如何對(duì)二級(jí)綜合醫(yī)院兼職檔案員進(jìn)行文書檔案基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)

1、<p>　　如何對(duì)二級(jí)綜合醫(yī)院兼職檔案員進(jìn)行文書檔案基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)</p><p>　　二級(jí)綜合醫(yī)院檔案室肩負(fù)著全院的檔案管理工作，同時(shí)也肩負(fù)著對(duì)各職能部門的兼職檔案員的培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，醫(yī)院各職能部門兼職檔案員的歸檔工作情況，直接影響著醫(yī)院整體檔案管理的水平，所以，定期對(duì)職能部門兼職檔案員進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn)，提高兼職檔案員的檔案基礎(chǔ)知識(shí)水平，是醫(yī)院檔案室專職管理者的義不容辭的責(zé)任。本文以簡(jiǎn)單化、實(shí)用化

2、的培訓(xùn)內(nèi)容，講述如何對(duì)二級(jí)綜合醫(yī)院職能部門的兼職檔案員進(jìn)行文書檔案基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，以達(dá)到提高醫(yī)院檔案的整體管理水平的目的。 </p><p>　　一、分析職能部門兼職檔案員的現(xiàn)狀 </p><p>　　目前，二級(jí)綜合醫(yī)院各職能部門兼職檔案員均來(lái)自臨床一線，他們?cè)瓉?lái)都是的醫(yī)護(hù)專業(yè)的管理者，有豐富的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)和管理經(jīng)驗(yàn)，一但調(diào)入職能部門，不僅要掌握醫(yī)療專業(yè)的管理知識(shí)，也要掌握文件管理和檔案管理的專

3、業(yè)知識(shí)。由于工作性質(zhì)的不同和科室工作繁忙，不能參加專業(yè)的檔案培訓(xùn)班對(duì)檔案基礎(chǔ)知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，又必須從事科室的兼職檔案管理工作，這就要求醫(yī)院檔案專職管理人員每年對(duì)他們進(jìn)行一次檔案的基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，讓他們?cè)诤芏痰臅r(shí)間里，掌握和提高對(duì)文書檔案管理的實(shí)際工作能力，更好地使檔案為醫(yī)院的各項(xiàng)工作服務(wù)。 </p><p>　　（一）臨床醫(yī)護(hù)人員做檔案的兼職工作，在剛剛接觸檔案管理工作時(shí)，很多人只知道文件是什么，不知道什么檔案

4、，檔案是從何而來(lái)，所以，培訓(xùn)的首要工作，就是要將本部門的文件管理好。 </p><p>　?。ǘ┟鎸?duì)辦公桌上的成堆文件，不知道哪些是該存檔的，哪些是可以棄之的。對(duì)文件檔案的歸檔范圍和不歸檔范圍不了解、不掌握。 </p><p>　　（三）對(duì)檔案的保管期限不明確。 </p><p>　?。ㄋ模┎蛔⒅匚募娜粘Ｕ?、收集，導(dǎo)致文件存檔不全。 </p>&

5、lt;p>　?。ㄎ澹](méi)有經(jīng)歷過(guò)檔案的整理的全過(guò)程。 </p><p>　　二、制定對(duì)兼職檔案人員的培訓(xùn)內(nèi)容 </p><p>　　根據(jù)職能部門兼職檔案員的現(xiàn)狀，制定出對(duì)兼職檔案人員的培訓(xùn)內(nèi)容。 </p><p>　?。ㄒ唬┤绾螌?duì)日常文件的收集和整理 </p><p>　　檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的。是醫(yī)院在從事黨政管理、行政管理、人事管理、

6、醫(yī)療管理、護(hù)理管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理等工作中，直接形成的，對(duì)醫(yī)院的未來(lái)工作有保存價(jià)值的歷史記錄。將這些已經(jīng)辦理完畢的，對(duì)今后工作有查考利用價(jià)值記錄，按照一定的規(guī)律整理起來(lái)就是檔案。所以注重對(duì)日常文件的收集和整理，才能為檔案工作打下牢固的基礎(chǔ)。 </p><p>　?。ǘ┤绾螌?duì)收集的文件進(jìn)行分類 </p><p>　　為了給今后的查找利用帶來(lái)方便，醫(yī)院檔案采取年度分類法，就是按照文件形成

7、的準(zhǔn)確日期歸入相應(yīng)的年度。如：2013年形成的文件歸入2013年度檔案中。 </p><p>　　但是由于工作的連續(xù)性，有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)跨越兩個(gè)或兩個(gè)以上年度的文件，針對(duì)這類跨年度文件，醫(yī)院采取以下處理方法： </p><p>　　1、醫(yī)院的請(qǐng)示批復(fù)屬于回復(fù)性文件，這類文件經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)2012年上報(bào)的請(qǐng)示，與2013才得上級(jí)的批復(fù)。這時(shí)應(yīng)將請(qǐng)示批復(fù)均放入2013年立卷。 </p>

8、<p>　　2、醫(yī)院的3年（如2013年—2016年醫(yī)院人才工作計(jì)劃）、5年（2013年—2018年醫(yī)院改革發(fā)展規(guī)劃）的計(jì)劃和規(guī)劃性文件，應(yīng)放在計(jì)劃或規(guī)劃針對(duì)的第一年立卷。 </p><p>　　3、跨年度總結(jié)性文件應(yīng)放在其內(nèi)容針對(duì)的最后一年立卷。如2011—2013年醫(yī)院支農(nóng)工作總結(jié)，應(yīng)放在2013年立卷。 </p><p>　?。ㄈ┤绾螌?duì)存檔文件進(jìn)行歸檔范圍和保管期限的鑒定

9、 </p><p>　　根據(jù)東城區(qū)檔案局制定的《北京市東城區(qū)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定實(shí)施細(xì)則》的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位各職能部門的實(shí)際情況，制定出本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限實(shí)施細(xì)則。 </p><p><b>　　1、堅(jiān)持以我為主 </b></p><p>　　各職能部門以本科室的主要工作為原則，對(duì)本科室所管理的文

10、件進(jìn)行分類和整理，就是以我為主。以我為主可以保證本科室文件的完整齊全，避免同一文件重復(fù)存檔，優(yōu)化醫(yī)院檔案的信息資源。 </p><p>　　2、確定歸檔范圍、替出不歸檔文件 </p><p>　　對(duì)于上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的需要本醫(yī)院貫徹執(zhí)行或需要辦理的，及醫(yī)院在辦理過(guò)程和辦理結(jié)束所產(chǎn)生文件，凡對(duì)本醫(yī)院工作有查考利用價(jià)值的文件都應(yīng)該歸檔保管。如：反應(yīng)本醫(yī)院改革發(fā)展、黨務(wù)管理、行政管理、人事管理、基建

11、項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)管理、科研管理、醫(yī)療管理、防病管理、護(hù)理管理、藥劑管理、工會(huì)活動(dòng)管理等專門活動(dòng)中形成的文件材料，都屬于歸檔范圍之內(nèi)。 </p><p>　　對(duì)于上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)的文件、與本單位職能不關(guān)的，不需要執(zhí)行和辦理的文件，僅供參閱的文件屬不歸檔文件。如：上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的非本醫(yī)院的人事任免通知書、會(huì)議通知屬不歸檔范圍。這些文件在整理歸檔過(guò)程中應(yīng)該替出。 </p><p>　　3、對(duì)確定歸檔的文

12、件劃分保管期限 </p><p>　　根據(jù)機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限的規(guī)定，按照醫(yī)院對(duì)檔案價(jià)值的簽定，將醫(yī)院檔案分為永久保存、長(zhǎng)期保存（30年）、短期保存（10年）。 </p><p>　　二級(jí)醫(yī)院必須作為永久保存的文書檔案包括：醫(yī)院年度大事記、醫(yī)院院長(zhǎng)辦公會(huì)記錄、醫(yī)院的所有請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)批復(fù)、醫(yī)院職代會(huì)文件、本單位黨員年度報(bào)表、黨總支會(huì)議記錄、上級(jí)下發(fā)的與本醫(yī)院有關(guān)的人事任免文件、醫(yī)院與相關(guān)

13、單位簽定的合同書及協(xié)議書、醫(yī)院已完成的醫(yī)療科研的相關(guān)文件等重要文件。另外，醫(yī)院人事部分形成的如：獎(jiǎng)勵(lì)與處分材料、職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料、人事考核、職稱評(píng)審、職工調(diào)動(dòng)、職工名冊(cè)等都屬于永久保存的檔案。 </p><p>　　二級(jí)醫(yī)院長(zhǎng)期（30年）保存的文書檔案包括：反映本醫(yī)院主要職能活動(dòng)的：醫(yī)院院務(wù)會(huì)記錄、醫(yī)院信息、醫(yī)院通報(bào)、醫(yī)院各類委員會(huì)及專委會(huì)形成的會(huì)議文件、醫(yī)

14、院開(kāi)展的醫(yī)療護(hù)理等階段活動(dòng)所形成的文件。 </p><p>　　二級(jí)醫(yī)院短期（10年）保存的文書檔案包括：科室年度工作計(jì)劃及總結(jié)、上級(jí)下發(fā)的通知性文件。 </p><p>　?。ㄋ模┤绾未蛴【韮?nèi)文件目錄 </p><p>　　卷內(nèi)文件目錄表分為7項(xiàng)內(nèi)容：順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注，每份文件至少要填寫5列。文號(hào)和備注這2項(xiàng)如文件中有就要填寫，反之不填

15、。 　　順序號(hào)：順序號(hào)的填寫在卷內(nèi)文件目錄中最為復(fù)雜。一般案卷可以按文件的生成日期進(jìn)行排列，每卷順序號(hào)從1開(kāi)始排起。請(qǐng)示批復(fù)類案卷，除了要根據(jù)文件的生成日期，還要將每一份文件的批復(fù)放在請(qǐng)示前進(jìn)行排列。 </p><p>　　文號(hào)：為文件的發(fā)文字號(hào)，是由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年份和文件順序號(hào)三個(gè)部分組成的。在卷內(nèi)文件目錄的填寫時(shí)三個(gè)部分都要填上，缺一不可。 </p><p>　　責(zé)任者：指制發(fā)

16、文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)，聯(lián)合發(fā)文的責(zé)任者之間用“，”號(hào)分隔。責(zé)任者應(yīng)按文件錄全稱，不能使用“本院”、“本科”等簡(jiǎn)稱，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人講話或者以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件，責(zé)任者可填寫領(lǐng)導(dǎo)人姓名，但必須注明職務(wù)。 </p><p>　　題名：案卷題名一般由責(zé)任者、問(wèn)題、名稱三部分構(gòu)成。案卷題名一般不能超過(guò)五十個(gè)字。題名的末尾不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。題名中如出現(xiàn)多個(gè)責(zé)任者或多種文件名稱，并列的成分中間可用頓號(hào)分隔。案卷題名的格

17、式一般是：責(zé)任者+關(guān)于+問(wèn)題+的+名稱。例如：東城區(qū)第一人民醫(yī)院2013年度工作總結(jié) </p><p>　　日期：填寫卷內(nèi)文件成文日期的終止時(shí)間，用8位數(shù)字表示，不足添0占位，例：2013年8月10月，填寫格式為20130810。 </p><p>　　頁(yè)號(hào)：為文件所在張頁(yè)號(hào)。一份案卷立卷后，應(yīng)先用鉛筆將每頁(yè)有文字的紙張編號(hào)。需要注意的是：卷內(nèi)文件目錄的頁(yè)號(hào)應(yīng)填寫文件的首頁(yè)頁(yè)號(hào)。最后一份文

18、件應(yīng)將此份文件的首頁(yè)和終止頁(yè)的頁(yè)號(hào)全部填寫，不可省略，以便以統(tǒng)計(jì)該卷的總頁(yè)數(shù)。 </p><p>　?。ㄎ澹┤绾尉帉懓妇順?biāo)題 </p><p>　　案卷標(biāo)題是對(duì)卷內(nèi)全部文件的總概括，通過(guò)案卷標(biāo)題揭示出卷內(nèi)文件的成分與內(nèi)容，為查找利用提供線索。案卷標(biāo)題應(yīng)該簡(jiǎn)明確切，醫(yī)院文書檔案的案卷標(biāo)題常用的結(jié)構(gòu)形式是：年度+作者+問(wèn)題（事由）+名稱（文種）。例如：東城區(qū)第一人民醫(yī)院2013年度職能科室工作

19、總結(jié)，這就代表了本卷檔案是由2013年度所有職能科室的工作總結(jié)組成的。 </p><p>　　三、確保各職能部門按照規(guī)定期間進(jìn)行檔案的年度移交 </p><p>　　按時(shí)進(jìn)行檔案的年度移交是醫(yī)院檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，是各職能部門的兼職檔案員的事業(yè)心和責(zé)任心的具體體現(xiàn)。 </p><p>　　作為一所二級(jí)醫(yī)院，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)每年年初都把檔案歸檔工作擺在院務(wù)會(huì)的議事日程上

20、，強(qiáng)調(diào)檔案工作對(duì)醫(yī)院的改革的發(fā)展的重要性，重視對(duì)檔案人員的思想教育，要求各兼職檔案員按時(shí)按質(zhì)完成上一年度的檔案移交工作。有了醫(yī)院院長(zhǎng)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，醫(yī)院檔案室專職檔案管理人員對(duì)兼職檔案員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，兼職檔案員對(duì)檔案管理工作的熱心和責(zé)任心，從而保證了醫(yī)院的檔案年度移交工作的順利進(jìn)行。 </p><p><b>　　參考文獻(xiàn)： </b></p><p>　　[1]陳兆祦，和