.公司于每年12月15日前向行政部經(jīng)理和各部門經(jīng)理發(fā)放下一年度的預算表，年度預算制作人須在每年的12月23日之前完成下一年度預算。2.公司于每月15日前向行政部經(jīng)理和各部門經(jīng)理發(fā)放下月預算

4、表，各月度預算制作人須在每月23日之前完成下月度預算。若預算表的形式和內(nèi)容在不同月份沒有變化，則可以持續(xù)沿用，無須每月下發(fā)。3.臨時辦公費預算自財務部預算表下發(fā)之日3天內(nèi)由相應預算制定人完成。財務部審核過程中如發(fā)現(xiàn)某項開支已經(jīng)超出預算，須要求相關報銷人和審核人提出書面解釋，經(jīng)總經(jīng)理批準后進行報銷。7.特殊情況費用報銷控制因特殊情況發(fā)生的大額預算外支出，必須經(jīng)總經(jīng)理審批簽字后，再由財務部經(jīng)理審核報銷。五、辦公借款控制五、辦公借款控制辦公借

5、款主要是指公司正式員工因為辦公或出差等業(yè)務要求向公司借取的臨時款項，不包括因采購、施工、廣告等外部客戶發(fā)生的服務或材料支出借款。為控制辦公費支出，避免資金損失，公司須對辦公借款進行嚴格的控制。（一）借款權利規(guī)定1.非公司正式員工不得以任何理由進行辦公借款。2.公司正式員工因辦公或出差等業(yè)務需要方可辦理借款。（二）填寫借款單公司正式員工因為辦公或出差等業(yè)務需要向公司申請臨時借款時，借款人需填寫《借款申請單》。（三）明確借款審批權限1.借款

6、金額在1000元及以下的申請，由部門經(jīng)理審核批準后交財務部審核支款。2.借款金額在1000元以上的，由部門經(jīng)理、總經(jīng)理審核批準后交財務部審核支款。3.部門借款每月累計超過3000元以上的，財務部應書面通知總經(jīng)理，同時停止接受由部門經(jīng)理審批的借款申請，該部門再借款須由總經(jīng)理審核批準后交財務部審核支款。（四）還款與報銷規(guī)定1.任何借款都須在財務部支出之日起一個月內(nèi)歸還公司或報銷抵賬。2.對借款超過歸還期限的部門和個人，財務部應停止接受其新的

7、借款申請，直至超期借款歸還為止。3.因長期出差所造成的借款超期，在當事人和相關部門提供充分的書面解釋后，財務部可以恢復其借款權利。六、檢查與獎懲六、檢查與獎懲1.公司每月對辦公費進行核算，發(fā)現(xiàn)月度預算超支5%的，相關預算編制人須以書面形式向總經(jīng)理提出合理解釋，總經(jīng)理如果審批同意將通知財務部和人力資源部，否則財務部將依據(jù)照不能合理解釋的預算超支金額給予罰款，通知人力資源部從預算編制人員的次月工資中扣除。2.經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)違反辦公費使用規(guī)定的部