科學(xué)的工作方法培訓(xùn)

1、,科學(xué)的工作方法,第一章 使你的工作系統(tǒng)化第二章 學(xué)會(huì)用PDCA循環(huán)法第三章 計(jì)劃你的工作第四章 給你的工作吃“高效丹”第五章 用圖表來檢查你的工作第六章 創(chuàng)造性地解決問題,第1章使你的工作系統(tǒng)化,在旁觀者看來，不整潔的工作場所除了反映出工作者頭腦混亂以外，不再代表其他。,1.1 你的工作需要系統(tǒng)化,辦公室的5S運(yùn)動(dòng)： 5S起源于日本，就是整理（SEIRI）、整頓（SEI

2、TON）、清掃（SEISO）、清潔（SETKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）五個(gè)項(xiàng)目，因日語的羅馬拼音均以“S”開頭，簡稱為5S。 5S運(yùn)動(dòng)提出的目標(biāo)簡單而明確，就是要為員工創(chuàng)造一個(gè)干凈、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環(huán)境。5S的倡導(dǎo)者相信，保持工作環(huán)境的干凈整潔，物品擺放有條不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。,如果你的辦公室、辦公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。,1.2 開始系統(tǒng)化你的工

3、作,提醒： 在我們?cè)囍淖児ぷ鞯倪^程中，常常會(huì)陷入這樣的困境：試著解決復(fù)雜的問題而忽略了基本的問題。而基本的問題卻是任何一位工作者每天都要處理的，包括他的辦公桌、椅子、電腦、訂書機(jī)、文件夾、檔案夾、電腦磁盤、還有更多的其他東西。,■ 系統(tǒng)化你的工具 （1）基本工具。 （2）復(fù)印機(jī)。 （3）傳真機(jī)。 （4）電腦。,1.2 開始系統(tǒng)化你的工作,■ 系統(tǒng)化你的文件,（1）工作檔

4、。?什么是工作檔？ 工作檔是用來整理目前進(jìn)行的專案和固定的工作。?工作檔有什么？ A.立即可用的資料。 B.“待議”的項(xiàng)目。 C.固定工作 D.目前的專案 E.問題檔,1.2 開始系統(tǒng)化你的工作,教你一招：（1）要將文書工作處理得更好，就要根據(jù)使用的頻率來整 理你的文件。你最常用的東西應(yīng)該在你的手邊，隨手

5、 可取。（2）將所有不用的文件移走，不要讓它們占據(jù)你的工作檔。（3）確定你為每一專案和活動(dòng)都建立了檔案。把每一個(gè)檔案 清楚地貼上標(biāo)簽。（4）建立問題檔，一部分編號(hào)01—12，代表每年的每一個(gè) 月；另一部分編號(hào)01—31號(hào)，代表一個(gè)月的每一天。,1.2 開始系統(tǒng)化你的工作,■ 系統(tǒng)化你的文件,（2）資料檔。?列出你的資料檔項(xiàng)目清單。?建立資料檔時(shí)需要考慮的兩件事： A.怎樣的資料才

6、有保存價(jià)值？ B.你的資料檔方便查閱嗎？?幫助你將自己資料檔結(jié)構(gòu)化的做法： A.列出你工作的主要內(nèi)容，例如：合約、產(chǎn)品開發(fā)、預(yù)算等。這些可 以成為你資料檔的類別。 B.檔案夾應(yīng)根據(jù)所確定的類別，做清楚且適當(dāng)?shù)臉?biāo)示。 C.查現(xiàn)存的檔案，然后去掉沒用的檔案。 D.一個(gè)抽屜存放一個(gè)或多個(gè)類別。 E.將檔案按字母順序排列。 F.用大而清楚的字標(biāo)示檔案抽屜和檔案

7、夾，以方便查閱并方便歸檔。,1.2 開始系統(tǒng)化你的工作,讓你的檔案更加有效的小秘訣：（1）使用大寫、清楚的字母標(biāo)示檔案。（2）使用彩色標(biāo)識(shí)能讓你一眼就找到某一類型文件的位置。（3）將類別與次類別標(biāo)簽排成一列，類別與次類別用不同 顏色標(biāo)示。（4）為大型的資料建立索引。,本章小結(jié),開始系統(tǒng)化你的工作： （1）系統(tǒng)化你的工具； （2）系統(tǒng)化你的文件； （3）建立你的工作檔。,第2章學(xué)

8、會(huì)用PDCA循環(huán)法,P D C A 它是一種很科學(xué)的管理程序，同時(shí)也是一種很科學(xué)的工作程序。,,,,,,,2.1 認(rèn)識(shí)PDCA循環(huán)法,什么是PDCA？,這是四個(gè)英文字母，分別代表計(jì)劃（Plan）、執(zhí)行（Do ）、檢查（Check）、修正再執(zhí)行（ Action）。,計(jì)劃（Plan）修正 再執(zhí)行

9、 執(zhí)行(Action) (Do) 檢查(Check),,,P,C,D,A,,,,,循環(huán),2.2 PCDA循環(huán)法四大要素,,,,,,,,,,計(jì)劃（Plan）,執(zhí)行（Do）,檢查（Check）,修正再執(zhí)行（Action）,在工作程序Plan Do Check Action過程中： ? Plan即擬訂計(jì)劃，制訂計(jì)劃目標(biāo)，制訂計(jì)劃做法； ? Do即執(zhí)行實(shí)施，

10、并加以控制； ? Check即確認(rèn)或評(píng)估執(zhí)行狀況與目標(biāo)之差距； ? Action即執(zhí)行結(jié)果與目標(biāo)值之差距探討，并修正 采取措施。,,,,PDCA循環(huán)工作步驟表,PDCA循環(huán)工作步驟圖,,A PC D,,,修正后再執(zhí)行,對(duì)檢查結(jié)果做出修正,設(shè)定目標(biāo),搜索信息,擬定方案,制作計(jì)劃工作表,,,,,檢查執(zhí)行情況,按計(jì)劃工作表執(zhí)行工作,礦泉水產(chǎn)品市場研究調(diào)查實(shí)施步驟,? Plan:

11、 本階段你要明確六個(gè)問題。這六個(gè)問題簡稱為5W1H。 （1）為何制定此計(jì)劃？ （Why?） （2）計(jì)劃的目標(biāo)是什么？ （ What?） （3）何處執(zhí)行此計(jì)劃？ （Where?） （4）何時(shí)執(zhí)行此計(jì)劃？ （When?） （5）何人執(zhí)行此計(jì)劃？ （Who?） （6）如何執(zhí)行此計(jì)劃？（How?）? Do:計(jì)劃做好之后，著手將項(xiàng)目一步一步向前推進(jìn)。? Check:在進(jìn)行市場調(diào)研過程中，一定要記得檢查，看項(xiàng)目的推進(jìn)是否按

12、原先的計(jì)劃進(jìn)行？當(dāng)中有無紕漏和出現(xiàn)偏差？? Action:針對(duì)你的檢查結(jié)果確定你的行動(dòng)。? 如果在市場調(diào)研過程中，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)偏離原先的計(jì)劃了，或者發(fā)現(xiàn)原先的計(jì)劃考慮不夠周全，那你就要及時(shí)彌補(bǔ)、調(diào)整，以確保任務(wù)的圓滿完成。如果當(dāng)中并無紕漏或出現(xiàn)偏差，當(dāng)然是皆大歡喜，那你可以繼續(xù)一如既往地進(jìn)行。,實(shí)例實(shí)戰(zhàn),本章小結(jié),一切按“PDCA”循環(huán)圖 P （Plan）計(jì)劃 D （Do）執(zhí)行 C （Check）檢查

13、 A （Action）修正再執(zhí)行,第3章計(jì)劃你的工作,他每天早晨都要計(jì)劃一天的具體事務(wù)，并認(rèn)真加以貫徹。這猶如一條紅線，引導(dǎo)他走出生活中繁忙的迷宮。有條理的時(shí)間安排就像一線光明，沖破他生活的樊籬。哪里沒有計(jì)劃，哪里的時(shí)間配置就不合理，混亂就會(huì)降臨到哪里。 ——維克多· 雨果,3.1 鎖定工作的目標(biāo),未了解目的港口的人無法一帆風(fēng)

14、順。 ——塞內(nèi)卡,3.1 鎖定工作的目標(biāo),,■ 有效目標(biāo)的“SMART”原則： 明確的（Specific）； 可量化的（Measurable）； 切實(shí)可行的（Achievable）； 注重結(jié)果的（Result-oriented）； 有時(shí)間限

15、制的（Time-limited）。,出差目標(biāo)設(shè)定,? 出差的目的——明確化。? 費(fèi)用的預(yù)算目標(biāo)——可量化。? 時(shí)間目標(biāo)——有時(shí)間限制的。? 可以實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。? 注重結(jié)果的。,實(shí)例實(shí)戰(zhàn),小測試,3.1 鎖定工作的目標(biāo),,■ 剝洋蔥法,,,,長期目標(biāo),剝 洋 蔥 圖,即時(shí)目標(biāo),大目標(biāo),中期目標(biāo),大目標(biāo),即時(shí)目標(biāo),更小目標(biāo),小目標(biāo),,,設(shè)定目標(biāo),實(shí)現(xiàn)目標(biāo),3.1 鎖定工作的目標(biāo),■ 目標(biāo)多杈樹,★樹干代表目標(biāo)

16、；每一根樹杈代表子目標(biāo)。葉子代表實(shí)現(xiàn)子目標(biāo)的因素。★在目標(biāo)多杈樹中，目標(biāo)與子目標(biāo)的關(guān)系：A、子目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的策略；B、目標(biāo)是子目標(biāo)的結(jié)果；C、子目標(biāo)實(shí)現(xiàn)之“和”一定是目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。★描繪目標(biāo)多杈樹的技巧：首先，寫下你的目標(biāo)；然后，思考實(shí)現(xiàn)目標(biāo)有哪些策略，列出并添加到子目標(biāo)框里；最后，考慮完成每個(gè)子目標(biāo)的因素，添加到葉子代表的框里。,3.1 鎖定工作的目標(biāo),實(shí)例實(shí)戰(zhàn),在今年的6月30日前為公司完成銷售額

17、 萬元。畫出目標(biāo)多杈樹。,3.2 信息過濾器,如果我們只會(huì)一 味地搜集資料，而不會(huì)加以利用，那么我們擁有的資料與垃圾桶里的垃圾并無兩樣。,3.2 信息過濾器,“占有”信息的四種主要方法： （1）閱讀法； （2）捕捉法； （3）調(diào)查法； （4）交換法。,3.2 信息過濾器,信息過濾器流程圖,大量的信息,直接相關(guān)的信息,,有用信

18、息,相關(guān)信息,,,,過濾器,過濾器,過濾器,,,,,,,,,,3.3 合理決策,決策是計(jì)劃工作的核心。,（1）什么是決策？ 決策是一個(gè)為達(dá)到預(yù)期目標(biāo)而從兩個(gè)或多個(gè)可供選擇的方案中選擇合理方案的判斷和選擇的過程。,3.3 合理決策,（2）決策過程：,情報(bào)活動(dòng)階段,設(shè)計(jì)活動(dòng)階段,選擇活動(dòng)階段,評(píng)價(jià)活動(dòng)階段,,,,3.3 合理決策,（3）制定決策： 小測試：你是個(gè)明智的決策者嗎？,3.3

19、合理決策,（3）制訂決策：◆VSAFE快速?zèng)Q策法,價(jià)值（Valuable）考察方案對(duì)目標(biāo)的貢獻(xiàn),合適（Suitable）考察方案是否與策略吻合,認(rèn)可（Acceptable）考察方案是否確實(shí)可接受,可行（Feasible）考察方案是否成功,持久（Eternal）考察方案是否符合長期利益,,,,,選擇新的客戶（使用VSAFE快速?zèng)Q策法）,實(shí)例實(shí)戰(zhàn),提醒你注意： 如果你不能從“VSAFE 快速?zèng)Q策法”的五個(gè)

20、標(biāo)準(zhǔn)中得出正面的答案，就應(yīng)該另外找一個(gè)方案或者修改現(xiàn)有的方案。,3.3 合理決策,（3）制訂決策： ◆ 頭腦風(fēng)暴法,3.3 合理決策 （3）制訂決策：,◆ 頭腦風(fēng)暴法 ■ 背景說明 頭腦風(fēng)暴法又稱智力激勵(lì)法、BS法，是由美 國創(chuàng)造工程專家A· F· 奧斯本于1939年首次提 出、1953年發(fā)表的一種激發(fā)創(chuàng)造性思維的方法。 ■ 方法大意

21、 實(shí)際上是一種別開生面的小組暢談會(huì)。,3.3 合理決策 （3）制訂決策：,◆ 頭腦風(fēng)暴法 ■ 具體操作一：準(zhǔn)備階段。,（1）選定議題； （2）選定參加者（一般不超過10名），并事先挑選好記錄員；（3）確定會(huì)議時(shí)間和場所；（4）準(zhǔn)備好海報(bào)紙或大白紙、記錄筆等用于記錄的工具；（5）布置場所；（6）會(huì)議主持人應(yīng)掌握頭腦風(fēng)暴法的一切細(xì)節(jié)問題。因此會(huì)議 主持人應(yīng)熟讀本法，做到徹底了解。

22、如應(yīng)了解本法的四大 原則，實(shí)施要點(diǎn)等等。,3.3 合理決策 （3）制訂決策：,◆ 頭腦風(fēng)暴法 ■ 具體操作二：實(shí)施階段。,（7）開始頭腦風(fēng)暴法會(huì)議時(shí)，會(huì)議主持者首先必須向參加者簡 介該方法大意，應(yīng)注意的問題，如四大原則； （8）會(huì)員暢所欲言；（9）記錄員記錄參加者激發(fā)的靈感；（10）結(jié)束會(huì)議；（11）將會(huì)議記錄整理分類后展示給參加者；（12）從結(jié)果和可行性兩個(gè)方面評(píng)

23、價(jià)各種方案。（13）選擇最合適的方案，應(yīng)盡可能采用會(huì)議中激發(fā)出來的方案,3.3 合理決策 （3）制訂決策：,◆ 頭腦風(fēng)暴法 ■ 實(shí)施要點(diǎn)：,（1）選擇議題應(yīng)注意： ?議題的選擇必須合乎參加者的層次和關(guān)心程度； ?議題的內(nèi)涵應(yīng)該明確，而不應(yīng)該模棱兩可、似是而非。 （2）盡量利用激發(fā)出來的靈感； （3）主持人須知： ?主持人必須熟悉頭腦風(fēng)暴法，并

24、且通曉它的原則； ?及時(shí)阻止混亂的場面； ?及時(shí)宣告會(huì)議的結(jié)束。 （4）記錄員要將所有人設(shè)想的大意清晰地記錄在海報(bào)紙上。,3.3 合理決策 （3）制訂決策：,◆ 頭腦風(fēng)暴法 ■ 四大原則：,（1）禁止反駁他人構(gòu)想，也不要妄下結(jié)論；（2）鼓勵(lì)自由思想，自由發(fā)言，最狂妄的想象是最受歡迎的；（3）重量不重質(zhì)，意見或建議提得越多越好：（4）鼓勵(lì)利用別人的靈感加以想象、變化、組合等以

25、激發(fā)更多更新的靈感。,3.3 合理決策,（3） 制訂決策： ◆ 頭腦風(fēng)暴法,經(jīng)典案例,提醒你注意： 在進(jìn)行頭腦風(fēng)暴法時(shí)應(yīng)： （1）明確議題； （2）參與者應(yīng)是關(guān)心議題者； （3）四大原則不可違反； （4）討論時(shí)氣氛自由、輕松，但應(yīng)避免太亂而無秩序。,3.3 合理決策,（3）制訂決策： ◆ 科學(xué)決策法,■ 方法大意： 所謂科學(xué)決策法，

26、就是指通過對(duì)存在決策問題的分析，選擇最佳方案，以取得高效益或低風(fēng)險(xiǎn)的結(jié)果這樣一個(gè)過程。,3.3 合理決策 （3）制訂決策：,◆ 科學(xué)決策法 ■ 具體操作 ● 準(zhǔn)備階段： （1）分析問題，確定是否需要決策。 ● 實(shí)施階段： （2）各種備選方案分析； （3）找出最佳方案； （4）評(píng)價(jià)方案。,3.3 合理決策 （3）制訂決策：

27、,◆ 科學(xué)決策法 ■ 實(shí)施要點(diǎn)： （1）在對(duì)問題進(jìn)行分析，確定是否需要決策時(shí)的主要工作是信息輸入與情景監(jiān)視，以判斷需要決策的問題到底是否存在，其性質(zhì)、重要性與迫切性如何。,3.3 合理決策 （3）制訂決策：,◆ 科學(xué)決策法（決策問題四分圖）,,,,,,,A、Q類高認(rèn)可 （Ⅲ）低質(zhì)量,Q 、 A類高認(rèn)可 （ Ⅱ）低質(zhì)量,A、Q類高認(rèn)可 （Ⅰ）低質(zhì)量,Q 、 A類高認(rèn)

28、可 （Ⅳ）高質(zhì)量,0,5,5,A認(rèn)可維度,問題質(zhì)量維度 Q,注：Q因素（Quality）：問題質(zhì)量維度；A因素（Acceptant）：認(rèn)可維度。,3.3 合理決策 （3）制訂決策：,◆ 科學(xué)決策法（決策方案選擇流程圖）,確定可能情景,搜集信息,估計(jì)機(jī)會(huì)可能值,估計(jì)風(fēng)險(xiǎn)可能值,判斷信息可能值,尋找更多的信息,重新評(píng)價(jià)信息的可能值,對(duì)所有信息作出選擇考慮,決策,,,,,,,,,,,,,3.3 合理決

29、策,（3） 制訂決策： ◆ 科學(xué)決策法,特別提醒： （1）對(duì)方案抉擇應(yīng)有正確的認(rèn)識(shí)，不能單純地理解為對(duì)某一種方案“是”、某一種方案“非”之間的選擇； （2）決策時(shí)綜合參考不同的意見，然后再做決定； （3）聽取反面意見，進(jìn)行深入思考，從而有助于產(chǎn)生新方案； （4）防止盲目從眾心理鼓勵(lì)大膽發(fā)表不同的想法。,3.3 合理決策,（3）制訂決策： ◆ 決策樹,■

30、 背景說明： 決策樹法是一種圖解法，它是利用樹形圖來進(jìn)行決策的方法。這種方法能解決簡單的決策問題，也能解決復(fù)雜的問題。它是以決策收益計(jì)算為依據(jù)的。,3.3 合理決策,（3） 制訂決策： ◆ 決策樹,■ 決策樹的結(jié)構(gòu)： 決策結(jié)點(diǎn)：這是方案枝的出發(fā)點(diǎn) 方案枝：它表示各個(gè)決策方案 狀態(tài)結(jié)點(diǎn)：這是概率枝的發(fā)出點(diǎn) 概率枝：它表示各種自然狀態(tài)

31、。,3.3 合理決策,（3）制訂決策： ◆ 決策樹,決策結(jié)點(diǎn),,,,,,,,,,,,,,,,,,,（費(fèi)用）,方案枝,狀態(tài)結(jié)點(diǎn),概率枝,概率枝,概率枝,概率枝,概率枝,（概率值）,方案枝,狀態(tài)結(jié)點(diǎn),收益值,收益值,收益值,收益值,收益值,3.3 合理決策,（3） 制訂決策： ◆ 決策樹,■ 決策樹的決策過程：（1）繪制樹形圖。（2）計(jì)算期望收益值。 期望值=收益值×

32、概率×時(shí)間 若決策問題無時(shí)間因素，上式就不乘時(shí)間（3）剪枝決策。,選擇最佳的新品換代方案,實(shí)例實(shí)戰(zhàn),特別提醒： 相對(duì)來說，決策樹對(duì)于營銷人員更為實(shí)用。而且，其運(yùn)用往往依據(jù)一定確切的數(shù)據(jù)，使用時(shí)會(huì)有一定的難度。,選擇方 案,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,上A產(chǎn)品,上B產(chǎn)品,老產(chǎn)品,1600,850,475,-200,-700,0.7,0.3,0.8,0.2,0.5,0.

33、5,5年,5年,5年,5年,5年,4年,500,-100,200,50,150,50,500 × 0.7 ×5=1750,(-100) × 0.3 ×5=-150,200 × 0.8 ×5=800,50 × 0.2 ×5=50,150 × 0.5 ×5=375,50 × 0.5 ×4=100,3.4 制定行動(dòng)計(jì)劃,

34、“令人驚訝的是，當(dāng)我用足夠的時(shí)間計(jì)劃后，我可以完成很多事情，而同樣令人驚訝的是，如果不經(jīng)過計(jì)劃，我就只能完成一點(diǎn)點(diǎn)事情。我寧愿在一個(gè)星期里緊張的工作四天半而有進(jìn)度，而不要一直做卻沒有進(jìn)度。” ——富蘭克·貝格,計(jì)劃是聯(lián)結(jié)我們當(dāng)前所在之處與將來我們所去之處的橋梁。,3.4 制定

35、行動(dòng)計(jì)劃,用不同的時(shí)間分配方式計(jì)劃和執(zhí)行兩批類似的項(xiàng)目,第一批項(xiàng)目,第二批項(xiàng)目,,,制訂計(jì)劃的時(shí)間,執(zhí)行時(shí)需要的時(shí)間,,,制訂計(jì)劃的時(shí)間,執(zhí)行時(shí)需要的時(shí)間,3.4 制定行動(dòng)計(jì)劃,■ 制定工作計(jì)劃表,? 制訂你的計(jì)劃表 ◆ 把工作分類 工作內(nèi)容簡單明了，你已經(jīng)掌握了完成工作所 需要的所有信息。 不能確定怎樣才能完成，還需要進(jìn)一步分析。 一定會(huì)給你帶來麻煩的工作。,,,

36、,3.4 制定行動(dòng)計(jì)劃,工 作 計(jì) 劃 表,使用分類的方法說明工作的范疇,,使用分類的方法說明工作的內(nèi)容,,預(yù)計(jì)工作最后完成的時(shí)間,,表明計(jì)劃表中每項(xiàng)工作的狀況,,3.4 制定行動(dòng)計(jì)劃,■ 滾動(dòng)計(jì)劃法,計(jì)劃與實(shí)際之間的差異,第一階段實(shí)際完成情況,修正計(jì)劃,,,,,,3.4 制定行動(dòng)計(jì)劃,■ 備用計(jì)劃法,制訂初始計(jì)劃（A）并說明偶然事件,評(píng)價(jià)偶然事件,采用備用計(jì)劃（B）,采用備用計(jì)劃（C）,

37、繼續(xù)初始計(jì)劃（A）,,,,,3.4 制定行動(dòng)計(jì)劃,提醒你注意： 實(shí)際上，一個(gè)切實(shí)可行的計(jì)劃可以展示的雖然是有限的，但卻是可行的目標(biāo)及達(dá)到這一目標(biāo)不可或缺的手段。正確的計(jì)劃應(yīng)該詳細(xì)而準(zhǔn)確地說明了完成任務(wù)每一步該怎么走。它總是要回答下面這些問題：誰（Who） ？什么時(shí)候（When） ？在哪里（Where） ？怎么樣（How）？,本章小結(jié),計(jì)劃你的工作： （1）設(shè)定有效的目標(biāo)； （2）篩選有用信息；

38、 （3）合理決策； （4）制訂你的計(jì)劃工作表。,第4章給你的工作吃“高效丹”,癥狀：工作越來越?jīng)]效率； 文件積壓越來越厚； 每天的預(yù)定目標(biāo)只完成了一半； 下班時(shí)發(fā)現(xiàn)今天幾乎什么也沒干。病因：無目標(biāo)、無計(jì)劃，工作無規(guī)律； 做事拖拉，時(shí)常抱著“還有明天”的想法； 時(shí)間管理不善，做事不分先后、主次。,4.1

39、第一劑：立即行動(dòng),■ 不要把難事往后拖■ 不要把不喜歡的事往后推■ 不要把喜歡的事做過了頭,提醒你注意： 有時(shí)候你最好能立刻著手解決問題，決不拖延半點(diǎn)時(shí)間； 但有時(shí)候，解決問題的時(shí)機(jī)并不成熟，如果這時(shí)候你就立即 行動(dòng)，往往只會(huì)弄巧成拙。這時(shí)候最好能把事情緩一緩，另外 選擇一個(gè)適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)。,4.2 第二劑：ABC法則,■ 把你的工作按照以下標(biāo)準(zhǔn)分成三種類型：A型：今天必須做——重要并

40、且緊急的任務(wù)。B型：今天應(yīng)該做——重要或緊急，但不是既重 要又緊急的任務(wù)。C型：今天可以做——既不重要也不緊急的日常 任務(wù)。,,,平衡日常工作任務(wù),A型：你應(yīng)該嘗試每天完成幾項(xiàng)緊急和有難度的任務(wù)。,B型：你的工作主要由這部分任務(wù)構(gòu)成，這些任務(wù)應(yīng)占去大部分工作時(shí)間。,C型：這些不緊急的事情應(yīng)待有時(shí)間再做。,一個(gè)工作日,提醒你注意：任何工作日，都應(yīng)該是A型、B型、C型任務(wù)

41、的混合。你應(yīng)該把這三種類型的工作任務(wù)均勻分布于全天，而不是按順序干完A型任務(wù)，再干B型任務(wù)，等等，注意三者的平衡。,考慮一項(xiàng)任務(wù)的優(yōu)先程度,這項(xiàng)任務(wù)是否既重要又緊迫？否 是,這項(xiàng)任務(wù)是否必要？否 是,這項(xiàng)任務(wù)能否助你更有效地工作？ 否 是,這項(xiàng)任務(wù)是否日常性的？ 否 是,是否今天就需要完成？否 是,這項(xiàng)任務(wù)是

42、否有最后期限？ 否 是,這項(xiàng)任務(wù)是否重要但不緊迫，或緊迫但不重要？ 否 昌,不必做，取消它,留待有空時(shí)再做,分出時(shí)間來完成,制訂可行的期限,留出時(shí)間完成,立即行動(dòng),,,,,,,,A型任務(wù),C型任務(wù),B型任務(wù),,,,,,,,,,,否,否,否,否,否,否,否,,,,,,,,,,是,是,是,是,是,是,是,4.2 第二劑：ABC法則,提醒你注意： 世事變幻無窮，沒有任何事是處在一成不

43、變的環(huán)境中的。同樣，你的工作順序也總是不斷變化，因?yàn)槲覀兊闹車h(huán)境總在不斷變化。往往一則新的信息就可能將一項(xiàng)任務(wù)的重要性或緊急性完全改變。如果明天召開的會(huì)議延遲三天后舉行，你還認(rèn)為它是A型的任務(wù)嗎？一旦得知任何影響你工作優(yōu)先順序的新信息，你就應(yīng)該重新評(píng)估你工作的優(yōu)先順序。,4.3 第三劑：80:20定律,■ 80：20定律主張：以一個(gè)小的誘因、投入或努力，通常可以產(chǎn)生大的結(jié)果、產(chǎn)出或酬勞。就字面意義來看，這法則是說，你

44、完成的工作里80%成果，來自于你所付出的20%。因此，你只要集中精力處理工作中比較重要的20%的那分，就可以解決全部的80%。,4.3 第三劑：80:20定律,應(yīng)用80:20定律，你必須學(xué)會(huì)：■尋求捷徑，而非全程參與；■練習(xí)用最少的努力去控制工作、生活；■選擇性尋找，而非巨細(xì)無遺地觀察；■在幾件工作上追求出色，不必事事都有好表現(xiàn)；■完成最重要的工作，不必事必躬親；■… …,特別提醒： 我們務(wù)必時(shí)時(shí)檢討自己，是

45、否把較多的時(shí)間和精力放在關(guān)鍵少數(shù)事務(wù)上面，而不是浪費(fèi)在無用的多數(shù)事務(wù)上。,4.4 第四劑：“雙管齊下”法,實(shí)例實(shí)戰(zhàn),擬寫報(bào)告網(wǎng)絡(luò)圖,有關(guān)人員統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),查閱資料,知情者準(zhǔn)備情況,數(shù)據(jù)匯總、審查、補(bǔ)充,談話了解內(nèi)容,草擬報(bào)告,,,,,,,,,,上 午,,,,下 午,4.5 第五劑：因數(shù)分解法,■ 將一件困難的事情細(xì)分化成幾小件比較容易的事情的方法叫“因數(shù)分解法”。,本章小結(jié),使你成為效率高手的靈丹妙藥： （1）第一劑：立

46、即行動(dòng)； （2）第二劑：ABC法則； （3）第三劑：80：20定律； （4）第四劑：“雙管齊下”法； （5）第五劑：因數(shù)分解法。,第5章用圖表來檢查你的工作,在工作的過程中，如果能夠運(yùn)用分析工具來幫助你檢查工作分析問題，往往能夠達(dá)到事半功倍，并能得出科學(xué)準(zhǔn)確的結(jié)果。,記住：圖表比你更會(huì)說話。,5.1 因果圖法,◆ 它是什么 又叫魚刺圖法。它是在工作中尋找關(guān)鍵問題產(chǎn)生原因的一種圖示法。

47、 ◆ 它的原理干線（某個(gè)問題） 分線（大原因） 支線（中原因） 細(xì)線（小原因） ◆ 何時(shí)使用 在解決問題過程中遇到任何狀況時(shí)，你都可以并且應(yīng)該繪制因果圖。,,,,5.1 因果圖法,,會(huì)議失敗,,,,,設(shè)備,人力,其他,方法,材料,麥克風(fēng)音質(zhì)模糊,,投影機(jī)故障,,,,與會(huì)者遲到,會(huì)議主持者未能控制全局,與會(huì)者未積極發(fā)言,,,,會(huì)議記錄不詳細(xì),會(huì)議報(bào)告準(zhǔn)備不充分,會(huì)議資料備份不夠

48、,,,,開會(huì)前沒計(jì)劃,未能調(diào)動(dòng)與會(huì)者積極性,,,,會(huì)議環(huán)境太差,未能及時(shí)通知與會(huì)者,5.2 散點(diǎn)圖法,◆ 它是什么 又叫相關(guān)圖法。它是顯示成對(duì)數(shù)據(jù)或兩個(gè)原因之間相關(guān)關(guān)系的圖。 ◆ 它的原理 對(duì)相關(guān)關(guān)系進(jìn)行分析。 ◆ 何時(shí)使用 當(dāng)你想分析兩個(gè)變量之間的相關(guān)性時(shí)可以繪制散點(diǎn)圖。,5.2 散點(diǎn)圖法,客戶滿意與定期上門服務(wù)次數(shù)的關(guān)系,109876543210

49、,0 20 40 60 80 100,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,次數(shù),客戶滿意度得分,5.3 直方圖法,◆ 它是什么 直方圖是通過對(duì)數(shù)據(jù)的加工整理，從而分析和掌握數(shù)據(jù)的分布情況的一種方法。 ◆ 它的原理 通過對(duì)圖形的觀察和分析，來判斷各類

50、過程是否穩(wěn)定。 ◆ 何時(shí)使用 當(dāng)你想表示變化趨勢或表明數(shù)據(jù)從一點(diǎn)到另一點(diǎn)的變化方式時(shí)，可以使用此圖。,本章小結(jié),圖表比你會(huì)說話： （1）因果圖法； （2）散點(diǎn)圖法； （3）直方圖法； （4） ……,第6章創(chuàng)造性地解決問題,創(chuàng)新,猶如電腦CPU的升級(jí)換代。,6.1 解決問題需要你的創(chuàng)新,問題: 哪兩個(gè)互相連接的月份都是31天?,習(xí)慣性思維——運(yùn)

51、用以前獲得的信息，不需要更改或解決 類似情景中的問題的思維過程。創(chuàng)造性思維——以新異的、發(fā)明性的方式來正確解決問題 的思維過程。,6.2 解決問題的步驟,創(chuàng)意解決問題的流程圖,尋找目標(biāo),尋找事實(shí),尋找問題,尋找創(chuàng)意,尋找解答,尋找接納,,,,,,6.2 解決問題的步驟,■ 尋找目標(biāo),6

52、.2 解決問題的步驟,■ 尋找目標(biāo),自我檢查： 在尋找問題目標(biāo)時(shí)，向自己提問以下問題，有利于幫助你界定真正的問題所在： ①我能否把問題清晰有條理表達(dá)出來？ ②我是否已經(jīng)考慮過問題為什么會(huì)發(fā)生？ ③我是否對(duì)問題已有了較深的了解？ ④我是否知道解決問題的目的？ ⑤我是否清楚，如果問題得不到解決，會(huì)有什么后果發(fā)生？,6.2 解決問題的步驟,■ 尋找事實(shí),6.2 解決問題的步驟,■ 尋

53、找問題,6.2 解決問題的步驟,■ 尋找創(chuàng)意,6.2 解決問題的步驟,■ 尋找解決辦法,6.2 解決問題的步驟,■ 尋求接納,,執(zhí)行你的解決方法,6.3 創(chuàng)造性解決問題的原則,■ 解決正確的問題,我們失敗的原因，多半是因?yàn)閲L試用正確的方法解決不正確的問題，而非不正確地解決正確問題。 ——管理哲學(xué)家阿可夫,6.3

54、創(chuàng)造性解決問題的原則,■ 講究效率小游戲：在紙上畫一個(gè)直徑約為3cm的圓圈，再用一支筆將這個(gè)圓圈涂滿。,,,,,,,,,,,,,,A圖,B圖,6.4 創(chuàng)造性解決問題的方法,■ 逆向法 黑石子與白石子的故事。,選白石子,解決問題,弄丟一顆黑石子,無法解決問題,選到黑石子,兩只手都是黑石子,兩只手中都是黑石子,留下黑石子,直向思維,逆向思維,,,,,,,實(shí)例實(shí)戰(zhàn),怎樣主持一個(gè)成功的會(huì)

55、議？,6.4 創(chuàng)造性解決問題的方法,■ 縱深技術(shù) “得到真正教育的唯一方法便是發(fā)問。你要記住，一個(gè)時(shí)時(shí)產(chǎn)生問號(hào)的頭腦是一筆很大的財(cái)富?！?——組建美國羊毛公司的威廉· 伍德,6.4 創(chuàng)造性解決問題的方法,■ 縱深技術(shù) （1）“為什么——為什么”圖：,產(chǎn)品滯銷,為什么,為什么,產(chǎn)品質(zhì)量差,銷售淡季,宣傳不到位,服務(wù)質(zhì)量差,,,,,,,,,,技術(shù)含量低,材料低劣,生產(chǎn)設(shè)備

56、落后,,,,,,,6.4 創(chuàng)造性解決問題的方法,■ 縱深技術(shù) （1）“如何——如何”圖：,如何,如何,提高技術(shù)含量,引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備,,,,,,,,,6.4 創(chuàng)造性解決問題的方法,■ 橫向思維技術(shù),,思維的比較,6.4 創(chuàng)造性解決問題的方法,■ 橫向思維技術(shù) 達(dá)· 芬奇 說過：“創(chuàng)造的才能只留給那些有準(zhǔn)備的人?！?小技巧： （1）改變切入點(diǎn)； （2）尋找替代方案；

57、 （3）四面八方看。提醒： 你最好將你的替代選擇全都寫在紙上，否則你會(huì)因?yàn)槠髨D將它們記住而阻塞你泉涌般的新想法。,6.4 創(chuàng)造性解決問題的方法,■ 廣角思維法 縱向思維與橫向思維相互交織，相互滲透，編織成創(chuàng)造性思維的經(jīng)緯網(wǎng)，稱為廣角思維法。 ? 全方位思考：思維的觸角延伸到每個(gè)方向和部位，從兩維空間延伸到三維空間，從思維的平面態(tài)勢變成立體態(tài)勢，從而實(shí)現(xiàn)思維的創(chuàng)造性。,讓我告訴你：