企業(yè)文件管理工作基本要求

1、文件管理工作的基本要求文件管理工作的基本要求(1)迅速性。時間就是金錢，現(xiàn)代化企業(yè)管理應(yīng)該追求效率，這也就要文件管理工作中不能有拖拉現(xiàn)象。(2)準(zhǔn)確性。文件管理工作中的準(zhǔn)確性是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證。企業(yè)的文件涉及到企業(yè)管理的各個方面，關(guān)系到企業(yè)的決策及發(fā)展方向，其中必然在文字上、數(shù)據(jù)上、技術(shù)上、工作環(huán)節(jié)上都需要有高度的準(zhǔn)確性，不得出任何差錯，因此對于文件的撰寫，印刷、校對都要提出很多的要求，特別是對于文件的分發(fā)登記工作更要加強(qiáng)準(zhǔn)確性管

2、理，否則一旦發(fā)生漏發(fā)、誤發(fā)或延誤文件將會給企業(yè)造成巨大損失。(3)保密性。對于機(jī)密性文件，在文件管理過程中應(yīng)加強(qiáng)保密性。文件傳閱的管理文件的傳閱，就是組織兩人以上輪流看同一份文件。文件傳閱是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子管理企業(yè)不可缺少的一種方式。首先，傳閱文件是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人商決事務(wù)的方式。如企業(yè)需要進(jìn)行重大決策或需要執(zhí)行上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)某項要求時，常先寫成初步的文字材料，供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人傳閱，每個傳閱人讀后寫下自己的意見，然后對文件進(jìn)行修改，如無不同意見就算定板

3、；其次，傳閱文件是互通信息、交流情況的渠道，如上級機(jī)關(guān)頒布某些法規(guī)、制度的通知，其他企業(yè)來件要求加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)聯(lián)系，專家的市場經(jīng)濟(jì)狀況研究成果等等，都需要企業(yè)的各部門領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行了解，通過文件的傳閱不失為一種好的方法；再次，有些文件由于受某種限制不能復(fù)印，而所需看的人數(shù)又超過文件的份數(shù)，在這種情況下，就需要進(jìn)行文件傳閱；最后，文件的傳閱是一種較靈活的企業(yè)事務(wù)商討方式，會議需要統(tǒng)一的時間、地點(diǎn)，而傳閱卻不受這些限制，誰有空誰先看，而且也不限定非得

4、在某一地點(diǎn)看，這樣簡化了決策的組織工作，提高了工作效率。1傳閱文件的種類企業(yè)中存在的傳閱文件通常有以下幾種：(1)上級政策性文件。企業(yè)的上級機(jī)關(guān)發(fā)給企業(yè)的文件多為政策性的文件，用以指導(dǎo)企業(yè)的經(jīng)營方面，或向企業(yè)宣傳黨和國家的方針政策。政策性文件是企業(yè)經(jīng)營活動的基礎(chǔ)。通常上級政策性來件需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人傳閱，有的甚至需要在企業(yè)的各級干部中傳閱。(2)企業(yè)的決策方案。企業(yè)的決策方案需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人商討，提出意見和建議。使方案文稿在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人中傳閱

5、，并提出修改意見，不失為企業(yè)決策的一種方法。(3)企業(yè)的發(fā)文。企業(yè)向上級機(jī)關(guān)的請示或報告，向下級所屬內(nèi)部發(fā)出的指示、規(guī)定，以及向其它企業(yè)發(fā)出的合作報告，所簽的協(xié)議書等，如果有必要在本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)中進(jìn)行討論的話，就可采用傳閱的方式。(4)企業(yè)收集的經(jīng)濟(jì)信息。經(jīng)濟(jì)信息是企業(yè)決策和經(jīng)營的重要參考資料，有些需在企業(yè)各部門領(lǐng)導(dǎo)之間傳閱。2文件傳閱的管理方式(1)建立傳閱文件管理責(zé)任制，辦公室主任分配好管理文件傳閱的文秘人員，指定各文秘人員負(fù)責(zé)哪些文

6、件的傳閱。(2)負(fù)責(zé)傳閱文件的文秘人員對文件的傳閱進(jìn)行跟蹤管理，準(zhǔn)確掌握文件流向、傳閱人閱完文件后退還文秘人員，由文秘人員交給下一個傳閱人，這樣就可以由企業(yè)辦公室調(diào)整閱文次序，并且可以防止文件的積壓，還能防止文件的丟失，保障文件安全。當(dāng)然對于一些不太重要的文件，也可讓其在傳閱人之間直接進(jìn)行橫向傳閱，以減少文秘人員的工作量。(3)做好傳閱文件的登記工作。對傳閱文件實(shí)行登記，是保證文件安全，加快文件運(yùn)轉(zhuǎn)，防止文件丟失和積壓的重要措施，由于各