會計檔案整理方法講義

1、會計檔案整理方法講義漢中市檔案局 郭金光,,一、會計檔案概念,會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。（財政部和國家檔案局財會字[1998]32號《會計檔案管理辦法》第五條）,二、會計檔案的內(nèi)容與歸檔范圍,1、會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證；2、會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他會計帳簿；3、財務(wù)報告類：年度財

2、務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。,二、會計檔案的內(nèi)容與歸檔范圍,4、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。★注：實行會計電算化的單位，有關(guān)的電子數(shù)據(jù)和相應軟件資料也應歸檔。（其它類）,三、歸檔時間,當年形成的會計材料，由財務(wù)會計部門的專（兼）職人員在次年第一季度內(nèi)按立卷要求分類整理裝訂，在財務(wù)會計部門保管一年后，由會計部門

3、編制移交清冊，向本單位綜合檔案室移交統(tǒng)一保管。,四、歸檔要求,1、各單位每年形成的會計檔案，由會計財務(wù)部門按照歸檔要求，負責整理立卷， 裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。要建立立卷歸檔、移交、復印、借閱、 保管、銷毀等制度。2、月度、季度報表不用按歸檔要求整理，可由財務(wù)部門自行保管至5年期滿后編制清冊銷毀。3、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單等按要求裝訂成冊，保管期限為5年。4、已開具的發(fā)票（或收據(jù)）存根聯(lián)，整本的不用裝訂，保管期限為

4、5年。,五、保管期限,會計檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。 各類會計檔案的保管期限參照（附表一、二）所列期限執(zhí)行。 ▲ 會計檔案保管期限除年度報表類按“永久”中文表示外，其它類的保管期限用數(shù)字表示。,六、分類與代號,會計檔案分為四大類：即：財務(wù)報告、帳薄、憑證、其它類 機關(guān)的會計檔案代號是“KJ”，企業(yè)的會計檔案代號是“9”

5、，其中： 憑證1 帳簿2 財務(wù)報告3 其他4機關(guān) ： KJ1 KJ2 KJ3 KJ42000 2005六年 2006 2007 2011002 003 020 021 120目錄號KJ3.2 案卷號002,六、分類與代號 分類方案,六、分類與代號,如果本單位設(shè)有

6、其它帳戶的會計檔案需要獨立立卷的，在一級屬類后面加二級屬類。模式： 報表3 帳簿2 憑證1 其他4例： KJ1.2010.1——政府辦 KJ1.2010.2——投資服務(wù)中心 KJ12010.3——拆遷辦,七、會計檔案的整理要求,1、立卷（1）年度報表獨立組卷。 ▲對報表進行分析和說明的文字，如財務(wù)情況說明、財務(wù)報告等，是會計

7、報表的重要組成部分，要與報表一同組卷歸檔，并置于被說明的報表前。,七、會計檔案的整理要求,（2）帳薄一冊一卷，每本帳?。ò娝慊芾淼膸け。┰谠饷嬗疑辖琴N上會計檔案“小標簽”，并按標簽上的內(nèi)容填寫。模式：,七、會計檔案的整理要求,★對活頁式、卡片式帳簿，在年終結(jié)帳后，應拆除硬封面，自制軟封面，并在封面的右上角貼上會計檔案小標簽。 （3）會計憑證分為原始憑證和記帳憑證兩種。會計人員在完成報帳手續(xù)后，將各種記帳憑證連同所附的原始憑證

8、、原始憑證匯總表，按照記帳的先后順序，根據(jù)其數(shù)量多少，組成一卷或多卷。,七、會計檔案的整理要求,★整理會計憑證應注意的問題： 由于會計憑證在若干年內(nèi)具有查考作用，所以會計人員在憑證裝訂成冊后，往往在裝訂線上貼上封簽，并在封簽處蓋章，以示負責，并說明這種卷冊不許其他任何人拆開，以防抽換、舞弊。 凡屬本單位房地產(chǎn)、經(jīng)濟合同、人員工資、涉及外事、數(shù)額較大的開支和固定資產(chǎn)的憑證應單獨裝釘，可與本年度的憑證一起

9、編號，在目錄注明永久或長期保管期限。,七、會計檔案的整理要求,2、編目（1）編頁碼 ▲會計報表卷內(nèi)文件材料均按有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。 ▲頁號編寫位置：單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫頁號。 ▲訂本式帳簿不用拆去空白頁，按已有填寫內(nèi)容的頁面編順序號。 ▲會計憑證檔案不用打頁碼。,七、會計檔案的整理要求,（2）卷內(nèi)文件目

10、錄編制 ▲年度報表按卷內(nèi)文件目錄的格式照實抄錄。 卷內(nèi)目錄 案卷號：1,七、會計檔案的整理要求,▲帳薄、憑證檔案不用編制卷內(nèi)文件目錄。 （3）案卷號編制 案卷號指的是案卷在整理過程中排列的序號。同一類別下若干年編一個案卷順序號，但這個案卷順序號最大不超過四位數(shù)。,七、會計檔案的整理要求,示例： D2－1~800（19

11、91 ~2000年） 到了2001年，可作一個斷號，即： D2－1 ~983（2001 ~2010年） 所不同的區(qū)分是在目錄號上，即： 1991 ~2000年： D2－1 2001 ~2010年： D2－2★同一年里帳簿不分屬類，不分保管期限排列編案卷號?！飸{證、工資表的排列按形成時間先后排列。,七、會計檔案的整理要求,（4）案卷封面、卷內(nèi)備考表編制★案卷題名要求簡明、準確揭示卷內(nèi)

12、文件材料的內(nèi)容。例如：“荔灣區(qū)政府辦公室2004年度會計報表”★年度報表的封面必須用電腦打印?！锞韮?nèi)備考表編制,,,荔灣區(qū)政府辦公室２００４年度會計報表,荔灣區(qū)政府辦公室,七、會計檔案的整理要求,3、裝訂入盒 （1）組好的案卷年度報表，依次按照案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料、備考表的順序排列，采用三孔一線方法，齊下齊左，在案卷的左側(cè)裝訂。 （2）會計憑證必須使用國家統(tǒng)一標準的“會計檔案憑證軟封面”來裝訂，封面要按項目

13、填寫。,,３,D3-1,2004,張三,,李四,1,荔灣區(qū)政府辦公室,,D3-1,2004,（3）各類會計檔案，按案卷號順序裝滿一盒再裝第二盒。不同類的檔案，不能混裝一盒，盒面不需要填寫，只填寫脊背的內(nèi)容。,,,★對帳薄太大的案卷，不用裝盒，按順序排在盒的后面。,2004.1,D3-1,1～2,七、會計檔案的整理要求,4、案卷目錄及目錄號的編制 （1）案卷目錄按目錄的格式照實抄錄，用森藍文檔管理軟件進行著錄管理，打印一式二份與相應的

14、卷內(nèi)文件目錄一起裝訂成檢索目錄，一份由會計部門保管，一份向本單位綜合檔案室移交。 案 卷 目 錄,七、會計檔案的整理要求,（2）按報表、帳薄、憑證、工資表及其它類等五類產(chǎn)生的目錄裝訂成檢索目錄，每冊目錄編一個目錄號，如：D1—1~n、D2—1~n、D3—1~n、D4—1~n、D5—1~n，每滿一冊斷號。模式：機關(guān)：D1——1～n

15、 目錄順序號　　　　　　　　　　　　　一級屬類（報表）　　　　　　　　　　　　　大類代號（會計檔案）企業(yè)：９.1——１～n 目錄順序號 一級屬類（報表）

16、 大類代號（會計檔案）,,,,,,,,,,,,,七、會計檔案的整理要求,（3）目錄夾封面、脊背的編制 目錄夾封面,目錄夾脊背,八、會計檔案的鑒定與銷毀,1、鑒定：組成鑒定小組（由分管領(lǐng)導及有關(guān)人員組成）；2、銷毀程序按《辦法》第十條執(zhí)行。3、銷毀審批表模式： 經(jīng)鑒定后，清出無保存價值的報表 卷（冊）,帳簿 卷（冊）， 憑證 卷（冊）

17、應予以銷毀，請審批。 鑒定領(lǐng)導小組負責人（簽名） 年 月 日 主管負責人（簽名） 年 月 日 監(jiān) 銷 人（簽名）　　　　　　　　　　　　　　年　　月