公司企業(yè)常用公文的寫作要領(lǐng)

1、企業(yè)常用公文的主體結(jié)構(gòu),綜合辦公室,內(nèi) 容 提 要,一、公文的作用及重要性 1、公文的概念 2、公文的特點(diǎn) 3、公文的作用 4、公文寫作的重要性 二、公文格式及主體內(nèi)容 1、公文的種類 2、公文的格式 3、公文的主體內(nèi)容及寫作要領(lǐng) 三、常用公文種類及主體結(jié)構(gòu),1、企業(yè)常用公文種類 2、常用公文主體結(jié)構(gòu)內(nèi)容及模式 3、部分

2、公文行文規(guī)則及要求 四、公文常見的問題與分析 1、文種的誤用 2、隨意請(qǐng)報(bào) 3、公文組成要素不全 4、公文標(biāo)題病誤 五、結(jié)束語(yǔ),一、公文的作用及重要性,1、什么是公文：公文，即公務(wù)文書。一般指行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位在行政管理活動(dòng)或處理公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，按照嚴(yán)格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。公文一般格式較為正式，

3、內(nèi)容比較規(guī)范，并且有行政機(jī)關(guān)賦予的特定的效能和影響力。,2、公文的特點(diǎn)： （1）、法定的作者 （2）、法定的權(quán)威性 （3）、體式的規(guī)范性 （4）、辦文的程序性 　　 公文區(qū)別于其它文章的主要特點(diǎn)是公文是具有法定效力與規(guī)范格式的文件。,3、公文的作用： （1）、領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。 　　 （2）、行為和規(guī)范作用。 　　 （3）、宣傳和教育作用。 　　

4、 （4）、聯(lián)系和知照作用。 　　 （5）、依據(jù)和憑證作用。,4、公文寫作的重要性： 公文寫作在我們?nèi)粘Ｉ钪邪l(fā)揮著日益重要的作用，其應(yīng)用領(lǐng)域也來越廣泛，特別是隨著企事業(yè)單位各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)活動(dòng)日益頻繁，實(shí)用文體寫作的功能也被提到一個(gè)新的高度。,公文寫作，已經(jīng)成為各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中必備的文書載體，并承載傳達(dá)行政措施、增進(jìn)溝通與交流等效用或功能；成為衡量各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員個(gè)人能力與工作水平的重要標(biāo)準(zhǔn)與尺

5、度。 如何寫好公文，掌握嫻熟的公文寫作技巧與方法，更好地發(fā)揮公文寫作的職能與功效，也是提高行政能力的一項(xiàng)基本功和要求。,二、公文格式及主體內(nèi)容,1、公文的種類。國(guó)務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》確定的行政公文種類共有十三種： （1）命令（令） （2）決定 （3）公告 （4）通告 （5）通知,（6）通報(bào) （7）議案

6、 （8）報(bào)告 （9）請(qǐng)示 （10）批復(fù) （11）意見 （12）函 （13）會(huì)議紀(jì)要,2、公文的格式： 即公文規(guī)格樣式，主要是指公文構(gòu)成要素的書面表現(xiàn)形式，即文面格式。 格式內(nèi)容主要包括眉首、主體、版記三個(gè)部分。在三個(gè)部分中，共含有公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時(shí)間、公文生效標(biāo)識(shí)、附注、

7、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間等項(xiàng)目。,,,,,眉首1、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)；2、發(fā)文字號(hào)；3、秘密等級(jí)★保密期限；4、緊急程度(急度)；5、公文份數(shù)序號(hào)(份號(hào))；6發(fā)文編號(hào)；7簽發(fā)人等。,正文1. 標(biāo)題2. 主送機(jī)關(guān)3. 正文4. 附件說明5. 成文日期6. 印章7. 附注,,,,,,,,,,,,,,,版記,1. 主題詞2. 抄送機(jī)關(guān)3. 印發(fā)機(jī)關(guān)和 印發(fā)日期,,,,,3

8、、公文的主體內(nèi)容及寫作要領(lǐng)： 公文的主體部分又稱行文部分。主要標(biāo)識(shí)公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)印章、附注等要素。 （1）、公文的標(biāo)題。完整的公文標(biāo)題一般由制發(fā)公文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種組成。它們又稱為公文標(biāo)題的三要素。,另外，通過介詞結(jié)構(gòu)“關(guān)于……的”將制發(fā)公文機(jī)關(guān)名稱、事由和公文種類這三要素連接起來成為一個(gè)句子。例如：《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于成立xxx領(lǐng)導(dǎo)小組的通知 》。 公文標(biāo)題一

9、般有以下四種形式： 第一、制發(fā)公文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種三個(gè)要素全部具備的公文標(biāo)題。（如上例）,第二、事由+文種兩個(gè)要素構(gòu)成的公文標(biāo)題。版頭本身就有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)。例如:《20xx年全國(guó)xxxx工作會(huì)議紀(jì)要 》。 第三、由制發(fā)公文機(jī)關(guān)名稱+文種兩個(gè)要素構(gòu)成的公文標(biāo)題。公告性、權(quán)威性公文，可以省略事由。例如:《中華人民共和國(guó)xxx部公告 》。,第四、只標(biāo)明文種的公文標(biāo)題。主要是公告性公文。例如:《

10、 公告》。 公文標(biāo)題中除了法規(guī)、規(guī)章或轉(zhuǎn)發(fā)的規(guī)范化文件標(biāo)題名稱加書名號(hào)之外，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。例如:國(guó)家xxx局關(guān)于印發(fā)《xx交易xx稅征收管理辦法》的通知。,（2）、主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)指公文主要受理機(jī)關(guān)，是負(fù)有公文處理責(zé)任的受文機(jī)關(guān)。公文一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)。書寫時(shí)在標(biāo)題下面空一行，左側(cè)頂格，使用主送機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱。 某些不具特指性，而具有廣泛的公告性、知照性公文，如“公告”、“

11、通告”，也可不寫主送機(jī)關(guān)。,（3）、正文。公文正文標(biāo)識(shí)在主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。 在一份比較復(fù)雜的公文中，正文一般包括開頭、主體、結(jié)尾三個(gè)部分。 ?、開頭。 公文正文的開頭方式有許多種，常見的開頭方式有： 目的式。用表示目的的介詞“為……”、“為了……”等領(lǐng)起下文。,根據(jù)式。用介詞“根據(jù)……”、“遵照……”、“按照……”、“依照……”等領(lǐng)起下文。

12、 緣由式。緣由式也叫原因式，即通過情況的介紹、問題的提出或意義的明確，使受文者了解行文的緣由，從而引起受文者對(duì)公文內(nèi)容的重視。,?、主體。公文正文的主體部分是公文的核心，公文的主要事項(xiàng)或基本內(nèi)容都在這一部分表述。如果需要引用公文，一般應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。例如:你局《關(guān)于······的請(qǐng)示》(xxx發(fā)〔20xx〕xx號(hào))收悉。經(jīng)研究，批復(fù)如下：·

13、83;···· 公文的主體部分寫作要求是：內(nèi)容充實(shí)，中心突出，表意明確，條理清楚。,?、結(jié)尾。公文正文結(jié)尾的寫法不盡相同，一般都要用該文種的習(xí)慣性結(jié)束語(yǔ)作結(jié)尾。例如：國(guó)家xxx局關(guān)于xxxxx通知 …… 國(guó)x發(fā)〔20xx〕xx號(hào)文件中的有關(guān)規(guī)定與本通知不符的，以本通知為準(zhǔn)。 特此通知。 二

14、○xx年x月xxx日,幾種常用的結(jié)尾方式： 說明式 ······ 上述以清包工形式提供的裝飾勞務(wù)是指，工程所需的主要原材料和設(shè)備由客戶自行采購(gòu)，納稅人只向客戶收取人工費(fèi)、管理費(fèi)及輔助材料費(fèi)等費(fèi)用的裝飾勞務(wù)。,申明式 資源綜合利用······對(duì)提高資源利用效率，

15、發(fā)展循環(huán)經(jīng)濟(jì)，建設(shè)節(jié)約型社會(huì)具有十分重要的意義。各地要加強(qiáng)對(duì)資源綜合利用認(rèn)定工作的管理，落實(shí)好國(guó)家對(duì)資源綜合利用的鼓勵(lì)和扶持政策，促進(jìn)資源綜合利用事業(yè)健康發(fā)展。在執(zhí)行中有何意見和建議，請(qǐng)及時(shí)報(bào)告我們。,祈請(qǐng)式 經(jīng)研究決定，自2006年9月1日起，將你省煤炭資源稅適用稅額標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一提高至每噸x.x元。    請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。 期望式 本次升級(jí)過程中，如有問題，請(qǐng)及

16、時(shí)向總局（信息中心）反映。等等。,（4）、附件。附件是附在主件之后，對(duì)公文內(nèi)容起說明和補(bǔ)充作用的文字材料，主要包括隨文轉(zhuǎn)發(fā)、報(bào)送的文件，隨文頒發(fā)的規(guī)章、制度，以及文件中的報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、人員名單等等。,公文如有附件，標(biāo)識(shí)在正文下一行左空兩字，后用冒號(hào)，再標(biāo)附件名稱。例如： 附件：xxxxxx申報(bào)表 公文附件如有序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼，名稱后不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。例如： 附件：1、xxx備案受理回執(zhí)

17、 2、xxx備案審核結(jié)果回執(zhí) 3、xxx備案申報(bào)審核系統(tǒng)升級(jí)設(shè)計(jì)方案,（5）、成文日期。公文的成文日期以機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。經(jīng)會(huì)議批準(zhǔn)的公文以會(huì)議通過日期為準(zhǔn)。法規(guī)性公文以通過或者批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期需要完整寫出年、月、日，而且必須用漢字書寫，其中“零”寫作“〇”。,三、常用公文種類及主體結(jié)構(gòu),1、企業(yè)常用的公文種類：

18、 （1）決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤消下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。 （2）通知：適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。,（3）通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。 （4）報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。 （5）請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、

19、批準(zhǔn)。 （6）批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。 （7）會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。,2、常用公文主體的結(jié)構(gòu)內(nèi)容及模式： （1）、決定。主要有六部分組成：?標(biāo)題；?主送機(jī)關(guān)；?作出決定的日期或會(huì)議通過日期；?正文，一是作出決定的緣由；二是決定的內(nèi)容或事項(xiàng)；?落款即作出決定機(jī)關(guān)名稱；?成文日期等。,（2）、通知。●指示性通知由五部分組成：?標(biāo)題；?主送機(jī)關(guān)；?正文有通知緣由，通知內(nèi)容，通知執(zhí)行要求；

20、?落款即發(fā)文機(jī)關(guān)名稱；?成文日期等?！駮?huì)議通知：小型會(huì)議通知由五部分組成：?標(biāo)題；?主送機(jī)關(guān)；?正文有召開會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員及與會(huì)要求；,?落款即發(fā)文機(jī)關(guān)；?成文日期等。大型或隆重會(huì)議通知由五部分組成：?標(biāo)題；?主送機(jī)關(guān)；?正文一是召開會(huì)議的原因、依據(jù)、目的、任務(wù)；二是會(huì)議安排、時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)期、內(nèi)容、與會(huì)范圍或與會(huì)人員；三是與會(huì)要求，包括會(huì)前準(zhǔn)備等；,?落款即發(fā)文機(jī)關(guān)；?成文日期等。●任免通知由五部分組成：?標(biāo)題；?主送機(jī)關(guān)；?

21、正文一是導(dǎo)語(yǔ)，寫任免時(shí)間、任免機(jī)關(guān)（作出決定范圍或形式）；二是任免內(nèi)容或任免事項(xiàng)等；?落款即發(fā)文機(jī)關(guān)；?成文日期等。,（3）、通報(bào)。一般由五部分組成：?標(biāo)題；?主送機(jī)關(guān)；?正文 一是通報(bào)原由；二是通報(bào)事項(xiàng)，該事項(xiàng)發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、涉及單位與人員，大體經(jīng)過，主要情節(jié)、結(jié)果及影響等；三是處理意見，指對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行具體表彰或處分；四是經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)是什么；五是要求、希望與號(hào)召等；?落款即發(fā)文機(jī)關(guān)；?成文日期等。,,（4）、報(bào)告。一般由五部分組成：

22、?標(biāo)題；?主送機(jī)關(guān)；?正文一般由兩大部分，一是導(dǎo)語(yǔ)，講報(bào)告的起因，根據(jù)；二是報(bào)告的內(nèi)容，按照需要可分成若干部分?jǐn)⑹?，收尾一般用“特此?bào)告”等；?落款即發(fā)文機(jī)關(guān)；?成文日期等。 （5）、請(qǐng)示。與報(bào)告格式基本相同。,請(qǐng)示與報(bào)告內(nèi)容的區(qū)別,,（6）、批復(fù)。一般由五部分組成：?標(biāo)題；?主送即回復(fù)的下級(jí)機(jī)關(guān)；?正文由三部分，一是批復(fù)引語(yǔ)，就是開頭要引述下級(jí)來文的日期、文號(hào)、標(biāo)題或要點(diǎn)；二是批復(fù)內(nèi)容，即對(duì)來文的答復(fù)；三是結(jié)尾，一般用公文用語(yǔ)，

23、如“此復(fù)”，“特此批復(fù)”等；?落款即發(fā)文機(jī)關(guān)；?成文日期等。,（7）、會(huì)議紀(jì)要。主要由四部分組成：?標(biāo)題，一般是會(huì)議名稱+紀(jì)要；二是召開會(huì)議的機(jī)關(guān)+內(nèi)容+紀(jì)要；?正文，有三部分：一是開頭，寫會(huì)議概況，包括召開會(huì)議的指導(dǎo)思想，目的和要求，會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)，參加單位，主持人，對(duì)會(huì)議的總評(píng)價(jià)等；,二是紀(jì)要主體，寫會(huì)議研究的問題，討論的意見，作出的決定，對(duì)今后提出的任務(wù)、要求等；三是結(jié)尾有兩種，a、正文完就收尾；b、是提出希望、號(hào)召；?落款即發(fā)文

24、機(jī)關(guān)；?成文日期等。,3、部分公文行文規(guī)則及要求： （1）“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。 　　 （2）“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。 　　 （3）一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。,（4）除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見”和“報(bào)告”。 （5）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄

25、送機(jī)關(guān)。 （6）屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。,四、公文中常見的問題與分析,1、文種的誤用 主要表現(xiàn)在報(bào)告和請(qǐng)示的錯(cuò)用 報(bào)告和請(qǐng)示同屬上行文，但是性質(zhì)截然不同的兩類文種。 a.行文目的不同：報(bào)告以陳述情況為主，不要求上級(jí)批復(fù)；請(qǐng)示以請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)事項(xiàng)為主，要求上級(jí)批復(fù)。 b.公文內(nèi)容不同：請(qǐng)示可圍繞請(qǐng)求事項(xiàng)反映情況，說明理由，不排除含有一定

26、,的情況匯報(bào)，但報(bào)告中不能夾雜請(qǐng)示事項(xiàng)。 c.規(guī)范性用語(yǔ)不同：報(bào)告用“ 以上報(bào)告如有不妥，請(qǐng)指示”，“特此報(bào)告”等；請(qǐng)示用“當(dāng)否，請(qǐng)批復(fù)”，“特此請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)” 。 目前，這兩種文種的濫用主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。 a.請(qǐng)示、報(bào)告混用 如：《關(guān)于請(qǐng)示xx領(lǐng)導(dǎo)出席xxx的報(bào)告》 b.請(qǐng)示、報(bào)告并用 如：《關(guān)于召開xxxxx的請(qǐng)示報(bào)告》,2.隨意請(qǐng)報(bào) “請(qǐng)報(bào)”指以單位名義向上級(jí)報(bào)送“請(qǐng)示”、“意

27、見”“報(bào)告”。隨意請(qǐng)報(bào)主要有三種情況： a.主送個(gè)人，如“x書記”、“x市長(zhǎng)”。 b.多頭主送 ，如“教務(wù)處、科技處并實(shí)驗(yàn)室管理處” c.越級(jí)上報(bào) 3.公文組成要素不全 a.上行文缺簽發(fā)人，“請(qǐng)示”缺聯(lián)系人姓名、電話。 b.缺附件說明。 c.成文日期不全，如“二OO六年一月”、“06年1月14日”等。 d.缺主題詞或主題詞不全，如缺類別詞、文種等。,4.公文標(biāo)題病誤 a.標(biāo)題缺少行文單

28、位 公文標(biāo)題通用式為：行文單位+事由+文種 b.標(biāo)題無文種 將一般公文誤作為法定公文，致使標(biāo)題無文種。如《……關(guān)于……的規(guī)劃》、 《……關(guān)于……的總結(jié)》。 轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)性通知文種被放棄，致使標(biāo)題無文種。如《……關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)……的方案》。,c.不倫不類的標(biāo)題 兩個(gè)文種并用，如：請(qǐng)示報(bào)告、任免決定的通知等。 混用文種，將“請(qǐng)示”錯(cuò)用成“申請(qǐng)”。 d.標(biāo)題中事由表達(dá)不全 如：《xxxx關(guān)于申

29、請(qǐng)劃撥“十五” 配套經(jīng)費(fèi)的報(bào)告》 e.標(biāo)題中亂用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 公文中亂用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)主要表現(xiàn)在： a.轉(zhuǎn)發(fā)和頒發(fā)法規(guī)、規(guī)章，不用書名號(hào)而用引號(hào)。 b.不必用其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)而隨意使用。 如《關(guān)于對(duì)xxxx年“全民文明禮貌月活動(dòng)”安排的通知》等等。,總之，通過前面所講的內(nèi)容，便發(fā)現(xiàn)一個(gè)規(guī)律 ：即公文的結(jié)構(gòu)已形成“五個(gè)要素、三個(gè)部分”的結(jié)構(gòu)模式或特點(diǎn)。

30、 五個(gè)要素：?依據(jù)：公文制作的原由、背景、政策、理論、法規(guī)等；?目的：公文達(dá)到什么意圖；?文種承啟語(yǔ)：以文種為動(dòng)詞的過渡性語(yǔ)言；?事項(xiàng)：公文的具體內(nèi)容，是公文的重點(diǎn)；? 要求：提出希望、要求。 三個(gè)部分：?前言； ? 主體；?結(jié)尾。,關(guān)于公文寫作問題，同仁們總結(jié)有兩句話：第一句：“萬變不離其宗”；第二句：“把握時(shí)代語(yǔ)言”。 如何寫好公文也概括有兩句話，“一個(gè)中心”；“三個(gè)基本點(diǎn)”?！耙粋€(gè)中心”即確

31、定公文中心，明確基本思路；“三個(gè)基本點(diǎn)”或“三部曲”即對(duì)下布置工作的公文，一要寫明“為什么要做”，二是“怎么做”，三是“做成什么樣”；對(duì)上匯報(bào)工作的公文，一要寫明“我們做了什么”或“我們?yōu)槭裁匆觥?，二要寫明“怎樣做的”，三要寫明“做得怎么樣”及體會(huì)、效果和經(jīng)驗(yàn)。等等。（結(jié)束）,結(jié) 束 語(yǔ),以上所講的內(nèi)容，只是歸納、整理出我們常用的公文寫作格式及常見的問題，謹(jǐn)作為一種信息、資料與同志們進(jìn)行交流或探討，談不上講課。