秘書理論與實(shí)務(wù)

1、1前言本課程名稱為《管理文秘》。它涉及管理學(xué)和秘書學(xué)兩大學(xué)科的諸多內(nèi)容。關(guān)于管理學(xué)的相關(guān)內(nèi)容，在管理學(xué)等有關(guān)學(xué)科中已經(jīng)作了系統(tǒng)的介紹。這里則是根據(jù)本專業(yè)的特征和需要，側(cè)重介紹秘書工作的理論和實(shí)務(wù)方面的知識。秘書工作是一種職業(yè)行為，在社會分工尚不明確的時(shí)代，秘書行為與其他職業(yè)行為混為一體。隨著社會分工的逐漸明晰化，秘書行為就逐漸從其他職業(yè)行為中分離出來，產(chǎn)生了秘書職業(yè)。當(dāng)秘書活動固定在部分人員身上時(shí)，就產(chǎn)生了專職的秘書人員；當(dāng)秘書活動以集

2、團(tuán)的方式進(jìn)行時(shí)，就有了秘書機(jī)構(gòu)；當(dāng)秘書活動的職責(zé)被授予個(gè)人時(shí)，就有了秘書職務(wù)；當(dāng)秘書活動與其他社會職業(yè)活動相結(jié)合時(shí)，就形成了各種行業(yè)秘書；當(dāng)社會對秘書活動提出各種要求時(shí)，就有了秘書職業(yè)的各種規(guī)范；當(dāng)秘書活動的特點(diǎn)逐漸被人們所認(rèn)識并加以探討研究時(shí)，就產(chǎn)生了一門新興的學(xué)科——秘書學(xué)。本課件所闡述的內(nèi)容，包括兩大部分。第一部分即理論篇，主要介紹秘書及秘書工作的概念、特點(diǎn)、作用、規(guī)律等基本理論；第二部分即實(shí)務(wù)篇，主要介紹秘書工作的具體內(nèi)容及其要

3、求。通過對本課程的學(xué)習(xí)，使大家能夠?qū)γ貢ぷ鞯男再|(zhì)、職能、地位、作用等有一個(gè)系統(tǒng)的了解，并為從事秘書工作的人員提供有效的“技術(shù)”指導(dǎo)和智力支持。上編上編理論篇理論篇本編側(cè)重闡述秘書工作的基本理論，包括秘書及秘書工作的概念、原則、特點(diǎn)、作用和一般規(guī)律；秘書活動的管理；秘書人員的素養(yǎng)等內(nèi)容，共包括3章。第一章緒論秘書，是我國黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位普遍設(shè)置的一個(gè)行政職務(wù)。近幾年來，隨著鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)和非公有制經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，秘書又成為鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)和私有企

4、業(yè)主的得力助手。每一個(gè)正在從事或準(zhǔn)備從事秘書工作的人，都應(yīng)該了解秘書工作的規(guī)律，以提高自己從事秘書工作的自覺性和科學(xué)性?！锬康囊笸ㄟ^本章內(nèi)容的學(xué)習(xí)，了解“秘書”一詞的涵義、秘書的類別和層次以及秘書工作的沿革；了解秘書工作的特點(diǎn)、作用、指導(dǎo)思想、工作方針、基本原則和一般規(guī)律，以便對秘書工作有一個(gè)總體上的認(rèn)識，為將來從事秘書工作作好心理上的準(zhǔn)備。3通訊秘書通訊秘書的主要任

5、務(wù)是管理通訊事務(wù)以及各種通訊設(shè)備，如電話總機(jī)、電傳、傳真等。信訪秘書信訪秘書的主要職責(zé)是通過辦信、接訪，溝通領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和人民群眾的聯(lián)系，加速政策的貫徹落實(shí)。外文秘書外文秘書的主要任務(wù)是從事口頭或書面的翻譯工作。生活秘書生活秘書的主要任務(wù)是在生活上給領(lǐng)導(dǎo)提供幫助和服務(wù)。一般在較大的機(jī)關(guān)為較高級的領(lǐng)導(dǎo)人設(shè)置。教學(xué)秘書教學(xué)秘書的主要職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排教學(xué)計(jì)劃、落實(shí)教學(xué)任務(wù)、計(jì)算教學(xué)工作量等。3、秘書的層次、秘書的層次秘書不僅從橫向上可以分為不同

6、的類別，而且從縱向上可以劃分為不同的層次。一方面，秘書人員所在的機(jī)關(guān)、單位，其級別有高有低，可分為中央、省一方面，秘書人員所在的機(jī)關(guān)、單位，其級別有高有低，可分為中央、省市和基層三個(gè)層次，因此相應(yīng)地有三個(gè)層次的秘書。市和基層三個(gè)層次，因此相應(yīng)地有三個(gè)層次的秘書。若把中央機(jī)關(guān)級別較高的秘書視為高級秘書，省市機(jī)關(guān)和基層機(jī)關(guān)的秘書就可視為中級秘書和初級秘書。但需要明確的是，高級、中級、初級之分是相對的而不是絕對的：在中央機(jī)關(guān)里也有從事一般事務(wù)

7、工作的初級秘書，相反，基層工作有的秘書，雖然從全國范圍來看算不上高級或中級秘書，但他們的工作對基層領(lǐng)導(dǎo)起著舉足輕重的作用，也可視為小機(jī)關(guān)的或小單位內(nèi)的高級或中級秘書。另一方面，即使在同一機(jī)關(guān)單位，秘書人員的職位也有高低之分，顯現(xiàn)出另一方面，即使在同一機(jī)關(guān)單位，秘書人員的職位也有高低之分，顯現(xiàn)出不同的層次。不同的層次。以一個(gè)省市級政府機(jī)關(guān)為例，高級秘書指秘書長、辦公廳（室）主任。他們參政議政，深入到?jīng)Q策全過程，是領(lǐng)導(dǎo)的重要助手。中級秘書一

8、般指文字秘書。他們負(fù)責(zé)起草文稿、辦理公文、調(diào)查研究、整理信息等工作，其工作好壞對領(lǐng)導(dǎo)決策起重要作用。初級秘書指從事一般日常工作的秘書，如聯(lián)絡(luò)、接待、會務(wù)、印校、收發(fā)及財(cái)務(wù)等。他們與人民群眾的聯(lián)系最密切，其工作態(tài)度和作風(fēng)，往往影響整個(gè)機(jī)關(guān)的形象。二、秘書工作的沿革二、秘書工作的沿革秘書工作在我國有著悠久的歷史。大約在人類進(jìn)入有組織的社會之后，即使還很不完善，但只要有公務(wù)，有掌管公務(wù)的頭目，就需要有幫辦公務(wù)的助手。這助手，就相當(dāng)于今天的秘書

9、。早在春秋戰(zhàn)國時(shí)期，許多新興的國家都設(shè)置了管理文書的職務(wù)，如趙國的御使、齊國的掌書、魏國的立書、秦國的尚書。這些官員，侍從在國君左右，草擬公文，記錄大事，起著秘書的作用。秦漢以來，國家一統(tǒng)，諸事繁雜，逐步加強(qiáng)了這方面的工作。秦代尚書一職還是少府的屬官。漢武帝提高了皇權(quán)，讓尚書在皇帝跟前辦理要務(wù)。到了東漢時(shí)期，尚書竟成為協(xié)助皇帝政務(wù)的重臣，削弱了三公的權(quán)勢，超越了秘書的范圍。后來曹操稱帝興魏，在丞相府設(shè)秘書令，掌管機(jī)要文書和奏議事宜，秘書

10、一職又有了明確的責(zé)任。曹丕繼位，改秘書令為中書令和中書監(jiān)，做中書省的長官，略似現(xiàn)在的秘書長。西晉以后，中書省的事務(wù)繁多，下設(shè)中書科，由中書舍人負(fù)責(zé)草擬詔令，書寫和分發(fā)公文，完全履行秘書的職務(wù)。南北朝始設(shè)秘書省，主官為秘書監(jiān)，下設(shè)秘書丞和秘書郎，各司其職。唐朝改秘書郎為蘭臺郎并擴(kuò)大其工作范圍。封建社會的這些官職，與我們所講的秘書，既有一定的聯(lián)系，又有一定的區(qū)別，從中可以看出秘書工作的歷史沿革。歷史證明，秘書工作是古今中外都被重視的職業(yè)，只