4.1.3 財(cái)務(wù)軟件的基本操作流程

1、財(cái)務(wù)軟件的基本操作流程 （二） 一、概述 系統(tǒng)初始化是指將通用會計(jì)軟件轉(zhuǎn)變成專用會計(jì)軟件，并將手工會計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)移至到計(jì)算機(jī)中的一系列準(zhǔn)備工作?？傎~系統(tǒng)初始化一般包括：設(shè)置基礎(chǔ)檔案、設(shè)置會計(jì)科目、設(shè)置憑證類別、錄入期初余額等操作。,二、設(shè)置基礎(chǔ)檔案　 (一)設(shè)是置部門檔案部門檔案設(shè)置就是設(shè)置會計(jì)科目中要進(jìn)行部門核算的部門名稱，以及要進(jìn)行個(gè)人核算的往來個(gè)人所屬

2、的部門。,操作步驟：1、選擇“開始” |“程序”|“用友通系列管理軟件”|“用友通”| “用友通”命令，打開“注冊【注冊控制】”對話框。2、輸入用戶名“001”，在密碼文本框中輸入“11”，在帳套下拉列表框中選擇[100逸通電腦公司帳套]選項(xiàng)，確認(rèn)操作日期為“2009-01-08”。3、選擇“基礎(chǔ)設(shè)置” | “機(jī)構(gòu)設(shè)置” | “部門檔案”命令，打開“部門檔案”窗口。4、單機(jī)“增加”按鈕，在右窗口的“部門編碼”、“部門名稱”文本框

3、中分別輸入文本“01”和“行政部”。5、單擊“保存”按鈕。6、同上方法增加其他部門檔案。,02 財(cái)務(wù)部 03 銷售部 04 采購部,(二)設(shè)置職員檔案 職員檔案主要用于本單位職員的個(gè)人信息資料，設(shè)置職員檔案可以方便地進(jìn)行個(gè)人往來核算和管理等操作。,操作步驟： 1、選擇“基礎(chǔ)設(shè)置”|“機(jī)構(gòu)設(shè)置”|“職員檔案”命令，打開“職員檔案”窗口。 2、輸入職員編碼為“1001”、

4、職員名稱為“陶赫然”、選擇“所屬部門”為“行政部”。 3、按回車鍵，增加新的空白行。 4、繼續(xù)增加增加其他人員。操作方法同上。,部門編碼 部門名稱 職員編碼 職員名稱 1 行政部 1001 陶赫然 2 財(cái)務(wù)部 2001 李玲

5、 2 財(cái)務(wù)部 2002 老黃 2 財(cái)務(wù)部 2003 小方 3 銷售部 3001 王麗 4 采購部 4001 嚴(yán)冰,(三)供應(yīng)

6、商及客戶分類 企業(yè)可以根據(jù)需要對供應(yīng)商及客戶進(jìn)行分類，可以按照行業(yè)或地區(qū)進(jìn)行劃分。注意必須先選擇末級分類，然后才能輸入客戶檔案。,1、選擇“基礎(chǔ)設(shè)置”“往來單位”“客戶分類”命令，進(jìn)入“客戶分類”窗口。 2、單擊“增加”按鈕，在右窗口的“類別編碼”、“類別名稱”文本框中分別輸入文本“01”和“本市”。 類別編碼 類別名稱 01

7、 本市 02 外地 3、單擊“保存”按鈕 4、重復(fù)第2~第3步，增加其他分類。,(四)設(shè)置供應(yīng)商及客戶檔案 如果企業(yè)需要進(jìn)行往來賬管理，必須將企業(yè)中供應(yīng)商及客戶的詳細(xì)信息錄入客戶和供應(yīng)商檔案。在采購管理等業(yè)務(wù)中，需要處理的供應(yīng)商的檔案資料，應(yīng)先在本功能中設(shè)定。客戶檔案主要包括“客戶編號”、“開戶銀行”等

8、基本信息和聯(lián)系方式及信用等級等其他信息。平時(shí)如有變動要及時(shí)在此進(jìn)行調(diào)整。,1、選擇“基礎(chǔ)設(shè)置”|“往來單位”|“客戶檔案”命令，進(jìn)入“客戶檔案”設(shè)置窗口。 2、選中客戶分類中“本市”類。然后增加“北京西單商場”。單擊“增加”按鈕，打開“客戶檔案卡片”對話框，在文本框中輸入相應(yīng)內(nèi)容。然后單擊“保存”按鈕。 3、重復(fù)第1~2步操作，增加其他客戶檔案。 編號 名稱

9、 001 北京西單商場 002 北京三立公司 003 上海愛爾公司,(五)設(shè)置外幣及匯率 匯率管理是為外幣核算服務(wù)的。企業(yè)如有外幣業(yè)務(wù)，應(yīng)進(jìn)行外幣及匯率的設(shè)置。外幣及匯率的設(shè)置僅錄入固定匯率與浮動匯率的數(shù)值，并不決定在制單時(shí)究竟是使用固定匯率還是浮動匯率，制單時(shí)使用固定匯率還

10、是浮動匯率是由帳簿初始化設(shè)置決定的。,操作步驟： 1、選擇“基礎(chǔ)設(shè)置”|“財(cái)務(wù)”|“外幣種類”命令，進(jìn)入外幣設(shè)置窗口。 2、在“外幣設(shè)置”窗口中單擊“增加”按鈕，然后在“幣符”及“幣名”文本框中分別輸入“USD”和“美元”，單擊“確認(rèn)”按鈕將內(nèi)容保存。 3、在“外幣設(shè)置”窗口中，選中左欄的“美元”幣種，單擊“固定匯率”單選按鈕，在月份為“2009.01”的“記賬匯率”欄中輸入“8.2”。,三、設(shè)置會計(jì)科目　　(一)建

11、立會計(jì)科目　　1. 會計(jì)科目編碼　　科目編碼就是按科目編碼方案對每一科目的編碼進(jìn)行定義。設(shè)計(jì)會計(jì)科目編碼首先從一級科目開始，逐級向下設(shè)置明細(xì)科目。通常的方法是同級科目按順序排列，以序號作為本級科目編碼，加上一級科目編碼后，組成本級科目全編碼。即：　　本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼　　2.會計(jì)科目名稱　　會計(jì)科目名稱是指會計(jì)科目的漢字名稱，是證、賬、表上顯示和打印的標(biāo)志，是企業(yè)與外部交流信息所使用的標(biāo)志。在定義科

12、目名稱時(shí)，必須按照會計(jì)制度規(guī)定的科目名稱輸入，做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，且避免重名?！　?.科目類型　　按照會計(jì)科目性質(zhì)對會計(jì)科目進(jìn)行劃分。按會計(jì)制度規(guī)定，科目類型分為五大類，即資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益。指定會計(jì)科目的類型，這是計(jì)算機(jī)自動進(jìn)行分類匯總的依據(jù)?！　?.賬頁格式　　即根據(jù)會計(jì)核算的需要對會計(jì)賬簿進(jìn)行格式定義，賬頁格式一般有金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、數(shù)量外幣式等種類?！　?.輔助賬設(shè)置　　輔助賬是指科目的

13、輔助核算內(nèi)容，主要有個(gè)人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來、部門核算、項(xiàng)目核算等，另外還有外幣核算、數(shù)量核算、銀行賬和日記賬輔助核算。,（二）增加會計(jì)科目： 操作步驟： 1、選擇“基礎(chǔ)設(shè)置”|“財(cái)務(wù)”|“會計(jì)科目”命令，進(jìn)入會計(jì)科目設(shè)置窗口。 2、在“會計(jì)科目”窗口中執(zhí)行“編輯”|“增加”，打開“會計(jì)科目-新增”對話框。 3、根據(jù)業(yè)務(wù)要求，在有關(guān)欄目中輸入“1002——中行存款”會計(jì)科目相應(yīng)內(nèi)容。中也

14、格式是“外幣金額式”，外幣核算方式為“美元USD”,并設(shè)置為日記賬、銀行帳科目。,*課堂練習(xí) 在“111——短期投資”增加“11110——短期投資-其他”明細(xì)科目。,（三）復(fù)制增加會計(jì)科目 為了加快建立會計(jì)科目的速度和準(zhǔn)確性，可以對下級科目或者同級屬性相近的科目進(jìn)行復(fù)制，這樣只需稍作改動即可完成增加工作。,操作步驟： 1、在“會計(jì)科目”窗口中，選中被復(fù)制的會計(jì)科目“523——營業(yè)費(fèi)用”，執(zhí)行“編輯”|

15、“復(fù)制”命令。 2、在“新增會計(jì)科目”對話框中，修改“科目編碼”和“名稱”輔助核算為“部門核算”。 3、重復(fù)第1~2步，復(fù)制增加其他科目。科目編碼 名稱 輔助核算52301 差旅費(fèi) 部門核算52302 辦公費(fèi) 部門核算52303

16、 折舊費(fèi) 部門核算,（四）成批復(fù)制會計(jì)科目 操作步驟： 1、在“會計(jì)科目”窗口中，執(zhí)行“編輯”|“成批復(fù)制”命令，打開“成批復(fù)制”對話框。 2、在“成批復(fù)制”對話框中輸入員科目編碼“523”和目標(biāo)科目編碼“521”，并選擇“輔助核算”選項(xiàng)，然后單擊“確認(rèn)”按鈕。（五）修改會計(jì)科目 操作步驟： 1、在“會計(jì)科目”窗口中選擇“169——在建工程”科目，執(zhí)行“查看”|“修改”命令。

17、2、在“會計(jì)科目-修改”對話框中，單擊“修改”按鈕，進(jìn)入修改狀態(tài)。 3、在“輔助核算”選項(xiàng)區(qū)域選擇“項(xiàng)目核算”復(fù)選框，然后單擊“確定”按鈕保存。,（六）刪除會計(jì)科目。 建賬后分為以下情況，科目沒使用可以刪除；科目下設(shè)明細(xì)科目且沒有使用，先刪除明細(xì)科目再上刪除此科目；科目下設(shè)明細(xì)科目且已經(jīng)使用，有發(fā)生額，先刪除發(fā)生額再刪除明細(xì)科目，最后刪除此科目。 操作步驟： 1、選擇要?jiǎng)h除的“11110——短期投資-其他”科目

18、，執(zhí)行“編輯”|“刪除”命令。 2、單擊“確定”按鈕即可將該科目刪除。,（七）指定現(xiàn)金、銀行及現(xiàn)金流量會計(jì)科目 操作步驟： 1、在“會計(jì)科目”窗口中，執(zhí)行“編輯”|“指定科目”命令，打開“指定科目”對話框。 2、單擊“現(xiàn)金總賬科目”單選按鈕，再待選科目框中選擇“101——現(xiàn)金”科目，單擊“>”按鈕。將“101——現(xiàn)金”科目添加到已選科目框中。 3、單擊“銀行總賬科目”單選按鈕，在待選科目框中選擇“10

19、2——銀行存款”，單擊“>”按鈕，將“1002——銀行存款”科目添加到已選科目框中。 4、（略）,（八）設(shè)置憑證類別　通常，系統(tǒng)提供五種常用分類方式供用戶選擇：　1. 記賬憑證　2. 收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證　3. 現(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉(zhuǎn)賬憑證　4. 現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證　5. 自定義憑證類別 某些類別的憑證在制單時(shí)對科目有一定限制，可以提高憑證處理的準(zhǔn)確性

20、。,操作步驟： 1、選擇“基礎(chǔ)設(shè)置”|“財(cái)務(wù)”|“憑證類別”的命令，打開“憑證類別預(yù)置”對話框。 2、在“憑證類別預(yù)置”對話框中單擊“收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證”單選按鈕。 3、單擊“確定”按鈕，打開“憑證類別”對話框，在“憑證類別”對話框中，在“限制類型”下拉列表框中依次為“收”、“付”和“轉(zhuǎn)”三個(gè)憑證類別，選擇限制類型為“借方必有”、“貸方必有”和“憑證必?zé)o”，“限制科目”均輸入“101、102”。 逸通電腦公司的

21、憑證類型設(shè)置：類別字 類別名稱 限制類型 限制科目 收 收款憑證 借方必有 101，102 付 付款憑證 貸方必有 101，102 轉(zhuǎn) 轉(zhuǎn)賬憑證 憑證必?zé)o 101，102,（九）設(shè)置結(jié)算方式 為便于管理和提

22、高銀行對賬的效率，軟件提供了設(shè)置銀行結(jié)算方式的功能，用來建立在經(jīng)營活動中所涉及到的結(jié)算方式。 結(jié)算方式設(shè)置主要包括：結(jié)算方式編碼、結(jié)算方式名稱、票據(jù)管理標(biāo)志等。 結(jié)算方式編碼：用以標(biāo)識某結(jié)算方式。 結(jié)算方式名稱：是指其漢字名稱，用于顯示輸出。 票據(jù)管理標(biāo)志：是軟件為輔助出納對銀行結(jié)算票據(jù)而設(shè)置的功能，類似與手工系統(tǒng)中的支票登記簿的管理方式。,操作步驟： 1、選擇“基礎(chǔ)設(shè)置”|“收付結(jié)算”|“結(jié)算方式

23、”命令，打開“結(jié)算方式”窗口。 2、單擊工具欄上“增加”按鈕，輸入結(jié)算方式編碼“1”、結(jié)算方式名稱“現(xiàn)金”，單擊“保存”按鈕，保存設(shè)施。 3、重復(fù)步驟2，增加“支票”及其下屬結(jié)算方式，選擇“票據(jù)管理標(biāo)志”復(fù)選框，單擊保存按鈕。 計(jì)算方式名稱 結(jié)算方式編碼 是否票據(jù)管理 現(xiàn)金 1 否