電子表格技術(shù)

1、一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以元的工資總額以“紅色紅色”顯示，大于等于顯示，大于等于1500元的工資總額以元的工資總額以“藍(lán)色藍(lán)色”顯示，低于顯示，低于1000元的工資總額以元的工資總額以“棕色棕色”顯示，其它以顯示，其它以“黑色黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。顯示，我們可以這樣設(shè)置。1.打開(kāi)打開(kāi)“工資表工資表”工作簿，選中工作

2、簿，選中“工資總額工資總額”所在列，執(zhí)行所在列，執(zhí)行“格式格式→條件格式條件格式”命令，打開(kāi)命令，打開(kāi)“條件格式條件格式”對(duì)話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，選中話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于大于或等于”選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單。單擊“格式格式”按鈕，打開(kāi)按鈕，打開(kāi)“單元格格式單元格格式”對(duì)話框，將對(duì)話框，將“字體字體”的“顏色顏色”設(shè)置為設(shè)置為“紅色紅色”。2.按

3、“添加添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等于大于等于1500，字體設(shè)置為，字體設(shè)置為“藍(lán)色藍(lán)色”；小于；小于1000，字體設(shè)置為，字體設(shè)置為“棕色棕色”)。3.設(shè)置完成后，按下設(shè)置完成后，按下“確定確定”按鈕。按鈕?？纯垂べY表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來(lái)了。看看工資表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來(lái)了。二、建立分類下拉列表填充項(xiàng)二、建立分類下拉

4、列表填充項(xiàng)我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個(gè)功能建了一個(gè)分類下拉列表填充項(xiàng)。分類下拉列表填充項(xiàng)。1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別中，將企業(yè)名稱按類別(如“工業(yè)企業(yè)工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)個(gè)體企業(yè)”等)分別輸入不同列中，分別輸入不同列中，建立一個(gè)企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫(kù)。建立一個(gè)企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫(kù)。2.

5、選中選中A列(“工業(yè)企業(yè)工業(yè)企業(yè)”名稱所在列名稱所在列)，在，在“名稱名稱”欄內(nèi)，輸入欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)工業(yè)企業(yè)”字符后，按字符后，按“回車回車”鍵進(jìn)行確鍵進(jìn)行確認(rèn)。認(rèn)。仿照上面的操作，將仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為列分別命名為“商業(yè)企業(yè)商業(yè)企業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)個(gè)體企業(yè)”……3.切換到切換到Sheet1中，選中需要輸入中，選中需要輸入“企業(yè)類別企業(yè)類別”的列的列(如C列)，執(zhí)行，執(zhí)行“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)→有效性有效性”命令，打開(kāi)命令，

6、打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性據(jù)有效性”對(duì)話框。在對(duì)話框。在“設(shè)置設(shè)置”標(biāo)簽中，單擊標(biāo)簽中，單擊“允許允許”右側(cè)的下拉按鈕，選中右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列序列”選項(xiàng)，在下面的選項(xiàng)，在下面的“來(lái)源來(lái)源”方框中，輸入方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)商業(yè)企業(yè)”，“個(gè)體企業(yè)個(gè)體企業(yè)”……序列序列(各元素之間用英文逗號(hào)隔開(kāi)各元素之間用英文逗號(hào)隔開(kāi))，確定退出。，確定退出。再選中需要輸入企業(yè)名稱的列再選中需要輸入企業(yè)名稱的列(如D列)，再打開(kāi)，再打開(kāi)

7、“數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，選中對(duì)話框，選中“序列序列”選項(xiàng)后，在選項(xiàng)后，在“來(lái)源來(lái)源”方框中輸入公式：方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。，確定退出。4.選中選中C列任意單元格列任意單元格(如C4)，單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的，單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別企業(yè)類別”填入單元格中。然后選填入單元格中。然后選中該單元格對(duì)應(yīng)的中該單元格對(duì)應(yīng)的D列單元格列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名

8、稱列表中選擇需要的企，單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報(bào)表時(shí)，如果不需要打印提示：在以后打印報(bào)表時(shí)，如果不需要打印“企業(yè)類別企業(yè)類別”列，可以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選列，可以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏隱藏”選項(xiàng)，將該列隱藏起來(lái)即可。項(xiàng)，將該列隱藏起來(lái)即可。三、建立三、建立“常用文檔常用文檔”新菜單新菜單在菜單欄上新建一個(gè)在菜單欄上新建一個(gè)“常用文檔常用文

9、檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時(shí)調(diào)用。菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時(shí)調(diào)用。1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義自定義”選項(xiàng)，打開(kāi)選項(xiàng)，打開(kāi)“自定義自定義”對(duì)話框。在對(duì)話框。在“命令命令”標(biāo)簽中，選中標(biāo)簽中，選中“類別類別”下的下的“新菜單新菜單”項(xiàng)，再將項(xiàng)，再將“命令命令”下面的下面的“新菜單新菜單”拖到菜單欄。拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的按鈕，在

10、彈出菜單的“命名命名”框中輸入一個(gè)名稱框中輸入一個(gè)名稱(如“常用文檔常用文檔”)。2.再在再在“類別類別”下面任選一項(xiàng)下面任選一項(xiàng)(如“插入插入”選項(xiàng)選項(xiàng))，在右邊，在右邊“命令命令”下面任選一項(xiàng)下面任選一項(xiàng)(如“超鏈接超鏈接”選項(xiàng)選項(xiàng))，將它拖，將它拖到新菜單到新菜單(常用文檔常用文檔)中，并仿照上面的操作對(duì)它進(jìn)行命名中，并仿照上面的操作對(duì)它進(jìn)行命名(如“工資表工資表”等)，建立第一個(gè)工作簿文檔列表名，建立第一個(gè)工作簿文檔列表名稱。稱

11、。重復(fù)上面的操作，多添加幾個(gè)文檔列表名稱。重復(fù)上面的操作，多添加幾個(gè)文檔列表名稱。3.選中選中“常用文檔常用文檔”菜單中某個(gè)菜單項(xiàng)菜單中某個(gè)菜單項(xiàng)(如“工資表工資表”等)，右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選，右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選“分配超分配超鏈接鏈接→打開(kāi)打開(kāi)”選項(xiàng)，打開(kāi)選項(xiàng)，打開(kāi)“分配超鏈接分配超鏈接”對(duì)話框。通過(guò)按對(duì)話框。通過(guò)按“查找范圍查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿(如“工資

12、工資.xls”等)文件夾，并選中該工作簿文檔。文件夾，并選中該工作簿文檔。重復(fù)上面的操作，將菜單項(xiàng)和與它對(duì)應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來(lái)。重復(fù)上面的操作，將菜單項(xiàng)和與它對(duì)應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來(lái)。4.以后需要打開(kāi)以后需要打開(kāi)“常用文檔常用文檔”菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí)，只要展開(kāi)菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí)，只要展開(kāi)“常用文檔常用文檔”菜單，單擊其中的相菜單，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。應(yīng)選項(xiàng)即可。提示：盡管我們將提示：盡管我們將“超鏈接超鏈接”選項(xiàng)拖

13、到了選項(xiàng)拖到了“常用文檔常用文檔”菜單中，但并不影響菜單中，但并不影響“插入插入”菜單中菜單中“超鏈接超鏈接”菜單菜單項(xiàng)和項(xiàng)和“常用常用”工具欄上的工具欄上的“插入超鏈接插入超鏈接”按鈕的功能。按鈕的功能。在編輯表格時(shí)，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，在編輯表格時(shí)，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢何不設(shè)置一下，讓輸入法

14、智能化地調(diào)整呢選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)→有效性有效性”命令，打開(kāi)命令，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，切換到對(duì)話框，切換到“輸入法模式輸入法模式”標(biāo)簽下，按標(biāo)簽下，按“模式模式”右側(cè)的下拉按鈕，選中右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開(kāi)打開(kāi)”選項(xiàng)后，選項(xiàng)后，“確定確定”退出。退出。以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí)，中文輸入法以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元

15、格時(shí)，中文輸入法(輸入法列表中的第輸入法列表中的第1個(gè)中個(gè)中文輸入法文輸入法)自動(dòng)打開(kāi)，當(dāng)選中其它單元格時(shí)，中文輸入法自動(dòng)關(guān)閉。自動(dòng)打開(kāi)，當(dāng)選中其它單元格時(shí)，中文輸入法自動(dòng)關(guān)閉。九、讓九、讓“自動(dòng)更正自動(dòng)更正”輸入統(tǒng)一的文本輸入統(tǒng)一的文本你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如《電腦報(bào)電腦報(bào)》而煩惱呢而煩惱呢那就往下看吧。那就往下看吧。1.執(zhí)行執(zhí)行“工具工具→自動(dòng)更正自動(dòng)更正”命令，打開(kāi)命令，打開(kāi)“自動(dòng)更

16、正自動(dòng)更正”對(duì)話框。對(duì)話框。2.在“替換替換”下面的方框中輸入下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，也可以是其他字符，“pcw”用小寫(xiě)用小寫(xiě))，在，在“替換為替換為”下面的方框中輸下面的方框中輸入“《電腦報(bào)電腦報(bào)》”，再單擊，再單擊“添加添加”和“確定確定”按鈕。按鈕。3.以后如果需要輸入上述文本時(shí)，只要輸入以后如果需要輸入上述文本時(shí)，只要輸入“pcw”字符字符此時(shí)可以不考慮此時(shí)可以不考慮“pcw”的大小寫(xiě)的大小寫(xiě)，然后確認(rèn)，然

17、后確認(rèn)一下就成了。一下就成了。十、在十、在Excel中自定義函數(shù)中自定義函數(shù)Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個(gè)函數(shù)，來(lái)完成一些特定函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個(gè)函數(shù)，來(lái)完成一些特定的運(yùn)算。下面，我們就來(lái)自定義一個(gè)計(jì)算梯形面積的函數(shù)：的運(yùn)算。下面，我們就來(lái)自定義一個(gè)計(jì)算梯形面積的函數(shù)：1.執(zhí)行執(zhí)行“工具工具→宏→VisualBasic編輯器編輯器”菜單命令菜單命令(或按或按

18、“AltF11”快捷鍵快捷鍵)，打開(kāi)，打開(kāi)VisualBasic編輯窗編輯窗口?？?。2.在窗口中，執(zhí)行在窗口中，執(zhí)行“插入插入→模塊模塊”菜單命令，插入一個(gè)新的模塊菜單命令，插入一個(gè)新的模塊——模塊模塊1。3.在右邊的在右邊的“代碼窗口代碼窗口”中輸入以下代碼：中輸入以下代碼：FunctionV(abh)V=h(ab)2EndFunction4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)

19、。以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個(gè)工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢為工作表添加的背景，是襯在整個(gè)工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢1.執(zhí)行執(zhí)行“格式格式→工作表工作表→背景背景”命令，打開(kāi)命令，打開(kāi)“工作表背景工作表背景”對(duì)話框，選中

20、需要作為背景的圖片后，按下對(duì)話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入插入”按鈕，將圖片襯于整個(gè)工作表下面。按鈕，將圖片襯于整個(gè)工作表下面。2.在按住在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域區(qū)域)中拖拉，同時(shí)選中這些單元格中拖拉，同時(shí)選中這些單元格(區(qū)域區(qū)域)。3.按“格式格式”工具欄上的工具欄上的“填充顏色填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板

21、調(diào)色板”中，選中中，選中“白色白色”。經(jīng)過(guò)。經(jīng)過(guò)這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區(qū)域區(qū)域)下面就沒(méi)有襯圖片了下面就沒(méi)有襯圖片了(其實(shí)，其實(shí)，是圖片被是圖片被“白色白色”遮蓋了遮蓋了)。提示提示襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符十二、用連字符“&”來(lái)合并文本來(lái)合并文本如果我們想將多列的內(nèi)容合并到

22、一列中，不需要利用函數(shù)，一個(gè)小小的連字符如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個(gè)小小的連字符“&”就能將它搞定就能將它搞定(此處假定將處假定將B、C、D列合并到一列中列合并到一列中)。1.在D列后面插入兩個(gè)空列列后面插入兩個(gè)空列(E、F列)，然后在，然后在D1單元格中輸入公式：?jiǎn)卧裰休斎牍剑?B1&C1&D1。2.再次選中再次選中D1單元格，用單元格，用“填充柄填充柄”將上述公式復(fù)制到將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格

23、中，列下面的單元格中，B、C、D列的內(nèi)容即列的內(nèi)容即被合并到被合并到E列對(duì)應(yīng)的單元格中。列對(duì)應(yīng)的單元格中。3.選中選中E列，執(zhí)行列，執(zhí)行“復(fù)制復(fù)制”操作，然后選中操作，然后選中F列，執(zhí)行列，執(zhí)行“編輯編輯→選擇性粘貼選擇性粘貼”命令，打開(kāi)命令，打開(kāi)“選擇性粘貼選擇性粘貼”對(duì)話框，選中其中的對(duì)話框，選中其中的“數(shù)值數(shù)值”選項(xiàng)，按下選項(xiàng)，按下“確定確定”按鈕，按鈕，E列的內(nèi)容列的內(nèi)容(不是公式不是公式)即被復(fù)制到即被復(fù)制到F列中。列中。4.

24、將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。列刪除，完成合并工作。提示：完成第提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時(shí)如果刪除步的操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時(shí)如果刪除B、C、D列，公式會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。列，公式會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。故須進(jìn)行第故須進(jìn)行第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。生成績(jī)條生成績(jī)條常有朋友問(wèn)常有朋友問(wèn)“如何打印成績(jī)條如何打印成績(jī)條”這樣的問(wèn)題，有不少人采取錄制宏或這樣的問(wèn)題，有不少人采取錄制宏或V