淺談文書檔案信息化管理

1、淺談文書檔案信息化管理淺談文書檔案信息化管理文陜西中醫(yī)藥大學王晶文書檔案是高校檔案管理體系中重要的組成部分，記載著學校發(fā)展的歷史過程，客觀反映學校各類問題的處理、領導的決策、科研開發(fā)等工作的過程和成績。隨著信息化在學校的全面開展，各個高校都在建立自己的數(shù)字化校園，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經越來越不適應高?，F(xiàn)代化發(fā)展需要，對文書檔案進行信息化改革已經迫在眉睫。一、文書檔案信息化管理的優(yōu)勢（一）提高檔案歸檔人員工作效率。文書檔案進行信息化管理不

2、但會使文書檔案管理的流程運轉更加迅速，而且改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，工作方式更加便捷，工作效率得到了很大的提高。文書檔案采用計算機管理可以按照按件即時整理的歸檔方式，減輕了歸檔人員的工作量，提高了文件管理效率。文件資料的收集、存放、分類、統(tǒng)計等文件歸檔環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是前期的文件起草還是后期的文件的傳遞，都變得簡單易行。（二）提高檔案的查閱速度。文書檔案實施信息化管理，可以大大提高文件的查閱速度，加上計算機網絡技術的應用，查

3、閱人員不切需要文書檔案管理人員去掌握和使用。文檔檔案信息化是現(xiàn)代社會對文檔工作的必然要求，所以，高校從事文書管理的老師要結合本崗位的工作，努力提高計算機操作水平，邊工作邊學習，掌握涉及文檔管理的信息技術知識，努力成為綜合型的文檔管理人才。（二）充分利用現(xiàn)代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作任務量大，利用計算機整理文檔，可以大大提高文檔整理速度。以往的人工立卷，雖然都是按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求進行文檔整理，但是每個人理解的不同，對每

4、一個文件的分類不盡相同，影響案卷質量，對檔案的查詢工作帶來不便?，F(xiàn)在按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，文書檔案實行卷改件，文檔整理按件整理，利用計算機技術不僅省時省力，檔案利用效率提高，降低了人為因素在文書檔案歸檔工作的影響，又發(fā)揮了計算機管理的優(yōu)點，提高了歸檔的工作效率。（三）加強在職教育，提文書檔案管理人員整體素質。傳統(tǒng)的業(yè)務知識與檔案工作方法，已不能適應現(xiàn)代檔案管理的新形勢，文書檔案管理人員的業(yè)務能力直接影響檔案管理工作的質量，學校負