淺談文書檔案信息化管理

1、淺談文書檔案信息化管理淺談文書檔案信息化管理文陜西中醫(yī)藥大學(xué)王晶文書檔案是高校檔案管理體系中重要的組成部分，記載著學(xué)校發(fā)展的歷史過程，客觀反映學(xué)校各類問題的處理、領(lǐng)導(dǎo)的決策、科研開發(fā)等工作的過程和成績。隨著信息化在學(xué)校的全面開展，各個(gè)高校都在建立自己的數(shù)字化校園，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)越來越不適應(yīng)高?，F(xiàn)代化發(fā)展需要，對(duì)文書檔案進(jìn)行信息化改革已經(jīng)迫在眉睫。一、文書檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)（一）提高檔案歸檔人員工作效率。文書檔案進(jìn)行信息化管理不

2、但會(huì)使文書檔案管理的流程運(yùn)轉(zhuǎn)更加迅速，而且改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，工作方式更加便捷，工作效率得到了很大的提高。文書檔案采用計(jì)算機(jī)管理可以按照按件即時(shí)整理的歸檔方式，減輕了歸檔人員的工作量，提高了文件管理效率。文件資料的收集、存放、分類、統(tǒng)計(jì)等文件歸檔環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是前期的文件起草還是后期的文件的傳遞，都變得簡單易行。（二）提高檔案的查閱速度。文書檔案實(shí)施信息化管理，可以大大提高文件的查閱速度，加上計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，查

3、閱人員不切需要文書檔案管理人員去掌握和使用。文檔檔案信息化是現(xiàn)代社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，所以，高校從事文書管理的老師要結(jié)合本崗位的工作，努力提高計(jì)算機(jī)操作水平，邊工作邊學(xué)習(xí)，掌握涉及文檔管理的信息技術(shù)知識(shí)，努力成為綜合型的文檔管理人才。（二）充分利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作任務(wù)量大，利用計(jì)算機(jī)整理文檔，可以大大提高文檔整理速度。以往的人工立卷，雖然都是按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求進(jìn)行文檔整理，但是每個(gè)人理解的不同，對(duì)每

4、一個(gè)文件的分類不盡相同，影響案卷質(zhì)量，對(duì)檔案的查詢工作帶來不便。現(xiàn)在按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，文書檔案實(shí)行卷改件，文檔整理按件整理，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅省時(shí)省力，檔案利用效率提高，降低了人為因素在文書檔案歸檔工作的影響，又發(fā)揮了計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)點(diǎn)，提高了歸檔的工作效率。（三）加強(qiáng)在職教育，提文書檔案管理人員整體素質(zhì)。傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與檔案工作方法，已不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的新形勢(shì)，文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，學(xué)校負(fù)