內(nèi)部控制手冊(cè)之合同管理

1、第二十二章 第二十二章 合同管理 合同管理 (CM)22.1 總述 總述本章所述的合同管理，是指對(duì)合同對(duì)方資信調(diào)查、商務(wù)談判、條款擬訂、 審查會(huì)審、審批、簽署、備案、履行、變更、解除、歸檔等全過程的管理。22.2 控制目標(biāo) 控制目標(biāo)22.2.1 合規(guī)目標(biāo) 合規(guī)目標(biāo)確保合同管理符合國家法律、法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。22.2.2 財(cái)務(wù)目標(biāo) 財(cái)務(wù)目標(biāo)保證合同數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合合同管理及信息披露的要求。22.2.3 經(jīng)營目標(biāo) 經(jīng)

2、營目標(biāo)1) 依據(jù)公平公正及誠信原則訂立合同，有效監(jiān)督、管理，保證履約順利進(jìn) 行，維護(hù)公司合法權(quán)益;2) 規(guī)范合同管理制度及管理模式，確保合同文本、合同用章及合同審批制 度獲得有效的執(zhí)行。22.3 業(yè)務(wù)流程管控 業(yè)務(wù)流程管控22.3.1 流程責(zé)任部門 流程責(zé)任部門行政管理部及各合同承辦部門為本流程的主要責(zé)任部門。22.3.2 流程范圍 流程范圍合同管理包括以下二級(jí)流程：合同調(diào)查、合同談判、合同文本擬訂、合同 審核簽署、合同履行、合同結(jié)算、

3、合同登記、合同管理后評(píng)估。22.3.3 總體控制政策 總體控制政策1) 公司應(yīng)建立合同管理制度，明確合同簽訂、合同審查、合同履行、合同 歸檔管理及合同專用章管理等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理；2) 建立合同管理崗位責(zé)任制，明確合同管理部門/崗位、合同承辦部門/崗 位、合同會(huì)簽部門/崗位的職責(zé)權(quán)限；3) 按照合同簽訂、合同審查、合同履行、合同的文檔管理等環(huán)節(jié)，明確不 相容崗位，如下崗位必須分離：表 22-1：風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣 ：風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣 –合同管理 合

4、同管理 (CM)業(yè)務(wù)流程二級(jí)流程末級(jí)流程風(fēng)險(xiǎn)因素控制編號(hào)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)/內(nèi)部控制措施 主責(zé)部門《制度》/ “控制憑據(jù)”CM01合同 合同 調(diào)查 調(diào)查合同對(duì)方主體資格未達(dá) 要求或缺乏履行能力， 可能導(dǎo)致公司合法權(quán)益 受到侵害C11. 各業(yè)務(wù)部門訂立合同以前進(jìn)行合同調(diào)查，充分了解合同對(duì)方的主 體資格、信用狀況等有關(guān)情況，確保對(duì)方當(dāng)事人具備履約能力，在充 分收集相關(guān)證據(jù)的基礎(chǔ)上評(píng)價(jià)主體資格是否恰當(dāng)（具體措施包括：審 查被調(diào)查對(duì)象的法人

5、登記證書、資質(zhì)證明、授權(quán)委托書等證明原件， 必要時(shí)，可通過發(fā)證機(jī)關(guān)查詢證書的真實(shí)性和合法性；關(guān)注授權(quán)代理 人的授權(quán)范圍等） 。2. 在情況允許的條件下，各個(gè)部門具體負(fù)責(zé)人對(duì)調(diào)查對(duì)方進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng) 調(diào)查，實(shí)地了解和全面評(píng)估生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品類別和質(zhì)量等 生產(chǎn)經(jīng)營情況，分析其合同履約能力。3. 與被調(diào)查對(duì)象的主要供應(yīng)商、客戶、開戶銀行、主管稅務(wù)機(jī)關(guān)和 工商管理部門等溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營、商業(yè)信譽(yù)、履約能力等情 況。4. 對(duì)于調(diào)查結(jié)果，承辦部

6、門應(yīng)形成書面文件，連同對(duì)方當(dāng)事人提供 的資質(zhì)材料，提交至合同承辦部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核。初審工作完成后， 將合作方信息錄入“合作方檔案” ；與已在“合作方檔案” （如：供應(yīng) 商檔案、客戶檔案）中的合同合作方進(jìn)行再次業(yè)務(wù)往來前，合同經(jīng)辦 部門也應(yīng)對(duì)其進(jìn)行資質(zhì)進(jìn)行復(fù)核工作。承辦部門 《法律風(fēng) 險(xiǎn)管理制 度》；《合同管 理制度》“合作方 檔案”CM02合同 合同 談判 談判合同雙方未明確雙方的 權(quán)利和違約責(zé)任，可能 因忽略合同重大問題或 在重大問題

7、上做出不當(dāng) 讓步，使公司利益受損 C21. 承辦部門合同談判前應(yīng)事先收集談判對(duì)手資料、充分熟悉談判對(duì) 手情況；研究國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)督、產(chǎn)業(yè)政策、同類產(chǎn)品或 服務(wù)價(jià)格等與談判內(nèi)容相關(guān)的信息。2. 關(guān)注合同核心內(nèi)容、條款和關(guān)鍵細(xì)節(jié)，具體包括合同標(biāo)的數(shù)量、 質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，合同價(jià)款的確定方式與支付方式，履約期限和方 式，違約責(zé)任和爭(zhēng)議的解決方法、合同變更或解除條件等。3. 談判人員應(yīng)具備所需專業(yè)技術(shù)、財(cái)務(wù)、法律等相關(guān)知識(shí)；對(duì)于影 響重