5-4外來文件控制程序

1、GFP54外來文件控制程序版本：1第1頁，共6頁C:ISOGFPGFP54外來文件控制程序1.目的保證公司對(duì)外來文件的正確有效使用。2.適用范圍本程序適用于對(duì)外來文件的管理。3.引用文件無4.定義外來文件是指由公司總部轉(zhuǎn)發(fā)或國(guó)家黨政機(jī)關(guān)下發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)定等文件。5.職責(zé)5.1現(xiàn)場(chǎng)辦公室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)外來文件送閱批示及制定選用的外來文件分發(fā)清單。5.2各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)建議選用外來文件及已批準(zhǔn)使用的外來文件在本部門的實(shí)行。5.3現(xiàn)場(chǎng)辦公室資

2、料員負(fù)責(zé)接收、登記外來文件辦理送批選用手續(xù)。5.4現(xiàn)場(chǎng)辦公室資料員負(fù)責(zé)選用的外來文件的歸檔、保管及銷毀等。6.資格和培訓(xùn)執(zhí)行本程序不需特別的資格或培訓(xùn)。7.程序7.1外來文件的接收現(xiàn)場(chǎng)辦公室資料員接收外來文件時(shí)填寫《收文處理單》（見GFP54F1）然后送現(xiàn)場(chǎng)辦公室負(fù)責(zé)人審閱。7.2外來文件的下發(fā)、傳閱7.2.1現(xiàn)場(chǎng)辦公室負(fù)責(zé)人審閱后，認(rèn)為需要下發(fā)的，制定《外來文件使用及下發(fā)清單》（見GFP54F2）交資料員，若無需下發(fā)，要求現(xiàn)場(chǎng)辦公室資

3、料員保存即可。7.2.2現(xiàn)場(chǎng)辦公室資料員根據(jù)下發(fā)清單填寫《外來文件使用通知單》（見GPP54F3）連同加蓋“選用”標(biāo)志的外來文件復(fù)印件一起送指定部門負(fù)責(zé)人。7.2.3各部門負(fù)責(zé)人簽收外來文件后，組織部門相關(guān)員工傳閱，并要求其填寫《外來文件傳閱單》（見GFP54F4）。7.2.4各部門直接從黨政機(jī)關(guān)接收的外來文件，須由資料員送往現(xiàn)場(chǎng)辦公室登記，加蓋“選用”標(biāo)志后下發(fā)到使用部門。7.3外來文件變更處理7.3.1部門負(fù)責(zé)人須及時(shí)掌握外來文件更