檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)課件

1、《檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)》,講解人： 霍城縣檔案局,陳建萍,第一節(jié): 編纂、檔案文獻(xiàn)編纂、編研,二、編纂的涵義,一、檔案文獻(xiàn)的涵義,作為詞匯出現(xiàn)的時間而言，編纂的歷史要遠(yuǎn)遠(yuǎn)早于編研，從詞義上看，編纂是指將零散的材料集結(jié)成冊，強(qiáng)調(diào)對現(xiàn)有材料內(nèi)容的整理和編排，將檔案原文公布或出版。,檔案文獻(xiàn)這一術(shù)語是指刊載檔案原文或以 揭示、報道、摘編及綜述檔案信息為基本內(nèi)容的各種出版物。,,檔案文獻(xiàn)編纂是編纂者按照一定的題目要求，對檔案信息進(jìn)行搜集

2、、篩選、審核、加工、整序、評介，以檔案文獻(xiàn)出版物的形式向社會用戶提供檔案文獻(xiàn)信息的工作。,,三、檔案文獻(xiàn)編纂的定義,,四、編纂與編研,,有關(guān)“編研”一詞在檔案界的興起，一般認(rèn)為始于上個世紀(jì)50年代末，主要指對檔案內(nèi)容進(jìn)行“編輯、研究”之意，1960年在檔案專業(yè)刊物《檔案工作》上使用了“編研工作”這一術(shù)語，,（一）、檔案編研定義：,指以館(室)藏檔案為主要對象，以滿足社會利用檔案需要為主要目的，按照一定的題目，對檔案信息進(jìn)行

3、不同程度和不同方式的加工。,(二)、檔案編研的主要內(nèi)容：,1、檔案史料和現(xiàn)行機(jī)關(guān)文件匯編； 2、編輯檔案文獻(xiàn)匯編； 3、編寫檔案參考資料； 4、編史修志。,1980年在中共中央、國務(wù)院批轉(zhuǎn)的文件中使用了“編研”一詞，與編纂相比，檔案編研更易于理解，而且強(qiáng)調(diào)了對檔案內(nèi)容的研究。,五、檔案編研工作的意義,1、檔案編研工作是檔案館、室主動地、系統(tǒng)地、 廣泛地開展提供利用服務(wù)的一種方式。,2、開展檔

4、案編研工作是提高檔案館、室工作水 平的一個重要途徑。,3、開展檔案編研工作是保護(hù)檔案原件和長遠(yuǎn)流 傳檔案史料的一種措施。,,六、檔案編研工作的要求,,1、政治方向正確2、史料真實3、內(nèi)容充實4、體例系統(tǒng) 體例上的系統(tǒng)，是指將檔案材料按其內(nèi)在聯(lián)系組成一個有機(jī)整體，在內(nèi)容上條理分明、上下聯(lián)系、合乎邏輯，在編排體例上科學(xué)地劃分章節(jié)或分類，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、形成體系。,第二節(jié)、檔案編研工作的內(nèi)容和要求,一、現(xiàn)行文

5、件匯編和檔案文摘匯編,(一)現(xiàn)行文件匯編 現(xiàn)行文件匯編的種類很多，下面介紹檔案館、室常用的幾種。1、發(fā)文匯編 發(fā)文機(jī)關(guān)將本機(jī)關(guān)的發(fā)文定期(通常按年度)集中成冊，即為發(fā)文匯編。,（1）一個機(jī)關(guān)的發(fā)文內(nèi)容不同、保管期限不同，立卷歸檔后往往分散在不同的案卷之中，發(fā)文匯編將本機(jī)關(guān)的全部發(fā)文集中起來，便于按文號查閱。,(二)會議文件匯編,將會議中產(chǎn)生的有一定參考利用價值的文件匯集成冊，即為會議文件匯編。要選擇在社會或機(jī)關(guān)發(fā)

6、展中有重大影響，在工作中有重要,（3）、發(fā)文匯編一般僅供本機(jī)關(guān)內(nèi)部使用，有些文件在形成匯編時仍具有一定的機(jī)密性或不宜公開，因此要加強(qiáng)對發(fā)文匯編的管理，對確實喪失機(jī)密性的匯編的公開提供利用。,（2）、編輯發(fā)文匯編時應(yīng)將本機(jī)關(guān)一定時期的 發(fā)文收集齊全。最好在發(fā)文時每件留出幾份， 除一份連同定稿立卷歸檔外，其他用于編輯發(fā) 文匯編，匯編內(nèi)文件按發(fā)文號順序排列。,,,會議文件匯編不需要收錄一次會議的全部文件，要選擇能夠反映會議

7、基本情況，具有查考價值的文件加以匯編，可考慮收錄會議通知、代表名單、會議議程、工作報告、領(lǐng)導(dǎo)人重要、大會重要發(fā)言、提案選舉結(jié)果及會議通過的決議、紀(jì)要、公報以及會議簡 報等。,作用的會議編制文件匯編?？梢詫⒁淮螘h的文件匯集成冊，也可以將同一種會議的若干屆會議文件匯成一冊，但不可將不同性質(zhì)會議產(chǎn)生的文件匯編成一冊。,,檔案館、室還可根據(jù)需要編輯各種專題文件匯編，如規(guī)章制度匯編、工作規(guī)范匯編、調(diào)查研究文件匯編、學(xué)術(shù)文件匯編

8、、范例文件類匯編、專門業(yè)務(wù)文件匯編、成果材料匯編等，這些專題文件匯編在選材上一要專，不要把其他問題的文件混雜其中。二要精，制度，規(guī)范類匯編要信息選擇正式下發(fā)的、現(xiàn)實有效的文件、調(diào)研、學(xué)術(shù)、范例、成果類匯編則要注意選擇具有較高參考價值、學(xué)術(shù)價值的文件，專題匯編內(nèi)文件可根據(jù)內(nèi)容特點(diǎn)分類或按時間順序排列。,,(三)其他專題文件匯編,第三節(jié)：大事記,定義：大事記亦稱大事年表，是以時間為線索記載一個地區(qū)、一個機(jī)關(guān)、一個專題、一個

9、歷史階段發(fā)生的重大事件(事實)的書面材料。,一、《大事記》的種類有哪幾種？,1、按照大事記所反映的客觀對象性質(zhì)的不同，可 分為國家大事記、地區(qū)大事記、機(jī)關(guān)大事記、 企業(yè)大事記和人物大事記。2、按照大事記記事范圍的不同，可分為綜合大事 記和專題大事記。3、按照大事記正文形式的不同，可分為文字?jǐn)⑹?式與表格式兩種。,,二、編寫大事記大事時間的編寫應(yīng)注意哪幾個問題：,,1、大事時間必須考證、換算準(zhǔn)確、標(biāo)識明晰、

10、 竭力避免錯誤以及含混不清。,4、按照大事記印行和使用方式不同，可分為單行 本和作為其他作品的一部分或附錄兩種。,2、大事時間應(yīng)該標(biāo)識具體，盡量寫全年、月、 日，必要時甚至應(yīng)該寫出時、分、秒。,3、某些大事持續(xù)時間較長，并且在大事記中作 為一個條目編寫，其時間可以概括書寫，也 可以標(biāo)明起止日期。,4、大事時間一般應(yīng)以公元紀(jì)年為準(zhǔn)，否則應(yīng)注 明其他紀(jì)年形式，免去讀者換算之勞。,三、結(jié)構(gòu),,大事記的基

11、本結(jié)構(gòu)由時間、內(nèi)容(大事記述)和注釋三部分組成，其中時間和內(nèi)容是大事記的主干，注釋可根據(jù)需要注明重要材料出處，解釋特定或易產(chǎn)生歧義的名詞及說明的情況,編寫或出版大事記匯集，可視匯編寫目的、年限和利用范圍等實際情況，設(shè)置前言、目錄。,四、機(jī)關(guān)大事記的具體選材范圍大體包括以下 十八個方面：,1、本機(jī)關(guān)黨、政、業(yè)務(wù)部門召開的重要會議。2、本機(jī)關(guān)黨、政領(lǐng)導(dǎo)同志的重要活動。3、本機(jī)關(guān)重要的決定、決議、規(guī)劃、部署。4、本機(jī)關(guān)的機(jī)構(gòu)建

12、立、撤銷、職能和隸屬關(guān)系 的變化(本機(jī)關(guān)更改名稱，啟用印信情況)。5、本機(jī)關(guān)黨政主要領(lǐng)導(dǎo)成員的任免、獎懲。6、本機(jī)關(guān)完成的重大任務(wù)或取得的重大科研成果。7、本機(jī)關(guān)及所轄范圍內(nèi)的重大災(zāi)情和事故。8、上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對本機(jī)關(guān)的重要指示和檢查活動。,9、報刊記載、電臺、電視臺播放本機(jī)關(guān)的重要新 聞(包括表揚(yáng)和批評)，發(fā)表本機(jī)關(guān)的文章、作 品。10、黨和國家以及上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的重大方針、政 策、法律、法規(guī)、規(guī)章制度的

13、執(zhí)行情況。11、上級機(jī)關(guān)給予本機(jī)關(guān)的獎勵和處罰的情況。12、本機(jī)關(guān)地址遷移、內(nèi)部職能部門和臨時機(jī)構(gòu) 及人員編制增減情況。,13、本機(jī)關(guān)外事活動情況。14、本機(jī)關(guān)制訂、頒發(fā)的條例、規(guī)定、辦法、細(xì) 則等規(guī)章和規(guī)范性文件情況。,15、本機(jī)關(guān)重要建筑工程開工、竣工及產(chǎn)權(quán)變更 情況。,16、本機(jī)關(guān)重要設(shè)備、儀器購置及產(chǎn)權(quán)變更情況。17、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動的基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計 情況。18、其它具有重大意義或查

14、考價值的大事、要事。,五、編寫人員,大事記由本機(jī)關(guān)辦公，秘書部門指定的專人編寫，檔案干部對大事記的編寫要給予幫助和指導(dǎo)，必要時檔案人員也可參與編寫。,六、編寫原則,尊重歷史、尊重事實，不加評論，簡明扼要。,七、編寫要求,1、觀點(diǎn)正確，用材真實，取舍得當(dāng)。2、大事突出，要事不漏，小事不要。3、層次清楚，一事一條。4、語言簡煉，切忌冗（rong）長。,八、編寫方法,1、大事記的內(nèi)容編排應(yīng)采用時間——問題進(jìn)行 記述，即嚴(yán)格按照

15、事件發(fā)生的時間順序，逐年、 逐月、逐日、逐條的記述。2、辦公、秘書部門所指定的專人要隨時記載，定 期收集(每月一次或每季度一次)，分段編寫， 年終匯總。3、大事記書寫格式：,⑵ 某月某日，空二格書寫，獨(dú)自一行，以求醒目。⑶ 大事記內(nèi)容的記述在“某月某日”下一行空二 格書寫?；匦许敻駮鴮懀话阒坏揭粋€自然段。 若有兩個以上自然段，每段段首空二格，回行 頂格書寫。,⑴ 以年為單位，公元紀(jì)年(全稱)居

16、中，跨年度 另起一頁，不接續(xù)。,,4、大事發(fā)生的時間，一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫， 大事記內(nèi)容記載中所有數(shù)字，以國家書、報刊 使用數(shù)字統(tǒng)一規(guī)定為準(zhǔn)。,⑴ 時間記載要確切，一般應(yīng)寫明年月日，特殊情 況根據(jù)需要應(yīng)寫明時分甚至秒，年份均用全數(shù)， 如“1991年”，不得寫成“91年”。⑵ 大事記的時間切忌用“最近、近日、月初、月 底、上旬、下旬”等不確切的時間詞語表示。⑶ 大事記發(fā)生的

17、時間如不準(zhǔn)確，除需考證外，現(xiàn) 行大事排列,日期不清者附于月末、月不清者附 于年末、年不清者一般不于記載。,6、大事發(fā)生的時間、地點(diǎn)、過程、結(jié)果等記載應(yīng)準(zhǔn)確、簡明扼要，大事涉及的人物，一般應(yīng)寫全姓名、職務(wù)，必要時注明性別、國籍等，機(jī)構(gòu)名稱使用簡稱時，應(yīng)先用全稱，并加以注明。,5、大事時間,第四節(jié)、專題概要,一、定義：“專題概要”是用文章敘述形 式，簡要地說明和反映某一方面的工作， 生產(chǎn)或

18、某種社會現(xiàn)象的產(chǎn)生，發(fā)展變化的 史料型號參考資料。,二、專題概要的基本結(jié)構(gòu)和編寫程序,“專題概要”的選題對象，大體有述人、述事、述物和天地自然 四個方面，根據(jù)不同的專題對象和內(nèi)容，“概要”可采用不同的具體名 稱,如“概述”、“概況”、“簡介”、“集萃”等。,（一）、“專題概要”的基本結(jié)構(gòu)和編寫程序是：,1、“題名” “專題”名稱加“概要”名稱，題名之下編者署名和日期，有的還應(yīng)注明密級。2、總體概述 簡略介紹本

19、專題的概貌、性質(zhì)、特點(diǎn)、影響、作用及所反映的時空范圍、材料源、篇幅大的，可專設(shè)“前言”進(jìn)行概述，篇幅小的，可用一段文字簡述。,4、附件 凡能說明本專題對象基本情況的圖、表、文獻(xiàn)材料等，按重要程度，依次附于全文末尾，也可直接插入正文的相關(guān)部分。,② 詳細(xì)介紹本專題對象的價值、效益、作用和社 會影響(包括危害性)。③ 概要地指出本專題對象的發(fā)展方向或可能的趨 勢。,3、正文 一般分三個層次敘述：①

20、全面系統(tǒng)地敘述本專題對象發(fā)展，發(fā)展的歷史、 過程和現(xiàn)狀或結(jié)果。,1、確定專題要以社會需要和實藏檔案資料的實際 情況出發(fā)，內(nèi)容敘述要緊扣專題，全面系統(tǒng)， 做到“概”而不漏，“詳”而不濫，征引、措 詞要準(zhǔn)確貼切，簡練通達(dá)。2、表現(xiàn)形式上，要文字和照片、圖、表相結(jié)合， 做到圖文互補(bǔ)，以增強(qiáng)“概要”的真實感和利 用效果。3、對個體、群體對象，要分別采用不同的寫法， 個體即以一人、一事、一物、一地為

21、對象，敘述 時可稍詳細(xì)。群體即以若干性質(zhì)相似的個體組成 的系列為對象(如同類產(chǎn)品，一組文物，某一流,（二）、編寫專題概要應(yīng)注意的問題,4、項目設(shè)置要從專題所反映的內(nèi)容實際出發(fā)。正 文中所列三個層次的項目僅就一般情況而言， 具體到某個專題對象，則要根據(jù)內(nèi)容實際，決 定項目的設(shè)置，處理好項目的分、合、交叉和 省略。,派的人物，一組風(fēng)景點(diǎn)等)，則可在敘述共同點(diǎn)的前提下，分別介紹各個體的特性，以避免重復(fù)敘述。,

22、三、專題概要題材種類：,（一）、組織沿革（二）、人物簡介（三）、會議簡介（四）、歷史事件簡介（五）、自然災(zāi)害簡介（六）、礦藏資源簡介,（七）、景觀簡介（八）、科研成果簡介（九）、產(chǎn)品簡介（十）、基建、設(shè)備簡介（十一）、管理經(jīng)驗簡介,（一）、組織沿革,定義： 組織沿革也叫組織機(jī)構(gòu)沿革，是全面、系統(tǒng)地記述和反映某一地區(qū)、某一系統(tǒng)、某一單位組織機(jī)構(gòu)演變情況的三次檔案文獻(xiàn)，也可以說，組織沿革是專門的組織

23、機(jī)構(gòu)演變?yōu)轭}的檔案參考資料。,1、組織沿革的內(nèi)容要素和編寫體例,“組織沿革”的內(nèi)容包括：包括組織成立、調(diào)整、合并、撤銷、復(fù)建、組織性質(zhì)、職能、隸屬關(guān)系、人員編制、主要負(fù)責(zé)人任免、升遷、調(diào)轉(zhuǎn)、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置等方面的情況并將其沿襲，變革反映清楚，而不涉及組織所進(jìn)行的具體實踐活動方面的情況。,,2、組織沿革的體例常見的有四種：,,其一，編年法。是以年度為編寫單元，以年度先后為順序，逐年編列組織沿革的方法，以編年法寫成的組織沿革也

24、可視為組織沿革為專題的大事記，有時亦可稱為組織年表、職官年表，按照編年法對組織沿革作文字?jǐn)⑹龌蚓幹票砀?，便于查到某一年的全部機(jī)構(gòu)情況，但不便于查到某一內(nèi)部機(jī)構(gòu)歷年系統(tǒng)情況，對于內(nèi)部機(jī)構(gòu)變化較頻繁的單位，編寫組織沿革時尤其適合采用編年法。,其二，系列法。是以單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)為主線，每一內(nèi)部機(jī)構(gòu)的沿革能連續(xù)地自成系列地得到記述的方法，按照系列法制表，既便于查到某年單位內(nèi),全部機(jī)構(gòu)的情況，也便于看清某內(nèi)部機(jī)構(gòu)歷年系統(tǒng)情況，對于內(nèi)部

25、機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定的單位，編寫組織沿革時尤其適合采用系列法。其三，階段法。即根據(jù)機(jī)關(guān)發(fā)展史上的重要變化環(huán)節(jié)，把機(jī)關(guān)的歷史分為若干自然的階段，在每一階段里采用以機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)(系列)為主線的方法進(jìn)行編寫。這種體例包括“階段——系列——時間”三個層次，它保留了“編年法”以時為序的原則和適應(yīng)多變的優(yōu)點(diǎn)，兼取了“系列法”以系列為主線、脈絡(luò)清楚的長處，而避免了它們的缺點(diǎn)，適用于編寫任何一級黨政機(jī)關(guān)的組織沿革。,（注）“階段法”組織

26、沿革的結(jié)構(gòu)和編寫程序“階段法”組織沿革由總題名、總序、目錄、正文、列圖五個部分內(nèi)容構(gòu)成。1、總題名，包括標(biāo)題、起止時間、編者，置于封面或全文之首。如：××××組織沿革××年××月——××年××月××檔案室編2、總序，置于目錄之前。如不設(shè)目錄，置于總題名之下，正文之前。要說明編寫目的

27、、體例、材料,,其四，問題法。是將單位機(jī)構(gòu)沿革情況進(jìn)行全面分析和歸納為若干個問題，并以問題作為文字記敘的基本框架的方法。,3、目錄，置于卷序之后，正文之前，每一階段(機(jī)關(guān)名稱加起止年月)為一條目。如有圖示、表格、條目上應(yīng)注明“附圖”、“附表”或?qū)D表單設(shè)條目，機(jī)關(guān)時間短，階段少的也可不設(shè)“目錄”。,來源、本機(jī)關(guān)的性質(zhì)和主要職能及歷史沿革概況。,4、正文,按階段先后編排，每一階段的內(nèi)容及順序是：,階段名稱。寫出該階段機(jī)關(guān)全稱，注

28、明起止 日期。小序。說明該階段本機(jī)關(guān)起止的背景、性質(zhì) 和主要職能、隸屬關(guān)系、人員編制及其他有 關(guān)問題。,③組織系統(tǒng)。按工作性質(zhì)、重要程度依次編列機(jī)關(guān) 在這一階段的各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，并分別寫 明起止時間、性質(zhì)和主要職能、隸屬 關(guān)系及其變化情況。領(lǐng)導(dǎo)成員。按照職務(wù)高低編制其領(lǐng)導(dǎo)成員、同等 職別的，以任職先后為序，并分別注

29、 明每個人的任期。5、附圖 化分階段的方法：各級黨政首腦機(jī)關(guān)，化分階段的主要標(biāo)志是歷屆黨員代表大會、人民代表大會和政治協(xié)商會，作為派出機(jī)構(gòu)的黨政首腦機(jī)關(guān)，因無代表大會，所以應(yīng)以機(jī)關(guān)名稱、內(nèi)部機(jī)構(gòu)、主要領(lǐng)導(dǎo)人、性質(zhì)和主要職能，隸屬關(guān)系的重大變化為,標(biāo)志來化分階段，各級黨政首腦機(jī)關(guān)直屬的行政和業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)，其建制、隸屬有關(guān)系、主要職能、領(lǐng)導(dǎo)成員有些是根據(jù)每一屆代表大會決定而發(fā)生變化(如省、市、縣

30、直廳、局、委、辦)，可隨同當(dāng)?shù)攸h、政首腦機(jī)關(guān)的換屆化分階段。,,（二）、人物簡介,人物簡介是反映某一范圍內(nèi)各入選人物基本信息的三次檔案文獻(xiàn)，也可以說，人物簡介是專門以某一范圍重要人物群體狀況為題進(jìn)行編寫的檔案參考資料。,人物簡介按每一入選人物為獨(dú)立單元進(jìn)行編寫，然后按一定順序(姓名筆劃、姓名拼音字母、出生年月、職務(wù)高低等)編排匯總而成，人物,眾多的綜合性人物簡介，也可先按職業(yè)分類，人物簡介的內(nèi)容一般可包括：姓名(字號)、性

31、別、生年(卒年)、籍貫、主要職務(wù)(職稱)、主要學(xué)歷、簡要經(jīng)歷、思想學(xué)說(主要事跡、突出成就)、代表性著作等。 編寫人物簡介是一項很有意義的工作，它對于進(jìn)行愛國主義教育，愛崗敬業(yè)教育，對于激勵士氣、尊重人才、促進(jìn)發(fā)展，有著特殊的作用，除了對在歷史上有特殊重要貢獻(xiàn)的人物可以單獨(dú)編寫傳略外，檔案館、室一般多采名人簡介匯集等形式對有所成就者予以記載與表彰。,（三）、重要會議簡介(是專題概要常用的形式之一,重要會議簡介是扼

32、要介紹一個地區(qū)、一個機(jī)關(guān)、團(tuán)體專業(yè)部門重要會議情況和史料型參考資料，它能為系統(tǒng)地研究黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體的工作和各種專業(yè)活動的發(fā)展歷史積累資料，為今后召開同類會議提供借鑒。,1、重要會議的標(biāo)準(zhǔn)和“簡介”的編寫程序 重要會議的標(biāo)準(zhǔn)，可以下列特征為鑒別：①全局性；②綜合性；③職能性；(即體現(xiàn)本機(jī)關(guān)、本專業(yè)基本職能的)；④屆次性。任何一個會議，只要具備上述特征之一，即可作為簡介對象。此外也有一些會議雖然不具備這四個特征，但

33、會,,各種會議的內(nèi)容和形式都不同，編寫“簡介”要因會而異，但是通觀各類會議的情況，大體可確定一個共同的編寫程序：,,a.標(biāo)題 ：由“會議名稱+簡介”組成，要說明時間斷 限或起止屆次，標(biāo)出編者署名和編寫日期。例如：中共××縣代表大會簡介(1-5屆)中共××縣 委機(jī)關(guān)檔案室編 2008年3月12日,議的內(nèi)容和

34、影響對一個地區(qū)、一個部門機(jī)關(guān)工作具有歷史意義，也可作為簡介對象。,2、前言 寫明被介紹會議的性質(zhì)、屆次數(shù)、內(nèi)容所涉及的范圍、編寫“簡介”的目的，材料的來源和完整可靠程度等。3、正文 按屆次或開會時間先后，分別依次介紹會議屆次名稱及召開的時間、地點(diǎn)、主持人或主席團(tuán)的組成，會議參加人員(包括代表名額分配和出席情況、列席范圍)，會議的開法和議程(包括學(xué)習(xí)的主要材料，代表的檔案和主要議題，會議的報告和

35、典型發(fā)言，開幕式和閉幕式的情況)，必要時還應(yīng)略述會議背景、會議產(chǎn)生的決議或決定、選舉或討論的結(jié)果，其他應(yīng)介紹的情況。,,對正文所介紹內(nèi)容的出處及有關(guān)問題需作說明的，分別標(biāo)明注釋序號，然后在正文之后集中依次加以注釋，也可在有關(guān)段、句后加括號注釋。,,5、編寫要求,(1)、分類纂輯、連續(xù)不斷，不同性質(zhì)而又有屆、次性的會議，如黨代會、人代會、政協(xié)會、工代會、團(tuán)代會、婦代會，各種專業(yè)學(xué)術(shù)年會等。其“簡介”必須分別撰寫，并分類纂輯成

36、系統(tǒng)的參考資料。不能同時對兩種或兩種以上的會議混合介紹，混合纂輯。屆、次之間要相聯(lián)貫，不可中斷，以體現(xiàn)其歷史的連續(xù)性和前后的可比較性。,4、附注,非屆次性會議，如現(xiàn)場會、不定期業(yè)務(wù)研討會等，分別單獨(dú)撰寫“簡介”，積累若干年會，將相同或相近種類的“會議簡介”纂輯在一起，其簡便方法是：每次會后及時加以整理編寫，積累數(shù)年之后，分類匯集即成。(2)、實事求是，不加評判。應(yīng)主要依據(jù)會議文件等檔案記載，對介紹的各事項直筆寫實，調(diào)

37、查訪問得來的材料，應(yīng)考證確實后才能使用，并需注明材料來源。(3)、結(jié)構(gòu)完整。有所例重，“簡介”的內(nèi)容，“正文”是重點(diǎn)，在正文中，會議的決定和決議，選舉或討論結(jié)果是重點(diǎn)?？梢韵戎亟榻B會議解決的重要問題，然后簡略指出會議同時,研究解決的一般問題，也可先逐項列出會議內(nèi)容，然后再著重介紹主要內(nèi)容。(4)、文字簡練，層次分明。,,四、統(tǒng)計數(shù)字匯集,,統(tǒng)計數(shù)字匯集、也稱數(shù)字匯集、統(tǒng)計數(shù)字匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、基本情況統(tǒng)計等，是以數(shù)字

38、語言反映一定地區(qū)、單位、系統(tǒng)的某一方面或幾方面基本情況的史料型參考資料。,（一）、基礎(chǔ)數(shù)字匯集的種類、形式和編制方法,基礎(chǔ)數(shù)字匯集，從反映的時間階段看，有一年的、多年的，某一階段的或某一標(biāo)準(zhǔn)時刻的(如,2000年11月1日0時為我國第五次人口普查的標(biāo)準(zhǔn)時刻)，從反映的空間范圍看，有機(jī)關(guān)內(nèi)部的和所轄地區(qū)、系統(tǒng)的，從反映的基本內(nèi)容看，有綜合性的和專題性的，從形式看，有文字記述式、表格式和圖示式三種。,1、文字記述式,其好處是用

39、文字闡述，便于交待各種關(guān)系，便于閱讀和口頭陳述，是一種常用的方式，由標(biāo)題、前言、數(shù)列、說明四部分構(gòu)成。,這是“匯集”的名稱，它概括“匯集”所反映的內(nèi)容。,（1）、標(biāo)題,根據(jù)標(biāo)題所限定的內(nèi)容，分組立項，編制數(shù)列，“數(shù)列”的組成包括統(tǒng)計對象(即“數(shù)列標(biāo)題”)、時間或空間范圍、統(tǒng)計指標(biāo)(統(tǒng)計對象所含的各個方面)、統(tǒng)計數(shù)值等四個方面，每一組數(shù)列可以根據(jù)需要選擇多個不同的空間范圍和時間，以進(jìn)行比較，但反映的對象卻始終只能是同一個

40、，而不可前后轉(zhuǎn)移、變動。,（2）、前言,概略地指出本匯集所反映的主題及主要方面，涉及的地域或?qū)I(yè)范圍和起止時間，統(tǒng)計的依據(jù)和完整情況。,（3）、數(shù)列,例如：[標(biāo)題]××市建國以來檔案事業(yè)發(fā)展情況統(tǒng)計[前言]我市檔案事業(yè)在各級黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)和支持下，建國50年來取得了長足的發(fā)展。現(xiàn)各區(qū)、縣歷年統(tǒng)計報表，對我市各級檔案機(jī)構(gòu)、干部隊伍、館庫設(shè)備、館藏設(shè)備、館藏結(jié)構(gòu)、提供利用、專業(yè)教育、學(xué)術(shù)研究等方面的發(fā)展數(shù)

41、據(jù)，整理匯集如下：①檔案機(jī)構(gòu)：選擇幾個關(guān)鍵年度，標(biāo)列各個年度建立檔案館、室的數(shù)量，增長的百分比。,,簡要說明本匯集需要說明的問題。,（4）、說明,②干部隊伍：先分別標(biāo)列各關(guān)鍵年度檔案干部的絕對數(shù)，再按不同文化素質(zhì)、分層次標(biāo)列數(shù)值和百分比。③館庫設(shè)備……略⑧學(xué)術(shù)研究[說明]本匯集所反映1978年各項數(shù)據(jù)，系不完全統(tǒng)計，經(jīng)歷十年“文化大革命”，各級檔案機(jī)構(gòu)，人員被撤、減、工作不正常，無精確數(shù)據(jù)，1979年開始恢復(fù)整頓

42、后，這種狀況才開始好轉(zhuǎn)，此后各項數(shù)據(jù)均有報表作依據(jù)。,其好處是數(shù)列條理清楚，信息容易較大，可處理較為復(fù)雜的比較關(guān)系，是應(yīng)用最廣泛的形式，由總標(biāo)題、橫行標(biāo)題、縱欄標(biāo)題、指標(biāo)數(shù)值四部分構(gòu)成，按統(tǒng)計數(shù)列的性質(zhì)，可分為空間數(shù)列表、時間數(shù)列表、時空數(shù)列法空表三種表格。,反映在同一時間條件下，不同空間范圍內(nèi)的某項或某幾項統(tǒng)計數(shù)列的表格。由于它說明在靜態(tài)條件下某個或某些現(xiàn)象在不同空間的數(shù)量分布，故又稱靜態(tài)表。例如：,2、表格式,*、空

43、間數(shù)列表,,,,,,,,,,,…,鎮(zhèn),鄉(xiāng),鄉(xiāng),,,,,合 計,,* 時間數(shù)列表,,反映在同一空間條件下不同時間階段上的某項或幾項統(tǒng)計數(shù)列的表格。由于它說明在表態(tài)條件下某個或某些現(xiàn)象在不同空間的數(shù)量分布，故又稱靜態(tài)表。,,例如：,,,,,,,,縣1979-1998人口統(tǒng)計表,,* 時空數(shù)列結(jié)合表,,同時反映上述兩方面內(nèi)容的表格，既說明某個 或某些現(xiàn)象在不同空間內(nèi)的數(shù)量分布，又說明它 們在不同時間上的數(shù)量變動。,,例如:

44、,,,,,,,市各區(qū)、縣歷年初、終霜日期及天數(shù)。,,,,,,,,,縣,縣,,,,,區(qū),第五節(jié)：全宗指南,一、 全宗指南的定義和作用,全宗指南是介紹和報道全宗構(gòu)成的(立檔單位)及其所形成檔案情況的一種檢索工具。,二、全宗指南的結(jié)構(gòu),全宗指南由封頁、正文、備注三部分組成，其 中正文又包括全宗構(gòu)成者沿革簡介、全宗內(nèi)檔案 情況簡介、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹三部分。,（一）、封頁部分⑴ 全宗指南名稱。全宗指南名稱由全宗構(gòu)成者

45、 名稱(全稱或通用簡稱)加“全宗指南”構(gòu)成。,⑵時間。時間項應(yīng)注明全宗內(nèi)檔案文件的起止 年代，并采用公元紀(jì)年，必要時間可 使用朝年或其他特殊記年方式表示， 亦可以其一為主，另一為輔，為輔者 加圓括號書于為主者正下方。⑶全宗號。封頁應(yīng)著錄全宗指南所對應(yīng)全宗的 編號。,,（二）、正文部分,1、全宗構(gòu)成者沿革簡介。該部分針對組織全宗而言，主要由全宗構(gòu)成者

46、名稱、時間、主要職能、隸屬關(guān)系、全宗構(gòu)成者主要負(fù)責(zé)人名錄，內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置及其各歷史階段演變情況等內(nèi)容組成。,“全宗構(gòu)成者”的名稱按全稱書寫，運(yùn)用簡稱書寫在后面的圓括號內(nèi)，全宗構(gòu)成者所有曾用名稱按時間順序書寫在全宗構(gòu)成者的沿革中。 全宗構(gòu)成者沿革應(yīng)結(jié)合時間撰寫，和下列內(nèi)容有關(guān)的時間應(yīng)反映在全宗構(gòu)成者沿革中，全宗構(gòu)成者成立、合并、改組、更名、撤銷時間，內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置及重要部門調(diào)整、增設(shè)、合并、更名、撤銷時間，上級主管機(jī)關(guān)

47、變更時間，以及其他所有反映全宗構(gòu)成者重要活動的時間。 “全宗構(gòu)成者的主要職能”應(yīng)反映全宗構(gòu)成者性質(zhì)特征、職權(quán)范圍和主要工作任務(wù)。,“隸屬關(guān)系”應(yīng)反映全宗構(gòu)成者與其上級主管機(jī)關(guān)和重要的直屬下級機(jī)關(guān)的組織關(guān)系和業(yè)務(wù)關(guān)系，這種關(guān)系如有變更也應(yīng)加以說明。 全宗構(gòu)成者主要負(fù)責(zé)人名錄“應(yīng)反映全宗構(gòu)成者正副職負(fù)責(zé)人姓名、職務(wù)、任職時間。 “全宗構(gòu)成者內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置及其各個歷史階段演變情況”應(yīng)反映全宗構(gòu)成者內(nèi)部一級

48、機(jī)構(gòu)名稱，主要職能及正職負(fù)責(zé)人姓名、職務(wù)、任職時間，對內(nèi)部機(jī)構(gòu)中重要部門的增設(shè)、調(diào)整、擴(kuò)大、合并、撤銷情況及內(nèi)部一級機(jī)構(gòu)在各歷史階段的變化也應(yīng)加以說明(也可采用表格形式)。,涉及全宗構(gòu)成者的重大事件和對全宗構(gòu)成者產(chǎn)生了重要影響的活動，全宗構(gòu)成者改組和撤銷的原因等也應(yīng)在“全宗構(gòu)成者沿革簡介”中加以說明。 “全宗構(gòu)成者沿革簡介”針對人物全宗而言，主要介紹該人的姓名、別名、出卒年月日、籍貫、職務(wù)、職稱、主要業(yè)績、榮譽(yù)稱號

49、及簡歷等內(nèi)容。,2、全宗內(nèi)檔案情況簡介。該部分主要介紹檔案的 數(shù)量及保管期限、檔案的完整程度、檔案的利用 價值及簽定情況，檔案檢索工具的配置情況、檔 案的整理情況等內(nèi)容(包括分類方案內(nèi)容)。,3、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹。該部分針對組織全宗而言，其介紹的方式是：以文章敘述的方式，按全宗內(nèi)檔案的實際分類體系結(jié)合問題介紹。也就是說，以組織機(jī)構(gòu)分類的全宗，按機(jī)構(gòu)設(shè)置類目分別進(jìn)行介紹，以問題分類的全宗，按檔案內(nèi)容所反映的問題設(shè)置類目分

50、別進(jìn)行介紹，而以其他體系分類的全宗，則根據(jù)全宗分類的特點(diǎn)結(jié)合問題介紹。,一般使用綜合概括的方法：⑴ 把反映全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動方面的 檔案概況出來。⑵ 每個階段中心工作或特殊工作所形成的檔案。,4、組織全宗的全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹的方法：,⑷ 館、室藏年代久遠(yuǎn)和特殊載體的檔案的內(nèi)容 綜合概括出來。⑸ 對于其中有些極其重要的宗卷或個別具有特 殊價值的文件可以單獨(dú)介紹其內(nèi)容和專門說 明該檔案

51、文件的名稱、責(zé)任者、文件形成時 間和檢索要素(如分類號、主題詞等)。,⑶ 涉及具有全國和國際意義的知名人物、歷史 事件及具有地方特色和重要科研價值的檔案。,(三)、備注部分,該部分應(yīng)介紹本全宗指南的編制情況、全宗指南中需要加以解釋的名詞、事件及問題，以及全宗指南編制后，全宗內(nèi)檔案增加、調(diào)整、遺失、銷毀等的說明。,定義：檔案館指南是全面介紹和報道檔案館基本情況，館藏檔案和有關(guān)文獻(xiàn)，指導(dǎo)利用者查閱利用的一種檢索工

52、具。檔案館指南由提案部分、正文部分和補(bǔ)充部分構(gòu)成。,⑴ 封面內(nèi)容包括指南名稱、編著者、出版者。⑵ 扉頁內(nèi)容包括指南名稱、編著者、出版者、 指南版本、指南出版年代。⑶ 前言應(yīng)另頁排印，說明編著指南的目的和作 用。指南的框架結(jié)構(gòu)、使用方法、編著指南 的簡要過程，參加編著的人員及其他需要說,檔案館指南,1、提案部分,明的問題，前言的結(jié)尾應(yīng)著錄編著該指南的館名 和完稿日期。⑷ 目錄由各章節(jié)的題目及其所在的

53、頁號組成，應(yīng) 另頁排印，單記頁號。,2、正文部分,正文部分包括檔案館概況、館藏檔案介紹、館藏資料介紹。,⑴ 檔案館歷史沿革、館址、成立時間、檔案館類 型、隸屬關(guān)系、檔案館代碼，歷任正、副館長 、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、工作發(fā)展概況等。,A、檔案館概況,⑵ 館藏檔案綜述。檔案的隸屬、進(jìn)館方式、檔 案的號數(shù)量、檔案的起止年代、檔案的種類、 各類檔案的整理簡況、檔案完整程度及檔案 價值的簡要分析、所缺檔案的記載地點(diǎn)