中小企業(yè)行政事務(wù)管理制度

1、行政事務(wù)管理制度中小型企業(yè)行政事務(wù)管理制度(一)總則第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定所指行政事務(wù)包括檔案管理、印章管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理等。(二)檔案管理第三條歸檔范圍：公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。第四條檔案管

2、理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。第五條檔案的借閱與索?。?.總經(jīng)理辦公室借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔.2.借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。第六條檔案的銷毀：1.任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷

3、毀公司檔案材料；2.若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。(三)印章管理第七條公司印章由總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)保管。第八條公司印章的使用一律由主管副總經(jīng)理簽字許可后管理印章人方可蓋章，如違反此項規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。第九條公司所有需要蓋印章的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號

4、登記，以備查詢，存檔。第十條公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。第十一條蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。(四)公文打印管理第十二條公司公文的打印工作由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)。1總經(jīng)理、各部門主管交由秘書打印之文函、廣告，需填寫《文書委派單》，并標(biāo)明文件之性質(zhì)，如傳真、公函、內(nèi)部文及保密級別，急迫性程

5、度由秘書根據(jù)其緩急確定先后秩序。檔。6.對一些機(jī)密文件需在文件頁首加蓋印章以防止隨意傳播。7.每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀，報行政管理部備查。附《檔案資本銷毀情況記錄表》8公司所有訂閱的報刊由專項負(fù)責(zé)人將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔，文秘必須做好登記造冊工作。每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。9.每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無用之文、報刊可作一次銷毀，行政人事部

6、定期檢查檔案保管狀況對破損的檔案進(jìn)行修補、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。（七）用印1.本公司以公司名義對外之行文由管理部負(fù)責(zé)蓋印。2.公司各部申請簽章及總經(jīng)理、董事長職章，應(yīng)提出申請(匯簽)經(jīng)上級核準(zhǔn)后交管理部秘書，由秘書登記于登記表。（八）客戶檔案1客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護(hù)作業(yè)中的重要領(lǐng)域2客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及公司在顧問服務(wù)過程中制作的各類文件、文本3客戶檔案只可于公司內(nèi)借閱，當(dāng)天歸還，不得攜出司外4特殊情況需復(fù)印時