檔案文獻編纂學課件

1、《檔案文獻編纂學》,講解人： 霍城縣檔案局,陳建萍,第一節(jié): 編纂、檔案文獻編纂、編研,二、編纂的涵義,一、檔案文獻的涵義,作為詞匯出現(xiàn)的時間而言，編纂的歷史要遠遠早于編研，從詞義上看，編纂是指將零散的材料集結(jié)成冊，強調(diào)對現(xiàn)有材料內(nèi)容的整理和編排，將檔案原文公布或出版。,檔案文獻這一術(shù)語是指刊載檔案原文或以 揭示、報道、摘編及綜述檔案信息為基本內(nèi)容的各種出版物。,,檔案文獻編纂是編纂者按照一定的題目要求，對檔案信息進行搜集

2、、篩選、審核、加工、整序、評介，以檔案文獻出版物的形式向社會用戶提供檔案文獻信息的工作。,,三、檔案文獻編纂的定義,,四、編纂與編研,,有關“編研”一詞在檔案界的興起，一般認為始于上個世紀50年代末，主要指對檔案內(nèi)容進行“編輯、研究”之意，1960年在檔案專業(yè)刊物《檔案工作》上使用了“編研工作”這一術(shù)語，,（一）、檔案編研定義：,指以館(室)藏檔案為主要對象，以滿足社會利用檔案需要為主要目的，按照一定的題目，對檔案信息進行

3、不同程度和不同方式的加工。,(二)、檔案編研的主要內(nèi)容：,1、檔案史料和現(xiàn)行機關文件匯編； 2、編輯檔案文獻匯編； 3、編寫檔案參考資料； 4、編史修志。,1980年在中共中央、國務院批轉(zhuǎn)的文件中使用了“編研”一詞，與編纂相比，檔案編研更易于理解，而且強調(diào)了對檔案內(nèi)容的研究。,五、檔案編研工作的意義,1、檔案編研工作是檔案館、室主動地、系統(tǒng)地、 廣泛地開展提供利用服務的一種方式。,2、開展檔

4、案編研工作是提高檔案館、室工作水 平的一個重要途徑。,3、開展檔案編研工作是保護檔案原件和長遠流 傳檔案史料的一種措施。,,六、檔案編研工作的要求,,1、政治方向正確2、史料真實3、內(nèi)容充實4、體例系統(tǒng) 體例上的系統(tǒng)，是指將檔案材料按其內(nèi)在聯(lián)系組成一個有機整體，在內(nèi)容上條理分明、上下聯(lián)系、合乎邏輯，在編排體例上科學地劃分章節(jié)或分類，結(jié)構(gòu)嚴謹、形成體系。,第二節(jié)、檔案編研工作的內(nèi)容和要求,一、現(xiàn)行文

5、件匯編和檔案文摘匯編,(一)現(xiàn)行文件匯編 現(xiàn)行文件匯編的種類很多，下面介紹檔案館、室常用的幾種。1、發(fā)文匯編 發(fā)文機關將本機關的發(fā)文定期(通常按年度)集中成冊，即為發(fā)文匯編。,（1）一個機關的發(fā)文內(nèi)容不同、保管期限不同，立卷歸檔后往往分散在不同的案卷之中，發(fā)文匯編將本機關的全部發(fā)文集中起來，便于按文號查閱。,(二)會議文件匯編,將會議中產(chǎn)生的有一定參考利用價值的文件匯集成冊，即為會議文件匯編。要選擇在社會或機關發(fā)

6、展中有重大影響，在工作中有重要,（3）、發(fā)文匯編一般僅供本機關內(nèi)部使用，有些文件在形成匯編時仍具有一定的機密性或不宜公開，因此要加強對發(fā)文匯編的管理，對確實喪失機密性的匯編的公開提供利用。,（2）、編輯發(fā)文匯編時應將本機關一定時期的 發(fā)文收集齊全。最好在發(fā)文時每件留出幾份， 除一份連同定稿立卷歸檔外，其他用于編輯發(fā) 文匯編，匯編內(nèi)文件按發(fā)文號順序排列。,,,會議文件匯編不需要收錄一次會議的全部文件，要選擇能夠反映會議

7、基本情況，具有查考價值的文件加以匯編，可考慮收錄會議通知、代表名單、會議議程、工作報告、領導人重要、大會重要發(fā)言、提案選舉結(jié)果及會議通過的決議、紀要、公報以及會議簡 報等。,作用的會議編制文件匯編?？梢詫⒁淮螘h的文件匯集成冊，也可以將同一種會議的若干屆會議文件匯成一冊，但不可將不同性質(zhì)會議產(chǎn)生的文件匯編成一冊。,,檔案館、室還可根據(jù)需要編輯各種專題文件匯編，如規(guī)章制度匯編、工作規(guī)范匯編、調(diào)查研究文件匯編、學術(shù)文件匯編

8、、范例文件類匯編、專門業(yè)務文件匯編、成果材料匯編等，這些專題文件匯編在選材上一要專，不要把其他問題的文件混雜其中。二要精，制度，規(guī)范類匯編要信息選擇正式下發(fā)的、現(xiàn)實有效的文件、調(diào)研、學術(shù)、范例、成果類匯編則要注意選擇具有較高參考價值、學術(shù)價值的文件，專題匯編內(nèi)文件可根據(jù)內(nèi)容特點分類或按時間順序排列。,,(三)其他專題文件匯編,第三節(jié)：大事記,定義：大事記亦稱大事年表，是以時間為線索記載一個地區(qū)、一個機關、一個專題、一個

9、歷史階段發(fā)生的重大事件(事實)的書面材料。,一、《大事記》的種類有哪幾種？,1、按照大事記所反映的客觀對象性質(zhì)的不同，可 分為國家大事記、地區(qū)大事記、機關大事記、 企業(yè)大事記和人物大事記。2、按照大事記記事范圍的不同，可分為綜合大事 記和專題大事記。3、按照大事記正文形式的不同，可分為文字敘述 式與表格式兩種。,,二、編寫大事記大事時間的編寫應注意哪幾個問題：,,1、大事時間必須考證、換算準確、標識明晰、

10、 竭力避免錯誤以及含混不清。,4、按照大事記印行和使用方式不同，可分為單行 本和作為其他作品的一部分或附錄兩種。,2、大事時間應該標識具體，盡量寫全年、月、 日，必要時甚至應該寫出時、分、秒。,3、某些大事持續(xù)時間較長，并且在大事記中作 為一個條目編寫，其時間可以概括書寫，也 可以標明起止日期。,4、大事時間一般應以公元紀年為準，否則應注 明其他紀年形式，免去讀者換算之勞。,三、結(jié)構(gòu),,大事記的基

11、本結(jié)構(gòu)由時間、內(nèi)容(大事記述)和注釋三部分組成，其中時間和內(nèi)容是大事記的主干，注釋可根據(jù)需要注明重要材料出處，解釋特定或易產(chǎn)生歧義的名詞及說明的情況,編寫或出版大事記匯集，可視匯編寫目的、年限和利用范圍等實際情況，設置前言、目錄。,四、機關大事記的具體選材范圍大體包括以下 十八個方面：,1、本機關黨、政、業(yè)務部門召開的重要會議。2、本機關黨、政領導同志的重要活動。3、本機關重要的決定、決議、規(guī)劃、部署。4、本機關的機構(gòu)建

12、立、撤銷、職能和隸屬關系 的變化(本機關更改名稱，啟用印信情況)。5、本機關黨政主要領導成員的任免、獎懲。6、本機關完成的重大任務或取得的重大科研成果。7、本機關及所轄范圍內(nèi)的重大災情和事故。8、上級領導機關對本機關的重要指示和檢查活動。,9、報刊記載、電臺、電視臺播放本機關的重要新 聞(包括表揚和批評)，發(fā)表本機關的文章、作 品。10、黨和國家以及上級機關頒發(fā)的重大方針、政 策、法律、法規(guī)、規(guī)章制度的

13、執(zhí)行情況。11、上級機關給予本機關的獎勵和處罰的情況。12、本機關地址遷移、內(nèi)部職能部門和臨時機構(gòu) 及人員編制增減情況。,13、本機關外事活動情況。14、本機關制訂、頒發(fā)的條例、規(guī)定、辦法、細 則等規(guī)章和規(guī)范性文件情況。,15、本機關重要建筑工程開工、竣工及產(chǎn)權(quán)變更 情況。,16、本機關重要設備、儀器購置及產(chǎn)權(quán)變更情況。17、反映本機關主要職能活動的基礎數(shù)字統(tǒng)計 情況。18、其它具有重大意義或查

14、考價值的大事、要事。,五、編寫人員,大事記由本機關辦公，秘書部門指定的專人編寫，檔案干部對大事記的編寫要給予幫助和指導，必要時檔案人員也可參與編寫。,六、編寫原則,尊重歷史、尊重事實，不加評論，簡明扼要。,七、編寫要求,1、觀點正確，用材真實，取舍得當。2、大事突出，要事不漏，小事不要。3、層次清楚，一事一條。4、語言簡煉，切忌冗（rong）長。,八、編寫方法,1、大事記的內(nèi)容編排應采用時間——問題進行 記述，即嚴格按照

15、事件發(fā)生的時間順序，逐年、 逐月、逐日、逐條的記述。2、辦公、秘書部門所指定的專人要隨時記載，定 期收集(每月一次或每季度一次)，分段編寫， 年終匯總。3、大事記書寫格式：,⑵ 某月某日，空二格書寫，獨自一行，以求醒目。⑶ 大事記內(nèi)容的記述在“某月某日”下一行空二 格書寫。回行頂格書寫，一般只到一個自然段。 若有兩個以上自然段，每段段首空二格，回行 頂格書寫。,⑴ 以年為單位，公元紀年(全稱)居

16、中，跨年度 另起一頁，不接續(xù)。,,4、大事發(fā)生的時間，一律使用阿拉伯數(shù)字書寫， 大事記內(nèi)容記載中所有數(shù)字，以國家書、報刊 使用數(shù)字統(tǒng)一規(guī)定為準。,⑴ 時間記載要確切，一般應寫明年月日，特殊情 況根據(jù)需要應寫明時分甚至秒，年份均用全數(shù)， 如“1991年”，不得寫成“91年”。⑵ 大事記的時間切忌用“最近、近日、月初、月 底、上旬、下旬”等不確切的時間詞語表示。⑶ 大事記發(fā)生的

17、時間如不準確，除需考證外，現(xiàn) 行大事排列,日期不清者附于月末、月不清者附 于年末、年不清者一般不于記載。,6、大事發(fā)生的時間、地點、過程、結(jié)果等記載應準確、簡明扼要，大事涉及的人物，一般應寫全姓名、職務，必要時注明性別、國籍等，機構(gòu)名稱使用簡稱時，應先用全稱，并加以注明。,5、大事時間,第四節(jié)、專題概要,一、定義：“專題概要”是用文章敘述形 式，簡要地說明和反映某一方面的工作， 生產(chǎn)或

18、某種社會現(xiàn)象的產(chǎn)生，發(fā)展變化的 史料型號參考資料。,二、專題概要的基本結(jié)構(gòu)和編寫程序,“專題概要”的選題對象，大體有述人、述事、述物和天地自然 四個方面，根據(jù)不同的專題對象和內(nèi)容，“概要”可采用不同的具體名 稱,如“概述”、“概況”、“簡介”、“集萃”等。,（一）、“專題概要”的基本結(jié)構(gòu)和編寫程序是：,1、“題名” “專題”名稱加“概要”名稱，題名之下編者署名和日期，有的還應注明密級。2、總體概述 簡略介紹本

19、專題的概貌、性質(zhì)、特點、影響、作用及所反映的時空范圍、材料源、篇幅大的，可專設“前言”進行概述，篇幅小的，可用一段文字簡述。,4、附件 凡能說明本專題對象基本情況的圖、表、文獻材料等，按重要程度，依次附于全文末尾，也可直接插入正文的相關部分。,② 詳細介紹本專題對象的價值、效益、作用和社 會影響(包括危害性)。③ 概要地指出本專題對象的發(fā)展方向或可能的趨 勢。,3、正文 一般分三個層次敘述：①

20、全面系統(tǒng)地敘述本專題對象發(fā)展，發(fā)展的歷史、 過程和現(xiàn)狀或結(jié)果。,1、確定專題要以社會需要和實藏檔案資料的實際 情況出發(fā)，內(nèi)容敘述要緊扣專題，全面系統(tǒng)， 做到“概”而不漏，“詳”而不濫，征引、措 詞要準確貼切，簡練通達。2、表現(xiàn)形式上，要文字和照片、圖、表相結(jié)合， 做到圖文互補，以增強“概要”的真實感和利 用效果。3、對個體、群體對象，要分別采用不同的寫法， 個體即以一人、一事、一物、一地為

21、對象，敘述 時可稍詳細。群體即以若干性質(zhì)相似的個體組成 的系列為對象(如同類產(chǎn)品，一組文物，某一流,（二）、編寫專題概要應注意的問題,4、項目設置要從專題所反映的內(nèi)容實際出發(fā)。正 文中所列三個層次的項目僅就一般情況而言， 具體到某個專題對象，則要根據(jù)內(nèi)容實際，決 定項目的設置，處理好項目的分、合、交叉和 省略。,派的人物，一組風景點等)，則可在敘述共同點的前提下，分別介紹各個體的特性，以避免重復敘述。,

22、三、專題概要題材種類：,（一）、組織沿革（二）、人物簡介（三）、會議簡介（四）、歷史事件簡介（五）、自然災害簡介（六）、礦藏資源簡介,（七）、景觀簡介（八）、科研成果簡介（九）、產(chǎn)品簡介（十）、基建、設備簡介（十一）、管理經(jīng)驗簡介,（一）、組織沿革,定義： 組織沿革也叫組織機構(gòu)沿革，是全面、系統(tǒng)地記述和反映某一地區(qū)、某一系統(tǒng)、某一單位組織機構(gòu)演變情況的三次檔案文獻，也可以說，組織沿革是專門的組織

23、機構(gòu)演變?yōu)轭}的檔案參考資料。,1、組織沿革的內(nèi)容要素和編寫體例,“組織沿革”的內(nèi)容包括：包括組織成立、調(diào)整、合并、撤銷、復建、組織性質(zhì)、職能、隸屬關系、人員編制、主要負責人任免、升遷、調(diào)轉(zhuǎn)、內(nèi)部機構(gòu)設置等方面的情況并將其沿襲，變革反映清楚，而不涉及組織所進行的具體實踐活動方面的情況。,,2、組織沿革的體例常見的有四種：,,其一，編年法。是以年度為編寫單元，以年度先后為順序，逐年編列組織沿革的方法，以編年法寫成的組織沿革也

24、可視為組織沿革為專題的大事記，有時亦可稱為組織年表、職官年表，按照編年法對組織沿革作文字敘述或編制表格，便于查到某一年的全部機構(gòu)情況，但不便于查到某一內(nèi)部機構(gòu)歷年系統(tǒng)情況，對于內(nèi)部機構(gòu)變化較頻繁的單位，編寫組織沿革時尤其適合采用編年法。,其二，系列法。是以單位內(nèi)部機構(gòu)為主線，每一內(nèi)部機構(gòu)的沿革能連續(xù)地自成系列地得到記述的方法，按照系列法制表，既便于查到某年單位內(nèi),全部機構(gòu)的情況，也便于看清某內(nèi)部機構(gòu)歷年系統(tǒng)情況，對于內(nèi)部

25、機構(gòu)比較穩(wěn)定的單位，編寫組織沿革時尤其適合采用系列法。其三，階段法。即根據(jù)機關發(fā)展史上的重要變化環(huán)節(jié)，把機關的歷史分為若干自然的階段，在每一階段里采用以機關內(nèi)部組織機構(gòu)(系列)為主線的方法進行編寫。這種體例包括“階段——系列——時間”三個層次，它保留了“編年法”以時為序的原則和適應多變的優(yōu)點，兼取了“系列法”以系列為主線、脈絡清楚的長處，而避免了它們的缺點，適用于編寫任何一級黨政機關的組織沿革。,（注）“階段法”組織

26、沿革的結(jié)構(gòu)和編寫程序“階段法”組織沿革由總題名、總序、目錄、正文、列圖五個部分內(nèi)容構(gòu)成。1、總題名，包括標題、起止時間、編者，置于封面或全文之首。如：××××組織沿革××年××月——××年××月××檔案室編2、總序，置于目錄之前。如不設目錄，置于總題名之下，正文之前。要說明編寫目的

27、、體例、材料,,其四，問題法。是將單位機構(gòu)沿革情況進行全面分析和歸納為若干個問題，并以問題作為文字記敘的基本框架的方法。,3、目錄，置于卷序之后，正文之前，每一階段(機關名稱加起止年月)為一條目。如有圖示、表格、條目上應注明“附圖”、“附表”或?qū)D表單設條目，機關時間短，階段少的也可不設“目錄”。,來源、本機關的性質(zhì)和主要職能及歷史沿革概況。,4、正文,按階段先后編排，每一階段的內(nèi)容及順序是：,階段名稱。寫出該階段機關全稱，注

28、明起止 日期。小序。說明該階段本機關起止的背景、性質(zhì) 和主要職能、隸屬關系、人員編制及其他有 關問題。,③組織系統(tǒng)。按工作性質(zhì)、重要程度依次編列機關 在這一階段的各內(nèi)設機構(gòu)，并分別寫 明起止時間、性質(zhì)和主要職能、隸屬 關系及其變化情況。領導成員。按照職務高低編制其領導成員、同等 職別的，以任職先后為序，并分別注

29、 明每個人的任期。5、附圖 化分階段的方法：各級黨政首腦機關，化分階段的主要標志是歷屆黨員代表大會、人民代表大會和政治協(xié)商會，作為派出機構(gòu)的黨政首腦機關，因無代表大會，所以應以機關名稱、內(nèi)部機構(gòu)、主要領導人、性質(zhì)和主要職能，隸屬關系的重大變化為,標志來化分階段，各級黨政首腦機關直屬的行政和業(yè)務主管機關，其建制、隸屬有關系、主要職能、領導成員有些是根據(jù)每一屆代表大會決定而發(fā)生變化(如省、市、縣

30、直廳、局、委、辦)，可隨同當?shù)攸h、政首腦機關的換屆化分階段。,,（二）、人物簡介,人物簡介是反映某一范圍內(nèi)各入選人物基本信息的三次檔案文獻，也可以說，人物簡介是專門以某一范圍重要人物群體狀況為題進行編寫的檔案參考資料。,人物簡介按每一入選人物為獨立單元進行編寫，然后按一定順序(姓名筆劃、姓名拼音字母、出生年月、職務高低等)編排匯總而成，人物,眾多的綜合性人物簡介，也可先按職業(yè)分類，人物簡介的內(nèi)容一般可包括：姓名(字號)、性

31、別、生年(卒年)、籍貫、主要職務(職稱)、主要學歷、簡要經(jīng)歷、思想學說(主要事跡、突出成就)、代表性著作等。 編寫人物簡介是一項很有意義的工作，它對于進行愛國主義教育，愛崗敬業(yè)教育，對于激勵士氣、尊重人才、促進發(fā)展，有著特殊的作用，除了對在歷史上有特殊重要貢獻的人物可以單獨編寫傳略外，檔案館、室一般多采名人簡介匯集等形式對有所成就者予以記載與表彰。,（三）、重要會議簡介(是專題概要常用的形式之一,重要會議簡介是扼

32、要介紹一個地區(qū)、一個機關、團體專業(yè)部門重要會議情況和史料型參考資料，它能為系統(tǒng)地研究黨政機關、群眾團體的工作和各種專業(yè)活動的發(fā)展歷史積累資料，為今后召開同類會議提供借鑒。,1、重要會議的標準和“簡介”的編寫程序 重要會議的標準，可以下列特征為鑒別：①全局性；②綜合性；③職能性；(即體現(xiàn)本機關、本專業(yè)基本職能的)；④屆次性。任何一個會議，只要具備上述特征之一，即可作為簡介對象。此外也有一些會議雖然不具備這四個特征，但

33、會,,各種會議的內(nèi)容和形式都不同，編寫“簡介”要因會而異，但是通觀各類會議的情況，大體可確定一個共同的編寫程序：,,a.標題 ：由“會議名稱+簡介”組成，要說明時間斷 限或起止屆次，標出編者署名和編寫日期。例如：中共××縣代表大會簡介(1-5屆)中共××縣 委機關檔案室編 2008年3月12日,議的內(nèi)容和

34、影響對一個地區(qū)、一個部門機關工作具有歷史意義，也可作為簡介對象。,2、前言 寫明被介紹會議的性質(zhì)、屆次數(shù)、內(nèi)容所涉及的范圍、編寫“簡介”的目的，材料的來源和完整可靠程度等。3、正文 按屆次或開會時間先后，分別依次介紹會議屆次名稱及召開的時間、地點、主持人或主席團的組成，會議參加人員(包括代表名額分配和出席情況、列席范圍)，會議的開法和議程(包括學習的主要材料，代表的檔案和主要議題，會議的報告和

35、典型發(fā)言，開幕式和閉幕式的情況)，必要時還應略述會議背景、會議產(chǎn)生的決議或決定、選舉或討論的結(jié)果，其他應介紹的情況。,,對正文所介紹內(nèi)容的出處及有關問題需作說明的，分別標明注釋序號，然后在正文之后集中依次加以注釋，也可在有關段、句后加括號注釋。,,5、編寫要求,(1)、分類纂輯、連續(xù)不斷，不同性質(zhì)而又有屆、次性的會議，如黨代會、人代會、政協(xié)會、工代會、團代會、婦代會，各種專業(yè)學術(shù)年會等。其“簡介”必須分別撰寫，并分類纂輯成

36、系統(tǒng)的參考資料。不能同時對兩種或兩種以上的會議混合介紹，混合纂輯。屆、次之間要相聯(lián)貫，不可中斷，以體現(xiàn)其歷史的連續(xù)性和前后的可比較性。,4、附注,非屆次性會議，如現(xiàn)場會、不定期業(yè)務研討會等，分別單獨撰寫“簡介”，積累若干年會，將相同或相近種類的“會議簡介”纂輯在一起，其簡便方法是：每次會后及時加以整理編寫，積累數(shù)年之后，分類匯集即成。(2)、實事求是，不加評判。應主要依據(jù)會議文件等檔案記載，對介紹的各事項直筆寫實，調(diào)

37、查訪問得來的材料，應考證確實后才能使用，并需注明材料來源。(3)、結(jié)構(gòu)完整。有所例重，“簡介”的內(nèi)容，“正文”是重點，在正文中，會議的決定和決議，選舉或討論結(jié)果是重點。可以先著重介紹會議解決的重要問題，然后簡略指出會議同時,研究解決的一般問題，也可先逐項列出會議內(nèi)容，然后再著重介紹主要內(nèi)容。(4)、文字簡練，層次分明。,,四、統(tǒng)計數(shù)字匯集,,統(tǒng)計數(shù)字匯集、也稱數(shù)字匯集、統(tǒng)計數(shù)字匯編、基礎數(shù)字匯編、基本情況統(tǒng)計等，是以數(shù)字

38、語言反映一定地區(qū)、單位、系統(tǒng)的某一方面或幾方面基本情況的史料型參考資料。,（一）、基礎數(shù)字匯集的種類、形式和編制方法,基礎數(shù)字匯集，從反映的時間階段看，有一年的、多年的，某一階段的或某一標準時刻的(如,2000年11月1日0時為我國第五次人口普查的標準時刻)，從反映的空間范圍看，有機關內(nèi)部的和所轄地區(qū)、系統(tǒng)的，從反映的基本內(nèi)容看，有綜合性的和專題性的，從形式看，有文字記述式、表格式和圖示式三種。,1、文字記述式,其好處是用

39、文字闡述，便于交待各種關系，便于閱讀和口頭陳述，是一種常用的方式，由標題、前言、數(shù)列、說明四部分構(gòu)成。,這是“匯集”的名稱，它概括“匯集”所反映的內(nèi)容。,（1）、標題,根據(jù)標題所限定的內(nèi)容，分組立項，編制數(shù)列，“數(shù)列”的組成包括統(tǒng)計對象(即“數(shù)列標題”)、時間或空間范圍、統(tǒng)計指標(統(tǒng)計對象所含的各個方面)、統(tǒng)計數(shù)值等四個方面，每一組數(shù)列可以根據(jù)需要選擇多個不同的空間范圍和時間，以進行比較，但反映的對象卻始終只能是同一個

40、，而不可前后轉(zhuǎn)移、變動。,（2）、前言,概略地指出本匯集所反映的主題及主要方面，涉及的地域或?qū)I(yè)范圍和起止時間，統(tǒng)計的依據(jù)和完整情況。,（3）、數(shù)列,例如：[標題]××市建國以來檔案事業(yè)發(fā)展情況統(tǒng)計[前言]我市檔案事業(yè)在各級黨委、政府領導和支持下，建國50年來取得了長足的發(fā)展?，F(xiàn)各區(qū)、縣歷年統(tǒng)計報表，對我市各級檔案機構(gòu)、干部隊伍、館庫設備、館藏設備、館藏結(jié)構(gòu)、提供利用、專業(yè)教育、學術(shù)研究等方面的發(fā)展數(shù)

41、據(jù)，整理匯集如下：①檔案機構(gòu)：選擇幾個關鍵年度，標列各個年度建立檔案館、室的數(shù)量，增長的百分比。,,簡要說明本匯集需要說明的問題。,（4）、說明,②干部隊伍：先分別標列各關鍵年度檔案干部的絕對數(shù)，再按不同文化素質(zhì)、分層次標列數(shù)值和百分比。③館庫設備……略⑧學術(shù)研究[說明]本匯集所反映1978年各項數(shù)據(jù)，系不完全統(tǒng)計，經(jīng)歷十年“文化大革命”，各級檔案機構(gòu)，人員被撤、減、工作不正常，無精確數(shù)據(jù)，1979年開始恢復整頓

42、后，這種狀況才開始好轉(zhuǎn)，此后各項數(shù)據(jù)均有報表作依據(jù)。,其好處是數(shù)列條理清楚，信息容易較大，可處理較為復雜的比較關系，是應用最廣泛的形式，由總標題、橫行標題、縱欄標題、指標數(shù)值四部分構(gòu)成，按統(tǒng)計數(shù)列的性質(zhì)，可分為空間數(shù)列表、時間數(shù)列表、時空數(shù)列法空表三種表格。,反映在同一時間條件下，不同空間范圍內(nèi)的某項或某幾項統(tǒng)計數(shù)列的表格。由于它說明在靜態(tài)條件下某個或某些現(xiàn)象在不同空間的數(shù)量分布，故又稱靜態(tài)表。例如：,2、表格式,*、空

43、間數(shù)列表,,,,,,,,,,,…,鎮(zhèn),鄉(xiāng),鄉(xiāng),,,,,合 計,,* 時間數(shù)列表,,反映在同一空間條件下不同時間階段上的某項或幾項統(tǒng)計數(shù)列的表格。由于它說明在表態(tài)條件下某個或某些現(xiàn)象在不同空間的數(shù)量分布，故又稱靜態(tài)表。,,例如：,,,,,,,,縣1979-1998人口統(tǒng)計表,,* 時空數(shù)列結(jié)合表,,同時反映上述兩方面內(nèi)容的表格，既說明某個 或某些現(xiàn)象在不同空間內(nèi)的數(shù)量分布，又說明它 們在不同時間上的數(shù)量變動。,,例如:

44、,,,,,,,市各區(qū)、縣歷年初、終霜日期及天數(shù)。,,,,,,,,,縣,縣,,,,,區(qū),第五節(jié)：全宗指南,一、 全宗指南的定義和作用,全宗指南是介紹和報道全宗構(gòu)成的(立檔單位)及其所形成檔案情況的一種檢索工具。,二、全宗指南的結(jié)構(gòu),全宗指南由封頁、正文、備注三部分組成，其 中正文又包括全宗構(gòu)成者沿革簡介、全宗內(nèi)檔案 情況簡介、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹三部分。,（一）、封頁部分⑴ 全宗指南名稱。全宗指南名稱由全宗構(gòu)成者

45、 名稱(全稱或通用簡稱)加“全宗指南”構(gòu)成。,⑵時間。時間項應注明全宗內(nèi)檔案文件的起止 年代，并采用公元紀年，必要時間可 使用朝年或其他特殊記年方式表示， 亦可以其一為主，另一為輔，為輔者 加圓括號書于為主者正下方。⑶全宗號。封頁應著錄全宗指南所對應全宗的 編號。,,（二）、正文部分,1、全宗構(gòu)成者沿革簡介。該部分針對組織全宗而言，主要由全宗構(gòu)成者

46、名稱、時間、主要職能、隸屬關系、全宗構(gòu)成者主要負責人名錄，內(nèi)部機構(gòu)設置及其各歷史階段演變情況等內(nèi)容組成。,“全宗構(gòu)成者”的名稱按全稱書寫，運用簡稱書寫在后面的圓括號內(nèi)，全宗構(gòu)成者所有曾用名稱按時間順序書寫在全宗構(gòu)成者的沿革中。 全宗構(gòu)成者沿革應結(jié)合時間撰寫，和下列內(nèi)容有關的時間應反映在全宗構(gòu)成者沿革中，全宗構(gòu)成者成立、合并、改組、更名、撤銷時間，內(nèi)部機構(gòu)的設置及重要部門調(diào)整、增設、合并、更名、撤銷時間，上級主管機關

47、變更時間，以及其他所有反映全宗構(gòu)成者重要活動的時間。 “全宗構(gòu)成者的主要職能”應反映全宗構(gòu)成者性質(zhì)特征、職權(quán)范圍和主要工作任務。,“隸屬關系”應反映全宗構(gòu)成者與其上級主管機關和重要的直屬下級機關的組織關系和業(yè)務關系，這種關系如有變更也應加以說明。 全宗構(gòu)成者主要負責人名錄“應反映全宗構(gòu)成者正副職負責人姓名、職務、任職時間。 “全宗構(gòu)成者內(nèi)部機構(gòu)的設置及其各個歷史階段演變情況”應反映全宗構(gòu)成者內(nèi)部一級

48、機構(gòu)名稱，主要職能及正職負責人姓名、職務、任職時間，對內(nèi)部機構(gòu)中重要部門的增設、調(diào)整、擴大、合并、撤銷情況及內(nèi)部一級機構(gòu)在各歷史階段的變化也應加以說明(也可采用表格形式)。,涉及全宗構(gòu)成者的重大事件和對全宗構(gòu)成者產(chǎn)生了重要影響的活動，全宗構(gòu)成者改組和撤銷的原因等也應在“全宗構(gòu)成者沿革簡介”中加以說明。 “全宗構(gòu)成者沿革簡介”針對人物全宗而言，主要介紹該人的姓名、別名、出卒年月日、籍貫、職務、職稱、主要業(yè)績、榮譽稱號

49、及簡歷等內(nèi)容。,2、全宗內(nèi)檔案情況簡介。該部分主要介紹檔案的 數(shù)量及保管期限、檔案的完整程度、檔案的利用 價值及簽定情況，檔案檢索工具的配置情況、檔 案的整理情況等內(nèi)容(包括分類方案內(nèi)容)。,3、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹。該部分針對組織全宗而言，其介紹的方式是：以文章敘述的方式，按全宗內(nèi)檔案的實際分類體系結(jié)合問題介紹。也就是說，以組織機構(gòu)分類的全宗，按機構(gòu)設置類目分別進行介紹，以問題分類的全宗，按檔案內(nèi)容所反映的問題設置類目分

50、別進行介紹，而以其他體系分類的全宗，則根據(jù)全宗分類的特點結(jié)合問題介紹。,一般使用綜合概括的方法：⑴ 把反映全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動方面的 檔案概況出來。⑵ 每個階段中心工作或特殊工作所形成的檔案。,4、組織全宗的全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹的方法：,⑷ 館、室藏年代久遠和特殊載體的檔案的內(nèi)容 綜合概括出來。⑸ 對于其中有些極其重要的宗卷或個別具有特 殊價值的文件可以單獨介紹其內(nèi)容和專門說 明該檔案

51、文件的名稱、責任者、文件形成時 間和檢索要素(如分類號、主題詞等)。,⑶ 涉及具有全國和國際意義的知名人物、歷史 事件及具有地方特色和重要科研價值的檔案。,(三)、備注部分,該部分應介紹本全宗指南的編制情況、全宗指南中需要加以解釋的名詞、事件及問題，以及全宗指南編制后，全宗內(nèi)檔案增加、調(diào)整、遺失、銷毀等的說明。,定義：檔案館指南是全面介紹和報道檔案館基本情況，館藏檔案和有關文獻，指導利用者查閱利用的一種檢索工

52、具。檔案館指南由提案部分、正文部分和補充部分構(gòu)成。,⑴ 封面內(nèi)容包括指南名稱、編著者、出版者。⑵ 扉頁內(nèi)容包括指南名稱、編著者、出版者、 指南版本、指南出版年代。⑶ 前言應另頁排印，說明編著指南的目的和作 用。指南的框架結(jié)構(gòu)、使用方法、編著指南 的簡要過程，參加編著的人員及其他需要說,檔案館指南,1、提案部分,明的問題，前言的結(jié)尾應著錄編著該指南的館名 和完稿日期。⑷ 目錄由各章節(jié)的題目及其所在的

53、頁號組成，應 另頁排印，單記頁號。,2、正文部分,正文部分包括檔案館概況、館藏檔案介紹、館藏資料介紹。,⑴ 檔案館歷史沿革、館址、成立時間、檔案館類 型、隸屬關系、檔案館代碼，歷任正、副館長 、內(nèi)部機構(gòu)設置、工作發(fā)展概況等。,A、檔案館概況,⑵ 館藏檔案綜述。檔案的隸屬、進館方式、檔 案的號數(shù)量、檔案的起止年代、檔案的種類、 各類檔案的整理簡況、檔案完整程度及檔案 價值的簡要分析、所缺檔案的記載地點