人事檔案管理工作中的問(wèn)題及分析

1、人事檔案管理工作中的問(wèn)題及分析人事檔案管理工作中的問(wèn)題及分析[摘要]人事檔案是機(jī)關(guān)單位人事變動(dòng)、聘用等信息的重要載體，也是單位未來(lái)開(kāi)展人事工作的依據(jù)，是檔案管理中最為重要的一部分。在開(kāi)展管理工作的過(guò)程中，機(jī)關(guān)單位要明確人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題，從檔案收集、檔案整理規(guī)范性、提升檔案管理意識(shí)入手，提升檔案管理工作的科學(xué)性與規(guī)范性，為機(jī)關(guān)單位人事工作的_展提供有力支持。本文以人事檔案管理工作為例，對(duì)其中存在的問(wèn)題以及相關(guān)解決對(duì)策進(jìn)行了具體

2、分析。下載[關(guān)鍵詞]人事檔案；信息化；責(zé)任追究doi：10.3969j.i中圖分類號(hào)]G275.9[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]16730194（2017）16002從當(dāng)前人事檔案管理的情況來(lái)看，機(jī)關(guān)單位中普遍存在檔案收集對(duì)象范圍不足、工作規(guī)范性差、管理意識(shí)薄弱等問(wèn)題，這些問(wèn)題在很大程度上制約了機(jī)關(guān)單位順利開(kāi)展人事檔案管理工作，同時(shí)也不利于開(kāi)展其他各項(xiàng)工作。相關(guān)的檔案管理者應(yīng)該積極進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新與完善，以此促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)

3、行，奠定檔案管理工作的基礎(chǔ)。1現(xiàn)階段人事檔案管理工作存在的問(wèn)題1.1存在很多不規(guī)范現(xiàn)象一直以來(lái)，筆者所在城市的干部人事檔案統(tǒng)一由市委組織部干部人事檔案室保存，一般工作人員的人事檔案由市人才市場(chǎng)的人事檔案室保存，也有不少單位將人事檔案存放在自己?jiǎn)挝坏臋n案室內(nèi)。全市機(jī)關(guān)單位并沒(méi)有成立專門人事檔案室，即便是設(shè)立檔案室，室內(nèi)環(huán)境也沒(méi)有達(dá)到配套“六防”設(shè)備的要求，使得人事檔案材料時(shí)常會(huì)出現(xiàn)受潮等情況，嚴(yán)重影響檔案的外觀與完整性。有的單位害怕檔案材

4、料被蟲(chóng)蛀，在檔案室內(nèi)投放過(guò)量的防蟲(chóng)藥物，導(dǎo)致室內(nèi)空氣質(zhì)量極差。人事檔案材料還存在材料規(guī)范分類不合理的問(wèn)題，雖然檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)到人事檔案分類保存的重要性，但在實(shí)踐工作當(dāng)中，始終存在分類不合理的情況，在這種情況下，給人事檔案統(tǒng)一分類和查閱帶來(lái)不便。1.2信息化管理水平不高在分析人事檔案使用記錄的過(guò)程中，筆者發(fā)現(xiàn)，人事檔案所服務(wù)的對(duì)象已經(jīng)擴(kuò)展到諸多部門，而檔案利用的形式也更加多樣化。調(diào)查顯示，很多用人單位仍然通過(guò)手工操作的形式開(kāi)展人事檔

5、案管理工作，工作量極大。即便很多單位已經(jīng)安裝電子管理系統(tǒng)，但受系統(tǒng)本身的約束與影響，系統(tǒng)也只能對(duì)工作人員的個(gè)人基本信息進(jìn)行記錄，很難將工作中的原件進(jìn)行收錄。在這種情況下，人事檔案的跨單位利用，仍然需要紙質(zhì)檔案作為支撐，這對(duì)檔案保管工作的開(kāi)展十分不利，而且會(huì)降低工作效率。2人事檔案管理工作問(wèn)題的形成原因2.1檔案收集對(duì)象范圍狹窄因筆者所在城市的干部人事檔案由市委組織部干部檔案室統(tǒng)一管理，檔案室在檔案收集工作方面，一是工作人員只注重領(lǐng)導(dǎo)干部

6、行政職務(wù)變動(dòng)材料的收集、整理，一般干部的檔案資料不齊全現(xiàn)象較為普遍，如果過(guò)于重視領(lǐng)導(dǎo)與中層干部的資料，而忽視收集一般工作人員的資料，會(huì)造成不好案資料不允許本人借出，更不允許復(fù)印、拍照或抄寫(xiě)。最后，單位要做好檔案資料的保密工作。如需對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出，檔案管理員應(yīng)事先做好密封處理工作。此外，審查單位使用完畢后，應(yīng)再次進(jìn)行密封蓋章，并指派統(tǒng)一負(fù)責(zé)人重新做好檔案的保存工作。3.2全面推進(jìn)人事檔案管理的信息化管理隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，

7、人民檢察院中的各部門對(duì)檔案信息的需求量也日益增加。截至目前，人事檔案的信息內(nèi)容已呈現(xiàn)明顯上升趨勢(shì)，為進(jìn)一步提高檔案存儲(chǔ)效率，方便檔案工作人員進(jìn)行資料管理，及時(shí)建立電子檔案信息化管理系統(tǒng)，相關(guān)人員可以有效整理和保存現(xiàn)有的檔案資料，并提高檔案信息的使用效率。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)應(yīng)加大對(duì)檔案計(jì)算機(jī)的輔助監(jiān)管力度，不斷維護(hù)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，以免泄漏重要Y料。相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)避免檔案以圖片或視頻的形式被轉(zhuǎn)出，及時(shí)做好檔案數(shù)據(jù)的收集和保密工作，并指派多名

8、人員同時(shí)監(jiān)管，提高檔案的保密性。管理人員應(yīng)具有專業(yè)的計(jì)算機(jī)能力，在不斷完善人才檔案信息的同時(shí)，既能提高檔案存儲(chǔ)效率和使用效率，又能確保相關(guān)資料的安全，為機(jī)關(guān)檔案做好監(jiān)督和管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。3.3加快建設(shè)人事檔案管理團(tuán)隊(duì)為進(jìn)一步完善干部檔案的相關(guān)內(nèi)容，組織人事管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案的建設(shè)工作，全面提高團(tuán)隊(duì)管理人員的綜合素質(zhì)是確保人事檔案工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)。第一，各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的工作能力，不斷完善

9、相關(guān)管理制度，提高對(duì)重要檔案材料的管理力度和監(jiān)督力度，并使用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完成對(duì)檔案資料的實(shí)時(shí)監(jiān)督管理工作。第二，各部門要合理分配專職和兼職檔案管理人員的工作內(nèi)容。為避免檔案管理人員在工作過(guò)程中出現(xiàn)管理漏洞，各部門通過(guò)建立完整的管理團(tuán)隊(duì)，能夠達(dá)到相互監(jiān)督、相互學(xué)習(xí)的效果，進(jìn)一步提高了檔案管理工作的安全性。各部門應(yīng)盡量聘請(qǐng)檔案業(yè)務(wù)管理能力熟練、專業(yè)能力較強(qiáng)、責(zé)任心較強(qiáng)的管理人員，并認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定，確保提高工作人員的工

10、作熱情，讓人事檔案管理工作能夠順利開(kāi)展。4結(jié)語(yǔ)本文從三個(gè)方面對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行了分析，首先，分析了現(xiàn)階段人事檔案管理中存在的問(wèn)題；其次，對(duì)引起這些問(wèn)題的原因進(jìn)行剖析；最后，提出了具體的解決對(duì)策。筆者希望本文的研究能夠?yàn)橄嚓P(guān)的檔案管理者提供一些意見(jiàn)和參考。主要參考文獻(xiàn)朱玉媛，周耀林.人事檔案管理原理與方法[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，2011.張玉曉.淺析人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].中小企業(yè)管理與科技，2011（8）.周桂玲