時間管理培訓演示（一）

1、時間管理劉憲景83757508-15、13322982185Liu.xj@163.net,ACCP學員專用課程,(CPD) （communion-profession-Development)S1:時間管理S2:溝通與團隊Y2:演講與報告\職業(yè)生涯策劃,,,,,,,,,,,引子：你了解時間嗎？,一項調(diào)查表明：工作繁忙的人同其配偶或其他“主要共同生活者”有意義的交流時間平均每天<2分鐘；人們一般平均8分鐘受一次

2、干擾，每小時約7次，每次大約5分鐘，每天大約4小時；一天自學1小時，3至5年后成為專家。,第一章 時間和時間管理,——時間的概念和特征 ——時間管理,時間是什么？,時間是過去、現(xiàn)在、未來組成的一連串事件。 －《韋氏字典》時間>金錢，時間=生命的價值。時間的特征：－公

3、平性：時間對每個人都同樣公平，每人 每天都是24小時，每小時都是60分，每分都是60秒。－單程性：時間一去不返，人生是一次單程旅行。,？既然時間是公平的，那么為什么有人在有限的時間里既取得了學業(yè)的成就、事業(yè)的成功，又沒耽誤享受親情和友情，還能使自己的生活豐富多彩，秘密何在呢？,何謂時間管理？,秘密在于是否掌握時間管理－其本質(zhì)是主動有效地控制時間，而非被動的受制于時間。時間管理實際包含三個層次的問題： 意愿和決心：由人生觀價值

4、觀等決定，由個人自行解決；原則和方法：本培訓要解決的核心問題，將圍繞此展開；形成行為習慣：關鍵是觀念和毅力。,第二章 時間那去了？－對時間的分析,請你分析：軟件開發(fā)部項目經(jīng)理王鵬的一天。 請問：王鵬的時間管理是否存在問題，如有，應如何改進？,自我測試,你能支配自己的時間嗎？,時間分析方法,工作清單分析；工作重要性分析；工作緊急性分析；工作效益性分析；,工作清單分析：,分析你在一個工作日內(nèi)都做了那些工作事項并填入

5、下表，連續(xù)記錄四周后匯總。說明：累計超過10分鐘的工作填入“工作事項”。,工作重要性分析：,分析一段時間內(nèi)各工作事項的重要程度并填表。說明：“重要性”的標準如下：非常重要 A —絕對重要（其他事情都可以不做也要做）重要 B —需要做（你不做就要出問題）不太重要 C —應該做（可做可不做但做比不做好一點）不重要 D —可不做（做也不見得好）,工作緊急性分析：,分析一段時間內(nèi)各工作事項的緊急程度

6、并填入下表。說明：“緊急性”的標準如下：非常緊急 A —現(xiàn)在就做（馬上放下其他事情開始做）緊急 B —短時間內(nèi)需要做（一般為當天要做）不太緊急 C —可放一放再做（可納入計劃中去安排）不緊急 D —什么時候干都行（無需計劃）,工作效益性分析：,這里的效益指投入單位的人力資源（時間、精力、努力）而產(chǎn)出的成果。分析一段時間內(nèi)各工作事項的效益并填入下表。 說明：“工作效益” 可以從以下三個的指標

7、衡量：A —目標/職務貢獻度：某事項對實現(xiàn)工作目標或履行崗位職責的貢獻大小，貢獻越大，效益越高。B —必要性：某事項由你來做的必要程度（可否由其他同事或下屬完成），必要性越強，效益越高。C —所需人力資源（時間、精力、努力），顯然，所需資源越少，效益越高。,自我分析,盡可能全面地列出你具有代表性的一周/一個月的所有工作事項，并按照上面介紹的方法進行分析。,第三章 時間管理的原則,——制訂計劃 ——排序分時

8、 ——80/20原則 ——符合生理周期 ——養(yǎng)成習慣,原則1：制訂計劃,計劃：為完成一定的目標而事前對措施和步驟 作出的部署。 計劃的作用：事先計劃是時間管理的根本途徑， 要想控制時間，必須首先制訂計劃。,計劃的前提是確立目標,哈佛大學有一個非常著名的關于目標對人生影響的跟蹤調(diào)查。對象是一群智力、學歷、環(huán)境等條件都差不多的

9、年輕人，調(diào)查結(jié)果如下：,,3%,10%,60%,27%,,有清晰且長期 的目標,有清晰但短期 的目標,有較模糊目標,無目標,3%,10%,60%,27%,,,二十五年后：,25年來幾乎都不曾更改過自己的人生目標。他們都朝著同一個方向不懈地努力，現(xiàn)在，他們幾乎都成了社會備界的頂尖成功人士，他們中不乏白手創(chuàng)業(yè)者、行業(yè)領袖、社會精英,大都生活在社會的中上層。他們的共同特點是，那些短期目標不斷被達成，生活狀態(tài)穩(wěn)步上升，成為各行各業(yè)的不可或缺的專

10、業(yè)人士。如醫(yī)生、律師、工程師、高級主管等等,幾乎都生活在社會的中下層面，他們能安穩(wěn)地生活與工作，但都沒有什么特別的成績,幾乎都生活在社會的最底層，他們的生活都過得很不如意，常常失業(yè)?？可鐣葷⑶页３６荚诒г顾?，抱怨社會，抱怨世界,制訂計劃的SMART原則,S 明確的(Specific) M 可衡量的(Measurable) A 可達成又具挑戰(zhàn)性的（Achievable）

11、 R 相適的或稱合理的（Relevance） T 時間性（Timeliness）,我的目標是想在一年內(nèi)賺 100萬！請問我應該如何計劃我的目標呢？,一個符合SMART原則的計劃是目標能否實現(xiàn)的度量儀。,計劃的形成：采用樹杈法（魚骨法）將目標分解成任務形成計劃,寫下一個大目標；寫出實現(xiàn)該目標所有的必要條件及充分條件，作為小目標，即第一層樹杈 ；寫出實現(xiàn)每個小目標所需的必要條件及充分條件，變成第二層

12、樹杈 ；如此類推，直到畫出所有的樹葉-即時目標為止，才算完成該目標多杈樹的分解 ；檢查多杈樹分解是否充分、即反之從葉子到樹枝再到樹干，不斷檢查如果小目標均達成，大目標是否一定會達成，如是則表示分解已完成；如不是則表明所列的條件還不夠充分，繼續(xù)補充被忽略的樹枝 。,目標尋找如意配偶,相遇條件,你的條件,對象條件,能力,品格,生理條件,工作,他可能期望你達到的條件,如何吸引他,如何找到他,如何創(chuàng)造緣份,收入,未來,感情長期維系條件

13、,個人條件,個人觀念,家庭條件,基本條件,應自我塑造的條件,他會在哪里,如何處理競爭者,如何接觸到他,事業(yè)條件,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,一位人事主管的周工作計劃,原則2：排序分時,即排出順序、分配時間資源,時間管理矩陣圖,,,,重要 不重要,緊急

14、 不緊急,?危機?急迫的問題?有限期的任務，會議?籌備事項,?準備及預防工作?計劃?關系的建立?培訓，授權(quán)，創(chuàng)新,?干擾，一些電話?一些會議?一些緊急事件?符合別人期望的事,?細瑣的工作?浪費時間的閑聊?無關緊要的信件?無關緊要的私人電話,錯誤傾向：偏重第一類事務,,,,,Ⅰ 結(jié)果： ?壓力 ?筋疲力竭 ?危機處理

15、 ?忙于收拾殘局,Ⅱ,Ⅳ,Ⅲ,錯誤傾向：偏重第三類事務,,,,,Ⅰ 結(jié)果： ?輕重不分，未有效完成本職 ?缺乏自制力，怪罪他人 ?面臨危機壓力 ?失去目標與計劃,Ⅱ,Ⅳ,Ⅲ,第二象限工作法,合理的按照緊急和重要兩個緯度劃分自己的工作事項；將大部分時間和精力放在第二象限的工作上，主要根據(jù)第二象限的工作制訂計劃，80%的時間資源放在第二象限，20%放

16、在其他象限。,原則3：80/20原則,80/20原則（也叫帕雷托原則）： 80%的工作價值來自于20%的工作事項，而剩下的20%的價值來自于80%的工作事項。,80/20原則的啟示,啟示：20%的工作事項創(chuàng)造80%的工作價值；抓住工作的關鍵，集中80%的主要精力做20%的主要工作，可以保證80%的工作結(jié)果；改進這20%的工作處理方法，可以獲得80%的新效果。誤區(qū)：面面俱到——都想做好；完全主義——都想做完；平均分配時間和精

17、力。,原則4：符合生理周期,了解你的“興奮”和“低潮”時間段并以此為依據(jù)制定你每天的工作計劃。 請做以下測試，了解自己的生活節(jié)奏，以便有效的工作：,原則5：養(yǎng)成習慣,送給參訓者三句話：好習慣是在有意識的控制中形成的，壞習慣是在無意識的放任中形成的。我們先要塑造自己良好的習慣，然后好習慣會塑造我們自己。形成好習慣的過程同時也是克服壞習慣的過程，形成過程中會比較困難，但好習慣一旦養(yǎng)成也會具有自然的慣性，保持起來相對比較容易；堅持下去

18、，21天可基本形成習慣。,生理周期測試：,1、只考慮自己“感覺最好”的節(jié)奏，如果每天的作息時間完全由你自己決定，你愿意什么時間起床？ A. 5:00—6:30 B. 6:30—7:45 C. 7:45—9:45 D. 9:45—11:00 E. 11:00—12:002、只考慮自己“感覺最好”的節(jié)奏，如果每天的作息時間完全由你自己決定，你愿意什么時間睡覺？ A. 20:00

19、—21:00 B. 21:00—22:15 C. 22:15—0:30 D. 0:30—1:45 E. 1:45—3:00,生理周期測試：,3、假定正常情況下，你能容易的醒來時是在早上嗎？ A. 很不容易 B。不太容易 C。比較容易 E。非常容易4、早上醒來后的頭半個小時里，你覺得腦子靈活嗎？ A. 很不容易 B。不太容易 C。比較容易 E。非常容易

20、5、早上醒來后的頭半個小時里，你覺得疲倦嗎？ A. 非常疲倦 B。比較疲倦 C。比較振作 E。非常振作,生理周期測試：,6、決定鍛煉身體，你的朋友建議你每周兩次，每次一個小時，在早上7：00—8：00進行，你對朋友的建議是否會遵照執(zhí)行？ A. 照辦 B。略作調(diào)整 C。發(fā)現(xiàn)照辦有困難 E。發(fā)現(xiàn)照辦非常困難 7、晚上什么時候才感到疲倦，想睡覺？ A. 20:00—21:00 B.

21、21:00—22:15 C. 22:15—0:30 D. 0:30—1:45 E. 1:45—3:00,生理周期測試：,8、你將參加一項非常重要的考試，如果時間能夠由你來選擇，你希望安排在哪個時間段？ A. 8:00—10:00 B. 11:00—13:00 C. 15:00—17：00 D. 19：00—21:009、你聽說過“早晨”和“晚上”類型的人嗎？你認為自己屬于哪種類

22、型？ A. 肯定屬于早晨型 B。偏于早晨型 C。偏于晚上型 E?？隙▽儆谕砩闲?0、如果你總要在6：00起床，你感覺如何？ A. 非常困難和不愉快 B。相對困難和不愉快 C。有點不愉快但問題不大 E。輕松愉快,生理周期測試：,11、早晨一覺醒來，你要過多久才能回復神智清醒？ A. 1—10分鐘 B. 11—20分鐘 C. 21—40分鐘 D. 超過4

23、0分鐘12、選擇你屬于早晨活躍或晚上活躍的程度？ A. 肯定屬于早晨型 B。一定程度屬于早晨型 C。一定程度屬于晚上型 E?？隙▽儆谕砩闲?測試打分,1、A=5 B=4 C=3 D=2 E=1 2、 A=5 B=4 C=3 D=2 E=1 3、A=1 B=2 C=3 D=4 4、 A=1 B=2 C=3 D=4

24、5、A=1 B=2 C=3 D=4 6、 A=4 B=3 C=2 D=17、 A=5 B=4 C=3 D=2 E=1 8、 A=4 B=3 C=2 D=1 9、 A=4 B=3 C=2 D=1 10、 A=1 B=2 C=3 D=4 11、A=4 B=3 C=2 D=1