基于內(nèi)部控制下的合同管理與風(fēng)險防范

1、第1頁共11頁基于內(nèi)部控制下的合同管理與風(fēng)險防范基于內(nèi)部控制下的合同管理與風(fēng)險防范一、內(nèi)控指引要求一、內(nèi)控指引要求依據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號——合同管理》要求，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議即合同進(jìn)行管理，確定合同歸口管理部門，明確合同擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求，定期檢查和評價合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)控制措施，促進(jìn)合同有效履行，切實維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。在實

2、際工作中，對于合同管理內(nèi)部控制體系的建設(shè)，按照實際業(yè)務(wù)開展的邏輯順序，可大致分為五大階段并細(xì)化至十五項工作。具體如下：《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第1616號——合同管理合同管理》文件對合同管理的總體要求文件對合同管理的總體要求：①建立分級授權(quán)管理制度②實行統(tǒng)一歸口管理③明確職責(zé)分工④健全考核與責(zé)任追究制度階段一合同準(zhǔn)備管理1.合同策劃立項管理2.合同對象調(diào)查管理3.合同對象選擇管理重要風(fēng)險點：重要風(fēng)險點：合同的策劃、調(diào)

3、查，初步確定商業(yè)對象、要約，談判及擬定合同文本階段二合同簽署管理4.合同談判管理5.合同文本管理6.合同審查管理7.合同簽署管理重要風(fēng)險點：重要風(fēng)險點：法律意見征求，按照權(quán)限進(jìn)行審核、會簽，簽署合同文本階段三合同履行管理8.合同執(zhí)行管理9.合同變更轉(zhuǎn)讓解除管理10.合同結(jié)算管理重要風(fēng)險點：重要風(fēng)險點：合同的履行，執(zhí)行跟蹤監(jiān)督，變更或終止合同階段四合同糾紛管理11.處理時效管理12.處理方案選擇管理13.處理方案執(zhí)行管理重要風(fēng)險點：重要風(fēng)

4、險點：糾紛的處理階段五合同履行后管理14.合同檔案管理15.合同履行后評估管理重要風(fēng)險點：重要風(fēng)險點：對合同履約情況的總體評價，風(fēng)險防控、歸檔保管由上述可推導(dǎo)出完整的的合同管理一般流程：1、經(jīng)過合同策劃、調(diào)查，初步確定準(zhǔn)合同對象。2、談判并擬定合同文本，審核審批和正式簽署合同。3、合同發(fā)送相關(guān)部門并履行。4、糾紛處理。第3頁共11頁2、合同樣式多樣化，部分合同文本的條款要素表達(dá)不清晰，關(guān)鍵表述缺失。3、忽視對合同主體的資格審查，相關(guān)調(diào)研

5、審查機制執(zhí)行不到位，個別合同簽署前不作調(diào)研審查，僅憑他人介紹即作簽約。4、對會簽、授權(quán)、履行、監(jiān)控等程序重視不足，存在無授權(quán)、輕會簽、實際履行與合同約定不符等情況，相關(guān)管理與監(jiān)督制度不健全。5、缺少對年度合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況分析評估，難以發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的不足并及時采取有效措施。6、對合同管理流程設(shè)計存在局限性，部分觀念將企業(yè)內(nèi)控過多理解為財務(wù)內(nèi)控，或認(rèn)為內(nèi)控流程設(shè)計增加了運營成本，影響運營效率，對效益改善沒有太

6、多幫助。7、合同的歸檔保管登記信息不全，無法對已簽署合同的概要信息進(jìn)行掌握和對比。三、合同管理的內(nèi)部控制三、合同管理的內(nèi)部控制(一)基礎(chǔ)控制基礎(chǔ)控制1、建立分級授權(quán)管理制度將公司“分層治理”原則與內(nèi)控指引要求相結(jié)合，根據(jù)合同事項性質(zhì)、組織機構(gòu)設(shè)置和管理層安排，明確TIH與各子公司、各子公司內(nèi)部的合同管理分級授權(quán)制度。對目前已歸屬TIH管控的重大投資類、融資類、擔(dān)保類、各類產(chǎn)權(quán)類合同，需細(xì)化現(xiàn)有管控流程。對歸屬各子公司的合同管理，應(yīng)建立明

7、確的授權(quán)和管理流程，歸口管理部門履行對合同訂立、履行情況的監(jiān)督檢查。2、明確歸口管理部門和職責(zé)分工目前公司合同管理歸口部門是由各類合同所負(fù)責(zé)部門負(fù)責(zé)管理，既無法在短時內(nèi)獲取最全面的合同信息，也沒有統(tǒng)管部門來履行對各個負(fù)責(zé)部門合同管理工作的監(jiān)督。那么，各個單元應(yīng)指定一個職能部門作為統(tǒng)管部門，對合同管理進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范管理工作指導(dǎo)，收集和整理所在單元所有合同登記信息以便復(fù)核備查；原有各個負(fù)責(zé)部門仍負(fù)責(zé)各自所負(fù)責(zé)類別合同的調(diào)查、談判、訂立、履行