淺析erp系統(tǒng)如何提升企業(yè)采購管理

1、編輯佟蚴淺析ERP系統(tǒng)如何提升企業(yè)采購管理通過ERP系統(tǒng)的實(shí)施如何發(fā)現(xiàn)采購管理環(huán)節(jié)中的問題集中力量解決急需解決的核心問題，并通過系統(tǒng)運(yùn)行為采購管理帶來持續(xù)改進(jìn)的效果呢通過實(shí)施ERP系統(tǒng)輔助高層管理者進(jìn)行經(jīng)營決策，已逐漸成為當(dāng)今企業(yè)實(shí)施戰(zhàn)略管理的一種主流模式。從決策支持的觀點(diǎn)來看，ERP系統(tǒng)對決策的支持實(shí)際上是對決策者智能的延伸和對其決策活動的支持，協(xié)助管理者實(shí)現(xiàn)預(yù)定的組織目標(biāo)。通過實(shí)施ERP系統(tǒng)，可以幫助決策者將企業(yè)雜亂無章的歷史數(shù)據(jù)和

2、匯總數(shù)據(jù)進(jìn)行深加工，從中抽取、過濾、綜合和跟蹤關(guān)鍵數(shù)據(jù)，并形成趨勢預(yù)測和例外報(bào)告。那么，通過ERP系統(tǒng)的實(shí)施，如何發(fā)現(xiàn)采購管理環(huán)節(jié)中的問題，集中力量解決急需解決的核心問題，并通過系統(tǒng)運(yùn)行為采購管理帶來持續(xù)改進(jìn)的效果呢傳統(tǒng)采購三大弊端在談如何通過ERP系統(tǒng)實(shí)施提升企業(yè)采購管理水平之前，先看一下92嗍P201006傳統(tǒng)模式中采購管理的特點(diǎn)和有哪些缺點(diǎn)：1物料采購與物料管理為一體目前決大多數(shù)企業(yè)行使采購管理的職能部門為供應(yīng)部(科)，也有企業(yè)將

3、銷售職能與采購職能并在一起，稱為供銷科。在這種模式下，其管理流程是：需求部門提出采購要求一指定采購計(jì)劃／定單一詢價(jià)／處理報(bào)價(jià)一下發(fā)運(yùn)通知一檢驗(yàn)入庫一通知財(cái)務(wù)付款上述是一個完整的采購業(yè)務(wù)流程，在實(shí)際操作中有些流程如詢價(jià)／報(bào)價(jià)在很多企業(yè)中不是每次都進(jìn)行的，該流程主要缺點(diǎn)是：物料管理、采購管理、供應(yīng)商管理由一個職能部門來完成，缺乏必要的監(jiān)督和控制機(jī)制：同時(shí)在這種模式下，供應(yīng)部(科)擔(dān)負(fù)著維系生產(chǎn)用原材料供給的重任，為保證原材料的正常供應(yīng)，必然

4、會加大采購量，尤其是在原料漲價(jià)時(shí)，這樣容易帶來不必要的庫存積壓和增加大量的應(yīng)付帳款。2業(yè)務(wù)信息共享程度弱由于大部分的采購操作和與供應(yīng)商的談判是通過電話來完成，沒有必要的文字記錄，采購信息和供應(yīng)商信息基本上由每個業(yè)務(wù)人員自己掌握，信息沒有共享。其帶來的影響是：業(yè)務(wù)的可追溯性弱，一旦出了問題，難以調(diào)查；同時(shí)采購任務(wù)的執(zhí)行優(yōu)劣在相當(dāng)程度上取決于人，人員的崗位變動對業(yè)務(wù)的影響大。3采購控制通常是事后控制其實(shí)不僅是采購環(huán)節(jié)，許多企業(yè)對大部分業(yè)務(wù)環(huán)

5、節(jié)基本上都是事后控制，無法在事前進(jìn)行監(jiān)控。雖然我們承認(rèn)事后控制也能帶來一定的效果，但是事前控制畢竟能夠?yàn)槠髽I(yè)減少許多不必要的損失，尤其是如果一個企業(yè)橫跨多個區(qū)域，其事前控制的意義將更為明顯。如何解決傳統(tǒng)弊端傳統(tǒng)模式下的采購管理主要存在上述三個問題，通過ERP系統(tǒng)的實(shí)施，如何發(fā)現(xiàn)采購管理環(huán)節(jié)中的問題，集中力量解決急需解決的核心問題，并通過系統(tǒng)運(yùn)行為采購管理帶來持續(xù)改進(jìn)的效果呢1以職責(zé)為核心在傳統(tǒng)的管理模式下，其貫穿的管理思路是基于部門的管

6、理，其層次首萬方數(shù)據(jù)石油石化物資采購先是部門，其然后是部門對應(yīng)的工作范圍，如我們在企業(yè)組織機(jī)構(gòu)圖中能夠找到供應(yīng)部(科)，之后我們進(jìn)一步去了解供應(yīng)部負(fù)責(zé)的具體工作。而在ERP系統(tǒng)中，尤其是國外大型ERP系統(tǒng)，每名員工首先是對應(yīng)各個職責(zé)，這些職責(zé)既可以是系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定的，也可以靈活進(jìn)行定義。2基礎(chǔ)信息高度共享雖然許多企業(yè)在實(shí)施ERP時(shí)都將減少日常工作量作為成功標(biāo)準(zhǔn)之一，但在使用ERP系統(tǒng)后，有些崗位的工作量是會增加的，尤其是提供基礎(chǔ)信息的崗位

7、。具體到采購管理中，采購員、詢價(jià)／報(bào)價(jià)管理員的工作會增加，因?yàn)橐酝@些工作都是通過電話來完成，而ERP系統(tǒng)要求所有的采購單據(jù)都要在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，這樣做就會給采購管理帶來許多變革。3業(yè)務(wù)的可追溯性強(qiáng)ERP系統(tǒng)可隨時(shí)查詢?nèi)魏螘r(shí)候與任何供應(yīng)商發(fā)生的采購業(yè)務(wù)，并可以查出該筆業(yè)務(wù)進(jìn)行的狀態(tài)，包括庫存接收的數(shù)量、采購?fù)素浀臄?shù)量等。4減少業(yè)務(wù)操作中的人為因素對供應(yīng)商的管理在采購管理中是一個中心環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的供應(yīng)商管理存在大量人為因素。使用ERP系統(tǒng)后

8、，系統(tǒng)將按照設(shè)定的指標(biāo)對供應(yīng)商的狀態(tài)進(jìn)行分析，包括供應(yīng)商供貨質(zhì)量分析、數(shù)量分析等，并從中總結(jié)規(guī)律制定相應(yīng)的供應(yīng)商管理策略，如設(shè)定相應(yīng)的配額和詢價(jià)優(yōu)先級等。這樣將業(yè)務(wù)人員的調(diào)動對工作的影響盡可能的減少，新來的業(yè)務(wù)人員可以通過系統(tǒng)方便的查詢某一類供應(yīng)商的名單、聯(lián)系方式、歷史供貨記錄，并按照設(shè)定的供應(yīng)策略進(jìn)行采購業(yè)務(wù)。5控制體系完備“事前控制、事中監(jiān)督、事后分析”這一管理理念在ERP系統(tǒng)中的具體運(yùn)用，是ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)信息系統(tǒng)最明顯的區(qū)別：流

9、程有序：在ERP系統(tǒng)中可以設(shè)定哪些物料必須經(jīng)過采購申請，哪些物料必須首先制定總的采購計(jì)劃等來對采購工作流程進(jìn)行控制，來細(xì)化采購部門的日常管理，加大管理幅度；審批嚴(yán)格：雖然在傳統(tǒng)模式下，我們也強(qiáng)調(diào)采購管理要按照一定的層次進(jìn)行控制，但是在實(shí)際操作中，尤其是跨地區(qū)的公司要這點(diǎn)非常難。通過ERP系統(tǒng)建立采購單據(jù)的審批控制流程，可以控制不同職責(zé)的員工可以采購哪種物料，其采購金額上限是多少，超過一定的金額必需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，否貝I|ERP系統(tǒng)中、^

10、，＼／wVpmwebcorncn將無法繼續(xù)處理該單據(jù)，包括接收相應(yīng)的貨物、進(jìn)行付款等。如果一個公司采取集中財(cái)務(wù)模式，那么配合采購流程的控制，其效果將更明顯：監(jiān)督有方：在采購業(yè)務(wù)處理過程中，監(jiān)督人員(不僅指采購部門領(lǐng)導(dǎo))若通過查詢發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理有問題，則可以終止或暫停業(yè)務(wù)處理，直到問題解決為止。如若發(fā)現(xiàn)某定單屬于重復(fù)定單，可以將其暫停，查明原因，或取消該定單；區(qū)別于傳統(tǒng)管理模式，ERP系統(tǒng)還可以隨時(shí)運(yùn)行需要的報(bào)表，來反映某一時(shí)期采購業(yè)務(wù)的執(zhí)

11、行情況，包括趨勢分析等，為下一階段工作改善提供及時(shí)的信息；ERP系統(tǒng)實(shí)施對采購管理的改善不僅局限于上述3個方面，更重要的是它為業(yè)務(wù)人員帶來了一種體驗(yàn)，讓業(yè)務(wù)人員認(rèn)識到信息技術(shù)是如何改變和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的。ERP系統(tǒng)運(yùn)行后，ERP項(xiàng)目并沒有結(jié)束，相反是進(jìn)入了一個新的階段即管理持續(xù)改善的開端：對采購管理而言，ERP系統(tǒng)運(yùn)行后，企業(yè)人員職責(zé)明確，便于考核和管理；為電子商務(wù)、SCM、CRM等相關(guān)系統(tǒng)的實(shí)施打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。拳(作者單位：中石化股份