公司電子文檔管理辦法

1、16公司電子文檔管理辦法公司電子文檔管理辦法一、一、總則(一)為適應(yīng)公司信息化建設(shè)的需要，規(guī)范電子文件歸檔與管理工作，保障電子文件的真實性、完整性、有效性和安全性，結(jié)合公司的實際情況，制定本制度。(二)本制度所稱的電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。(三)本制度所稱的電子文件歸檔與管理是指在各項活動中產(chǎn)生

2、并具有保存價值的電子文件（含電子公文）的形成、積累、鑒定、歸檔、保管、使用和統(tǒng)計的過程。(四)本辦法適用于本公司范圍內(nèi)的所有部門。二、二、電子文件管理體系子文件管理體系(一)行政管理部建立與各部門、各單位檔案管理人員、數(shù)據(jù)管理人員的指導(dǎo)和聯(lián)系制度，保證及時溝通、解決在電子文件歸檔與管理中出現(xiàn)的問題。(二)為保證電子文件的安全性，防止因災(zāi)難、病毒、意外等可能帶來的數(shù)據(jù)丟失，對于電子文件正式文本實行雙套保存（電腦保存和移動載體保存）。有永久

3、和長期保存價值的文本或圖像、圖形形式的電子文件，必須制成紙質(zhì)文件，同步歸檔保存。36例1：20110000，即：表示年度為2011年，月、日不詳。（指現(xiàn)有公司沒有編號的電子文件，可以全部統(tǒng)一編號）例2：20110314，即：表示年度為2011年3月14日。(六)密級在計算機(jī)內(nèi)以“漢語拼音代碼”存儲，以“漢字代碼”顯示。漢語拼音代碼漢字代碼名稱序號代碼保密級別12345GK公開NB內(nèi)部MM秘密JM機(jī)密UM絕密公開級內(nèi)部級秘密級機(jī)密級絕密級

4、以上35項需在文件格式上設(shè)置密碼(七)各部門在電子文件審核傳閱過程中必須按以上要求進(jìn)行標(biāo)注，否則每出錯一次處罰責(zé)任人50元次，對于造成公司惡劣影響和損失的由責(zé)任人全部承擔(dān)。四、四、電子文件的子文件的歸檔(一)發(fā)至行政人事部備案的電子文件由公司行政人事部集中、分類歸檔，文件辦理的部門也應(yīng)將自己部門所屬文件即時整理歸檔。集中歸檔的，電子文件形成部門應(yīng)當(dāng)定期把應(yīng)歸檔的電子文件向行政部移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的移動