檔案管理培訓上、下

1、青海新樂物業(yè)新樂花園物業(yè)管理處 2018年3月5日,檔案管理基礎知識培訓（上）,目錄,Content,,為什么要做檔案？,檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術、科研和經(jīng)營等活動的真實記錄和一項基礎性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應有的重要作用。規(guī)范化、科學化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項基礎性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應本公司業(yè)務特點、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學管理

2、水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，它將為公司各項綜合業(yè)務的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風險起到一定的必備作用。,一、什么是檔案,簡單的說：就是記錄某個對象發(fā)展歷程的各種信息 。,對 象人類國家個人某個事項 等等,載 體 骨頭 竹簡 錦帛 紙 膠片 等等,一、什么是檔案,檔案概念有百余種：法語國家 認為文件（文書）一旦形成就叫做檔案英語國家 認為文件

3、進入檔案館后才叫做檔案 國內 有人認為只有經(jīng)過專門整理和鑒定的歸檔文件才能稱作檔案； 有人認為只有檔案機關收藏的無現(xiàn)行作用的文件才能稱之為檔案 ……,一、什么是檔案,檔案的最新定義 組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息,二、檔案的種類,,按照檔案來源、時間、內容和形式特征的異同點，檔案可以有很多層次的劃分。,（一）依據(jù)檔案的形成分 根據(jù)檔案形成者可分為國家機構檔

4、案、黨派團體檔案、企業(yè)單位檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案等。,二、檔案的種類,（二）根據(jù)檔案內容性質分 根據(jù)檔案內容性質可分為立法檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、外交檔案、經(jīng)濟檔案、科學技術檔案、藝術檔案、宗教檔案等等。 上述每種檔案，又可具體細分,二、檔案的種類,（三）根據(jù)檔案的載體形式分 根據(jù)檔案的載體形式可分為石刻檔案、泥板檔案、甲骨檔案、金文檔案、簡牘檔案、錦帛檔案、紙質檔案、紙草檔案、羊皮檔案、蠟板檔案、棕櫚

5、葉檔案、樺樹皮檔案、膠片檔案、磁帶檔案等等多種新型的載體,二、檔案的種類,（四）按照記錄信息方式分 按照記錄信息方式可分為文字檔案、圖 形檔案、聲像檔案。 聲像檔案又分為照片、錄音、錄像、影片檔案。,二、檔案的種類,（五）根據(jù)檔案所有權形式分 根據(jù)檔案所有權形式可分為國家所有檔案、集體所有檔案和個人所有檔案。 在外國通常分為公共檔案和私人檔案。,二、檔案的種類,（六）其他常見檔案種類劃分還有

6、 在中國，常見的檔案種類劃分尚有把檔案劃分為文書檔案、 科學技術檔案和專門檔案。,二、檔案的種類,檔案分類是多種角度、多層次的分類系統(tǒng)，分類方法比較復雜，一直存在多種意見，是檔案學研究的主要內容之一。分散、零亂、質雜、量大、孤本等特點集中、系統(tǒng)、優(yōu)質、專指、廣泛應用,三、檔 案 管 理,檔案管理亦稱檔案工作。是直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱。 檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔

7、案利用者。,檔案管理包括哪些內容：,,檔案收集檔案整理檔案價值鑒定檔案保管檔案編目,檔案檢索檔案統(tǒng)計檔案編輯和研究檔案提供利用,檔案管理的意義：,檔案管理是整個社會發(fā)展系統(tǒng)的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位或個人的工作和生產(chǎn)有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現(xiàn)實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。,四、企業(yè)檔案管理,企業(yè)檔案：是指企業(yè)在

8、日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、經(jīng)濟核算及科學研究等活動中直接形成的有保存價值的真實記錄。主要包括文字、圖表、音像等。,（一）企業(yè)檔案通常包括的內容,1.由政府機構發(fā)至公司的文件；2.公司業(yè)務往來的資料；3.以公司或董事長/總經(jīng)理名義對內、對外發(fā)布的文件，各部門發(fā)文；4.各部門制度與程序、人事資料、財務報表、技術資料等；5.公司會議紀要；6.公司經(jīng)營活動中所訂立的合同、協(xié)議及契約書； 7.公司經(jīng)營所需的各種證照資料

9、； 8.公司重大活動的錄像、光碟與圖片等；9.其它涉及公司商業(yè)機密的資料等。,（二）企業(yè)檔案分類,按載體分1、紙質檔案 2、電子檔案(需要借助計算機閱讀的檔案)3、音像檔案4、圖片檔案,（二）企業(yè)檔案分類,按檔案內容分1、營業(yè)證照類、申報批復類、政府通知類、對外往來函、會議記錄類、管理制度類2、經(jīng)營合同類、固定資產(chǎn)類、宣傳資料類、內部發(fā)文類、報告計劃類3、人事資料類、財務資料類、技術資料類、生產(chǎn)資料類、行業(yè)資料類、客戶

10、資料類,（三）企業(yè)檔案管理,企業(yè)檔案的管理通常按照職能部門劃分，以部門為單位進行分管。行政（辦公室）部門負有指導和監(jiān)督各部門檔案管理的責任；各部門的檔案由專人負責收集、整理與保管；,（三）企業(yè)檔案管理,檔案資料應收集完整、齊全，建立目錄，并及時更新；檔案管理員日常收到待建檔資料后，須根據(jù)不同類別進行存放歸檔，并確保檔案資料的安全與完整（防潮、防塵防火及保密性）,（四）企業(yè)檔案歸檔大致步驟,（五）企業(yè)檔案的使用,通常遵循“先審批、

11、后使用”的登記原則 檔案使用時限、地點、方式應按照審批范圍內使用；檔案使用地點原則要求在公司內，因工作需要需帶離公司的，應經(jīng)批準后方可帶出；檔案的收發(fā)和傳遞，由指定人員擔任，實行簽收制度，各公司可根據(jù)需要對檔案進行按級別查閱的保密措施；借用檔案文件，須做好登記，并注明用途及歸還日期。,二O一五 年 八 月二十七日,檔案管理基礎知識培訓（下）,企業(yè)檔案歸檔大致步驟,檔案管理基礎知識（2011-4）,（一）收集文件,1、能夠反映本單

12、位主要活動的2、確保歸檔文件材料的齊全、完整3、對不需歸檔的文件要進行剔除。4、要注意“帳外”文件的收集。例如：各種上報圖表、花名冊、本單位出版的書刊和外出開會帶回的會議文件等。,收集方法上要注意的兩點,檔案管理基礎知識（2011-4）,第一點是注意平時收集，即平時將某次會議或處理某件事、解決某個問題所形成的文字材料收集起來；,檔案管理基礎知識（2011-4）,收集方法上要注意的兩點,第二點是注意年終收集，即年終要把本單位收發(fā)文本

13、上作了登記的全部文件材料收集起來；,,檔案管理基礎知識（2011-4）,（二）區(qū)分年度,根據(jù)文件形成和處理的年度進行歸檔，通用規(guī)則：一般的文件材料，放在其形成的年度歸檔。計劃、預決算、總結、報告、統(tǒng)計報表等，放在文件內容針對的年度。長遠規(guī)劃，放在文件內容針對的頭一年。多年的總結、報告，放在文件針對的最后一年?？缒甓鹊陌讣旁诮Y案的一年；跨年度的會議，放在閉幕年。,（三）劃分期限,1、準確地判定每一份文件和每一組文件的價值2

14、、一般保管期限分為： 永久（無限期） 長期（16－50年） 短期（15年以下）,（四）文件裝訂,1、修裱破損或頁幅過小的文件2、復制字紙模糊或易褪變的文件（以純藍墨水、紅墨水、復寫紙、圓珠筆、印臺油、鉛筆等字跡材料制成的文件材料、傳真件等進行復制）3、超大紙張折疊（對報表、圖樣等紙張幅面大于A4規(guī)格的文件，需加以折疊。操作時要盡量減少折疊次數(shù)，文件頁數(shù)較多時，宜整份折疊4、去除會生銹的金屬物（訂書釘、曲別針

15、、大頭針等裝訂用品）。,（四）文件裝訂,5、如果是組合件，應按一定順序進行文件排列： 正本在前，定稿在后； 正本在前，附件在后； 原件在前，復制件在后； 譯文在前，原文在后， 轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后； 復文在前，來文在后。,（四）文件裝訂,6、裝訂采用左側、下側對齊方式，用不銹鋼釘裝訂或線裝訂。,,×××××× ×

16、;×× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××

17、5; ×××,,,,,,,,,不銹鋼釘,,×××××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××&

18、#215; ××× ××× ××× ××× ×××,,,三點一線裝訂,,,,,（五）文件排序,保管期限—機構—時間（檔案室）機構—保管期限—時間機構—時間（部門）,（六）文件編號,歸檔文件應逐件在首頁上方空白處用紅色印泥或黑色墨水端正、清晰地蓋上檔號章 每年歸檔工作結束后，發(fā)

19、現(xiàn)有未歸檔文件？ 可將該文件排在相應年度已歸檔文件之后編目歸檔。,如何填寫檔案盒背脊,全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。因為是必備項，有全宗號的單位，必須填寫，沒有全宗代號的單位此欄空置，可暫不填寫。,保管期限：填寫歸檔文件保管期限，分為：“永久”、“30年”、“10年”。也可填寫簡稱“永”“30”“10”。,年度：填寫文件形成年度，應采用公元紀年，以4位阿拉伯數(shù)字標注。如：一九九八年表示為“1998”，不能簡化為“98”。,館

20、編件號：暫不填寫，如需檔案移交進館時按進館要求填寫。,如何填寫檔案盒背脊,室編件號：按文件排列順序從“1”開始逐件標注。室編件號應在同一年度、同一組織機構的同一保管期限內，從“1”開始逐件流水編號。例如：2007年辦公室永久、30年、10年三個保管期限的歸檔文件，編號后形成的三個流水號，即永久的從“1”開始編寫一個流水件號；“30”年的從“1”開始編寫一個流水件號；“10”年的也從“1”開始編寫一個流水件號。更要注意的是，件號應逐件編寫

21、，件號不得重復，不得出現(xiàn)空號。填寫時用阿拉伯數(shù)字標注。,如何填寫檔案盒背脊,機構（問題）：《規(guī)則》將機構（問題）項作為選擇項，是因為對于文件數(shù)量少或內部機構簡單的機關，只選擇年度、保管期限兩種分類法即可滿足整理工作的需要，無須再分機構（問題）。但對大多數(shù)機關來說，選擇機構（問題）進行分類還是必要的，編號時也必須相應編制機構（問題）項。填寫機構項時，如果機構名稱太長，也可規(guī)范簡稱表示，如 “政策法規(guī)”可簡稱“政法司”經(jīng)濟貿易處可簡稱為“經(jīng)

22、貿處”，但不能使用“一司”“一處”等。填寫問題項時，應嚴格按照分類方案設定的類目直接填寫，如“黨群”“行政”“業(yè)務”等。,如何填寫檔案背脊,（七）文件著錄,即建立目錄。著錄項目必須準確、詳細，以提高利用文件的查準率、查全率。必須著錄的項目有：序號、文件題名、責任者、文號、成文日期、全宗號（沒有全宗號可留空）、頁數(shù)、件號、歸檔年度、保管期限等。（見圖樣）,（七）文件著錄,,歸檔文件目錄,（八）填寫備考表,備考表：即盒內文件情況說明表。主

23、要用于填寫本盒文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可暫不填寫。整理人：由負責本盒文件整理歸檔的人員簽名。檢查人：由負責本盒文件歸檔質量審核的人員簽名。日期：填寫歸檔的年、月、日。,（九）文件裝盒,將整理好的歸檔文件按照編號順序裝入檔案盒，文件松緊要適當，盒滿為限。同一盒內同一年度，同一保管期限。在檔案盒的背脊上填上以下項目：全宗名稱、全宗號、類別號、年度、期限、機構（不分機構的單位可空）、起止件號

24、。（詳見下圖）,（九）文件裝盒,,檔案盒背脊式樣,已填好的檔案背脊事例,（十）打印目錄,,目錄包括內容：文件盒背脊信息文件著錄,檔案柜編號文件盒擺放原則：由上至下、從左至右采用豎放,（十）入庫裝箱柜,檔案,放哪兒,容易分類易于保密保護性好檢索簡便,1．抽屜式直立檔案,50,2．開放式橫向檔案,,,整齊劃一便于取閱易于查找保密性一般,,,51,3．穿孔式活頁夾,容易損毀,有順序性,保密性差,容易保存,52,標準統(tǒng)一便

25、于存取長期保存保護性好,4．檔案盒,53,靈活取用存量較小容易脫落,5．金屬文件夾,54,隔水防污拿取方便保密性低暫時保存,6．透明資料袋,55,拿取方便臨時存取保密性差,7．多層資料盒,國家檔案局 第8號令 《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》已經(jīng)2006年9月19日國家檔案局局務會議審議通過,現(xiàn)予公布,自公布之日起施行. 局長

26、 楊冬權 二○○六年十二月十八日,（十二）使用原則：“先審批、 后使用”,檔案使用時限、地點、方式應按照審批范圍內使用；檔案使用地點原則要求在公司內，因工作需要需帶離公司的，應經(jīng)批準后方可帶出；檔案的收發(fā)和傳遞，由指定人員擔任，實行簽收制度，各公司可根據(jù)需要對檔案進行按級別查閱的保密措施；借用檔案文件，須做好登記，