2007級(jí)新生檔案整理工作培訓(xùn)

1、2009級(jí)新生檔案整理培訓(xùn),學(xué)生工作部（處） 2009年9月18日,一、檔案整理的重要性二、檔案整理的時(shí)間安排三、檔案整理要求四、幾個(gè)解釋,一、檔案整理的重要性,1.便于學(xué)校了解學(xué)生情況；2.便于學(xué)生工作的順利開展；3.學(xué)生檔案與學(xué)生就業(yè)掛鉤（機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位根據(jù)檔案達(dá)到的時(shí)間發(fā)放工資）,二、檔案整理的時(shí)間安排,三、檔案整理要求（一）前期工作,1.做好學(xué)生檔案編號(hào) 編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)：年級(jí)+院

2、系代碼（A、B……）+ 三位數(shù)字（001、002……） 如： 文學(xué)院代碼為A，一年級(jí)新生人數(shù)為363人，則檔案編號(hào)為08A001至08A363； 備注：院系代碼見附表一,,,,,三、檔案整理要求（一）前期工作,2.領(lǐng)取材料 材料：《華南師范大學(xué)學(xué)生登記表》 《華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄表》 《學(xué)生檔案袋》

3、 時(shí)間：9.28－9.30（周一——周三） 地點(diǎn)：石牌——行政樓327 大學(xué)城——行政樓A416,三、檔案整理要求（一）前期工作,3.指導(dǎo)新生填寫《華南師范大學(xué)學(xué)生登記表》及《華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄表》的基本信息。,三、檔案整理要求（二）整理工作,1.材料核實(shí)、增減與登記（1）核實(shí)新生中學(xué)階段的檔案材料，并登記 對(duì)照檔案袋里的資料，在檔案目

4、錄相應(yīng)項(xiàng)目的“入學(xué)時(shí)”空格欄中打勾，若無(wú)相應(yīng)內(nèi)容，在“其他材料”一欄中補(bǔ)充。（2）檔案材料增加 入檔《華南師范大學(xué)學(xué)生登記表》，并登記。（3）檔案材料減少 抽取新生團(tuán)員材料及黨員材料，登記整理完后分別上交各校區(qū)校團(tuán)委和校黨委組織部。,三、檔案整理要求（二）整理工作,2.補(bǔ)充、登記《華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄》上的相關(guān)信息（1）登記檔案編號(hào) 位置：《華南師范大學(xué)學(xué)生

5、檔案目錄》右上角“檔案編號(hào)”處（2）登記新生檔案整理時(shí)間 位置：《華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄表》左下角“入學(xué)整理時(shí)間”處（3）輔導(dǎo)員簽名確認(rèn) 位置：《華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄表》右下角“整理人簽名”處,三、檔案整理要求（二）整理工作,3.粘貼《華南師范大學(xué)學(xué)生檔案目錄》 位置：學(xué)生檔案袋背面 4.制作電子版《新生檔案編號(hào)表》、《新生檔案缺檔情況表》、《新生檔案多檔情況表》、《新生檔案接收表》

6、（1）下載表格模板 位置：《關(guān)于做好2009級(jí)新生檔案整理工作的通知 》附表（4個(gè)）（2）按照模板，登記、錄入學(xué)生檔案編號(hào)、多檔、缺檔、檔案接收登記表等信息。,三、檔案整理要求（三）移交工作,1.檢查學(xué)生檔案與《新生檔案編號(hào)表》是否一致；2.上交《新生檔案編號(hào)表》、《新生檔案缺檔情況表》、《新生檔案多檔情況表》、《新生檔案接收表》電子版信息； 時(shí)間：本院系檔案上交前一天 郵箱地址：

7、 石牌 ——xsswglk@126.com 大學(xué)城——xsswglk2@126.com3.捆扎新生檔案； 方式：30份一捆,三、檔案整理要求（三）移交工作,4.移交前與接收人預(yù)約； 接收人：石牌校區(qū):姚老師（85211033） 大學(xué)城校區(qū):方老師（39310037）5.移交新生檔案及紙質(zhì)版《新生檔案編號(hào)表》、《新生檔案缺檔情

8、況表》、《新生檔案多檔情況表》、《新生檔案接收表》，并簽字確認(rèn)。 地址：石牌——行政樓327 大學(xué)城­——行政樓A416,三、檔案整理要求（四）注意事項(xiàng),1.各院系副書記或09級(jí)輔導(dǎo)員在整理過(guò)程中必須在場(chǎng)；2. 09級(jí)新生不宜參加檔案整理，院系可安排非09學(xué)生黨員若干名協(xié)助整理；3.確保檔案材料不能錯(cuò)裝；4.確保《大學(xué)生登記表》不漏歸檔；5.認(rèn)真填寫好缺檔和多檔情況，以便