淺析采辦信息化改造的具體實施方法

1、淺析采辦信息化改造的具體實施方法淺析采辦信息化改造的具體實施方法在傳統(tǒng)的采辦過程中，采辦人員的首要目的是在符合相關采辦程序文件的前提下盡量保證公司的順利運轉，因此傳統(tǒng)的采辦過程如下：（1）相關使用部門根據(jù)生產(chǎn)需要，提出物料需求；（2）物料計劃員在考慮原物料庫存后制定出物料采辦計劃或書面請購單，經(jīng)領導審批后轉發(fā)至采辦部門作為采辦業(yè)務依據(jù)；（3）采辦人員收到領導批復后的物料采辦計劃或請購單后，根據(jù)相關采辦流程選擇公開招標、邀請招標或者其它采

2、辦方式；（4）經(jīng)過漫長的標書制作、招標、投標、開標、評標等流程后，如果有合適的供應商，便制定合同，開始執(zhí)行；如果沒有合適的供應商，再重新進行一遍上述流程，直到選定合適的供應商為止；（5）供應商生產(chǎn)完畢后發(fā)貨。如果是國內供應商便進行驗收入庫、付款等流程；如果是國際供應商還得進行國際運輸、清關等手續(xù)后再進行驗收入庫等流程。二、傳統(tǒng)采辦的弊端傳統(tǒng)采辦過程在控制上是嚴密的，但由于分工過細，導致管理信息溝通上的困難。一個傳統(tǒng)物料采辦過程要跨越使用

3、部門、采辦部、財務部、庫房等部門以及外部貨運公司、清關公司、供應商等。在此過程中，信息為單線式溝通鏈，采辦人員只起到了在中間傳遞信息的作用。信息傳遞準確性取決于每個環(huán)節(jié)負責人對信息的理解程度，一旦溝通不能一致化，最終結果就是信息嚴重失真。且由于采辦周期過長，采辦計劃又不穩(wěn)定，為了維持現(xiàn)場生產(chǎn)正常運理人員。如果為預算內需求，通過審批報總經(jīng)理部，總經(jīng)理審核通過后完成物資需求審批；如果為預算外需求，財務預算管理員注明為預算外需求后返回使用部門

4、經(jīng)理，使用部門經(jīng)理加入添加相關說明后報總經(jīng)理部決定。報批流程見圖1。圖1采辦需求審批流程物資需求信息化旨在完成內部請購單的提交、審閱與批準，以電子化的請購單代替?zhèn)鹘y(tǒng)采購過程中使用的各類單據(jù)，可以減少信息傳遞的中間環(huán)節(jié)，加快了信息流通的速度。（二）招投標過程信息化建立一套從網(wǎng)上公告、開標、評標到文件歸檔以及會議室多媒體展示的電子招標平臺，使信息流管理達到安全、規(guī)范、高效和先進的目的，是招投標過程信息化建設的關鍵之所在。目前國內已經(jīng)有專門的

5、電子招標網(wǎng)上平臺供企業(yè)使用。如果企業(yè)不想使用公用的電子招標網(wǎng)上平臺，也可以自己搭建電子招標平臺。物資需求在內部辦公系統(tǒng)中總經(jīng)理部審批后轉到采辦部，采辦部根據(jù)預算金額、按照相關采辦程序文件的規(guī)定決定采購方式（也可以將相關標準嵌入內部辦公系統(tǒng)，由系統(tǒng)直接確認采購方式）。如果選用招標的方式，使用部門會同法律部門制作招標書，如果需要采辦部或者QHSE等其它部門配合，相關部門應予以支持，對于大型的招標，也可以成立專門的委員會制作招標書或者委托第三