業(yè)務(wù)助理工作流程

1、業(yè)務(wù)助理工作流程每天到公司每一件事就是：打開(kāi)文件制作制作sampleinvoiceOutlook查看郵箱上，然后按照事情輕重一件一件的處理。1.寄樣品前必須制作sampleinvocie，把寄樣的款式號(hào)碼記錄在sampleinvoice上留底。2.先到業(yè)務(wù)資料Fmsrecds中編號(hào)（年份＋月份＋順序號(hào)）；文件命名為M＋排號(hào)3.表格下面以“Sampleonlynocommercialvalue”結(jié)束4.樣品上要掛有我們的產(chǎn)品編號(hào)。5.需放

2、一份sampleinvoice隨樣品寄給客人，以方便客人收到樣品后知道我們都寄了些什么產(chǎn)品。如果樣品是隨貨走的話(huà)，就告訴客人樣品是放在第幾箱里面，等收到貨后就可以直接拿樣品。6.每次寄樣品都要給一份報(bào)關(guān)委托書(shū)（一式三聯(lián)）給國(guó)際快遞隨貨走。報(bào)關(guān)委托書(shū)填寫(xiě)樣版請(qǐng)參考業(yè)務(wù)部資料報(bào)關(guān)樣版單證填寫(xiě)范本7.寄完樣品后需把trackingno.制作訂單(profmainvoice)1.根據(jù)客戶(hù)要求制作訂單以郵件的形式發(fā)給客戶(hù)。2.首先要到業(yè)務(wù)資料Fm

3、srecds中編號(hào)（年份＋月份＋訂單順序號(hào)）3.根據(jù)客戶(hù)以前的訂單來(lái)制作新的訂單，但相應(yīng)的日期、而變化。且必須注意不能更改原訂單的內(nèi)容及數(shù)據(jù)。4.完成后的PI必須放在具體客戶(hù)的資料夾內(nèi)；并命名為5.訂單做好后，以Email的形式發(fā)給客戶(hù)（訂單要轉(zhuǎn)成PI號(hào)，金額等需具體以產(chǎn)品的變化S排號(hào)PDF格式），并要求客戶(hù)回簽。發(fā)給客人的同時(shí)，需要CC給Sonia&財(cái)務(wù)。6.待客戶(hù)回簽后，再把PI發(fā)給采購(gòu)、生產(chǎn)等相關(guān)部門(mén)。發(fā)給他們的PI請(qǐng)一定要把客戶(hù)

4、資料、電話(huà)、金額等相關(guān)信息刪除。然后到客戶(hù)訂單相對(duì)應(yīng)的客戶(hù)文件夾內(nèi)建立相應(yīng)的訂單并且還需到客戶(hù)訂單客戶(hù)交期表把出貨日期填到表格里面，以方便生產(chǎn)人員可以查交期。注意：自己一定要保留幾天的交期，以免發(fā)生意外情況的時(shí)候可以延長(zhǎng)幾天交期。比如，答應(yīng)客人的交期是10號(hào)，我們給生產(chǎn)的交期應(yīng)該是給交期給客人之前一定要跟生產(chǎn)的確認(rèn)7.以下是一些條款術(shù)語(yǔ)ExwkShenZhen工廠交貨價(jià)FHK(Shenzhen)只付貨運(yùn)到HK(Shenzhen)倉(cāng)庫(kù)的快

5、遞運(yùn)費(fèi)，雜費(fèi)客人負(fù)責(zé)FOBHK(Shenzhen)快遞費(fèi)用fwarder雜費(fèi)費(fèi)用制作出貨資料(invoice&packinglist)1.invoice&packinglist是每次出貨時(shí)必須要做的文件，且需以實(shí)際數(shù)量來(lái)制作。2.Invoice命名為I編號(hào)；Packinglist命名為P加編號(hào)做invoice首先必須到業(yè)務(wù)部資料FmsrecdsInovice去編號(hào)。3.做invoice必須找到相應(yīng)的原始PI來(lái)做，對(duì)于未出齊的貨則要按客戶(hù)

6、要求做creditnote4.不管一張PI分幾次出貨，所有invoice的總金額合計(jì)必須與原始PI一致5.出完貨后必須把出貨資料發(fā)給客戶(hù)相關(guān)的負(fù)責(zé)人，并且要CC給Sonia&財(cái)務(wù)。只要有接觸到金額的文件，都要CC給Sonia&財(cái)務(wù)。如果是以公司名義出口的，除正常的文件外還需要做一份代理報(bào)關(guān)委托書(shū)、核銷(xiāo)單。具體填寫(xiě)要求請(qǐng)參考業(yè)務(wù)部資料報(bào)關(guān)樣版單證填寫(xiě)范本聯(lián)系貨代(fwarder)1.一般客人都有自己指定的貨代。出貨時(shí)就到出貨業(yè)務(wù)部資料bo

7、okingfm找到客人指定的貨代文件夾，然后把要出貨的具體數(shù)據(jù)（shipper名字、consignee名字、嘜頭、箱數(shù)、數(shù)量、重量、體積CBM）填完整；最后把填好后的bookingfm發(fā)給貨代負(fù)責(zé)人，請(qǐng)他們放SO號(hào)給我們出貨。(有些貨代是不需要SO號(hào)的)貨代資料在業(yè)務(wù)部資料空運(yùn)公司及出貨資料如果是新客人的話(huà)，就請(qǐng)他們把他們的貨代資料給我們，以便安排出貨。如果是小客人沒(méi)有自己的貨代，我們可以幫他們找我們自己的快遞公司，把價(jià)格報(bào)給客人，如果