公文寫作步驟與操作

1、企業(yè)公文講座專題二 公文寫作步驟與操作,四川大學(xué)公共管理學(xué)院 楊戎教授Rongyang68@163.com,主 要 內(nèi) 容,一、寫作第一步—— 交擬二、確立主旨 三、選擇材料 四、安排結(jié)構(gòu)五、草擬審核公文應(yīng)注意的幾個規(guī)則六、發(fā)文的審核與簽發(fā),寫作準(zhǔn)備 撰擬文稿 修改定稿交 擬 安排結(jié)構(gòu) 審 核確立主旨 草擬

2、文稿 簽 發(fā) （會議批準(zhǔn)）確定文種 復(fù) 核選擇材料 公文語言 繕 印 確定表達(dá)方式 蓋印、簽署 發(fā) 出,公文寫作步驟,,,一、寫作第一步—— 交擬

3、 交擬：即領(lǐng)導(dǎo)人向文件撰稿者交代以下事項： 1．為什么寫（目的、背景）； 2．主要寫什么（主要觀點(diǎn)、意見、辦法；領(lǐng)導(dǎo)思路，對文稿框架的大體設(shè)想）； 3．該怎樣寫（寫作要求:包括文種、起草方式、撰稿時間和程序、提供必要參考資料）,二、確立主旨,（一）涵義（1）寫作目的、意圖和主張; （2）主要內(nèi)容（短小公文僅此）; （二）作用 在文稿構(gòu)思寫作中起著綱領(lǐng)作用。 （三）要求 (1)正確

4、(2)鮮明 (3)集中 （四）確立主旨一般以論點(diǎn)句的形式出現(xiàn)，準(zhǔn)確、鮮明、深刻、簡練。,（五）公文主旨的顯示方式（綜合使用）,1.標(biāo)題點(diǎn)旨 公文式三要素標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)——事由（Subject）——文種 第一,顯示主旨（點(diǎn)明行文目的主要內(nèi)容）《某公司關(guān)于解決XX經(jīng)費(fèi)問題的請示》《涼山州人民政府關(guān)于我州連續(xù)遭受大暴雨、泥石流災(zāi)害的情況報告》； 第二,點(diǎn)明文件內(nèi)容涉及范圍 2. 開門見旨 通知、報

5、告、通告正文常用此法,3.篇末點(diǎn)旨:一般正式公文少用，其他公務(wù)文書，如工作研究、市場預(yù)測報告、調(diào)查報告等可用。4.呼應(yīng)顯旨：首尾呼應(yīng)。 5.要處揭旨：在內(nèi)容重大轉(zhuǎn)換處揭示主旨，“立片言以居要，乃一篇之警策”。 6.小標(biāo)題顯旨：主旨分解，用小標(biāo)題（段旨句、條旨句）顯示，一線貫通。,三、選擇材料,1.涵義 2. 選材要求 確鑿 切題 典型 新穎 3. 材料處理方法 (1)類化法(案例報告) (2)篩選法

6、 (3) 濃縮法(壓縮材料 去粗取精) (4)截取法,四、安排結(jié)構(gòu),（一）涵義 即是公文的謀篇布局.（二）法定公文正文結(jié)構(gòu)的總要求 是以標(biāo)準(zhǔn)程式結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，輔之以段式結(jié)構(gòu)、層次(邏輯) 結(jié)構(gòu)和文面結(jié)構(gòu)等形式的綜合運(yùn)用?？傄螅?層次清晰、段落分明、 主次恰當(dāng)、詳略適宜、 開頭簡潔、結(jié)尾明確、 過渡自然、呼應(yīng)緊密。,（三）公文結(jié)構(gòu)的

7、基本內(nèi)容,1.標(biāo)題 (通常有四種形式)(1)公文式標(biāo)題 發(fā)文機(jī)關(guān)—事由—文種 國家測繪局關(guān)于北京P公司制作銷售非法導(dǎo)航電子地圖事件的通報 國家經(jīng)委印發(fā)《 關(guān)于貫徹〈 中華人民共和國優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品獎勵條例〉的補(bǔ)充規(guī)定》的通知四川××藥業(yè)股份有限公司關(guān)于在2011年××省基層醫(yī)衛(wèi)生機(jī)構(gòu)基本藥物集中采購中對××系列產(chǎn)品進(jìn)行分組議價的請示,(2)新聞式標(biāo)題,單標(biāo)題《藥品銷售中回扣

8、現(xiàn)象嚴(yán)重》；雙標(biāo)題《艱苦的拼搏 豐碩的成果——XX2013年工作總結(jié)》(3)四項式標(biāo)題 發(fā)文機(jī)關(guān)—時限—事由—文種《XX公司2014年某某工作要點(diǎn)》《XX市公司2012年內(nèi)訓(xùn)工作總結(jié)》,(4)規(guī)范性文件標(biāo)題 施行范圍—事由-文種,《上海XX股份有限公司董事會章程》《河北省城鄉(xiāng)規(guī)劃監(jiān)督管理文書格式的規(guī)定》 《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《某公司辦公電腦管理與使用辦法》,【補(bǔ)充】公文標(biāo)題擬制中常見問題,1. 表示事由的用

9、詞涵蓋范圍太寬或太窄補(bǔ)充企業(yè)流動資金的通知——補(bǔ)充企業(yè)資金的通知 向災(zāi)區(qū)捐贈物質(zhì)的通知——向災(zāi)區(qū)捐贈衣物的通知 2.文種使用存在的問題 案例缺少文種對外正式行文使用非法定文種文種重疊\生造\錯用\混用文種作為公文標(biāo)題,3. 用語不規(guī)范（1）搭配不當(dāng) 《 XX關(guān)于堅決制止和清理公路兩側(cè)違章建筑物的通知》 《 XX關(guān)于開展會計工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)考核制度的通知》（2）語序不當(dāng) 《 XX關(guān)于組織青少年支援甘肅采集樹種

10、的通知》,（3）成分殘缺 《 XX關(guān)于切實(shí)做好接收安置災(zāi)民的通知》 ——缺賓語（4）成分多余 《 XX關(guān)于做好安全生產(chǎn)各項準(zhǔn)備工作若干問題的通知》——完整的述賓詞組；《 XX關(guān)于開展評選XX先進(jìn)的通知》 ；（5）介詞“關(guān)于”“對”重用；,4. 文字欠簡潔 一般20——30字 《 XX關(guān)于給不顧個人安危與盜竊犯頑強(qiáng)搏斗的XXX同志記功表彰的通報》改為:《 XX關(guān)于給予XXX同志記功獎勵的通報》報請性詞語“上報、呈報

11、、申請、請示、請求“與相關(guān)文種重用5.批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性公文標(biāo)題的簡化(1) 省略: 省去中間環(huán)節(jié)，盡量直轉(zhuǎn)而避免層層轉(zhuǎn)發(fā)(2) 壓縮: 壓縮介詞“關(guān)于”和重疊文種,(3) 摘要: 《 XX科技集團(tuán)公司第四研究院轉(zhuǎn)發(fā)XX科技集團(tuán)公司轉(zhuǎn)發(fā)國防科工委關(guān)于航天四院XXXX項目的批復(fù)的通知》——《 XX科技集團(tuán)公司第四研究院轉(zhuǎn)發(fā)航天四院XXXX項目批復(fù)文件的通知》 《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)人事部財政部關(guān)于調(diào)整機(jī)關(guān)、事業(yè)單位工

12、作人員工資標(biāo)準(zhǔn)和增加離退休人員離退休費(fèi)三個實(shí)施方案的通知》,6.公文標(biāo)題中的標(biāo)點(diǎn)符號的正確使用,（1）公文標(biāo)題一般不用標(biāo)點(diǎn)符號, 但以下情況應(yīng)該使用:法律、法規(guī)、書刊名稱用書名號；某些表示特定意義的縮略語、專用詞語用引號；須加注釋或補(bǔ)充詞語的地方使用括號。（2）可以不用標(biāo)點(diǎn)符號的情況：XX關(guān)于印發(fā)XX院2005年質(zhì)量工作要點(diǎn)的通知關(guān)于下發(fā)XX院2005年質(zhì)量監(jiān)督實(shí)施計劃的通知,【補(bǔ)充】 撰寫簡潔明了的公文的要點(diǎn),主語與賓語

13、分明：二者之間的距離越近，文章越簡潔有力。（單句）呈現(xiàn)具有視覺效果的內(nèi)容（人工語言：圖表類、照片、插圖）。以文獻(xiàn)作為說服他人的依據(jù)（引用方式，簡化注釋方式用夾注；充分利用附件）。條列式撰寫：不僅是美觀，而是簡明的公文的最佳表現(xiàn)方式，將重點(diǎn)逐一列出，注意作好歸納工作。注意序號規(guī)范。避免模棱兩可的措辭：如“住在市中心的職員以及特約人員務(wù)必提出報告”可有幾種理解。,避免錯誤的表現(xiàn)方式：“以后后悔也來不及了”；“我的公司是位在城東的公司

14、” 。正確使用標(biāo)點(diǎn)符號——有國家標(biāo)準(zhǔn)。有效使用連接詞：越少越好，是撰文的基本原則。先從結(jié)論寫起。事實(shí)與個人意見要劃分清楚。正確使用表示區(qū)間的用語（界限閾）（未滿、超過、以外、以上、以下、之前、之后）準(zhǔn)確使用公文用語，如“遺憾的是，盡管…也無法達(dá)到本公司的要求”；“很難得、如蒙……”。,2. 開頭,（1）寫明本文主旨確立的途徑 來自于機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo) ：經(jīng)研究決定…… 來自于工作實(shí)踐 ：最近…… 來自于黨和國家以及上級文件

15、和貫徹落實(shí)有關(guān)會議精神 ：文件名稱和文號、會議名稱及主題,（2）公文開頭常見形式——開門見山，簡潔為佳,1.說明根據(jù): 根據(jù) \按照\遵照：根據(jù)……文件精神，現(xiàn)將XX報告如下：2.直陳目的: 為了\為 3.交代原因: 鑒于廳機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)變動,現(xiàn)對XX領(lǐng)導(dǎo)小組成員進(jìn)行調(diào)整…… 4.概述情況： 簡明扼要按時間順序或事件發(fā)展介紹 5.引述來文： 答復(fù)性公文的開頭需要先引來文標(biāo)題，后引發(fā)文字號6.表明態(tài)度（闡明觀點(diǎn)）：針對轉(zhuǎn)發(fā)性公務(wù)

16、文書或有關(guān)事項、會議表明態(tài)度，作出評價，提出看法和要求。,（3）公文開頭常見問題分析,開頭不簡【案例】 XX關(guān)于XX單位工會委員會委員分工的請示 XX工會工作委員會： XXXX年X月X日， XX單位召開了第X屆會員、職工代表大會，經(jīng)民主推薦，充分醞釀，采取差額選舉辦法，無記名投票方式，選舉產(chǎn)生了XX單位第X屆工會委員會。閉會后，黨委書記XXX同志主持召開了第X屆工會委員會第一次會議，進(jìn)行了各委員的分工

17、，并采取舉手表決方式，推選XXX同志為第X屆工會委員會主席。各位委員分工如下：……評析：無需將整個換屆選舉情況交代,【案例】四川省××科學(xué)院關(guān)于 開展2012年度院目標(biāo)績效考核工作的通知,院屬各單位、機(jī)關(guān)各處室： 經(jīng)研究，院2012年度目標(biāo)績效考核工作，定于2012年12月18—19日，在院機(jī)關(guān)多功能廳集中考核院屬各所（中心）、處（室）2012年度目標(biāo)績效任務(wù)執(zhí)行情況，并銜接2

18、013年目標(biāo)績效任務(wù)?，F(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下。評析：以上內(nèi)容與下文重復(fù)，可以簡化為： 經(jīng)研究，我院2012年度目標(biāo)績效考核工作定于2012年12月18—19日進(jìn)行。 現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下。,【案例】 XXXX關(guān)于在全公司 開展“關(guān)愛職工”活動的通知 為認(rèn)真貫徹公司××會議精神，堅持以人為本，進(jìn)一步落實(shí)群眾觀點(diǎn)，充分關(guān)愛職工，不斷調(diào)動職工的積

19、極性和創(chuàng)造性，構(gòu)建和諧企業(yè)，促進(jìn)公司各項任務(wù)的全面完成，經(jīng)公司黨委研究決定，在全公司開展“關(guān)愛職工”活動。分析：大帽子太多。可改為 為貫徹公司××會議精神, 經(jīng)公司黨委研究決定，在全公司開展“關(guān)愛職工”活動。,邏輯不嚴(yán)【案例】 XX關(guān)于調(diào)整XX工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員的通知 根據(jù)院實(shí)體化改革的需要，因院機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)調(diào)整，為加強(qiáng)對XX工作的領(lǐng)導(dǎo)，現(xiàn)對XX工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員調(diào)整如下……評析：

20、這里“院實(shí)體化改革”和“為加強(qiáng)對XX工作的領(lǐng)導(dǎo)”不是調(diào)整XX工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員的直接原因，沒有內(nèi)在邏輯關(guān)系，應(yīng)改為： “鑒于院機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)調(diào)整，現(xiàn)對XX工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員調(diào)整如下”,3. 段落,段落要求：單一、 完整、 有序、 合理段旨句 (條旨句) 說明段落中心思想（一般是段落的第一句或最后一句話）。支撐句用來描述、解釋或強(qiáng)化主題。【案例】 一個社會審計報告是關(guān)于公司表現(xiàn)的報告（段旨句）這樣的報告可

21、以公司自己寫或由外部組織來寫。許多公司在他們的年報上發(fā)布他們的社會審計結(jié)果。再有，審計報告還描述工作環(huán)境的安全、工作平等和項目合理。 （支撐句）,4. 層次（意義段）,（1）縱向結(jié)構(gòu) 按時間或事理、內(nèi)容深化的過程，常見三種情況：直敘（連貫）式 ： 按事情發(fā)生時間或發(fā)展經(jīng)過體現(xiàn)事物的過程性。如內(nèi)容單純、敘事性強(qiáng)、時間性強(qiáng)的調(diào)查報告、事故報告、批評表彰通報等。,【案例】 某公司關(guān)于 “4.1

22、2”汽車相撞事故的報告,事故發(fā)生經(jīng)過，搶救乘客、財產(chǎn) 及現(xiàn)場處理情況 ↓ 造成的損失統(tǒng)計 ↓ 事故原因、責(zé)任 ↓ 善后工作及采取的安全措施,遞進(jìn)式： 按事理內(nèi)在聯(lián)系和邏輯發(fā)展順序，或?qū)τ谑挛锏恼J(rèn)識過程來安排層次，每層之間是

23、縱深關(guān)系。請示、報告、總結(jié)、計劃、會議紀(jì)要常用此形式。 敘事——說理——結(jié)論 提出問題——分析問題——解決問題 重點(diǎn)在結(jié)論或解決問題部分。因果式: 按先果后因—— 按先因后果——,（2）橫向結(jié)構(gòu) 按照事物空間位置的變換,或材料的性質(zhì)或內(nèi)容特點(diǎn)的不同來排列的層次。 并列（簡單例舉）式 將全文內(nèi)容分成若干層次，并列分條列項。一般條文式規(guī)范性文件、合同、綜合性總結(jié)、報告、計劃等公文

24、常用此結(jié)構(gòu)。,【案例】某單位關(guān)于環(huán)保檢查工作的報告,一、領(lǐng)導(dǎo)重視，各方配合，檢查力量組織落實(shí)二、廣泛宣傳，重視輿論，強(qiáng)化全員環(huán)保意識三、重點(diǎn)突出，方法得當(dāng)，檢查工作不搞形式四、政策逗硬，獎懲分明，樹立樣板促優(yōu)扶劣五、建章立制，綜合治理，推動環(huán)境保護(hù)工作,總分式 先總后分，或先分后總，全文眉目清楚，條文輻射式展開，體現(xiàn)領(lǐng)屬關(guān)系或整體與部分的關(guān)系。如通知、會議紀(jì)要、工作總結(jié)、綜合性報告等常用此結(jié)構(gòu)。,（3）縱橫綜合結(jié)構(gòu)

25、 【案例】 某市人民政府關(guān)于 嚴(yán)厲打擊加工銷售注水豬肉非法行為的通知,提出問題： 當(dāng)前加工、銷售注水豬肉不法行為十分猖獗 ↓ 加工、銷售注水豬肉不法行為危害極大 ↓ ↓ ↓ 分析問題： 侵害群眾利益

26、 破壞川豬聲譽(yù) 擾亂市場秩序 解決問題： 采取有力措施堅決打擊……的不法行為 ↓ ↓ ↓ ↓ 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo) 綜合治理 輿論監(jiān)督 嚴(yán)禁加工…… 等7項措施,,,↓,

27、,公務(wù)文書文面層次(文面結(jié)構(gòu)類型),篇段合一式 分段（兩段、三段、多段）式條文式 （章斷條連 ）總分條文式 分部式貫通式（如禮儀性文書）,5. 結(jié)尾常用體現(xiàn)文種要求的公文專用語,（1）自然式：意盡文止。（2）號召式：講話稿（3）祈使式：（4）強(qiáng)調(diào)式：對文中闡述的措施、意見提出具體落實(shí)意見。（5）總結(jié)式：綜上所述……（6）補(bǔ)充說明式：生效時間、細(xì)則制定、有關(guān)文件的關(guān)系等的說明等。,【補(bǔ)充】國外總結(jié)的文件寫作結(jié)構(gòu),時

28、間順序——突出事件發(fā)展脈絡(luò)分類結(jié)構(gòu)——關(guān)注事件范圍問題（機(jī)會）——行動——結(jié)果問答形式視覺設(shè)計書撐式的 “不”附帶備選方案的“不”圓滑的“不”直接的“不”（后面4種用來說“不”或者傳遞壞消息）,規(guī)定：引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。如在一份公文中多次引用同份公文，先完整引用，再注明簡稱. 【案例】根據(jù)國務(wù)院的通知精神根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于……通知》精神根據(jù)（國發(fā)〔2006〕ｘ號）精神根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于……的

29、通知》（國發(fā)〔2006〕ｘ號）精神根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于……的通知》（國發(fā)〔2006〕ｘ號，以下簡稱《通知》）精神,五、草擬審核公文應(yīng)注意的幾個規(guī)則第一個規(guī)則：引用公文的規(guī)則,引用:領(lǐng)導(dǎo)指示: 確定是否正式傳達(dá)，可以使用附件引出，不能隨便說。,【案例】2006年×××市長因市場安全等原因曾指示市政府有關(guān)部門多次與我單位協(xié)調(diào)××市場業(yè)態(tài)調(diào)整問題，建議我單位將該市場遷至三環(huán)路以外?！景咐?/p>

30、】我公司已將調(diào)整公司所屬部分區(qū)域控制性規(guī)劃用途的請示報省、市政府，并得到了省、市政府領(lǐng)導(dǎo)的批示和支持。,第二個規(guī)則：標(biāo)注附件的規(guī)則,公文附件分為:主體性\補(bǔ)充說明性\支撐性附件規(guī)定:附件的序號和名稱前后標(biāo)識要一致，使得效力一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，則在附件左上角第1行頂格處標(biāo)注公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）第三個規(guī)則：標(biāo)注聯(lián)系方式的規(guī)則規(guī)定：請示應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話； 通知、函等公文，

31、聯(lián)系方式書寫的位置無規(guī)定，可靈活。,第四個規(guī)則：運(yùn)用數(shù)字的規(guī)則,問題：1.漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字混用；2.不了解數(shù)字運(yùn)用的規(guī)則?！景咐繒h定于十月六日,上午8:30-12時,下午2:30-5時召開?！景咐恳?、會議議題： 1、宣傳《決定》精神； 2、領(lǐng)會市委、市政府提出的各項奮斗目標(biāo)和發(fā)展藍(lán)圖；,數(shù)字的正確運(yùn)用,用阿拉伯?dāng)?shù)字（1）表示時間；（2）表可以統(tǒng)計的數(shù)字。用漢字：層次序數(shù)：一、 （一）

32、 1. （1）；農(nóng)歷：用漢字；慣用語、縮略語、具修辭色彩的數(shù)字：用漢字，如：第三、星期一、九三學(xué)社、八五計劃、七上八下等臨近兩個數(shù)字連用表示概數(shù)用漢字，如：五六十人；用帶“幾”的方法表示概數(shù)用漢字：五十幾個人；1---9的個位數(shù)可選擇，但應(yīng)照顧上下文，求得局部體例上的一致.【案例】關(guān)于社會治安問題，本月我局在網(wǎng)上搜集到了６（六）條意見【案例】關(guān)于社會治安問題，上個月，我局在網(wǎng)上搜集到１９條意見，這個月的第一個星期

33、，我局在網(wǎng)上搜集到６條意見。,數(shù)字的運(yùn)用,阿拉伯?dāng)?shù)字一般不與單位“百、千”連用，但盡量使用單位“萬、億”?！景咐?5百元、5千元，最好寫成500元，5000元；50000元，500000000元—最好寫成5萬元，50萬元，5億。黨政公文成文時間的寫法要求一致用阿拉伯?dāng)?shù)字。關(guān)于間隔號的問題：　以日月表示事件、節(jié)日等的簡稱，有些一定要用間隔號，以避免歧義，否則可以不用：　凡涉及一月、十一月、十二月，應(yīng)當(dāng)將月和日的數(shù)字用間隔號隔開

34、，如： 一·一八事件　一一·九案件　一二·九運(yùn)動 五一二地震　九一三事件　十一國慶節(jié),第五個規(guī)則：稱謂使用的規(guī)則,人物、機(jī)構(gòu)、事物名稱在書寫上不要出現(xiàn)錯誤；對同一人物、機(jī)構(gòu)、事物的稱謂要統(tǒng)一、前后一致；稱謂要規(guī)范，人物稱謂一般應(yīng)姓名在前，職務(wù)在后。應(yīng)使用權(quán)威部門公布的規(guī)范簡稱（人民銀行——人行總行、中央銀行、央行、人總行）需要簡稱，應(yīng)先寫全稱，再注明簡稱。,五、發(fā)文的審核與簽

35、發(fā),（1）擬稿——（2）審核（會商）——（3）簽發(fā)——（4）復(fù)核——（5）繕印、校對——（6）用?。ê炇穑?）發(fā)文登記——（8）核發(fā)——（9）辦畢文書的處置,1.發(fā)文審核,由辦公室審核。 審核重點(diǎn)： 是否需要行文、行文方式是否妥當(dāng)、 是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求， 公文格式是否規(guī)范。2.簽發(fā)(1)簽發(fā)種類 正簽、代簽、草簽、會簽、加簽（核簽）(2)簽發(fā)要求分層簽發(fā)先核后簽原則簽發(fā)：發(fā)文意見、簽發(fā)者