淺談現(xiàn)時(shí)期的電子檔案管理

1、1淺談現(xiàn)時(shí)期的電子檔案管理摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，信息技術(shù)也得到了快速的發(fā)展和廣泛利用，各種各樣的電子文件也越來(lái)越多的出現(xiàn)在各種社會(huì)活動(dòng)中，因此，加強(qiáng)對(duì)電子文件的處理，最后電子檔案的管理工作，就成為了現(xiàn)時(shí)期檔案工作者，不容忽視且日元緊迫的一項(xiàng)新的任務(wù)。本文通過(guò)對(duì)現(xiàn)時(shí)期電子檔案管理工作進(jìn)行分析研究，希望能夠?qū)ΜF(xiàn)時(shí)代的檔案管理工作做出有益借鑒。關(guān)鍵詞：電子文件；電子檔案；管理以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并

2、可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募菫殡娮游募?。將具有保存價(jià)值的、已歸檔的電子文件以及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)一起保存存檔的是為電子檔案。電子文件與電子檔案具有傳統(tǒng)紙質(zhì)的“文件”與“檔案”特性，但由于載體及表現(xiàn)形式上的很大不同，在電子檔案管理方面也具有些許特殊性。因此，本文試圖通過(guò)以下幾個(gè)方面的論述，探討如何做好現(xiàn)時(shí)期電子檔案管理工作。1電子檔案收集方面電子檔案收集包括檔案工作人員對(duì)電子檔案的收集和歸檔兩方面的工作。電子檔案收集。以所屬檔案

3、館為平臺(tái)，檔案人員將各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位在其社會(huì)活動(dòng)中，形成的具有保存價(jià)值的電子文件，及3理；二具體分類，編制詳盡的分類方案，將宏觀分類文件中的科技文件、數(shù)據(jù)文件、命令文件根據(jù)自身特點(diǎn)編制為具體小類案，而一般文件則要根據(jù)操作系統(tǒng)中得目錄系統(tǒng)進(jìn)行分類；三文件名編寫，電子文件名稱編寫，要保證盡量減少出現(xiàn)重名，尤其同一個(gè)“文件夾”內(nèi)不能重復(fù)，以減小誤檢率，編寫文件名稱可使用漢字或者漢語(yǔ)拼音加用數(shù)字。四是，制定文件目錄系統(tǒng)說(shuō)明，使之清晰

4、明了，方便查找。明確目錄結(jié)構(gòu)層次，逐個(gè)層次編寫文件目錄系統(tǒng)說(shuō)明，每一個(gè)目錄在電腦中的名稱與實(shí)際名稱相對(duì)應(yīng)，做到一目了然，使人容易理解目錄的準(zhǔn)確含義。3電子檔案保管方面電子檔案的特性使得電子檔案的保管要堅(jiān)持一般原則與特殊原則相結(jié)合的原則。一般原則是指電子檔案的保管首先應(yīng)該遵守一般的檔案保管方法，電子檔案的保管要做到用于檔案管理的電腦不能與外網(wǎng)相聯(lián)，不能使用非法軟件，以防檔案資料外泄，病毒傳染；歸檔的檔案與紙質(zhì)檔案要統(tǒng)一歸檔，分庫(kù)保管，做到

5、一式兩份，并且分別存放，一套封存，一套供用，并標(biāo)簽，以便存取。特殊原則是要根據(jù)電子檔案的不同性質(zhì)或特質(zhì)，采用有別于一般原則的保管方法，如高質(zhì)量的存儲(chǔ)介質(zhì)要求以及庫(kù)房和裝具、溫濕度控制、防磁場(chǎng)干擾等。所以，電子檔案的保管要做到，庫(kù)房溫濕度嚴(yán)格控制，密切管理，要與儲(chǔ)存介質(zhì)所需要的溫濕度相一致，建立電子檔案的檢測(cè)及保養(yǎng)卡，對(duì)各種儲(chǔ)存介質(zhì)定期檢測(cè)、修復(fù)、保養(yǎng)等，并做好隨時(shí)監(jiān)控，杜絕隱患，對(duì)特殊類型的電子檔案要制定復(fù)制年限規(guī)定，及時(shí)做好復(fù)制工作。