如何做好檔案整理

1、1檔案整理工作檔案整理工作一、整理工作的意義一、整理工作的意義檔案整理的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的利用。檔案整理工作，在檔案總體管理中具有重要意義。它是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項(xiàng)前提條件，是整個(gè)檔案工作中重要的基本建設(shè)。它是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的提高，對(duì)于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。二、整理的內(nèi)容和步驟二、整理的內(nèi)容和步驟（一）內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件整理、編目、裝訂（或“

2、裝盒”）、排列案卷目錄的編制。（二）步驟可分為：１、了解情況，擬訂方案主要應(yīng)了解立檔單位的情況（其成立、撤銷和變化的時(shí)間以及原因、職能、其隸屬關(guān)系、其內(nèi)部機(jī)構(gòu)、負(fù)責(zé)人情況、文檔工作情況、印章和標(biāo)記），還應(yīng)了解全宗的數(shù)量，所屬年代（形成時(shí)間），主要內(nèi)容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質(zhì)量、提供利用時(shí)間。２、區(qū)分全宗和分類３、細(xì)分和組卷、草擬案卷標(biāo)題４、初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，弄進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。５、全面審查修改標(biāo)題。６、固定排

3、列位置、編制案卷目錄以及文件的張?zhí)?、頁?hào)、件號(hào)。對(duì)某些破損的文件進(jìn)行裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類、載體或保管期限分別排列。排列方法要統(tǒng)一，不能隨意變動(dòng)。三、整理工作的原則是三、整理工作的原則是(一）充分利用原有基礎(chǔ)1、充分地重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。2、在整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。（二）保持文件之間的歷史聯(lián)系文件之間的

4、歷史聯(lián)系，主要體現(xiàn)在文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式幾個(gè)方面。1、文件在來源方面的聯(lián)系。文件是以一定的機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)或一定的個(gè)人為單位，有機(jī)地形成的。形成文件的這些單位，使文件構(gòu)成了來源方面不可分割的歷史聯(lián)系。2、文件在時(shí)間方面的聯(lián)系。形成檔案的機(jī)關(guān)和個(gè)人所進(jìn)行的具體活動(dòng)，都有一定的過程和階段性，因而使文件之間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。3、文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系。文件是機(jī)關(guān)或個(gè)人在履行一定職責(zé)的各種活動(dòng)中，為了解決一定問題而產(chǎn)生的。它的形成者

5、的特定活動(dòng)，使文件之間在內(nèi)容上具有密切聯(lián)系。3（三）立檔單位及其構(gòu)成條件立檔單位也稱為“全宗構(gòu)成者“。它的構(gòu)成條件是：A、可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對(duì)外行文；B、設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；C、設(shè)有管理人事機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。三個(gè)條件中，第一條最重要。判斷一個(gè)單位是否立檔單位，不能只依單位人數(shù)、級(jí)別大小來確定的，而是以第一個(gè)條件來判定。（四）立檔單位的變化和全宗劃分。Ⅰ、政權(quán)的變化和

6、立檔單位的劃分１、政權(quán)發(fā)生了變化，同時(shí)社會(huì)性質(zhì)也發(fā)生了根本變化，就要另立全宗。（但在西藏，這方面分得不是很清楚）２、政權(quán)發(fā)生了變化，社會(huì)性質(zhì)沒有發(fā)生根本變化。如明、清朝更替、北洋軍閥和國民政府的更替等，雖然根本性質(zhì)沒有發(fā)生變化。但由于政權(quán)各自的領(lǐng)導(dǎo)人不同，歷史時(shí)期不同，歷史時(shí)期不同，具體的階段內(nèi)容不同。因此也應(yīng)當(dāng)另立全宗。各黨派、人民團(tuán)體、宗教團(tuán)體的全宗，只要其主旨和組織成分的基本構(gòu)成沒有發(fā)生根本性的變化，它們的檔案，無論在何時(shí)何地形成

7、，應(yīng)構(gòu)成一個(gè)全宗；地方割據(jù)政權(quán)的更替也不影響全宗的劃分。Ⅱ、生產(chǎn)關(guān)系的改變和全宗的劃分這個(gè)方面主要是針對(duì)企、事業(yè)單位，如工廠、商店、學(xué)校、銀行等一個(gè)解放前后都存在的企事業(yè)單位，其性質(zhì)確有根本不同，但它們的檔案在工作生活中是有連續(xù)性的，其任務(wù)沒有根本變化，它們?cè)诟鱾€(gè)時(shí)期形成的檔案是不可分割的整體，從而能較完整地體現(xiàn)此單位的變化發(fā)展，也更有利于查考利用。Ⅲ、基本職能方面考慮在立檔單位的政治性質(zhì)無根本變化的情況下，主要是分析它的基本職能是否有

8、根本變化。1、凡是新成立的并具有一定獨(dú)立性的機(jī)關(guān)，就是新的立檔單位，它的檔案構(gòu)成新的全宗。2、凡屬下列情形，均非機(jī)關(guān)基本職能的根本變化；機(jī)關(guān)職能與工作范圍的擴(kuò)大或縮小，機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的調(diào)，機(jī)關(guān)工作地點(diǎn)的變更，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的改變以及由于某種原因機(jī)關(guān)曾暫時(shí)停止一段時(shí)間的工作等。3、臨時(shí)機(jī)構(gòu)一般不單獨(dú)建立全宗，其檔案應(yīng)納入其主管機(jī)關(guān)檔案全宗統(tǒng)一管理，但屬于黨委、政府直接領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行全面性的任務(wù)，為期比較長(zhǎng)的，應(yīng)建立單獨(dú)全宗。4、如果兩個(gè)機(jī)關(guān)合署辦