淺議采購與付款的內(nèi)部會計(jì)控制

1、淺議采購與付款的陳茹云一、采購與付款的內(nèi)部會計(jì)控制的含義內(nèi)部控制是單位為了合理保證財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性、經(jīng)營的效率與效果及對法律法規(guī)的遵守，由治理層、管理層和其他人員設(shè)計(jì)與執(zhí)行的政策和程序。因此單位的采購與付款的內(nèi)部會計(jì)控制是指單位的活動中與會計(jì)相關(guān)的采購與付款的內(nèi)部會計(jì)控制。二、采購與付款內(nèi)部會計(jì)控制的基本原則不相容職務(wù)之間的分離是建立和實(shí)施內(nèi)部會計(jì)控制的基本原則，也是內(nèi)部會計(jì)控制的核心要素。其實(shí)質(zhì)是根據(jù)不相容職務(wù)設(shè)置的要求，明確相關(guān)人員

2、的職責(zé)權(quán)限，使其在各自的職權(quán)范圍內(nèi)相互交叉、制約，進(jìn)而在各自授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任，借以防止和發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與會計(jì)處理過程中可能出現(xiàn)的差錯(cuò)和舞弊行為。因此，單位應(yīng)當(dāng)建立與采購與付款也相關(guān)的內(nèi)部會計(jì)控制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。采購與付款交易不相容崗位至少包括：請購與審批；詢價(jià)與確定供應(yīng)商；采購合同的訂立與審批；采購與驗(yàn)收；采購、驗(yàn)收與相關(guān)會計(jì)記錄；付款審批與付款執(zhí)行。這

3、些都是對單位提出的、有關(guān)采購與付款交易相關(guān)職責(zé)適當(dāng)分離的基本要求，以確保辦理采購與付款交易的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。三、采購與付款涉及的相關(guān)憑證采購與付款交易通常要經(jīng)過請購——訂貨——驗(yàn)收——付款這樣的程序，同時(shí)涉及相關(guān)的憑證，而這些憑證是單位進(jìn)行會計(jì)處理的原始憑證。涉及憑證通常有請購單、訂購單、驗(yàn)收單、買方發(fā)票、轉(zhuǎn)賬憑證、付款憑證、應(yīng)付賬款明細(xì)賬、付款憑證、賣方對賬單等。四、采購與付款的內(nèi)部控制采購與付款業(yè)務(wù)是各單位經(jīng)常發(fā)生的

4、業(yè)務(wù)，其關(guān)鍵控制點(diǎn)包括：①建立采購與付款的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。②建立嚴(yán)格的采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)制度，規(guī)定經(jīng)辦人的職責(zé)范圍和工作要求，同時(shí)保證審批人在授權(quán)范圍內(nèi)審批。③對于重要的采購付款業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)組織專業(yè)人員進(jìn)行可行性分析論證，并實(shí)行單位領(lǐng)導(dǎo)集體決策和審批。④建立采購與付款業(yè)務(wù)的預(yù)算管理制度，實(shí)行限量采購管理，節(jié)約資金使用。對于可公用設(shè)施的采購，應(yīng)合理確定采

5、購量。⑤嚴(yán)格按請購、審批、采購、驗(yàn)收、付款的程序辦理采—f——卜斗—呻———P—●——————1加快建立會計(jì)機(jī)構(gòu)，增強(qiáng)會計(jì)人員素質(zhì)按照《中小企業(yè)會計(jì)制度》的要求，私營企業(yè)應(yīng)逐步建立起屬于自己的健全會計(jì)機(jī)構(gòu)，配備足夠與自身企業(yè)業(yè)務(wù)量相當(dāng)?shù)妮^高水平的會計(jì)從業(yè)人員，加強(qiáng)管理和培養(yǎng)，激勵(lì)成長，留住一批優(yōu)質(zhì)的會計(jì)人才。在后續(xù)的人才管理過程中，要持續(xù)地加強(qiáng)提高會計(jì)人員的專業(yè)技能，提高綜合素質(zhì)。主要是會計(jì)從業(yè)人員首先需具備相當(dāng)?shù)膶W(xué)歷和執(zhí)業(yè)資格，有一定

6、的法律法規(guī)意識，能夠依法管理賬簿報(bào)表，按照規(guī)定進(jìn)行核算監(jiān)管，依法納稅。同時(shí)必須要求會計(jì)從業(yè)人員自覺加強(qiáng)專業(yè)知識學(xué)習(xí)，做好扎實(shí)的基本功，緊跟時(shí)代的發(fā)展趨勢，可持續(xù)地提升執(zhí)業(yè)水準(zhǔn)和職業(yè)素質(zhì)。2做好會計(jì)基礎(chǔ)工作，提高會計(jì)工作效率會計(jì)工作是聯(lián)接企業(yè)與國家與社會的一個(gè)樞紐，在市場經(jīng)濟(jì)中，私營企業(yè)的經(jīng)營者和管理者應(yīng)該站在更高的高度上，全面看清會計(jì)核算主體、范圍以及新形勢下會計(jì)信息質(zhì)量的要求特點(diǎn)。私營企業(yè)應(yīng)該從協(xié)調(diào)各種利益聯(lián)系和防范防御市場風(fēng)險(xiǎn)為出發(fā)

7、點(diǎn)，以相關(guān)的會計(jì)制度和法律要求為準(zhǔn)則，做好會計(jì)基礎(chǔ)工作，提高會計(jì)工作的水準(zhǔn)，使具體的會計(jì)信息達(dá)到真實(shí)客觀反應(yīng)企業(yè)的資金流向、利潤趨向和發(fā)展前景，保證私營企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展。3完善內(nèi)部管控制度，加強(qiáng)外部監(jiān)督盡管目前我國私營企業(yè)內(nèi)部的管理控制存在普遍性的問題，往往很難真正地實(shí)現(xiàn)預(yù)期控制的目標(biāo)。其原因可能是缺乏對內(nèi)部崗位設(shè)置的牽制，或者缺失有效的外部監(jiān)督體制。內(nèi)部管控不力的后果是控制力不足，核算無力、信息失真，最后出現(xiàn)財(cái)務(wù)困境。私營企業(yè)應(yīng)建立合

8、理的內(nèi)部管控規(guī)則，加強(qiáng)對會計(jì)核算的控制力度，保證會計(jì)核算工作準(zhǔn)確及時(shí)地開展。同時(shí)，私營企業(yè)應(yīng)該把外部監(jiān)督作為加強(qiáng)會計(jì)核算工作的有效手段。因?yàn)槲覈綘I企業(yè)目前的現(xiàn)狀很難只靠自身約束來規(guī)范會計(jì)核算工作，利用外部監(jiān)督方式可以幫助企業(yè)縮短規(guī)范會計(jì)工作的時(shí)間。隨著市場經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，作為重要力量參與市場競爭的私營企業(yè)，務(wù)必積極做好自己的會計(jì)核算工作，防范各種經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。(作者單位：山東省成武縣林業(yè)局)13l萬方數(shù)據(jù)提議采購品付

9、款偽句都公針校劑陳茹云…、5在購與付款的內(nèi)部會計(jì)控制的含義內(nèi)部控制是單位為了合理保證財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性、經(jīng)營的效率與她果及對法律法規(guī)的醺守，由治理層、管理屁和其他人員設(shè)計(jì)與執(zhí)行的政策和程序o因此單位的采購與付款的內(nèi)部會計(jì)控制是指單位的活功中與會計(jì)相關(guān)的采購與付款的內(nèi)部會計(jì)控制。二、采購匈付款內(nèi)部會計(jì)控制的基本原則不相容職務(wù)之間的分離是建立和實(shí)施內(nèi)部會計(jì)控制的基本原則，也是內(nèi)部會計(jì)控制的核心要素。其實(shí)質(zhì)是根據(jù)不相容職務(wù)設(shè)置的要求，明確相關(guān)人

10、員的職責(zé)極限，使其在各自的職權(quán)范圍內(nèi)相互交叉、制約，進(jìn)而在各自授權(quán)施周內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任，借以防止和發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與會計(jì)處理過程中可能出現(xiàn)的差錯(cuò)和贊弊行為o因此，單位應(yīng)嗎建立與果購與付款也相關(guān)的內(nèi)部合計(jì)控制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、極限，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相宜分離、制約和監(jiān)督。采購與付款交易不相容崗位烹少包括:請購與審批詢價(jià)與確定供應(yīng)商采購合同的訂立與審批采購與驗(yàn)收采購、驗(yàn)收與相關(guān)會計(jì)記錄付款審批與付款執(zhí)行。這些都是對

11、單位提出的、有關(guān)采購與付款交易相關(guān)職責(zé)適當(dāng)分離的基本要求，以確保辦理采購與付款交易的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。二三、采購與付款游及的相關(guān)憑證采購與付款交易通常要結(jié)過請購一一訂貨一…驗(yàn)收一…付款這樣的程序，問時(shí)、涉及相關(guān)的憑證，而這些憑證是單位進(jìn)行會計(jì)處理的原始憑證。渺及憑證涌常有請購單、訂購單、驗(yàn)收單、買方發(fā)票、轉(zhuǎn)賬憑證、付款憑證、應(yīng)付賬款明細(xì)賬、付款憑證、賣方對賬單等。四、采購與付款的內(nèi)部撤制采購與付款業(yè)務(wù)是各單位純常發(fā)生的業(yè)務(wù)

12、，其關(guān)鍵控制點(diǎn)包括:①建立采購與付款的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。@建立嚴(yán)格的采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)制度，規(guī)定經(jīng)辦人的職責(zé)拖罔和1:作要求，同時(shí)保證審批人在授權(quán)范周內(nèi)審批。@對于熏薯的采購付款業(yè)務(wù)fjg當(dāng)細(xì)伊、專業(yè)人員進(jìn)行可行性分析論證，井實(shí)行單位領(lǐng)導(dǎo)集體決策和審批。④建立采購與付款業(yè)務(wù)的預(yù)算管理制度，實(shí)行限盤采購管理，節(jié)的資金使用。對于可公用設(shè)施的采購，應(yīng)合理確

13、定采購量。⑤嚴(yán)格按請購、審批、采購、驗(yàn)收、付款的程序辦理采叫→一←葉』叫→葉』←←......→葉→葉叫F叫』叫→申叫一←←葉叫→葉…叫，叫→葉→“→葉…斗叫一h葉_.1加快建立會計(jì)機(jī)構(gòu)，增強(qiáng)會計(jì)人員素質(zhì)按照《中小企業(yè)會計(jì)制度》的要求，私營企業(yè)應(yīng)逐步建立起屬于自己的健全會計(jì)機(jī)構(gòu)，配備足夠與自身企業(yè)業(yè)務(wù)量相罵的較高水平的會計(jì)從業(yè)人員，加強(qiáng)管理和培拌，激勵(lì)成長，留住一批優(yōu)質(zhì)的合計(jì)人才。在后緝的人才管理過程中，要持續(xù)地加強(qiáng)提高會計(jì)人員的專業(yè)技

14、能，提高綜合素質(zhì)。主要是會計(jì)從業(yè)人員首先需具各相當(dāng)?shù)膶W(xué)歷和執(zhí)業(yè)資格，有一定的法律法規(guī)意識，能夠依法管理賬簿報(bào)襲，按照規(guī)定進(jìn)行核算監(jiān)管，依法納稅。同時(shí)必須要求會計(jì)從業(yè)人員自覺加強(qiáng)專業(yè)知識學(xué)習(xí)，做好扎實(shí)的基本功，緊跟時(shí)代的發(fā)展趨勢，可持鱗地提升執(zhí)業(yè)水準(zhǔn)和職業(yè)素質(zhì)。2.做好會計(jì)基礎(chǔ)工作，提高會計(jì)工作效率會計(jì)工作是聯(lián)接企業(yè)與國家與社會的一個(gè)樞紐，在市場經(jīng)濟(jì)中，私營企業(yè)的經(jīng)營者和管理者應(yīng)該站在更高的高度上，全面看清會計(jì)核算主體、范罔以及新形勢下會

15、計(jì)信息質(zhì)量的要求特點(diǎn)。私營企業(yè)應(yīng)該從協(xié)調(diào)各種利益聯(lián)系和防部防御市場風(fēng)險(xiǎn)為出發(fā)點(diǎn)，以相關(guān)的會計(jì)制度和法律要求為準(zhǔn)則，做好合計(jì)基礎(chǔ)工作，提高會計(jì)工作的水準(zhǔn)，使具體的會計(jì)信息達(dá)到真實(shí)客觀反應(yīng)企業(yè)的資金流向、利潤趨向和發(fā)展前景，保證私營企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展。3.完善內(nèi)部管控制度，加強(qiáng)外部監(jiān)督盡管目前我國私營企業(yè)內(nèi)部的管理控制存在普遍性的問跑，往往很難真正地實(shí)現(xiàn)預(yù)期控制的目標(biāo)。其原因可能是峽乏對內(nèi)部崗位設(shè)置的牽制，或者快央有效的外部監(jiān)督體制。內(nèi)部管控

16、不力的廚果是控制力不足，核算無力、信息失真，最后出現(xiàn)財(cái)務(wù)困境。私營企業(yè)應(yīng)建立合理的內(nèi)部管控規(guī)則，加強(qiáng)對會計(jì)核算的控制力度，保證會計(jì)核算工作樵確及時(shí)地開展。同時(shí)，私營企業(yè)應(yīng)該把外部監(jiān)督作為加強(qiáng)會計(jì)核算工作的有效手段。回為我閣私營企業(yè)目前的現(xiàn)狀很難只靠自身約束來規(guī)范會計(jì)核算工作，利用外部監(jiān)督方式可以幫助企業(yè)縮短規(guī)也會計(jì)工作的時(shí)間。隨著市場經(jīng)濟(jì)的那人發(fā)展，作為重要力最參與市場競爭的私營企業(yè)，務(wù)必積極做好自己的會計(jì)核算工作，防植各種經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，保

17、證企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。(作者單位:山東省威武縣林業(yè)局)131L■■雌驛蟹蜀IiH_L1■■L巧J■，11Ii∑衛(wèi)l~L上型gE‰恤●“r丫l購付款業(yè)務(wù)，并及時(shí)準(zhǔn)確入賬。⑥建立健全驗(yàn)收制據(jù)制度驗(yàn)收所購物資或勞務(wù)并出具驗(yàn)收單據(jù)或裂告，實(shí)行驗(yàn)收與入庫責(zé)任追究制度。⑦應(yīng)加強(qiáng)對劈根報(bào)支等有關(guān)憑證，檢查其真實(shí)性、合法性，對符合付款條件的采購業(yè)務(wù)及時(shí)辦理付款手續(xù)。五、單位具體的內(nèi)部會計(jì)控制活動在一個(gè)單位，如有可能的話，應(yīng)將各項(xiàng)職能活動指派給不同的部門或

18、職員完成。這樣每個(gè)部門或職員都可以獨(dú)立檢查其他部門和職員工作的正確性。下面來具體闡述單位的具體的采購與付款業(yè)務(wù)活動及相關(guān)的內(nèi)部會計(jì)控制。1請購商品和勞務(wù)。倉庫負(fù)責(zé)對需要購買的已列入存貨清單的項(xiàng)目填寫請購單，其他部門也可以對所需要購買的未列入存貨清單的項(xiàng)目編制請購單。請購單可由手工或計(jì)算機(jī)編制。由于企業(yè)內(nèi)不少部門都可以填列請購單，不便事先編號，為加強(qiáng)控制，每張請購單必須經(jīng)過對這類支出預(yù)算負(fù)責(zé)的主管人員簽字批準(zhǔn)。請購單是證明有關(guān)采購交易的“

19、發(fā)生”認(rèn)定的憑據(jù)之一，也是采購交易軌跡的起點(diǎn)。2編制訂購單。采購部門在收到請購單后，只能對經(jīng)過批準(zhǔn)的請購單發(fā)出訂購單。訂購單應(yīng)正確填寫所需要的商品品名、數(shù)量、價(jià)格、廠商名稱和地址等，預(yù)先予以順序編號并經(jīng)過被授權(quán)的采購人員簽名。其正聯(lián)應(yīng)送交供應(yīng)商，副聯(lián)則送至企業(yè)內(nèi)部的驗(yàn)收部門、應(yīng)付憑單部門和編制請購單的部門。隨后，應(yīng)獨(dú)立檢查訂購單的處理，以確定是否確實(shí)收到商品并正確人賬。3驗(yàn)收商品。驗(yàn)收后，驗(yàn)收部門應(yīng)對已收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預(yù)先

20、按順序編號的驗(yàn)收單，作為驗(yàn)收和檢驗(yàn)商品的依據(jù)。驗(yàn)收人員將商品送交倉庫或其他請購部門時(shí)，應(yīng)取得經(jīng)過簽字的收據(jù)，或要求其在驗(yàn)收單的副聯(lián)上簽收，以確立他們所采購的資產(chǎn)應(yīng)負(fù)的保管責(zé)任。驗(yàn)收人員還應(yīng)將其中的一聯(lián)驗(yàn)收單送交應(yīng)付憑單部門。4儲存已驗(yàn)收的商品存貨。將已驗(yàn)收商品的保管與采購的其他職責(zé)相分離，可減少未經(jīng)授權(quán)的采購和盜用商品的風(fēng)險(xiǎn)。存放商品的倉儲區(qū)應(yīng)相對獨(dú)立，限制無關(guān)人員接近。5編制付款憑單。記錄采購交易之前，應(yīng)付憑單部門應(yīng)編制付款憑單。這項(xiàng)

21、功能的控制包括：①確定供應(yīng)商發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)的驗(yàn)收單、訂購單的一致性。②確定供應(yīng)商發(fā)票計(jì)算的正確性。③編制有預(yù)先順序編號的付款憑單，并附上支持性憑證(如訂購單、驗(yàn)收單和供應(yīng)商發(fā)票等)。④獨(dú)立檢查付款憑單計(jì)算的正確性。⑤在付款憑單上填入應(yīng)借記的資產(chǎn)或費(fèi)用賬戶名稱。⑥由被授132權(quán)人員在憑單上簽字，以示批準(zhǔn)照此憑單要求付款。所有未付憑單的副聯(lián)應(yīng)保存在未付憑單檔案中。以待日后付款。經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)和有預(yù)先編號的憑單為記錄采購交易提供了依據(jù)。6確認(rèn)與

22、記錄負(fù)債。正確確認(rèn)已驗(yàn)收貨物和已接受勞務(wù)的債務(wù)，要求準(zhǔn)確、及時(shí)地記錄負(fù)債。該記錄對單位財(cái)務(wù)報(bào)表和實(shí)際現(xiàn)金支出有重大影響。因此，必須特別注意，按正確的數(shù)額記載企業(yè)確實(shí)已發(fā)生的購貨和接受勞務(wù)事項(xiàng)。應(yīng)付賬款確認(rèn)與記錄的一項(xiàng)重要控制是要求記錄現(xiàn)金支出的人員不得經(jīng)手現(xiàn)金、有價(jià)證券和其他資產(chǎn)。恰當(dāng)?shù)膽{證、記錄與恰當(dāng)?shù)挠涃~手續(xù)，對業(yè)績的獨(dú)立考核和應(yīng)付賬款職能而言是必不可少的控制。在手工系統(tǒng)下，應(yīng)將已批準(zhǔn)的未付款憑單送達(dá)會計(jì)部門，據(jù)以編制有關(guān)記賬憑證和

23、登記有關(guān)賬簿。會計(jì)主管應(yīng)監(jiān)督為采購交易而編制的記賬憑證中賬戶分類的適當(dāng)性；通過定期核對編制記賬憑證的日期與憑單副聯(lián)的日期，監(jiān)督入賬的及時(shí)性。而獨(dú)立檢查會計(jì)人員則應(yīng)核對所記錄的憑單總數(shù)與應(yīng)付憑單部門送來的每日憑單匯總表是否一致，并定期獨(dú)立檢查應(yīng)付賬款總賬余額與應(yīng)付憑單部門未付款憑單檔案中的總金額是否一致。7付款。通常是由應(yīng)付憑單部門負(fù)責(zé)確定未付憑單在到期日付款。企業(yè)有多種款項(xiàng)結(jié)算方式，以支票結(jié)算方式為例，編制和簽署支票的有關(guān)控制包括：①獨(dú)

24、立檢查已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額的一致性。②應(yīng)由被授權(quán)的財(cái)務(wù)部門的人員負(fù)責(zé)簽署支票。③被授權(quán)簽署支票的人員應(yīng)確定每張支票都附有一張已經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)的未付款憑單，并確定支票收款人姓名和金額與憑單內(nèi)容的一致。④支票一經(jīng)簽署就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，以免重復(fù)付款。⑤支票簽署人不應(yīng)簽發(fā)無記名甚至空白的支票。⑥支票應(yīng)預(yù)先連續(xù)編號，保證支出支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當(dāng)性。⑦應(yīng)確保只有被授權(quán)的人員才能

25、接近未經(jīng)使用的空白支票。8記錄現(xiàn)金、銀行存款支出。以記錄銀行存款支出為例，有關(guān)控制包括：①會計(jì)主管應(yīng)獨(dú)立檢查記入銀行存款日記賬和應(yīng)付賬款明細(xì)賬的金額的一致性，以及與支票匯總記錄的一致性。②通過定期比較銀行存款日記賬記錄的日期與支票副本的日期，獨(dú)立檢查入賬的及時(shí)性。③獨(dú)立編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。上述闡述的內(nèi)部會計(jì)控制只是一個(gè)理論設(shè)計(jì)，要使其真正發(fā)揮作用的關(guān)鍵在于有效實(shí)施。單位要根據(jù)實(shí)際情況設(shè)計(jì)適合本單位的內(nèi)部會計(jì)控制，提高管理者的管理水平

26、，有效地實(shí)施內(nèi)部會計(jì)控制，提高單位的生存能力，讓單位立于不敗之地，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。(作者單位：新疆農(nóng)墾科學(xué)院財(cái)務(wù)處)萬方數(shù)據(jù)購付款業(yè)務(wù)，并及時(shí)準(zhǔn)確人賬。⑥建立健全驗(yàn)收制度，根據(jù)制度驗(yàn)收所購物資戒勞務(wù)井出具驗(yàn)收單據(jù)或驗(yàn)收報(bào)告，實(shí)行輸收與人庫責(zé)任追究制度。⑦應(yīng)加強(qiáng)對貸款支付的按制，嚴(yán)格核對采購發(fā)票、驗(yàn)收單、人庫單、合同等有關(guān)憑證，檢責(zé)其真實(shí)性、合法性，對符合付款條件的采購業(yè)務(wù)及時(shí)辦理付款手續(xù)。五、單位具體的內(nèi)部會計(jì)控制活動在一個(gè)單位，

27、如有可能的話，應(yīng)將各項(xiàng)職能描功指派給不間的部門或職員完成。這樣每個(gè)部門或職員都吁以獨(dú)立檢查其他部門和職員工作的正確性。下面來具體闡述單位的具體的采購與付款業(yè)務(wù)活動及相關(guān)的內(nèi)部會計(jì)控制。1.請購商品和勞務(wù)。倉障負(fù)責(zé)對需要罵購買的巴列人存貨清單的項(xiàng)目填罵請購單，其他部門也可以對所需要購買的未列入存貨清單的項(xiàng)目編制請購單。請購單明由手工或計(jì)算機(jī)編制。由于企業(yè)內(nèi)不少部門都可以填列請購單，不便事先編號，為加強(qiáng)控制，鑄張請購單必須經(jīng)過對這類支出預(yù)算

28、負(fù)責(zé)的主管人員籍字批準(zhǔn)。請購單是證明有關(guān)采購交易的“發(fā)生“認(rèn)定的憑據(jù)之一，也是采購交易軌跡的起點(diǎn)。2.編制訂購單。采購部門在收到請購單后，只能對經(jīng)過批準(zhǔn)的請購單發(fā)出訂購單。訂購單府正確填寫所需蟹的商品品名、數(shù)撞、價(jià)格、廠商名稱和地址等，預(yù)先予以順序編號并經(jīng)過被授權(quán)的采購人員簽名。其iE聯(lián)店送交供應(yīng)商，副聯(lián)則送至企業(yè)內(nèi)部的驗(yàn)收部門、應(yīng)付憑單部門和編制請購單的部門。隨后，應(yīng)獨(dú)立檢查訂購單的處理，以確定是沓確實(shí)收到商品并正確人賬。3.驗(yàn)收商品

29、。瞌收后，驗(yàn)收部門應(yīng)對巳收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預(yù)先按順序編號的臉收單，作為驗(yàn)收和檢驗(yàn)商品的依據(jù)。驗(yàn)收人員將商品送交倉庫或其他請購部門時(shí)，應(yīng)取得經(jīng)過簽字的收掘，或要求其在驗(yàn)收單的副聯(lián)上簽收，以確立他們所采購的資產(chǎn)應(yīng)負(fù)的保管責(zé)任。驗(yàn)收人員還應(yīng)將其中的一聯(lián)驗(yàn)收單送交應(yīng)付憑單部門。4.儲存巳驗(yàn)收的商品存貨。將已驗(yàn)收商品的保管與采購的其他職責(zé)相分離，可減少未經(jīng)授權(quán)的采購和班用商品的風(fēng)險(xiǎn)。存放商品的倉儲區(qū)應(yīng)相對獨(dú)立，限制無關(guān)人員接近。5編制

30、付款憑單。記錄采購交易之前，應(yīng)付憑單部門應(yīng)編制付款憑單。這項(xiàng)功能的控制包括:①確定供應(yīng)商發(fā)攘的內(nèi)容與相關(guān)的驗(yàn)收單、訂購單的…致性。@確定供應(yīng)商發(fā)累計(jì)算的正確性。@編制有預(yù)先順序編號的付款憑單，并附上支持性憑證(如訂購單、驗(yàn)收單和供應(yīng)商發(fā)琪等)。④她立檢查付款憑單計(jì)算的正確性。@在付款憑單上填人應(yīng)借記的資產(chǎn)就費(fèi)用賬戶名稱。⑥由被授132權(quán)人員在憑單上簽字，以示批準(zhǔn)照此憑單要求付款。所有未付憑單的劇聯(lián)應(yīng)保存在未付憑單檔案中。以待日后付款。經(jīng)

31、適當(dāng)批準(zhǔn)劇有預(yù)先編號的憑單為記錄采購交易提供了依據(jù)。6.確認(rèn)與記錄負(fù)債。正確確認(rèn)巳驗(yàn)收貨物和已接受勞務(wù)的債務(wù)，要求準(zhǔn)確、及時(shí)地記錄負(fù)債。該記錄對單位財(cái)務(wù)報(bào)表和實(shí)際現(xiàn)金支出有意大影響。因此，必須特別性意，按正確的數(shù)額記載企業(yè)確實(shí)日發(fā)生的購貨和接受勞務(wù)事項(xiàng)。應(yīng)付賬款確認(rèn)與記錄的一項(xiàng)熏要控制是要求記錄現(xiàn)金支出的人員不得經(jīng)手現(xiàn)盤、有價(jià)證券和其他資產(chǎn)。恰當(dāng)?shù)膽{證、記錄與恰噸的記賬手續(xù)，對業(yè)績的她立考核和應(yīng)付賬款職能而言是必不lJ少的控制。在于工系

32、統(tǒng)下，應(yīng)將巳批準(zhǔn)的未付款憑單送達(dá)會計(jì)部門，據(jù)以蝙制布關(guān)記賬憑證和登記有關(guān)賬搏。會計(jì)主管應(yīng)監(jiān)督為果購交易耐編制的記賬憑證中賬戶分類的適當(dāng)性通過定期核對編制記賬憑證的日期與憑單副聯(lián)的日期，監(jiān)督人賬的及時(shí)性。鬧獨(dú)立檢查會計(jì)人員則應(yīng)核對所記錄的憑單總數(shù)與應(yīng)付憑單部門送來的每日憑單匯總表是否一致，并定期弛立檢查應(yīng)付賬款總脹余額與應(yīng)付憑單部門未付款憑單檔案中的總金額是否一致。7.付款。通常是由應(yīng)付憑單部門負(fù)責(zé)確定未付憑單在到期日付款。企業(yè)有多種款項(xiàng)

33、鋪算方式，以支票結(jié)算方式為例，編制和霖署支票的有關(guān)控制包括:①獨(dú)立檢查日第發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額的一致性。@應(yīng)由被授權(quán)的財(cái)務(wù)部門的人員負(fù)責(zé)練署支票。③被授權(quán)簽署支票的人員服確定每張支票都附有一張日經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)的未付款憑單，并確定支票收款人姓名和金額與憑單內(nèi)容的…致。④支票一經(jīng)籍署就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，以免重復(fù)付款。⑤支琪簽署人不應(yīng)簽發(fā)光記名甚窒空白的支靡。⑥支票應(yīng)預(yù)先連續(xù)編號，保證支出支祟

34、存恨的克整性和作廢支票處理的恰當(dāng)性。⑦應(yīng)確保只有被授權(quán)的人員才能接近未經(jīng)使用的空白支票。8.記最現(xiàn)金、銀行存款支出。以記錄銀行存款支出為例，有關(guān)控制包括:①會汁主管應(yīng)獨(dú)立檢查記人銀行存款日記賬和應(yīng)付賬款明細(xì)賬的金額的一致性，以及句支票匯總記錄的一致性。②通過定期比較銀行存款日記賬記敢的日期與支票劇本的日期，強(qiáng)立檢查人賬的及時(shí)性。@獨(dú)立編制銀行存款余額調(diào)節(jié)衰。上述闡述的內(nèi)部會計(jì)控制只是…個(gè)理論設(shè)計(jì)，要使其真正發(fā)揮作用的關(guān)鍵在于有效實(shí)施。單