《政府經(jīng)濟學(xué)》 網(wǎng)絡(luò)課程輔導(dǎo)_第1頁
已閱讀1頁,還剩43頁未讀, 繼續(xù)免費閱讀

下載本文檔

版權(quán)說明:本文檔由用戶提供并上傳,收益歸屬內(nèi)容提供方,若內(nèi)容存在侵權(quán),請進行舉報或認領(lǐng)

文檔簡介

1、《辦公室實務(wù)》 課程輔導(dǎo),盧德學(xué) 華亭電大工作站,,,課程背景:辦公室實務(wù)是文秘人員在電子化辦公環(huán)境下必備基礎(chǔ)能力,,01,現(xiàn)狀分析 :信息技術(shù),互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用, 對文秘人員有了更高要求,,02,,解決方案:為適應(yīng)新時代辦公室工作的新特點, 《辦公室實務(wù)》與時俱進增加新內(nèi)容,,03,,,,,學(xué)時估算:一學(xué)時,,05,,,學(xué)習方法:專業(yè)理論學(xué)習與實踐相結(jié)合的方法,,04

2、,,計劃實施:制定計劃,完成學(xué)習任務(wù),,06,目錄,,這是一個變幻難測的世紀,這是一個催人奮進的時代,科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展,知識更替日新月異。希望、困惑、機遇、挑戰(zhàn),隨時隨地都有可能出現(xiàn)在每一個社會成員的生活之中。抓住機遇,尋求發(fā)展,迎接挑戰(zhàn),適應(yīng)變化的制勝法寶就是學(xué)習——依靠自己學(xué)習,終生學(xué)習。,把每一件簡單的事做好就是不簡單;,把每一件平凡的事做好就是不平凡。,——海爾集團 總裁 張瑞敏,如果你熱愛工作,你每天就會盡自己所能力求完美

3、,而不久你周圍的每一個人也會從這里感染這種熱情。,——山姆沃爾頓,辦公室管理名言,主 要 內(nèi) 容,第一講 辦公室實務(wù)概述,————《辦公室實務(wù)》電大網(wǎng)上導(dǎo)學(xué),知識點: 了解辦公室日常事務(wù)性工作的內(nèi)容 掌握日常事務(wù)性工作的操作規(guī)范和要求能力點: 掌握在具體辦公環(huán)境下的工作方法 能準確領(lǐng)會本級和上級組織領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖 了解相關(guān)辦事渠道,具備相應(yīng)的辦事能力素質(zhì)點: 培養(yǎng)忠于職

4、守、樂于奉獻的職業(yè)道德素養(yǎng) 培養(yǎng)并逐步具備管理者應(yīng)有的宏觀視野和全局意識 養(yǎng)成嚴謹、規(guī)范的辦公室工作習慣,,,,學(xué)習目標,,第一講:辦公室實務(wù)概述,一、關(guān)于“實務(wù)”,,實務(wù):實際事務(wù),要務(wù)。所謂實務(wù):即實際從事的業(yè)務(wù)。其中的“業(yè)務(wù)”意指個人或某個機構(gòu)的專業(yè)工作。所以辦公室實務(wù)就是指辦公室的專業(yè)工作,文員實務(wù)就是指文員的專業(yè)工作。,感謝您的關(guān)注,㈠、辦公室的含義和職能,1、辦公室的含義2、辦公室的職能 3、辦公室事

5、務(wù)管理工作的特征,,第一種:泛指一切辦公場所,區(qū)別于用于教學(xué)的教室,用于生產(chǎn)的車間,或是醫(yī)療室、實驗室等等。第二種:是指某一類職業(yè)人員或某一級職務(wù)人員的辦公場所。如:教師、護士、廠長、院長辦公室等.第三種:指黨、政府機關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機構(gòu)。如:中共中央辦公廳、三星公司辦公室等.第四種:指某種專門的獨立的工作機構(gòu)。如國務(wù)院臺灣事務(wù)辦公室等。,1、辦公室的含義——辦公室是一個常用而普通的名詞,卻有著多種含義:,,,,,,

6、主要是中高級文秘人員的工作,事務(wù)管理是為確保有效、快捷的政務(wù)或業(yè)務(wù)服務(wù)而開展的輔助性工作,它是辦公室工作體系中不可缺少的重要組成部分。,,辦公室的職能,,2、辦公室的職能,,,工作分散人員分散,辦公室實務(wù)管 理工作的特征,——辦公室實務(wù)就是指辦公室的工作事務(wù)和操作實務(wù).主要工作人員是秘書人員和文員.1、我國辦公室實務(wù)的主要內(nèi)容2、國際秘書協(xié)會確定的辦公室實務(wù)的主要內(nèi)容3、我國外資、合資企業(yè)辦公室實務(wù)的主要內(nèi)

7、容,㈡、辦公室實務(wù)的范圍和內(nèi)容,⑴文書撰寫(會議記錄等)⑵文書制作(打字、復(fù)印等),⑶文書處理(收發(fā)、傳遞等)⑷檔案管理(歸檔、管理等),⑸會議組織(準備、善后等)⑹調(diào)查研究(計劃、實施等),⑺信息資料(收集、整理等)⑻信訪工作(來訪、投訴等),⑼接待工作(各種來訪的接待)⑽ 協(xié)調(diào)工作(政策等),1、我國辦公室實務(wù)的主要內(nèi)容,⑾ 督察工作(決議的實施)⑿ 日程安排(各種日程),,⒀ 日常事務(wù)(通訊值班)⒁ 辦公室管理(環(huán)

8、境等,⑴、辦公室環(huán)境的布置和整理;,3、我國外資、合資企業(yè)辦公室實務(wù)的主要內(nèi)容,⑹、記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容;⑺、打印文告及表格;,⑼、保管辦公室設(shè)備及用品;,(10)、外出辦事,如銀行、郵局、稅務(wù)所等。,⑵、通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處 ⑶、執(zhí)行上司交辦事項;,⑷、照料上司身邊的瑣事;⑸、接待賓客和員工的來訪;,⑻、收集及整理各種信息;,第一、確定文員工作

9、的指導(dǎo)思想,第二、按照“優(yōu)先順序”處理工作,第一步……,第二步……,第三步……,㈠、文員的工作順序,第一、確定文員工作的指導(dǎo)思想,,,,,,,分析實績與計劃的 差異,并與以前的工作進行比較。,依計劃、按上司的 要求進行。,了解內(nèi)容 排 定 順 序 選 擇 方 法,,,,計劃,實施,檢查,文員在工作時,首先要仔細制定計劃。然后根據(jù)計劃去實施,并嚴格檢其結(jié)果,使得這

10、個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。只要能按照制定計劃、實施、檢查這三個步驟進行,文員工作就能科學(xué)、高效地完成。,,,,,,,,,銳得PPT炫彩立體圖表 www.ruideppt.net,,如何決定工作的優(yōu)先順序呢?,第二、按照“優(yōu)先順序”處理工作,,㈡、文員管理時間、費用的方法,㈢、文員的工作方法,⒈請示方法與報告方法⒉計劃方法和總結(jié)方法⒊受意方法,⒋傳達方法,⒌進言方法 ⒍變通方法和擋駕方法⒎分工方法和合作方法,⒈請示方法

11、與報告方法,請示,上司必須答復(fù)或批復(fù),報告,上司不一定答復(fù)或批示,受意:是指文員接受和領(lǐng)會上司意圖。一種:直接受意另一種:間接受意 文員在受意過程中應(yīng)注意的事項:——用心傾聽、認真記錄、弄清意圖、及時實施。,⒊受意方法,⒋傳達方法,,,,,,傳達原意傳達原件注意傳達技巧注意保密重要指示重點對待,⒋傳達方法,傳達:是指文員將上司或上級機關(guān)的文件精神、指示、情況等傳遞給下級機關(guān)或員工、群眾。一種是正式傳

12、達:即由文員在正式場合上宣讀文件或口授上司指示。另一種的非正式傳達:有意識的吹風,⒌進言方法,進言是一把雙刃劍,要把握進言的分寸,學(xué)會進言的藝術(shù)!,,,,,,,,以婚姻和血緣為紐帶的基本社會單位,包括父母、子女及生活在一起的其他親屬,為一個共同的目的、利益或娛樂而聯(lián)合或正式組織起來的一群人,為了達到某些特定目標,在分工合作的基礎(chǔ)上構(gòu)成的人的集合,社會團體,,一、社會及社會管理的內(nèi)涵,,第三節(jié) 辦公環(huán)境的管理,情景案例,宏苑公司這幾

13、年發(fā)展勢頭良好,業(yè)務(wù)量擴大,公司原來的舊辦公大樓已不能滿足公司發(fā)展的需要,公司高層準備喬遷新址,租用了某寫字樓一層的大廳。公司的肖總在辦公會上介紹了他對于公司新址辦公環(huán)境的設(shè)計構(gòu)想,如他將整個一層大廳全部設(shè)計為當今很流行的全開放式和半開放式辦公空間,大廳大門左邊用作產(chǎn)品展廳,大門右邊作為公司辦公區(qū),包括正副經(jīng)理辦公區(qū)、接待區(qū)、銷售部、財務(wù)部。辦公會上肖總要求各部門負責人計劃各部門必須添置的辦公設(shè)備,并要求公司辦公室拿出公司新辦公環(huán)境的設(shè)

14、計、布置方案,以便下次辦公會議專題討論。,任務(wù)分析,新辦公環(huán)境室內(nèi)布局應(yīng)按工作流程和職位進行安排,講究合理有序,錯落有致,功能清楚,互不干擾。另外,室內(nèi)光線、空氣、溫度以及色調(diào)、美化等也必須要充分考慮??傊?,讓每個員工更愉悅,讓每件工作更順利,讓每樣事成本更低,這是安排布局和室內(nèi)布置時所追求的結(jié)果。,辦公空間的整體布局,辦公室環(huán)境的管理是指對辦公室自然環(huán)境進行科學(xué)合理的設(shè)計、布置和組織,使其符合秘書工作的需要,從而提高工作效率和質(zhì)量。它

15、主要指的是對上司辦公環(huán)境、秘書個人辦公環(huán)境以及公共辦公環(huán)境的管理。秘書應(yīng)協(xié)助上司做好相關(guān)服務(wù)性工作,努力營造一個和諧、美觀、有序、方便和安全的辦公環(huán)境。,辦公空間的整體布局,辦公空間的整體布局,2、辦公空間設(shè)計模式 ⑴ 封閉式空間設(shè)計 這是一種傳統(tǒng)的常規(guī)式的部門辦公空間設(shè)計。它是按照辦公室的主要職能設(shè)置分隔式的若干個相對獨立的辦公室。適合于專業(yè)性、機要性強的辦公工作。 ⑵ 開放式空間設(shè)計

16、 是指若干工作人員同在一間辦公室工作,根據(jù)辦公室工作流程將各個工作單元組合在一起。它沒有固定的分隔獨立的空間,工作間的位置是根據(jù)需要利用可移動物體(如屏風、隔板等)隨機確定的。每個工作單元里有獨立使用的辦公設(shè)備。,辦公空間的整體布局效果圖,辦公空間的整體布局效果圖,辦公空間設(shè)計模式,封閉式設(shè)計:,1、安全、保密2、工作不受干擾,適合專業(yè)性工作3、保證員工隱私,開放式設(shè)計:,,1、打破地位、級別障礙,增加平等感2、工作單元靈活機動

17、,隨需要而變3、既獨立又便于聯(lián)系,工作流程通暢4、易于監(jiān)督員工的工作活動5、降低能源、設(shè)備、建筑成本,減少占地面積,綜合分析影響因素,協(xié)助上司設(shè)計,做好調(diào)研,了解要求,征詢意見,修改設(shè)計,征詢意見,修改設(shè)計,征詢意 見, 修改設(shè)計,靈活設(shè)計,多種設(shè)計模式相結(jié)合,辦公空間設(shè)計的程序和要求,,,辦公室內(nèi)的布置,1、室內(nèi)布置的要求和方法 ⑴ 方便實用 ⑵ 整齊有序 ⑶ 安靜舒適 ⑷ 健康衛(wèi)生 ⑸ 安全保密 ⑹ 美觀和諧

18、,辦公室內(nèi)布置效果圖,辦公室綠化要注意植物與花卉對人體健康的影響。因為植物在沒有光照時吸入氧氣,吐出二氧化碳,所以下班時最好將盆景搬出辦公室,第二天上班再搬進來,或者一早開窗通風幾分鐘,排除隔夜植物呼吸的渾濁空氣。有些對人體有傷害的花卉不宜擺放在辦公室,如含羞草與郁金香有毒堿,接觸過多易使毛發(fā)脫落;洋繡球花的微粒會使人的皮膚瘙癢。,,健康速遞,,⑴ 要有全局意識,主動精神,能協(xié)調(diào)各部門和員工合作完成。⑵ 整體風格要與所在公司企業(yè)的文化

19、相適應(yīng),突出單位的經(jīng)營宗旨、企業(yè)精神等。⑶ 辦公環(huán)境不一定由秘書安排,但秘書一定要做有心人,適時提出自己的建議⑷ 重在布置,更重在平時的維護和管理。,辦公室內(nèi)布置的注意事項,,練一練,練習題一、辦公室環(huán)境布置作用,,目的:創(chuàng)造舒適而又工作效率高的環(huán)境;塑造組織形象;建立擋駕制度;有利于保密工作。,練習題二,1、辦公用易耗品主要包括哪些?2、簡要闡述文員工作的三個步驟,相互關(guān)系如何?3、按照優(yōu)先順序處理工作原則虛擬一份工作計

20、劃書?,練習題二,參考答案:,1、信封紙張、軟盤光盤、鉛筆、圓珠筆、簽字筆或鋼筆、修正液、印盒、小刀、日歷、訂書機等。2、三個步驟是:制定工作計劃、按計劃開展工作、進行工作總結(jié)。相互關(guān)系是:開展并完成工作是目的,制定工作計劃是實施工作的前提和依據(jù),進行工作總結(jié)可以進一步完善工作,也可以促進下一個工作計劃的充實和完善。,參考答案:,1.打掃辦公室、擦洗桌面2.打開水3.到政府領(lǐng)取文件4.呈送領(lǐng)導(dǎo)審閱文件5.轉(zhuǎn)╳

溫馨提示

  • 1. 本站所有資源如無特殊說明,都需要本地電腦安裝OFFICE2007和PDF閱讀器。圖紙軟件為CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.壓縮文件請下載最新的WinRAR軟件解壓。
  • 2. 本站的文檔不包含任何第三方提供的附件圖紙等,如果需要附件,請聯(lián)系上傳者。文件的所有權(quán)益歸上傳用戶所有。
  • 3. 本站RAR壓縮包中若帶圖紙,網(wǎng)頁內(nèi)容里面會有圖紙預(yù)覽,若沒有圖紙預(yù)覽就沒有圖紙。
  • 4. 未經(jīng)權(quán)益所有人同意不得將文件中的內(nèi)容挪作商業(yè)或盈利用途。
  • 5. 眾賞文庫僅提供信息存儲空間,僅對用戶上傳內(nèi)容的表現(xiàn)方式做保護處理,對用戶上傳分享的文檔內(nèi)容本身不做任何修改或編輯,并不能對任何下載內(nèi)容負責。
  • 6. 下載文件中如有侵權(quán)或不適當內(nèi)容,請與我們聯(lián)系,我們立即糾正。
  • 7. 本站不保證下載資源的準確性、安全性和完整性, 同時也不承擔用戶因使用這些下載資源對自己和他人造成任何形式的傷害或損失。

評論

0/150

提交評論