三、著名人物檔案建檔規(guī)范

1、三、著名人物檔案建檔規(guī)范三、著名人物檔案建檔規(guī)范1總則總則1.1為加強中國科學院著名人物檔案的建檔工作，真實地反映著名人物的歷史面貌和地位，并為今后的歷史研究，發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)人才和總結人才成長經驗提供最寶貴的基礎材料，充分發(fā)揮著名人物檔案在科學研究和科研管理中的作用，制訂本規(guī)范。1.2本規(guī)范規(guī)定了著名人物檔案的管理職責、歸檔范圍、收集、整理、歸檔、保管、利用的基本要求。2規(guī)范性引用文件規(guī)范性引用文件下列標準所包含的條文，通過在本規(guī)范中引用而

2、構成為本規(guī)范的條文。DAT22—2000歸檔文件整理規(guī)則DATl—2000檔案工作術語3術語術語3.1著名人物(簡稱名人)(whoswho)本規(guī)范所稱名人是指中國科學院系統(tǒng)歷屆中共中央委員、候補委員；全國人大副委員長、全國政協(xié)副主席、全國人大常委、全國政協(xié)常委；中國科學院院士；中國工程院院士；獲國家最高科學技術獎者；歷屆副部級以上院領導；對本單位發(fā)展有重大貢獻、重要影響者。3.2名人檔案(profile)名人在長期的工作、學習和生活中形

3、成的，具有保存、利用價值的不同載體的各種文字、圖表、聲像材料和實物。名人全宗(biographicalarchive)3.3名人在一生中工作、學習和生活形成的全部檔案。3.4立檔單位(fondsconstitutingunit)構成檔案全宗的國家機構，社會組織和個人。3.5手稿(manus)作者手寫或打字等方式制作的原稿。3.6歸檔文件整理(arrangementofarchivedfiles)將歸檔文件以件為整理單位進行裝訂、排列、編

4、號、編目、裝盒，使之有序化的過程。3.7件(doucument)歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，譯文和原文為一件，來文與復文為一件、專著、文集、圖冊等一冊(本)、證書、獎杯等各為一件。4管理職責管理職責4.1院檔案主管部門4.1.1負責名人檔案建檔工作的組織、監(jiān)督、檢查及業(yè)務指導。4.1.2負責院機關名人檔案的整理、保管、利用等工作。4.1.3負責對副部級以上院領導的

5、秘書進行業(yè)務指導。4.2院屬單位職責4.2.1加強名人檔案建檔工作的領導，納入主管領導的工作職責。4.2.2落實名人檔案建檔工作所需經費和必備的工作條件。4.2.3綜合檔案室主管部門負責對名人檔案工作的組織、協(xié)調。4.2.4納入名人所在部門領導的工作職責。6.3.2歸檔文件以“件”為單位進行整理。6.3.3裝訂：歸檔文件應按件裝訂。6.3.3.1裝訂可采用不銹鋼書訂或線繩在文件的左側或左上角空白處裝訂。6.3.3.2年代久遠或紙質材料差

6、的文件裝訂后應放人檔案件夾保存，檔案件夾右上角可印制歸檔章并填寫相關內容(見文件夾式樣Al)。6.3.3.3專著、文集、圖冊等自成一冊(本)可按原裝訂方式。6.3.4編號：歸檔文件依分類方法和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容(見歸檔章式樣A2)。6.3.4.1全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。6.3.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年。6.3.4.3保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱

7、或代碼(名人檔案均為永久保存)。6.3.4.4件號：文件的排列順序號。按文件排列順序從“1”開始標注。6.3.5頁號的編制方法6.3.5.1頁號按每一件歸檔文件逐頁編號，文件中有圖文的頁面為一頁，每件頁號均以“1”開始，各件之間不連續(xù)編號。6.3.5.2頁號編寫位置：在非裝訂線一側的上角。6.3.5.3印刷成冊的文件、專著、文集、圖冊等可按原頁號，不必重新編號。6.4編制目錄6.4.1歸檔文件依據(jù)分類方法按類目所編件號順序編制歸檔文件目

8、錄(歸檔文件目錄式樣見A3)。6.4.1.1件號：填寫按類目編寫的件號。6.4.1.2責任者：制發(fā)文件的組織或個人。6.4.1.3文號：文件的發(fā)文字號。6.4.1.4題名：文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加“[]”。6.4.1.5日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日。6.4.1.6頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。6.4.1.7備注：注釋文件需說明的情況。6.4.1.8歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面(歸檔目錄封面

9、式樣見A4)。6.5裝盒歸檔文件按類目所編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目(檔案盒式樣見A5)。6.5.1檔案盒封面應標明全宗名稱。在盒脊或底邊設置全宗號、起止年度、保管期限、起止件號、分類號、盒號等項(盒脊式樣見A5—1，底邊式樣見A5—2)。6.5.1.1全宗名稱填寫人物姓名。6.5.1.2起止件號填寫盒內第1件件號與最后l件件號，中間有“－”連結。6.5.1.3盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館