公司企業(yè)年會(huì)策劃籌備手冊(cè)（指導(dǎo)性強(qiáng)）

1、公司企業(yè)年會(huì)策劃籌備手冊(cè)公司企業(yè)年會(huì)策劃籌備手冊(cè)尋找最合適的年會(huì)場(chǎng)所？尋找最佳的年會(huì)餐飲方案？尋找最新的年會(huì)娛樂(lè)節(jié)目？尋找最棒的年會(huì)服務(wù)公司？想舉辦一個(gè)不同尋常的特色年會(huì)？一做好預(yù)算計(jì)劃一做好預(yù)算計(jì)劃年會(huì)有各種不同的類(lèi)型，有的是答謝客戶的，有的是員工總結(jié)大會(huì)，所以在計(jì)劃之前需要明確職責(zé)任務(wù)，不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境，召開(kāi)會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是收集方方面面的信息，通過(guò)收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的計(jì)劃。制

2、訂完善的會(huì)議計(jì)劃確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議預(yù)期目標(biāo)。制訂預(yù)算：制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作；確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排。通常而言，年會(huì)預(yù)算包括以下幾個(gè)方面：1、交通費(fèi)用交通費(fèi)用可以細(xì)分為：(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車(chē)站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通(2)、會(huì)議期間交通費(fèi)用——主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌ā?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)

3、考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車(chē)站、港口交通費(fèi)用。2、會(huì)議室廳費(fèi)用具體可細(xì)分為：(1)、會(huì)議場(chǎng)地租金——通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。(2)、會(huì)議設(shè)施租賃

4、費(fèi)用——此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類(lèi)功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢(xún)，以便獲得最適宜的性?xún)r(jià)比），否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組

5、合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類(lèi)可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開(kāi)水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。(5)、聯(lián)誼酒會(huì)舞會(huì)事實(shí)上，聯(lián)誼酒會(huì)舞會(huì)的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會(huì)復(fù)雜，宴會(huì)只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會(huì)舞會(huì)的預(yù)算設(shè)計(jì)到場(chǎng)地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長(zhǎng)的時(shí)間確認(rèn)。(6)、其他—

6、—點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒5、視聽(tīng)設(shè)備除非在室外進(jìn)行，否則視聽(tīng)設(shè)備的費(fèi)用通?？梢院雎浴Ｈ绻麨榱斯碴P(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽(tīng)設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：●設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算●設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會(huì)展服務(wù)商代理●音源——主要是背景音樂(lè)及娛樂(lè)音樂(lè)選擇，主辦者可自帶，也可委托代理6、演員及節(jié)目通?？梢赃x定節(jié)目后按場(chǎng)次計(jì)算——預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出，那預(yù)

7、算就很簡(jiǎn)單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專(zhuān)場(chǎng)或包場(chǎng)除外。7、雜費(fèi)雜費(fèi)是指會(huì)展過(guò)程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)А⑴R時(shí)商務(wù)用車(chē)、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通常可以在會(huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。二尋找年會(huì)優(yōu)化方案二尋找年會(huì)優(yōu)化方案地點(diǎn)選擇：選擇適合的會(huì)議場(chǎng)所，必須依據(jù)當(dāng)?shù)乜商峁┑臅?huì)議資源狀況及該會(huì)議的程序、預(yù)計(jì)的與會(huì)人數(shù)