物料編碼規(guī)則

1、編號(hào)愈簡(jiǎn)短愈好編號(hào)的目的就是在求簡(jiǎn)化因此編號(hào)位數(shù)愈少愈好。如此可以節(jié)省閱讀、抄寫、輸入的作業(yè)時(shí)閭增加數(shù)據(jù)處理的效率。再者由于編號(hào)簡(jiǎn)短在處理的過程中出錯(cuò)的機(jī)率也能夠因而降低。編號(hào)長度應(yīng)求一致編號(hào)長度一致可以使閱讀或輸入時(shí)一眼即可發(fā)現(xiàn)異常錯(cuò)誤。再者一致的長度在我們附加檢查號(hào)碼時(shí)也將方便許多。如果實(shí)際編號(hào)時(shí)很難求取所有編號(hào)位數(shù)一致則至少要求同一類者位數(shù)一致。譬如在編料號(hào)時(shí)成品和原料的料號(hào)就可能長短差距很大但我們可以讓成品編號(hào)與原料編號(hào)個(gè)別有其

2、一致的長度o另外一種方式則是將位數(shù)短的編號(hào)以「0」來補(bǔ)齊。避免使用英文字母也就是說最好全部用阿拉伯?dāng)?shù)字來編號(hào)。一則可以使鍵入編號(hào)的作業(yè)效率提至最高一則可以避免數(shù)字與某些英文字母因?yàn)樾蜗罄淄菀桩a(chǎn)生混淆的情形。如果非用英文字母的話則英文字母最好固定安排在編號(hào)的前幾碼且位數(shù)必須一致。千萬要避免英文字母與數(shù)字混雜使用。避免使用特殊符號(hào)常有人為了讓編號(hào)段落分明而在編號(hào)中使用「一」符號(hào)或者在編號(hào)中夾雜著「」「.」「」等特殊符號(hào)。這些符號(hào)的使用將影

3、饗輸入的效率而在口述編號(hào)時(shí)也會(huì)造成不便因此最好避免采用o其實(shí)編號(hào)在使用一段時(shí)間后自然會(huì)適應(yīng)不必刻意去用一些符號(hào)讓編號(hào)段落分明。如果非用這些符號(hào)不可則應(yīng)該讓符號(hào)出現(xiàn)的位置加以固定否則反而易生困擾。編號(hào)應(yīng)該反映分類編號(hào)如能反映分類則在打印報(bào)表時(shí)同類之?dāng)?shù)據(jù)才可被匯集于一處將方便作比較或加總。分類的一般原則是大分類號(hào)在前小分類號(hào)在后依序排列。例如編料號(hào)時(shí)可以第一、二碼表示大分類號(hào)第三、四、五碼表示中分類號(hào)第六、七碼表示小分類號(hào)之后則徑行編以幾碼

4、的流水號(hào)即可o如果擔(dān)心日后有新增資料發(fā)生則可以在分類號(hào)或流水號(hào)中預(yù)留一些空號(hào)以便日后可以插入。編號(hào)應(yīng)該反映順序排序是計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大功能之一o資料在打印或查詢時(shí)通常會(huì)依資料編號(hào)的大小順序由小而大(或由大而小)排。因此如果我們希望資粉在打印時(shí)按照某一種順序來排列就應(yīng)該在編號(hào)時(shí)對(duì)于資料編號(hào)的大小順序事前加以規(guī)劃o變動(dòng)屬性不應(yīng)納入編號(hào)有些資料的某項(xiàng)屬性如果在未來有可能發(fā)生變動(dòng)則絕不可將該屬性納入編號(hào)中。否則一但發(fā)生變動(dòng)時(shí)是否要修改編號(hào)將會(huì)成為十分

5、困擾的抉擇。例如員工所屬部門就絕不可納入員工編號(hào)中因?yàn)閱T工調(diào)動(dòng)部門是經(jīng)常可能發(fā)生的。其它如客戶的所屬責(zé)任區(qū)商品的分類別(GroupCode)業(yè)務(wù)員的所屬區(qū)域....等等皆是如此。正確的方法應(yīng)該是將這些屬性另設(shè)獨(dú)立的字段表達(dá)。避免采用有意編號(hào)很多人在設(shè)計(jì)編號(hào)時(shí)都希望讓編號(hào)反映某些意義目的在使編號(hào)容易記憶或者可以「望字生義」。因此往往以英文單前綴幾碼或縮寫字母冠于編號(hào)上。在編料號(hào)時(shí)則喜歡把一些規(guī)格、尺寸等屬性直接反映于料號(hào)中?；蛟S在資料筆數(shù)

6、少時(shí)這種方式的確可以獲得一些方便。但在資料筆數(shù)龐大時(shí)此一方法事實(shí)上已收不到「易記」的效果反而使「分類性」、「順序性」、「彈性」及「唯一性」等更重要的編號(hào)原則難以兼顧結(jié)果只是徒增編號(hào)工作的困擾而已。有許多公司特別是電子電機(jī)裝配業(yè)常常就是為了要理出有意義的料號(hào)體系而使得編號(hào)工作變得異常艱巨、耗時(shí)甚至編到一半就夭折而難以接續(xù)下去。再不然就是勉強(qiáng)將現(xiàn)行料件都編上了料號(hào)結(jié)果日后有新增的料件時(shí)卻發(fā)覺實(shí)在不易遵行原來的原則來進(jìn)行新料件的編號(hào)工作。事寶

7、上料號(hào)僅是料件的代碼。是在計(jì)算機(jī)化時(shí)作為使用者與計(jì)算機(jī)之間的溝通工具而已o它甚至可以不需要具備任何意義就像我們的身份證號(hào)碼一樣。如果能體認(rèn)這一觀點(diǎn)那么即使有上萬筆的料件也可以在短短兩、三周內(nèi)就完成整個(gè)編號(hào)工作。在國外甚至有許多公司干脆就用隨機(jī)數(shù)法則直接賦予料件編號(hào)而絲豪不會(huì)影響計(jì)算機(jī)作業(yè)的進(jìn)行。因?yàn)樵诹霞P數(shù)龐大的計(jì)算機(jī)化作業(yè)中我們不需要也不可能去記?易記性一、簡(jiǎn)單性編碼的目的在于將物料化繁為簡(jiǎn)，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反

8、了編碼之目的。因切此物料編碼在應(yīng)用文字符號(hào)或數(shù)字上應(yīng)力求簡(jiǎn)單明了，這樣可節(jié)省閱讀、填寫、抄錄的時(shí)間與手續(xù)，并可減少其中的錯(cuò)誤機(jī)會(huì)。物料相當(dāng)單純時(shí)，只要將物料簡(jiǎn)單分類為幾項(xiàng)即可，物料分類項(xiàng)目多了，就顯得很不方便。若物料相當(dāng)復(fù)雜時(shí)，就要將大分類再加以細(xì)分，這種分類展開也稱為多級(jí)分類。二、分類展開性物料復(fù)雜，物料編碼大分類后還要加以細(xì)分，如果采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)位，則每段最多只能由十個(gè)細(xì)分的項(xiàng)目，如果采用英文字母，則每段有26個(gè)細(xì)分項(xiàng)目，然而細(xì)

9、分項(xiàng)目太多，就難于查找，而細(xì)分項(xiàng)目太少，則分類展開太慢，分類細(xì)分項(xiàng)目通常以五至九個(gè)較佳。例如采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)位，有十八個(gè)項(xiàng)目時(shí)，其分類展開可以利用下列方法。需要分類的項(xiàng)目第一種分類方法第二類分法第三類分法111100101212020231303034141104515221056162206722123078223308923441091024421011254311122655121333166113143262141533631

10、5163477161735881718369918（表一）三、完整性在物料編碼時(shí)，所有的物料都應(yīng)有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。新產(chǎn)品新物料的產(chǎn)生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當(dāng)有新物料產(chǎn)生，即應(yīng)賦予新的物料編碼，并規(guī)定新的物料沒有編碼，采購部門不得從事采購，即使沒物料編碼的新物料采購進(jìn)來了，倉庫部門或會(huì)計(jì)部門發(fā)現(xiàn)物料訂購單缺少物料編碼，即應(yīng)請(qǐng)采購部門補(bǔ)填物料編碼，否則