審計人員用好word的十三個妙招56988

1、審計人員在運用Wd時常遇到一些小問題不得解決，筆者在實踐基礎上掌握了一些技法，現(xiàn)提供給審計人員，只望共同提高業(yè)務工作水平。一、解決WINDOWSXP2000環(huán)境下Wd中仿宋、楷體_GB2312等三號字體顯示模糊的辦法目前審計人員在使用筆記本電腦或液晶顯示屏時的操作系統(tǒng)多為WINDOWSXP2000，在此環(huán)境下，打開Wd使用國家規(guī)范文書字體中仿宋、楷體_GB2312三號字時，電腦顯示屏可能會出現(xiàn)文字有毛邊模糊的現(xiàn)像，很令人心煩。有時審計人

2、員會認為是計算機固有的或者想調整也不知道從何入手，以致輸入時間一長會頭昏眼花。其實解決辦法很簡單，不管是在WINDOWSXP還是在WINDOWS2000中，你打開桌面，右擊鼠標，出現(xiàn)菜單，選擇“屬性”——“效果”——將“平滑字體邊源”前的勾去掉，再點擊“應用”——“確定”，問題就解決了，再看看效果是不是不一樣？二、不切換輸方式快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點審計人員在結束現(xiàn)場審計工作，編制審計報告時，需要輸入大量的審計數(shù)據(jù)，你如果是用安裝offi

3、ce時攜帶的五筆字型或拼音輸入法，會為輸入數(shù)字中的小數(shù)點而在中文與英文輸入法間不斷調整而煩惱（使用陳橋五筆不會出現(xiàn)這些問題，它會輸入數(shù)據(jù)后接著數(shù)據(jù)時自動將數(shù)據(jù)間的句號修改為小數(shù)點）。不過利用Wd工具中的“自動更正”可解決此問題，讓你一勞永逸。方法：打開“工具”——“自動更正”——“自動更正”，在“替換”“替換為”中分別填上“。?！?、“.”（小數(shù)點），點擊“確定”，回到Wd輸入界面，在輸入數(shù)據(jù)后輸入兩個“?！?，再輸入數(shù)據(jù)，看看“.”是不是

4、變成了小數(shù)點“.”。這一方法會讓你在輸入小數(shù)點是多輸入一個“?！?，不過比每次輸入數(shù)據(jù)中需輸入小數(shù)點時需要在輸入方法間調整要方便多了。按此辦法進行后，你在Excel中用同樣的輸入方法，就可以快速輸入數(shù)字中的小數(shù)點。此法可用于文字材料中的序號更正、如將“1、”改“⒈”，年份中“零”的更正、如將“二00”改為“二○○”；公文年份中“括號”的更正、如將“（”“[”改為“〔”。三、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目我們在編寫審計報告等文

5、字材料時，需要經(jīng)過主審、組長等多次修改，Wd中雖然為“修訂”提供了一些功能，卻不能保留每一次修改后的記錄，但為了保證電子文檔修改前后的真實性，審計人員有時需要在每修改后都保存一個文件并且還說明是什么時間誰修改的，其實這是一個很麻煩的事情。在Wd中“版本”功能，對上述問題迎刃而解，用一個Wd文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好了一個Wd文件后，首先選擇一下“文件”——“版本”——“現(xiàn)在保存”，輸入文檔撰稿人、建檔時間以及其他

6、需要說明的事項，當審稿人修改時打開文檔后先打開“文件”——“版本”——“現(xiàn)在保存”，再輸入文檔修改審稿人、修改時間以及其他需要說明的事項，然后進行文件處理，最后保存文件，至此一個完整全面反映一個審計報告或其他文檔的修改、審定等全部電子文檔集中在一個電子文檔中，你可打開查看所有修改稿的前后情況。四、妙用“CtrlZ”，取消自動項目編號在沒有改變Wd缺省設置的情況下，輸入：“一、基本情況”后再換行時，系統(tǒng)會自動將其行為變成項目自動編號形式，

7、并在下一行添加了“二、”字樣。這時如果按BackSpace鍵，可以刪除第二行中的項目編號，并不能消除第一行中的項目編號形式，也就是說第一行中的“一、”已經(jīng)變成項目編號了，不可選，在我們繼續(xù)輸入文字后，Wd的“自動項目編號”就會直接影響著文檔的排版效果。如何去除？用“CtrlZ”就可發(fā)揮作用了。我們在輸入“一、基本情況”敲回車后，順手按一下“CtrlZ”，一切都OK了，第一行還是原來的樣子，一點也沒變。其原因是Wd系統(tǒng)中有“自動更正”的功

8、能，可以按照一些約定將鍵入的內容自動更正。比如我們輸入“1、計算機的實際應用”并敲回車后，系統(tǒng)自動做了兩個動作，一是換到下一行，二是自動將這兩行變?yōu)樽詣泳幪柕男问??！癈trlZ”的作用是撤消上一個操作，這樣就無法精確計算兩個字是多少。如何處理？先選擇區(qū)域，再選擇一下字體“宋體”，再選擇“段落”——縮進與間距——特殊格式——首行縮進”，再選擇“度量值”便會出現(xiàn)縮進兩個字符了，點擊一下，以后你就不用再考慮應縮進多少厘米了。十、利用圖片處理工

9、具，巧妙處理數(shù)碼相機的取證材料我們現(xiàn)在普遍使用數(shù)碼相機進行原始材料的取證，其取證的隱蔽性較好，在審計中發(fā)現(xiàn)的問題未最后確定時，往往不為被審計單位察覺（過去發(fā)現(xiàn)問題時對原始資料折疊復印容易被發(fā)現(xiàn)），但其后續(xù)圖片處理不太方便，用Acdsee還是用Photoshp是需要花一定時間學習的。其實Office2000中就有很實用的圖片處理軟件MicrosoftPhotoEdit，結合Wd，你便能很方便處理數(shù)碼圖片資料了。方法：第一步安裝圖片軟件，對

10、Office2000進行安全安裝，即在進入按裝程序——“添加或刪除功能”——在“MicrosoftOffice”下拉菜單中選擇“從本機運行全部程序”——“開始更新”，這以后你機器上就安裝了MicrosoftPhotoEdit；第二步打開全部圖片，然后一張一張的“裁切”——“復制”——打開Wd文檔——“粘貼”，第三步在Wd中從“工具”中打開“圖片”格式，對每張圖片的大小、對比度、黑白等調整一下，盡量將一張憑證的所有附件整合在一頁或幾頁上，

11、然后對需作為審計證據(jù)的圖片一次性打印出來，這一方面節(jié)約了紙張，另一方面也形成了審計證據(jù)的電子文檔。十一、給Wd文件配備Excel文件，便于審計文件資料查找與匯集我們在用Wd編輯文件時，需要用Excel文件編一些表格資料，如果將編寫審計報告或其他報告所需要的審計調整調查表等Excel表格文件整合到一個Wd中，這樣做有利于文件表格資料查找、修改、整理，不必在打印好Wd后再到Excel中去查找所打印文件對應的Excel文件了。方法：光標移至己

12、打開的Wd文件的最后，打開“插入”——“對象”——“由文件創(chuàng)建”，在“文件名”右側“瀏覽”選擇你需要插入的文件，然后在“顯示為圖標”上打勾就行了。這時文檔中出現(xiàn)了一個圖標，雙擊即打開了該Excel文件，注意此文件己成為Wd文件的附件，保存了Wd文件即保存了Excel文件。同理在Excel中也可加載上一些Wd文件?？紤]打印Wd文件時會將Excel文件圖標打印出來，此時可先刪除這個圖標，進行Wd文件的打印，然后用“CtrlZ”，撤銷剛才動作

13、，即可恢復Excel文件圖標。十二、利用郵件合并功能，實現(xiàn)批量處理含有數(shù)據(jù)的文本資料我們在處理信函、通知、詢證函、審計日記、審計工作底稿等，其格式基本一致，但具體內容及對象都不同，如果每次都一個一個的錄入打印，使得基本相似的文本格式都在重復輸入，如何利用己有的數(shù)據(jù)資源，使這類重復勞動變成一件輕松的事情，用“郵件合并”來解決，主要是利用Excel的數(shù)據(jù)資料，在Wd中設置需要輸入的位置后，可自動生成，具體方法可在Wd的幫助文件學習。十三、用

14、好“兩端對齊”與“左對齊”，讓文檔界面清楚漂亮我們在安裝Wd2000時，格式欄中文字對齊方式只有“兩端對齊”、“居中”、“右對齊”一般不顯示出“左對齊”格式，而我們在編制文章時有時需要用“左對齊”，從那里找出來？在“工具”——“自定義”——“格式”，找到“左對齊”后左擊不放，拖至格式欄中你確定的位置、放手，這時“左對齊”的格式就留在了格式欄中了。而“兩端對齊”的作用是以“左對齊”為前題，對在自動換行中因標點符號、數(shù)字等造成換行后右端出現(xiàn)