公文處理工作培訓(xùn)

1、管委會(huì)辦公室文電機(jī)要科王 晶,,公文處理工作培訓(xùn),,二、公文種類和格式,三、公文處理應(yīng)當(dāng)遵守的原則,四、公文處理工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,一、公文和公文處理工作的定義,培訓(xùn)內(nèi)容,五、公文處理流程,,公 文： 是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū) 是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具,,,,,,鮮明的政策性,Description of the contents,法定的權(quán)威性,公文的特征,,,嚴(yán)格的

2、規(guī)范性,較強(qiáng)的時(shí)效性,,,,,傳達(dá)指令,Description of the contents,指導(dǎo)工作,公文的作用,,,公務(wù)聯(lián)系,記載憑證,文書(shū)、公文和文件三個(gè)概念的異同： 相同點(diǎn)： 都是指在處理公共事務(wù)的過(guò)程中形成的 具有一定格式的書(shū)面文字材料。 不同點(diǎn)： 文書(shū) 公文、文件、電報(bào)以及在公文處理過(guò) 程中形成的其他有關(guān)文字材料的總稱。

3、 公文 包括文件和電報(bào) 文件 不包括電報(bào)的其他公文,公文處理： 指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。,公文處理,,公文整理,公文管理,公文歸檔,公文辦理,,收文辦理：簽收、登記、審核、 擬辦、批辦、承辦、 催辦,發(fā)文辦理：草擬、審核、簽發(fā)、 復(fù)核、繕印、用印、 登

4、記、分發(fā),公文種類和格式,黨的公文種類14種：決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要,行政機(jī)關(guān)的公文種類13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。,公文種類和格式,長(zhǎng)白山管委會(huì)機(jī)關(guān)公文12種： 決議、決定、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、通告、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要,公文種類和格式,選擇文種需注意的問(wèn)題：

5、 1.總的原則是，文種選擇要根據(jù) 行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和 與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。 2.如何確定使用“請(qǐng)示”或“報(bào)告”。 3.如何使用“意見(jiàn)”。,公文種類和格式,公文格式 現(xiàn)行的行政公文用紙一般采用A4紙型（210毫米 ×297毫米） 黨的公文用紙一般采用16開(kāi)紙型,公文種類和格式,公文種類和格式,,,公

6、文格式,特 殊 格 式,一般格式（文件格式）,公文種類和格式,一般格式（文件式格式）的15個(gè)組成部分 1.秘密等級(jí)和保密期限 公文秘密等級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密，涉密公文在首頁(yè)版心第一行用3號(hào)黑體右頂格標(biāo)注。如只標(biāo)注密級(jí)而不標(biāo)注保密期限，密級(jí)兩字之間空一字，如需同時(shí)標(biāo)注密級(jí)和保密期限，之間用“★”隔開(kāi)，秘級(jí)兩字之間不空字；黨的機(jī)關(guān)公文密級(jí)放在公文首頁(yè)的左上角。,公文種類和格式,2.緊急程度 與秘

7、密等級(jí)和保密期限標(biāo)注位置相同,如需同時(shí)標(biāo)注緊急程度和密級(jí)，緊急程度位于密級(jí)下一行右頂格標(biāo)注。黨的公文左頂格標(biāo)注。,公文種類和格式,3.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) 由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”二字組成,使用小標(biāo)宋體字，字號(hào)不得大于22×15毫米（高×寬），工作中按照局(區(qū))級(jí)單位字高20毫米，科級(jí)單位18毫米使用,用紅色標(biāo)識(shí)。 下發(fā)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至上頁(yè)邊為62毫米，上報(bào)的公文發(fā)文

8、機(jī)關(guān)標(biāo)志上邊緣距上頁(yè)邊為117毫米。,公文種類和格式,4.發(fā)文字號(hào) 由機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)三部分組成，在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空兩行，3號(hào)仿宋字標(biāo)識(shí)，發(fā)文字號(hào)下4毫米處印一條與版心同寬的紅色反線。聯(lián)合行文，一般只編主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。,公文種類和格式,5.簽發(fā)人 只有報(bào)告、請(qǐng)示、意見(jiàn)這樣的上行文標(biāo)注，應(yīng)標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)，和發(fā)文字號(hào)平行排列，排列時(shí)發(fā)文字號(hào)左空一字，簽發(fā)人右空一字。行政公文的“簽發(fā)人”三字用3號(hào)仿宋，

9、簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體，黨的公文中，“簽發(fā)人”三字和簽發(fā)人姓名均用3號(hào)楷體標(biāo)識(shí)。,公文種類和格式,6.標(biāo)題 公文的標(biāo)題具有三個(gè)要素，即發(fā)文機(jī)關(guān)、主要內(nèi)容、文種，紅色反線下空兩行用2號(hào)小標(biāo)宋體標(biāo)識(shí)，居中排布。標(biāo)題的三個(gè)要素一般缺一不可，特殊情況下可省略發(fā)文機(jī)關(guān) 。,公文種類和格式,7.主送機(jī)關(guān) 應(yīng)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，也可使用同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱。主送機(jī)關(guān)位于標(biāo)題下空出一行，左側(cè)頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后

10、加冒號(hào)。,公文種類和格式,8.正文 在主送機(jī)關(guān)下一行，是公文主體中的最重要部分，使用3號(hào)仿宋體。,公文種類和格式,公文處理工作 文電機(jī)要科 王晶 （2010年5月18日）一、3號(hào)黑體 （一）3號(hào)楷體 1.3號(hào)普通仿宋 （1）3號(hào)普通仿宋 注：第一層標(biāo)題的末尾不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，第二三

11、四層次小標(biāo)題末尾均須加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。,公文種類和格式,9.附件說(shuō)明 有附件的公文要在正文下一行左空兩字用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)附件，附件后加冒號(hào)，附件內(nèi)容不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)應(yīng)與上一行開(kāi)頭部分對(duì)齊。 附件應(yīng)與正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)“附件”二字，有序號(hào)時(shí)標(biāo)注序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。,公文種類和格式,10.成文日期 是公文生效的時(shí)間，以負(fù)責(zé)人簽發(fā)

12、的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只右空4字標(biāo)注成文日期，行政機(jī)關(guān)公文以漢字標(biāo)識(shí)時(shí)間，黨的公文以阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。,公文種類和格式,11.印章 印章是公文生效的標(biāo)志，也是鑒別公文真?zhèn)蔚闹匾獦?biāo)志。行政公文除會(huì)議紀(jì)要、明傳電報(bào)等格式外，均應(yīng)加蓋印章;黨的機(jī)關(guān)印制的有特定版頭的普發(fā)性公文可不加蓋印章。,公文種類和格式,聯(lián)合行文的印章和成文日期 當(dāng)聯(lián)

13、合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，落款處也不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，應(yīng)將成文日期拉開(kāi)，左右各空7個(gè)字，主辦機(jī)關(guān)印章排列在前，兩個(gè)印章平行排列，不得相交或相切。,公文種類和格式,,當(dāng)聯(lián)合行文需蓋3個(gè)或3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)落款發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，可使用簡(jiǎn)稱。主辦機(jī)關(guān)名稱在前，每排最多排3個(gè)印章。最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布。成文日期在最后一排印章之下空一行位置，右空2個(gè)字。,公文種類和格式,,12.附注 是指公文使用時(shí)需要注意

14、的其他事項(xiàng)的說(shuō)明，如請(qǐng)示性公文應(yīng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話號(hào)。在成文日期下一行，居左空兩字，用圓括號(hào)括起。,公文種類和格式,13.主題詞 主題詞是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。標(biāo)注時(shí)，“主題詞”三字居左頂格用3號(hào)黑體標(biāo)在抄送機(jī)關(guān)上一行，后標(biāo)冒號(hào)，詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字，一般不超過(guò)6個(gè)，各詞目之間空1字。,公文種類和格式,14.抄送機(jī)關(guān) 是指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。在主題詞下

15、一行，左空1字用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)抄送內(nèi)容，后標(biāo)冒號(hào)，抄送機(jī)關(guān)名稱間用逗號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊，最后標(biāo)注句號(hào)。,公文種類和格式,15.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期 印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文印制的主管部門，一般是各機(jī)關(guān)的辦公室或文秘部門，印發(fā)日期，以公文制發(fā)日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。位于抄送機(jī)關(guān)下一行，無(wú)抄送機(jī)關(guān)的位于主題詞下一行，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字，用3號(hào)仿宋體標(biāo)識(shí)。,公文種類和格式,,,,眉首(文頭):秘密等級(jí)和

16、保密期限、 緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、 發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人 主體(文腰):標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、 附件說(shuō)明、成文日期、 印章、附注 版記(文尾):主題詞、抄送機(jī)關(guān)、 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期,公文種類和格式,（一）信函式格式 是用于處理日常事務(wù)的平行文、下行文所使用的一種特定格式，其“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)”只

17、標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)全稱而不標(biāo)注“文件”二字。,公文種類和格式,信函式格式需注意的問(wèn)題,一、信函式格式是指公文的一種特定格式，而不是指函這一文種 。 二、信函式格式“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)”的位置和首頁(yè)設(shè)計(jì)與文件式公文有所不同，首頁(yè)的安排均突破了文件式公文的版心。 三、信函式公文的“秘密等級(jí)和保密期限”、“緊急程度”、“發(fā)文字號(hào)”、“標(biāo)題”的標(biāo)注位置不同于文件式公文。,公文種類和格式,,（二）會(huì)議紀(jì)要格式 是以固定形

18、式印發(fā)機(jī)關(guān)辦公會(huì)議紀(jì)要的一種格式，會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)，由機(jī)關(guān)會(huì)議名稱加“紀(jì)要”二字組成，位置與下發(fā)公文的文件式格式相同。它的主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)均標(biāo)注在版記中，也可用“分送”形式。會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章，其他組成部分參照文件式格式公文的相關(guān)規(guī)定。,公文種類和格式,,公文處理應(yīng)當(dāng)遵守的原則,總原則 實(shí)事求是 精簡(jiǎn)高效 及時(shí)準(zhǔn)確 安全保密,（一）集中統(tǒng)一管理原則

19、 各區(qū)、各部門單位的辦公室或綜合科是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作并負(fù)責(zé)指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作。辦公室或綜合科應(yīng)對(duì)公文實(shí)行五統(tǒng)一管理，即統(tǒng)一收發(fā)、統(tǒng)一審核、統(tǒng)一用印、統(tǒng)一歸檔和統(tǒng)一銷毀。,公文處理應(yīng)當(dāng)遵守的原則,（二）不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告的原則。 “請(qǐng)示”、“報(bào)告”、上行文的“意見(jiàn)”只能向有隸屬上下級(jí)關(guān)系的上一級(jí)機(jī)關(guān)行文，不得越過(guò)自己的直接上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示和報(bào)告工作。向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)以本機(jī)關(guān)名義，不

20、得以本機(jī)關(guān)辦公室名義。如遇緊急重大情況，在特別緊急的情況下可以越級(jí)報(bào)告。,公文處理應(yīng)當(dāng)遵守的原則,（三）部門一般不得向下一級(jí)政府正式行 文的原則。 《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定：政府各部門除以函的形式商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。,公文處理應(yīng)當(dāng)遵守的原則,規(guī)范性文件 國(guó)家沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)定。在實(shí)踐中，為了更好地界定法律文件的效力等級(jí)，逐漸從狹義上來(lái)認(rèn)識(shí)規(guī)范

21、性文件，把法律、行政法規(guī)、規(guī)章以外的具有普遍約束力的文件稱之為規(guī)范性文件。,公文處理應(yīng)當(dāng)遵守的原則,政策性文件 是提出政策規(guī)定和行動(dòng)準(zhǔn)則要求收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行的文件。,公文處理應(yīng)當(dāng)遵守的原則,（四）發(fā)文不升級(jí)原則 屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文，聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦單位。須經(jīng)管委會(huì)審批的事項(xiàng)，經(jīng)管委會(huì)同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)管委會(huì)同意。,公文處理應(yīng)當(dāng)遵守的原則,

22、第一，屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，不要升級(jí)由管委會(huì)發(fā)文。 第二，各部門聯(lián)合行文應(yīng)明確主辦單位，明確的辦法有兩個(gè)：一是主辦部門排列在前，即在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)中、在標(biāo)題中、在加蓋印章的順序中均排列在前，二是編主辦部門的發(fā)文字號(hào)。,公文處理應(yīng)當(dāng)遵守的原則,（五）主送機(jī)關(guān)不升級(jí)原則 屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)，就報(bào)誰(shuí)審批。屬于主管部門職權(quán)范圍的事項(xiàng)，應(yīng)以函的形式報(bào)主管部門，不必

23、再經(jīng)管委會(huì)轉(zhuǎn)辦，造成公文旅行。,公文處理應(yīng)當(dāng)遵守的原則,（六）請(qǐng)示一文一事和只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)、不得抄送下級(jí)機(jī)關(guān)的原則 請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事，就是在一個(gè)請(qǐng)示中，只能講一件事，不能一文數(shù)事；請(qǐng)示一般只能寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。,公文處理應(yīng)當(dāng)遵守的原則,（七）報(bào)告不夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)原則 報(bào)告的適用范圍是匯報(bào)工作、反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)，報(bào)告是閱件，請(qǐng)示

24、是辦件，在報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)容易誤事，應(yīng)區(qū)分使用。,公文處理應(yīng)當(dāng)遵守的原則,（八）不得向上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人直送公文原則。 一是不能將報(bào)管委會(huì)的公文寫(xiě)成領(lǐng)導(dǎo)人姓名或姓名加職務(wù)，更不能多頭主送幾位領(lǐng)導(dǎo)；二是不要越過(guò)管委會(huì)辦公室將公文直送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人；三是不能以部門單位負(fù)責(zé)人名義向管委會(huì)報(bào)文。,公文處理應(yīng)當(dāng)遵守的原則,,,公文辦理不及時(shí),,,“ 文 件 倒 流 ”,,,發(fā)文升級(jí)和文件過(guò)多,,,文件統(tǒng)一管理,工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,工作中發(fā)現(xiàn)的