優(yōu)化采購流程降低采購成本

1、堡壘絲幽絲型逝絲曼絲叢竺型絲業(yè)歹花歹匕采貝勾三荒程降歹氏采購成本郭源源【摘要】鋼鐵行業(yè)作為國家基礎產(chǎn)業(yè)，為我國經(jīng)濟的快速發(fā)展做出了重要貢獻。隨著我國鋼鐵工業(yè)的快速發(fā)展，鋼鐵產(chǎn)能迅速擴大，鋼產(chǎn)量的快速增長。本文旨在通過分析八鋼公司采購庫存管理現(xiàn)狀、供應商選擇、業(yè)務流程設計等方面的管理，以優(yōu)化采購管理流程，降低成本等方面為著眼點，為公司改進管理效率、提高競爭力提供一些思路和參考。采購管理是對采賄活動進行計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制，做到保質(zhì)、保量

2、、經(jīng)濟、及時從外部獲取生產(chǎn)經(jīng)營所需的各種物品和服務，以確保企業(yè)經(jīng)營目標的實現(xiàn)。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，采購管理在現(xiàn)代企業(yè)中日趨重要，采購是企業(yè)價值鏈的源泉，采購從全局性可以降低企業(yè)的總成本，對提高企業(yè)競爭力的構(gòu)筑具有至關(guān)重要的作用。因此，現(xiàn)代企業(yè)應該優(yōu)化采購業(yè)務流程，加強采購管理，以降低企業(yè)總成本。采購業(yè)務流程主要包括編制需求和采購計劃、制定價格目錄、采購申請、供應商選擇、貨量價格談判、運輸方式選擇、采購合同簽訂、驗收入庫、結(jié)算付款等環(huán)節(jié)。

3、采購是一”一”一十一一十企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的起點，既是企業(yè)“實物流’’的重要部分，又與企業(yè)“資金流”密切相關(guān)。企業(yè)采購的物資和商品，在很大程度上決定了企業(yè)的生存積發(fā)展，因兩企業(yè)應對存貨進行集中采購，實行物歸一口原則，建立健全采購業(yè)務的內(nèi)部控制，加強采購業(yè)務的管理。以八鋼公司的采購管理為例。為了理順采購管理系統(tǒng)中采購計劃制定、采購計劃管控及組織實施采購計劃流程，八鋼公司對各業(yè)務部門的職責進行明確劃分：(1)設備工程部負責采購計劃的管控管理，包括

4、采購計劃審定、采購計劃實時跟蹤。(2)采購中心負責組織采購計劃的實施和采購計劃執(zhí)行結(jié)果反饋。(3)八鋼公司授權(quán)部門負責組織工程建安物資采購計劃的實施和采購計劃執(zhí)行結(jié)果反饋。(4)制造管理部負責制定大宗原燃料采購計劃和采購計劃實施跟蹤。(5)資源公司負責國內(nèi)大宗原燃料采購計劃的實施和采購計劃執(zhí)行結(jié)果反饋。(6)國貿(mào)公司負責進口大宗原燃料采購計劃的實施和采購計劃執(zhí)行結(jié)果反饋。公司整體實行wzmis系統(tǒng)進行采購計劃申報、合同簽訂、入庫計量，貨

5、款結(jié)算等業(yè)務流程的處理。一十一—一——卜。。一———卜一十”—卜一。。十一一十一十十—’一十一一一?！灰弧芬灰灰粓蟊砗筮M行，主要方法有成本性態(tài)分析，它是將成本按其性態(tài)進行分類，即根據(jù)各項成本費用與業(yè)務量的依存關(guān)系將成本分為固定成本、變動成本、混合成本后進行分析。細化一些，再按每品種產(chǎn)品的成本費用進行原料、材料備件、能源、折舊、人工、制造費用等大類分析。產(chǎn)品成本中的原料只能分析大品種，材料備件只能按大類分析，不能做到精細化分析。企業(yè)

6、上ERP系統(tǒng)后，給成本分析帶來嶄新的思路，真正做到精細化分析。由于成本核算是基于生產(chǎn)訂單的，所以成本分析也從生產(chǎn)訂單開始分析，ERP中每一張生產(chǎn)訂單就是一個成本對象。對于一張生產(chǎn)訂單來說，即有成本的流入也有成本的流出，生產(chǎn)訂單的流人包括料、工、費三大要素。當生產(chǎn)部門開始領料時便有材料費流人該生產(chǎn)訂單，開始生產(chǎn)后，生產(chǎn)情況如生產(chǎn)時間、準備時間、停工時間、廢品數(shù)量等數(shù)據(jù)開始錄入，這個過程就是成本流人生產(chǎn)訂單的過程。訂單分析可以查看每一物料的

7、消耗量，每一物料的價格，與標準成本比較看出產(chǎn)品的成本變化。如實際用料與物料清單中所設標準的差異；領用時材料價格與標準價格的差異；實際生產(chǎn)工時與按工藝路線所計算的理論生產(chǎn)工時之間的差異；實際產(chǎn)量與生產(chǎn)訂單計劃產(chǎn)量之間的差異，以及標準成本本身的偏差等。通過分析，可以及時發(fā)現(xiàn)問題、反饋問題并解決問題。綜上所述，ERP系統(tǒng)使企業(yè)的成本管理由相對封閉走向開放，信息處理由事后控制走向適時控制，管理方式由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變，使企業(yè)的成本管理有條不紊地進行

8、，為企業(yè)減少庫存，加快資金局轉(zhuǎn)，提高生產(chǎn)效率，降低戎本等方面提供強有力的工具，同時為經(jīng)營決策提供科學的依據(jù)，有效提高盈利水平，最終提高企業(yè)的全面競爭力。(作者河鋼集團宣鋼公司財務處)E曩I；；；攀纂爹。簟萋攀≯攀粵囊暖。螽蠢萬方數(shù)據(jù)MetallurgicalFinancialAccounting優(yōu)化采購洗干呈降低采購風本郭源源l摘要鋼鐵行業(yè)作為國家基礎產(chǎn)業(yè)，為我國經(jīng)濟的快速發(fā)展做出了重要貢獻O隨著我國鋼鐵L業(yè)的快速友展，鋼鐵產(chǎn)能迅速擴大

9、，鋼產(chǎn)量的快速增長c本文旨在通過分析八鋼公司采購庫存管理現(xiàn)狀、供應商選擇、業(yè)務流程設計等方面的管理，以優(yōu)化采購管理流程，降低成本等方面為著眼點，為公司改進管理效率、提高競爭力提供一些思路和參考G采購管理是對采購活動選衍計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制，做到保質(zhì)、保量、經(jīng)濟、及時從外部獲取生產(chǎn)經(jīng)營所需的各種物品和服務，以確保企業(yè)經(jīng)營目標的實現(xiàn)。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，采購管理在現(xiàn)代企業(yè)中日趨重要，采購是企業(yè)價值鏈的源泉，采購從全局性可以降低企業(yè)的總成本

10、，對提高企業(yè)競爭力的構(gòu)筑具有至關(guān)重要的作用。因此，現(xiàn)代企業(yè)應該優(yōu)化采購業(yè)務流程，加強采購管理，以降低企業(yè)總成本O采購業(yè)務流程主要包括編制需求和采購計劃、制定價格目錄、采購申請、供應商選擇、貨量價格談判、運輸方式選擇、采購合同簽訂、驗收入庫、結(jié)算付款等環(huán)節(jié)。采購是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的起點，既是企業(yè)“實物流“的重要部分，又與企業(yè)“資金流“密切相關(guān)。企業(yè)采購的物資和商品，在很大程度上決定了企業(yè)的生存和發(fā)展，因而企業(yè)應對存貨進行集中采購，實行物歸一口

11、原則，建立健全采購業(yè)務的內(nèi)部控制，加強采購業(yè)務的管理。以八鋼公司的采胸管理為例.為了理頤采購管理系統(tǒng)中采購計劃制定、采購計劃管控及組織實施采購計劃流程，八鋼公司對各業(yè)務部門的職責進行明確劃分:(1)設備工程部負責采購計劃的管控管理，包括采購計劃審定、采購計劃實時跟蹤o(2)采購中心負責組織采購計劃的實施和采購計劃執(zhí)行結(jié)果反饋。(3)八鋼公司授權(quán)部門負責組織工程建安物資采購計劃的實施和采購計劃執(zhí)行結(jié)果反饋o(4)制造管理部負責制定大宗原燃

12、料采購計劃和采購汁劃實施跟蹤。(5)資灑、公司負責國內(nèi)大宗原燃料采購計劃的實施和采購計劃執(zhí)行結(jié)果反慣o(6)國貿(mào)公司負責進口大宗原燃料采購計劃的實施和采購計劃執(zhí)行結(jié)果反饋。公司整體實行wzmlS系統(tǒng)進行采購計劃申報、合同簽訂、入庫計量，貨款結(jié)算等業(yè)務流程的處理。一←←…←..←←“】←←←←←←←←←←←…←←戶←←…←←←←←←←←←←…←←←←←←←回←←←←←←←回『←←←報表后進行，主要方法有戚本性態(tài)分析，它是將成本按其性態(tài)進行

13、分類，即根據(jù)各項成本費用與業(yè)務量的依存關(guān)系將成本分為固定成本、變動成本、混合成本后進行分忻。細化一些，再按每品種產(chǎn)品的成本費用進行原料、材料備件、能據(jù)、折舊、人工、制造費用等大類分析。產(chǎn)品戚本中的原料只能分析大品種，材料備件只能按大類分析，不能做到精細化分析。企業(yè)上ERP系統(tǒng)后，給成本分析帶來嶄新的思路，真正做到精細化分析。由于成本核算是基于生產(chǎn)訂單的，所以成本分析也從生產(chǎn)訂單開始分析，ERP中每一張生產(chǎn)訂單就是一個成本對象。對于一張生

14、產(chǎn)訂單來說，即有成本的流入也有戚本的流出，生產(chǎn)訂單的流入包括料、工、費三大要素。當生產(chǎn)部門開始領料時便有材料費流入該生產(chǎn)訂單，開始生產(chǎn)后，生產(chǎn)情況如生產(chǎn)時間、準備時間、停工時間、廢品數(shù)量等數(shù)據(jù)開始錄入，這個過程就是成本流人生產(chǎn)訂單的過程。訂單分析可以查囡茍氣舍酣拿卻“12.精明看每一物料的消耗量4每一物料的價格，與標準戚本比較看出產(chǎn)品的戚本變化。如實際用料與物料清單中所設標準的差異領用時材料價格與標準價格的差異實際生產(chǎn)工時與按工藝路線所

15、計算的理論生產(chǎn)工時之間的差異實際產(chǎn)量與生產(chǎn)訂單計劃產(chǎn)量之間的差異，以及標準成本本身的偏差等。通過分析，可以及時發(fā)現(xiàn)問題、反饋問題并解決問題。綜上所述，ERP系統(tǒng)使企業(yè)的戚本管理由相對封閉走向開放，信息處理由事后控制走向適時控制，管理方式由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變，使企業(yè)的成本管理有條不紊地進行，為企業(yè)減少庫存，加快資金周轉(zhuǎn)，提高生產(chǎn)效率，降低成本等方面提供強有力的工具，同時為經(jīng)營決策提供科學的依據(jù)，有效提高盈利水平，最終提高企業(yè)的全面競爭力O(作

16、者河鋼集團宣鋼公司財務處)絲絲絲監(jiān)型逝絲曼型叢業(yè)絲絲!監(jiān)堡壘一、編制需求和采購計劃需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要向采購部門提出物資需求計劃，設備工程部依據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營目標計劃和現(xiàn)有物資消耗水平，庫存情況，根據(jù)需求計劃歸類匯總平衡現(xiàn)有庫存物資后，統(tǒng)籌安排采購計劃，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。采購計劃是企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃的一部分，企業(yè)根據(jù)發(fā)展目標的實際需要，結(jié)合庫存和在途情況，科學安排采購計劃，防止采購過高或過低。采購計劃納入采購預算管

17、理，經(jīng)相關(guān)負責人審批后，嚴格執(zhí)行。二、建立健全采購申請制度公司建立了采購申請制度，在物資系統(tǒng)中由生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計劃和實際需要，提出采購申請。依據(jù)購買物資或接受勞務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責權(quán)限及相應的請購程序。具有請購權(quán)的部門對于預算內(nèi)采購項目，應當嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預算和預算外采購項目，按照預算調(diào)整程序，由具備相應審批權(quán)限的部門或人員

18、審批后，再辦理采購申請手續(xù)。具備審批權(quán)限的部門或人員應嚴格審批采購申請。三、供應商選擇制度選擇供應商是企業(yè)采購業(yè)務流程中非常重要的環(huán)節(jié)。供應商選擇不當，可能導致采購物資質(zhì)次價高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。公司建立供應商評估和準入制度，對供應商資質(zhì)信譽情況的真實性和合法性進行審查，確定合格的供應商，并建立企業(yè)統(tǒng)一的供應商網(wǎng)絡。采購部門按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應商，在切實防范舞弊風險的基礎上，與供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。四、采購合同管理

19、根據(jù)采購需要，確定供應商、采購方式、采購價格等并與供應商簽訂具有法律約束力的采購合同，該合同對雙方的權(quán)利、義務和違約責任等情況作出明確規(guī)定。對大宗商品的采購采用招投標方式并簽訂合同協(xié)議，一般商品的采購可以采用詢價或定向采購方式并簽訂合同協(xié)議。雙方協(xié)商簽訂合同條款，并符合國家和企業(yè)的相關(guān)規(guī)定。采購合同有專人負責保管、整理、入檔。五、采購價格管理每年初制定并下發(fā)當年最高結(jié)算限價的采購定價機制，采取協(xié)議采購、招標采購、詢比價采購、動態(tài)競價采購

20、等多種方式確定采購價格。采購價格應遵循“三同三比”的原則，即同名稱、型號規(guī)格比質(zhì)量，同質(zhì)量比價格，同價格的比費用，分別采取詢價、招標、專家會審、最高限價等形式確定采購價格。六、驗收入庫制度設置物流庫房，制定明確的采購驗收標準，各級驗收部門及人員、收貨驗收部門根據(jù)規(guī)定的驗收制度和批準的合同訂單、合同協(xié)議等采購文件，對采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等相關(guān)內(nèi)容進行嚴格驗收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。對驗收合格的物資，填制入庫憑

21、證，并錄入物資系統(tǒng)，登記實物賬，及時將入庫憑證傳遞給財務部門。對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，相關(guān)機構(gòu)應當查明原因并及時處理。給企業(yè)造成損失的，采購部門要按照合同約定向有關(guān)單位進行索賠。七、結(jié)算付款物資系統(tǒng)完成收庫手續(xù)并稽核無誤后，數(shù)據(jù)傳遞財務部門，財務人員將入庫數(shù)據(jù)與供應商開具發(fā)票審核無誤后進行掛賬、結(jié)算。在辦理付款業(yè)務時，應嚴格按合同協(xié)議的約定審核付款條件以及相關(guān)手續(xù)的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性。嚴格按照資金計劃的申報與審批進行付

22、款。企業(yè)應當加強采購付款的管理，完善付款流程，防止企業(yè)資金損失或信用受損。目前公司的管理流程存在以下不完善之處：1現(xiàn)場收貨、驗貨時間過長，未能及時辦理入庫手續(xù)，無法進行財務結(jié)算。由于各部門職責分工不同，各部門之間協(xié)作顯得非常重要，應加強協(xié)作減少職能部門之間扯皮現(xiàn)象，同時應加強制度的健全，加強相關(guān)工作的考核，只有各個環(huán)節(jié)互相配合，嚴格按照管理制度要求辦事，才能提高工作效率。2對企業(yè)庫存進行定期、全面的清查，使管理部門及時了解整個庫存狀況，

23、對庫存信息及時共享，避免重復采購。3對積壓庫存物資，及時清理、變現(xiàn)，盤活資金，減少損失。4推進學習寶鋼集團“陽光采購”工作，實行信息化采購，以電子商務、電子招標等方式在網(wǎng)絡上實現(xiàn)交易。提高工作效率和工作質(zhì)量?？偠灾?，企業(yè)只有在優(yōu)化管理流程和改進采購方式等方面進行努力，利用先進網(wǎng)絡技術(shù)，建立健全存貨采購業(yè)務的內(nèi)部控制，才能夠較好地保證物資供應順暢，使其與生產(chǎn)和銷售等其他環(huán)節(jié)緊密銜接，還可以有效降低存貨采購成本，加強成本控制，促進企業(yè)生產(chǎn)

24、經(jīng)營持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，實現(xiàn)企業(yè)的預期目標。(作者寶鋼集團新疆八一鋼鐵有限公j財務部)攀蘩繅隧磐攀9麟律霧基期囝萬方數(shù)據(jù)AfetalluTJ~icalFinancialAccountinf一、編制需求和采購計劃需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要向采購部門提出物資需求計劃，設備工程部依據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營目標計劃和現(xiàn)有物資消耗水平，庫存情況，根據(jù)需求計劃歸類匯總平衡現(xiàn)有庫存物資后，統(tǒng)籌安排采購計劃，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。采購計

25、劃是企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃的一部分，企業(yè)根據(jù)發(fā)展目標的實際需要，結(jié)合庫存和在途情況，科學安排采購計劃，防止采購過高或過低。采購計劃納入采購預算管理，經(jīng)相關(guān)負責人審批后，嚴格執(zhí)行。二、建立健全采購申請制度公司建立了采購申請制度，在物資系統(tǒng)中由生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計劃和實際需要，提出采購申請。依據(jù)購買物資或接受勞務的類型，確定歸口管理部門，授予相應的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責權(quán)限及相應的請購程序。具有請購權(quán)的部門對于預算內(nèi)采購項目，應當

26、嚴格按照預算執(zhí)行進度辦理請購于續(xù)，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預算和預算外采購項目，按照預算調(diào)整程序，由具備相應審批權(quán)限的部門或人員審批后，再辦理采購申請于續(xù)O具備審批權(quán)限的部門或人員應嚴格審批采購申請。三、供應商選擇制度選擇供應商是企業(yè)采購業(yè)務流程中非常重要的環(huán)節(jié)。供應商選擇不當，可能導致采購物資質(zhì)次價高，甚至出現(xiàn)舞弊行為O公司建立供應商評估和準入制度，對供應商資質(zhì)信譽情況的真實性和合法性進行審查，確定合格的供應商，并建立企

27、業(yè)統(tǒng)一的供應商網(wǎng)絡。采購部門按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應商，在切實防范舞弊風險的基礎上，與供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。四、采購合同管理根據(jù)采購需要，確定供應商、采購方式、采購價格等并與供應商簽訂具有法律約束力的采購合同，該合同對政方的權(quán)利、義務和違約責任等情況作出明確規(guī)定。對大宗商品的采購采用招投標方式并簽訂合同協(xié)議，一般商品的采購可以采用詢價或定向采購方式并簽訂合同協(xié)議O雙方協(xié)商簽訂合同條款，并符合國家和企業(yè)的相關(guān)規(guī)定O采購合

28、同有專人負責保管、整理、入檔O五、采購價恪管理每年初制定井下發(fā)當年最高結(jié)算限價的采購定價機制，采取協(xié)議采購、招標采購、詢比價采購、動態(tài)競價采購等多種方式確定采購價格。采購價格應遵循“三同三比“的原則，即同名稱、型號規(guī)格比質(zhì)量，同質(zhì)量比價格，同價格的比費用，分別采取詢價、招標、專家會審、最高限價等形式確定采購價格。六、驗收λ庫制度設置物流庫房，制定明確的采購驗收標準，各級驗收部門及人員、收貨驗收部門根據(jù)規(guī)定的驗收制度和批準的合同訂單、合同

29、協(xié)議等采購文件，對采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等相關(guān)內(nèi)容進行嚴格驗收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求O對驗收合格的物資，填制入庫憑證，并錄入物資系統(tǒng)，登記實物賬，及時將入庫憑證傳遞給財務部門。對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，相關(guān)機構(gòu)應當查明原因并及時處理。給企業(yè)造成損失的，采購部門要按照合同約定向有關(guān)單位進行索賠。它、結(jié)算付款物資系統(tǒng)完成收庫手續(xù)井稽核元誤后，數(shù)據(jù)傳遞財務部門，財務人員將入庫數(shù)據(jù)與供應商開具發(fā)票審核元誤后進行掛

30、賬、結(jié)算。在辦理付款業(yè)務時，應嚴格按合同協(xié)議的約定審核付款條件以及相關(guān)于續(xù)的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性。嚴格按照資金計劃的申報與審批進行付款。企業(yè)應當加強采購付款的管理，完善付款流程，防止企業(yè)資金損失或信用受損。目前公司的管理流程存在以下不完善之處:1.現(xiàn)場收貨、驗貨時間過長，未能及時辦理入庫于續(xù)，無法進行財務結(jié)算。由于各部門職責分工不同，各部門之間協(xié)作顯得非常重要，應加強協(xié)作減少職能部門之間扯皮現(xiàn)象，同時應加強制度的健全，加強相關(guān)

31、工作的考核，只有各個環(huán)節(jié)互相配合，嚴格按照管理制度要求辦事，才能提高工作效率。2.對企業(yè)庫存進行定期、全面的清查，使管理部門及時了解整個庫存狀況，對庫存信息及時共享，避免重復采購。3.對積壓庫存物資，及時清理、變現(xiàn)，盤活資金，減少損失。4.推進學習寶鋼集團“陽光采購“工作，實行信息化采購，以電子商務、電子招標等方式在網(wǎng)絡上實現(xiàn)交易。提高工作效率和工作質(zhì)量?？偠灾?，企業(yè)只有在優(yōu)化管理流程和改進采購方式等方面進行努力，利用先進網(wǎng)絡技術(shù)，建