數(shù)字化工作說(shuō)明演示

1、1,紙質(zhì)檔案數(shù)字化,,2,主要內(nèi)容,一、數(shù)字化所需硬件及軟件工作要求二、檔案數(shù)字化具體操作流程三、基層檔案數(shù)字化過(guò)程中易遇到的問(wèn)題,3,一、數(shù)字化所需硬件及軟件工作要求,4,檔案數(shù)字化硬件工作要求,計(jì)算機(jī)建議配置：內(nèi)存2G 獨(dú)立顯卡512M 掃描儀掃描圖片速度是根據(jù)系統(tǒng)的快慢以及系統(tǒng)配置有關(guān)系 提高配置可以避免其他意外故障的發(fā)生。掃描儀基本要求：分辨率≥200dpi 真彩色

2、 圖片采用JPEG格式存儲(chǔ)檔案數(shù)字化專(zhuān)用計(jì)算機(jī)禁止連接inter網(wǎng)、經(jīng)USB連接到通訊設(shè)備，保持單機(jī)狀態(tài)。,5,檔案數(shù)字化軟件工作要求,掃描儀驅(qū)動(dòng)WINDOWS XP 及以上操作系統(tǒng)Microsoft Office 2003/2007ACDSee5.0 （推薦）Photoshop （選用）北京市昌平區(qū)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng),6,二、檔案數(shù)字化具體操作流程,7,1.數(shù)字化管理系統(tǒng)先期調(diào)

3、試,·第一步：解壓縮 該軟件解壓縮后產(chǎn)生的兩個(gè)文件夾必須處于同一分區(qū)根目錄下 (同一硬盤(pán)分區(qū)內(nèi)即可)且文件名稱(chēng)不能更改。,8,1.數(shù)字化管理系統(tǒng)先期調(diào)試,第二步 ：?jiǎn)?dòng)APM軟件,打開(kāi)上一步所解壓縮的“YSDAserv”文件夾，找到“APMServ.exe”雙擊打開(kāi)：,9,1.數(shù)字化管理系統(tǒng)先期調(diào)試,,·取消“SSL”前面的勾，單擊“啟動(dòng)AMPServ”；狀態(tài)欄顯示“Apache已啟動(dòng)MySQL5.1已啟動(dòng)

4、”即可。注：該軟件打開(kāi)一次后不要手動(dòng)退出，計(jì)算機(jī)關(guān)機(jī)或從新啟動(dòng)都不需要再次打開(kāi)。,10,1.數(shù)字化管理系統(tǒng)先期調(diào)試,第三步：登陸系統(tǒng),在瀏覽器地址欄輸入：http://localhost 登陸賬號(hào)：admin 密碼：123456,11,2.文件夾及掃描圖片命名,文件夾命名：·掃描后的圖像文件名稱(chēng)應(yīng)和對(duì)應(yīng)檔案的檔號(hào)保持一致， 否則無(wú)法掛接及更新。 ·掃描

5、的原圖片名稱(chēng)必須為：img#####,（1）案卷級(jí)文件夾命名：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào) 案卷級(jí)圖像命名：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-頁(yè)號(hào),12,2.文件夾及掃描圖片命名,（1）文件級(jí)文件夾命名：全宗號(hào)-目錄號(hào)-年度-件號(hào) 文件級(jí)圖像命名：全宗號(hào)-目錄號(hào)-年度-件號(hào)-頁(yè)號(hào),13,3.目錄數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)入,將需使用的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)Excel表導(dǎo)入到本系統(tǒng)相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中案卷----文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù) 歸檔文件----歸

6、檔文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù),14,3.目錄數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)入,Excel表格導(dǎo)入Access數(shù)據(jù)庫(kù)方法及注意事項(xiàng)：,（1）Excel表中的所有項(xiàng)必須與Access數(shù)據(jù)庫(kù)相對(duì)應(yīng)；,15,3.目錄數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)入,（2）Excel表導(dǎo)入到Access數(shù)據(jù)庫(kù)方法：·2003版本將Excel文件直接復(fù)制粘貼到Access數(shù)據(jù)庫(kù)中即可；2007版本除了復(fù)制方法外還可以直接導(dǎo)入。注：Excel和Access中所有項(xiàng)必須一致。,16,4.檔案掃描操作說(shuō)明,

7、83;打開(kāi)ACDSee軟件并選擇檔案全文數(shù)字化文件夾-案卷或歸檔文件,17,4.檔案掃描操作說(shuō)明,·批量建立文件夾，并設(shè)定成規(guī)定名稱(chēng)。（1）點(diǎn)擊新建文件夾按鈕，生成需要的數(shù)量。（2）將第一個(gè)文件夾名稱(chēng)修改成規(guī)定名稱(chēng)，并將所有文件夾全部選擇。（3）輸入F2鍵 設(shè)置模板,18,4.檔案掃描操作說(shuō)明,·在軟件左側(cè)窗口選擇“獲取”-“掃描儀”,·在格式中選擇JPG,·在文件名模板中輸入img####

8、# 注：必須為img+5位數(shù)否則無(wú)法 更新圖像名稱(chēng)。,19,4.檔案掃描操作說(shuō)明,·在圖像選項(xiàng)夾選中彩色正面；在分辨率中選擇200（原圖不清晰的可選300）,·在紙張選項(xiàng)夾中選原稿尺寸,·設(shè)置完成后即可掃描。,20,5.更新數(shù)據(jù)庫(kù)及文件,第一步：選擇案卷級(jí)還是文件級(jí)檔案管理,21,5.更新數(shù)據(jù)庫(kù)及文件,第二步：進(jìn)入高級(jí)管理界面后更新數(shù)據(jù)庫(kù)及文件（不分先后）·更

9、新數(shù)據(jù)庫(kù)將圖像與目錄進(jìn)行掛接；·更新文件會(huì)將img#####變?yōu)闃?biāo)準(zhǔn)圖像名稱(chēng)并自動(dòng)排序。,22,5.更新數(shù)據(jù)庫(kù)及文件,第三步：進(jìn)入檔案查詢(xún)界面填寫(xiě)查詢(xún)要求并選擇查詢(xún)字段,23,5.更新數(shù)據(jù)庫(kù)及文件,查詢(xún)結(jié)果：（可下載該圖像及對(duì)應(yīng)的Excel目錄表）,24,三、基層檔案數(shù)字化過(guò)程中易遇到的問(wèn)題,25,易出現(xiàn)的部分問(wèn)題,·掃描過(guò)程中出現(xiàn)循環(huán)替代情況：查看硬盤(pán)數(shù)據(jù)是否已經(jīng)滿(mǎn)了。,·圖像出現(xiàn)紅叉且無(wú)法顯示： （1

10、）安裝補(bǔ)丁 （2）查看掃描圖像是否正常，正常圖像 應(yīng)為100KB左右。,·圖像名稱(chēng)不是img+5位數(shù)導(dǎo)致無(wú)法更新：安裝補(bǔ)丁,·檔案管理網(wǎng)頁(yè)打不開(kāi)：檢查APM是否打開(kāi)。,·Excel目錄表無(wú)法導(dǎo)入到Access數(shù)據(jù)庫(kù)： 檢查各項(xiàng)是否相對(duì)應(yīng)，是

11、 否有錯(cuò)別字。,·掃描過(guò)程意外中斷后再次錄入圖像名稱(chēng)從新從1開(kāi)始更新，沒(méi)有繼續(xù)中斷前的數(shù)值：將新錄入的圖像名稱(chēng)（img#####）改為從中斷前圖像的后一位數(shù)字開(kāi)始。,26,易出現(xiàn)的部分問(wèn)題,·圖像名稱(chēng)無(wú)法更新: （1）查看掃描默認(rèn)名稱(chēng)是否為img##### （2）查看掃描后的圖像名稱(chēng)是否和檔號(hào)保持一致,·圖像掃描后為黑白或格式錯(cuò)誤：在掃描屬性設(shè)