附錄一機關公文傳真作業(yè)辦法

1、1臺北市政府公文電子交換作業(yè)要點臺北市政府公文電子交換作業(yè)要點中華民國八十七年一月九日府秘二字第八六一○一八二八○○號一、臺北市政府（以下簡稱本府），為簡化文書作業(yè)，運用電子化處理，提高行政效能，實施公文電子交換（以下簡稱電子交換），以求瞬即送達，爰依公文程式條例第十二條之一及機關公文電子交換作業(yè)辦法第十二條規(guī)定，訂定本要點。二、本府電子交換作業(yè)，依本要點之規(guī)定，本要點未規(guī)定者，適用本府文書處理實施要點或其他有關法令之規(guī)定。三、本要點用

2、詞定義如左：（一）電子交換：指將文件資料由電腦系統(tǒng)，透過網(wǎng)路或電子交換中心，予以傳遞收受者。（二）各機關：係指本府所屬機關、學校、事業(yè)機構。（三）行文群組：為簡化文書作業(yè)手續(xù)，對於經(jīng)常行文對象，予以分類編組，各組取其概括性通稱，賦予統(tǒng)一簡稱，公告週知，於群組行文時敘入正、副本項下用之。（四）電子信箱位址：表示機關（單位或個人）所在的國家、網(wǎng)路系統(tǒng)及工作主機，組成收件者位址，供收受電子文件之用。四、權責劃分如左：（一）本府秘書處（以下簡稱

3、秘書處）：負責本府電子交換文書、檔案之行政與管理事宜。（二）本府資訊中心（以下簡稱資訊中心）：負責綜理本府電子交換資訊技術及公文電子交換中心之設置與管理事宜。（三）本府研究發(fā)展考核委員會（以下簡稱研考會）：負責本府電子交換時效之稽查事宜。（四）本府政風處（以下簡稱政風處）：會同資訊中心負責本府電子交換安全之稽核事宜。（五）各機關應依資訊中心公布之電子交換環(huán)境需求，建置電腦硬軟體設備。（六）本府各局處應督促附屬機關，完成電子交換設備之建置

4、與作業(yè)。（七）秘書處、研考會、政風處、資訊中心得隨時或定期就職掌業(yè)務，對各機關實施督3由資訊中心規(guī)範之。（一）公文電子交換中心功能：其功能要能衡酌資訊技術之發(fā)展及業(yè)務需要，以滿足各機關需求，作最適之管理。（二）前置處理軟體功能：其功能要能衡酌法規(guī)面、技術面、業(yè)務面、使用面需要，以滿足各機關需求，作最適之使用管理。（三）設備需求及通信協(xié)定標準：參與電子交換作業(yè)所具備之設備需求及通信協(xié)定標準，宜及早規(guī)範，以資因應。十、公文製作規(guī)定：（一）使

5、用行政院研究發(fā)展考核委員會委託驗證通過之公文製作軟體。（二）不得自行造字及符號，使用常用易懂文字，避免用冷僻字。（三）不得側書、併排。（四）文中日期、文號以國字小寫表示。（五）公文遇分項條列時，表達各項順序之數(shù)字及符號採一字（符號）一碼方式處理：如一、二、三、....，（一）（二）（三）...，1、2、3、....，(1)(2)(3)..。（六）受文者是否含附件應個別表示。（七）使用楷書字型。（八）附件隨文或另送（非電子交換），應於附件

6、項下，附件名稱及數(shù)量之末，以括號註明之。（九）敘稿時，正文之後，不必書首長職銜姓氏。十一、文稿校發(fā)規(guī)定：（一）校對人員應注意事項：1.急要文稿，優(yōu)先處理。2.稿非經(jīng)判發(fā)，不得校發(fā)。3.判發(fā)稿回交承辦人員或逕送繕、校人員，依批示及改定內容一一訂正電子檔，俟完成下列校檢事項無誤後，即將稿轉文、轉成交換檔並列印兼有非電子交換所需文件、份數(shù)。4.視設備以決定由螢幕上全頁校對或列印全文校對。5.全文之款式、內容、符號應正確無誤。6.文內數(shù)字、人名