淺談文書檔案的管理

1、<p><b>　　淺談文書檔案的管理</b></p><p>　　摘要：文書檔案是文書檔案是指單位在各項管理活動中形成的，具有查考使用價值的，集中保管起來的文書材料，是單位基本情況和歷史面貌的真實記錄。 </p><p>　　關(guān)鍵詞：檔案 收集 整理 鑒定 保管 利用 </p><p>　　Abstract: archives ar

2、chives units in various management activities, examine the value in use, the Central Depository instrument materials, is a true record of units and historical features. </p><p>　　Keywords: File collected ide

3、ntification custody of use </p><p>　　中圖分類號：G275.2文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：2095-2104(2013) </p><p>　　首先要對文書檔案進(jìn)行收集 </p><p>　　文書檔案的收集工作就是按照黨和國家的有關(guān)規(guī)定，將分散在各機(jī)關(guān)、部門、個人手中的散失在其它地方的檔案，有組織、有計劃地分別集中到各有關(guān)檔案室和各

4、級各類檔案館，實現(xiàn)統(tǒng)一管理。 </p><p>　　文書檔案的收集工作的內(nèi)容有以下三個方面。1、檔案室對本單位需要歸檔案卷或文件的接收工作。各機(jī)關(guān)、單位的文書部門的文書辦理、處理完畢，經(jīng)過整理，移交給機(jī)關(guān)各綜合檔案室，從文書部門或業(yè)務(wù)部門向檔案室移交的角度稱為“歸檔”，從檔案室接收的角度稱為“收集”。2、各級國家檔案館對各現(xiàn)行機(jī)關(guān)、撤銷機(jī)關(guān)檔案的收集和接收?，F(xiàn)行機(jī)關(guān)所形成的檔案，不僅有現(xiàn)實作用，還有歷史作用，不僅

5、要為本機(jī)關(guān)當(dāng)前工作服務(wù)，而且要為社會各方面服務(wù)。因此，檔案在機(jī)關(guān)檔案室保存一定時期后，各級國家檔案館應(yīng)按照有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，及時接收各單位的檔案進(jìn)館，這是檔案館館藏檔案的主要來源，也是檔案館收集檔案最重要的途徑。3、歷史檔案的接收和征集工作，歷史檔案是指中華人民共和國成立前，各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊、企業(yè)、事業(yè)單位以及著名人物在社會活動中形成的檔案，這些檔案由于歷史的原因，留存不全了，所以我們要采取多種手段，利用各種途徑廣泛深入征集。收集

6、工作意義重大，檔案室管理的檔案，不是檔案室自己產(chǎn)生的，而是歷史上形成的和現(xiàn)實生活中不斷產(chǎn)生的文件，是經(jīng)過長期民間文藝和積累起來的。對進(jìn)館的檔案要齊全完整，進(jìn)館的檔案要標(biāo)準(zhǔn)化，保持全宗的不可分割性。</p><p>　　二、對文書檔案進(jìn)行整理 </p><p>　　保存文書檔案的主要目的就是為了利用，處于零亂狀態(tài)未經(jīng)系統(tǒng)整理的文書檔案，大大地束縛和影響提供利用。不進(jìn)行系統(tǒng)整理，就不能完整地反

7、映出各項活動的歷史聯(lián)系和本來面貌，當(dāng)然也就損害以至失去它的利用價值。只有化零亂為系統(tǒng)，才能為文書檔案的提供利用創(chuàng)造良好的條件。應(yīng)該明確文書檔案工作整理的基本任務(wù)，是所檔案組成一個體系，并通過編目使之固定下來，為利用檔案提供方便條件。檔案系統(tǒng)整理是有原則的，要按照檔案形成的特點和規(guī)律，保持檔案文件之間的歷史聯(lián)系，使整理出來的文書檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管和利用。檔案的系統(tǒng)整理應(yīng)按照檔案形成的特點和規(guī)律來進(jìn)行，要考慮以下二點：

8、1、文書檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，而文件的形成又是一個機(jī)關(guān)工作活動的客觀反映，文件產(chǎn)生和形成時的特點，也會很自然的成為文書檔案形成的特點。2、文書檔案也是歷史活動的產(chǎn)物，具有鮮明的時間特點。 </p><p>　　對文書檔案進(jìn)行鑒定 </p><p>　　檔案室的檔案日益增多，就要把有保存價值的檔案留存，對已經(jīng)失去繼續(xù)保存價值的檔案通過鑒定進(jìn)行淘汰。文書檔案的鑒定工作是指檔案室按照一定的原則

9、、標(biāo)準(zhǔn)和方法來判定檔案價值，確定檔案的保管期限，對失去保存價值的檔案進(jìn)行銷毀。用全面、歷史、發(fā)展的觀點對檔案進(jìn)行鑒定，分析內(nèi)容，來源、時間和形成，經(jīng)過鑒定過的永久文件是對反映本機(jī)關(guān)，單位的主要職能的基本歷史面貌的具有重要參考或查考作用的就應(yīng)做為永久檔案進(jìn)行保管。 </p><p>　　對文書檔案進(jìn)行保管 </p><p>　　檔案的保管工作就是根據(jù)檔案不同的制成材料，分別采取相應(yīng)科學(xué)存放和

10、安全防護(hù)等措施，盡量延長其壽命的一項工作。檔案壽命的長短與檔案存藏環(huán)境與保護(hù)條件有極為密切的關(guān)系。凡是檔案保管條件較好，貯藏環(huán)境符合標(biāo)準(zhǔn)的，檔案由量變到質(zhì)變的過程就會慢一些，檔案的壽命就會長一些，反之，凡是檔案保管條件較差，周圍環(huán)境污染嚴(yán)重的，檔案由量變到質(zhì)變的過程就會/快一些，因而檔案的生命就會短一些。只有將檔案保管好，才有可能進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計、檢索、編研和利用工作，只有檔案保管工作井然有序，檔案的編目、鑒定、統(tǒng)計、利用工作才能順

11、利進(jìn)行。 </p><p><b>　　以便于提供利用 </b></p><p>　　檔案工作總的目的，就是開發(fā)檔案信息資源，提供檔案為社會主義各項事業(yè)服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。檔案提供利用工作是檔案工作的中心任務(wù)，是服務(wù)于社會的重要環(huán)節(jié)。檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計等一系列環(huán)節(jié)，都是不提供利用工作所作的準(zhǔn)備工作，是基礎(chǔ)工作，提供利用是檔案工作的出發(fā)點和歸