1[1].英文商務(wù)信函寫作格式必備學(xué)習(xí)

1、美式論文、報告寫作技巧編者按：美式教育的特點即是課程內(nèi)容強調(diào)學(xué)生參與及創(chuàng)新運用，因此，報告便成了常見的考核學(xué)生學(xué)習(xí)成果的方式，比如實驗報告、學(xué)期報告、專題報告、研究報告及論文（含畢業(yè)論文）等。研究生presentation及seminar的機會更是占很大的比重，有些甚至占學(xué)期成績很大比例。如何完成報告、論文同時得到良好的成績，是本文提供給有志留學(xué)的有心人參考的目的。美國大學(xué)生由於自小已養(yǎng)成自動尋找答案習(xí)慣，在啟發(fā)式的教育環(huán)境下，寫報告、

2、論文對他們來說比較不陌生，雖然專業(yè)知識上美國學(xué)生不見得比外籍學(xué)生強，但是表達能力由於自小培養(yǎng)，加上英語能力的優(yōu)勢，常比外籍學(xué)生在報告、論文方面有較隹的利基。反之中國學(xué)生比較缺乏報告寫作的訓(xùn)練，因此如果在留學(xué)過程中無法適應(yīng)美式教育會比較辛苦，其實論文、報告的寫作要領(lǐng)其實不難，只要把握技巧就可水到渠成。通常論文由篇首(Preliminaries)，本文(Texts)以及參考資料(References)三部分構(gòu)成；而這三大部分各自內(nèi)容如下：(

3、一)篇首：封面(Title)序言(Preface)謝詞(Acknowledge)提要(Summary)目錄(TablesAppendixes)(二)本文：引言(Introduction)主體，含篇(Part)、章(Chapter)、節(jié)(Section)、以及注釋(Footnotes)(三)參考資料：參考書目(ReferencesBibliography)附錄資料(Appendix)。進行論文或報告寫作之前，先要確定想要表達的主題，主題確

4、定后，將其具體表達，即為題目。題目可以提供研究者：一.研究的方向二.研究的范圍三.資料搜集的范圍四.預(yù)期研究成果通常在確定題目之後就開始找資料從事研究，建議在找資料之前最好去問教授有哪些參考(2)編號和日期編號和日期Thereferencenumberthedate方便以后查信使用。Yourref:（你方編號）Ourref:（我方編號）日期通常打印在信頭的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式寫法是日、月、年；美式寫法是

5、月、日、年。為了避免誤解，日期、年份用數(shù)字表示，月份則用英文表示，第一個字母要大寫，也可用縮寫。比如May，1998(美式寫法)；1，May，1998(英式寫法)。(3)信內(nèi)地址信內(nèi)地址Theinsideaddress與信封上的收信人名稱和地址相同，通常打印在信紙的左側(cè)，低于日期位置2—4行，也可在簽字位置下2—4行。書寫收信單位名稱時，應(yīng)特別尊重對方的習(xí)慣，不能隨意增刪公司名稱前的冠詞The，也不能隨意改用繁寫及縮寫，如Company

6、與Co.之間不能互換，否則會被認為是不禮貌的行為。收信人地處的書寫格式與信封相同。(4)稱謂稱謂Thesalutation在英文信函中，相同于“閣下”、“先生”等類禮貌性稱謂，常用Dearsirs”；稱呼企業(yè)，公司的婦女組織常用Madams，Ladies；無具體收信人姓名用DearSirMadam稱呼收信者。收信人是個人，就應(yīng)在收信人姓名之前加稱謂，如Mr.(先生)，Mrs.(夫人)，Miss(小姐)，Hon(用于稱呼市長、部長、大使等

7、)，Pres.(總經(jīng)理、會長、總統(tǒng)等)，Prof.(教授)等等。(5)開頭語開頭語Theopensentences開頭語沒有統(tǒng)一的格式，但習(xí)慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期，主題及簡單內(nèi)容加以綜合敘述，使對方一目了然這是答復(fù)哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，并表明目的要求。開頭語一般與正文分開，自成一節(jié)，要求簡單明了。(6)正文正文Thebodyoftheletter正文的地位和內(nèi)容與中文書信相同。

8、在英文商業(yè)信函中，信文從稱謂下兩行起書寫，行間相距一行，段落間空兩行。信文以占信紙的四分之三為宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齊，右起第一字不必一律取齊，但盡量要考慮到整齊美觀。(7)結(jié)尾語結(jié)尾語Theclosingsentences結(jié)尾語一般用來總結(jié)文本所談的事項，提示對收信人的要求，如“希望來信來函定貨”，“答復(fù)詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結(jié)束后，另起一段寫結(jié)尾語。(8)結(jié)束語結(jié)束語Thecomplimen