高?；鶎硬块T如何開展檔案管理工作

1、高?；鶎硬块T如何開展檔案管理工作成都理工大學(xué)檔案館副研究館員：?jiǎn)探ㄇ?,1,從以下七個(gè)方面講解:,一、高校檔案工作的地位和作用二、高校檔案工作的現(xiàn)行法規(guī)三、高校檔案管理的內(nèi)容四、高校檔案的收集和整理五、學(xué)生檔案管理六、如何維護(hù)檔案的完整與安全,,2,一、高校檔案工作的地位和作用,1、 高校檔案的定義： 是指高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同

2、形式、載體的歷史記錄。,,3,一、高校檔案工作的地位和作用,2、高校檔案的作用 （1）具有貯藏高校文化的作用 檔案自古以來(lái)就是人類社會(huì)的一種信息或貯存的形式，即檔案記錄著、積累著高校各種文化，是一種文化資源； （2）具有教育的作用 真實(shí)記錄了高校的教學(xué)、科研、黨政管理等方面的情況，是對(duì)師生員工進(jìn)行校史、校情、愛校教育的真實(shí)生動(dòng)的教材 。,,4,一、高校檔案的作用與地位,（3）為教學(xué)科研服

3、務(wù)的作用。高校要加快全面發(fā)展一刻也離不開管理，而檔案作為一種管理工具對(duì)任何工作都具有基礎(chǔ)作用，同時(shí)高校檔案對(duì)于學(xué)校的教學(xué)、科研、行政管理具有重要的參考和憑證價(jià)值。 （4）資政決策功能。高校檔案館保存了高校誕生和發(fā)展過(guò)程中的各種活動(dòng)的歷史紀(jì)錄，其中凝聚了高校誕生和發(fā)展過(guò)程的經(jīng)驗(yàn)和智慧，它可以讓后人了解學(xué)校從事政務(wù)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，通過(guò)這些檔案對(duì)于保證高校決策正確，提高工作質(zhì)量和效率具有重要的借鑒作用。,,5,一、高校檔案的作用與地

4、位,3、高校檔案工作與高校評(píng)估的關(guān)系（1）檔案資源是高校評(píng)估工作的基礎(chǔ)和依據(jù) 高校的檔案對(duì)高校教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)可以從教學(xué)評(píng)估體系中的七個(gè)一級(jí)指標(biāo)體現(xiàn)出來(lái)：一是辦學(xué)指導(dǎo)思想 ；二是師資隊(duì)伍的情況；三是教學(xué)條件與利用 ；四是教學(xué)建設(shè)與改革 ；五是教學(xué)管理；六是學(xué)風(fēng)建設(shè)；七是學(xué)風(fēng)建設(shè),,6,一、高校檔案的作用與地位,（2）評(píng)估工作對(duì)高校檔案工作的促進(jìn)作用 教學(xué)工作評(píng)估對(duì)高校檔案完善起到了促進(jìn)作用；增強(qiáng)了各歸檔

5、部門的檔案意思；通過(guò)評(píng)估補(bǔ)充了以往欠缺的檔案材料；又產(chǎn)生了大量重要的具有保存價(jià)值的檔案；強(qiáng)化了檔案部門的服務(wù)意識(shí)。,,7,二、高校檔案工作的現(xiàn)行法規(guī),1、《中華人民共和國(guó)檔案法》及中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》 2、中華人民共和國(guó)教育部第　27　號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》 3、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》及 《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》國(guó)家教育委員會(huì)文件，教辦[1993]429號(hào),,8,二、高校檔案工作的現(xiàn)行法

6、規(guī),4、四川省教育廳、四川省檔案局、川教（2009）204號(hào)四川省《高等學(xué)校檔案管理辦法》實(shí)施細(xì)則參引了20個(gè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范：（1）《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部第27號(hào)令)（2）《四川省普通高等學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法》 （川教[2007]26號(hào)）（3）《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案 整理規(guī)范》（DA/T28-2002）9,,9,二、高校檔案工作的現(xiàn)行法規(guī),（4）《四川省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》

7、 （川檔發(fā)[2008]45號(hào)） （5）《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》 （川辦函[2005]103號(hào)） （6）《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》 （（87）教辦字016號(hào)）（7）《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》 （國(guó)檔發(fā)[1987]6號(hào)）,,10,二、高校檔案工作的現(xiàn)行法規(guī),（8）《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》 （國(guó)檔發(fā)[1988]4號(hào)） （9）《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》

8、（財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)） （10）《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》 （組通字（1996）14號(hào)）（11）《電子公文歸檔管理暫行辦法》 （12）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》 （GB／T 18894-2002）,,11,二、高校檔案工作的現(xiàn)行法規(guī),（13）《四川省重大活動(dòng)檔案管理辦法（試行）》 （川委廳[2007]26號(hào)）（14）《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管 期限規(guī)定》

9、 （國(guó)家檔案局8號(hào)令） （15）《檔案著錄規(guī)則》 （DA／T18-1999） （16）《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》 （建標(biāo)103-2008）,,12,二、高校檔案工作的現(xiàn)行法規(guī),（17）《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》 （JGJ25-2000） （18）《歸檔文件整理規(guī)則》 （DA/T22--2000）（19）《照片檔案管理規(guī)范》 （GB/T11821--2002）（20）《四川省文書立卷與案卷

10、構(gòu)成的一般要求》 (DB51/T171--93),,13,三、高校檔案管理的內(nèi)容,管理的內(nèi)容十二類：黨群類、行政類、學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財(cái)會(huì)類、人事類。 檔案業(yè)務(wù)工作內(nèi)容有個(gè)八環(huán)節(jié) 收集、整理、鑒定、檢索、保管、編研、統(tǒng)計(jì)、提供利用,,14,,三,,15,四、高校檔案的收集與整理,1、高校文件材料的收集范圍（一）DQ黨群類：主要包括高校黨委、工

11、會(huì)、團(tuán)委、民主黨派等組織的各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄及紀(jì)要；各黨群部門的工作計(jì)劃、總結(jié)；上級(jí)機(jī)關(guān)與高校有關(guān)的黨群管理的文件材料。 （二）XZ行政類：主要包括高校行政工作的各種會(huì)議文件、會(huì)議紀(jì)錄及紀(jì)要；上級(jí)機(jī)關(guān)與高等學(xué)校有關(guān)的人事管理、行政管理的材料。,,16,四、高校檔案的收集與整理,1、高校文件材料的收集范圍 （三）XS學(xué)生類：主要包括高校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的入校前檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生

12、登記表等，按四川省教育廳《四川省普通高等學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法》（川教[2007]26號(hào)）的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 （四）JX教學(xué)類：主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)的文件材料。按原國(guó)家教委、國(guó)家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》((87)教辦字016號(hào))的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。,,17,四、高校檔案的收集與整理,1、高校文件材料的收集范圍 （五）KY科研類：按原國(guó)家科委、國(guó)家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》(

13、國(guó)檔發(fā)[1987]6號(hào))執(zhí)行。 （六）JJ基本建設(shè)類：按國(guó)家檔案局、原國(guó)家計(jì)委發(fā)布的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》(國(guó)檔發(fā)[1988]4號(hào))執(zhí)行。重大建設(shè)項(xiàng)目按《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）和《四川省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》（川檔發(fā)[2008]45號(hào)）執(zhí)行。,,18,四、高校檔案的收集與整理,1、高校文件材料的收集范圍 （七）SB儀器設(shè)備類：主要包括各種國(guó)產(chǎn)和國(guó)外引進(jìn)的精密、貴

14、重、稀缺儀器設(shè)備(價(jià)值在10萬(wàn)元以上)的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料。 （八）CP產(chǎn)品生產(chǎn)類：主要包括高校在產(chǎn)學(xué)研過(guò)程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。 （九）CB出版物類：主要包括高校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等。,,19,四、高校檔案的收集與整理,1、高校文件材料的收集范圍 （十）WS外事類：主要包括高校派遣有關(guān)人員出

15、席國(guó)際會(huì)議、出國(guó)考察、講學(xué)、合作研究、學(xué)習(xí)進(jìn)修的材料；高校聘請(qǐng)的境外專家、教師在教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的材料；高校開展校際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國(guó)或者港澳臺(tái)地區(qū)專家、教師、國(guó)際學(xué)生、港澳臺(tái)學(xué)生等的材料；高校授予境外人士名譽(yù)職務(wù)、學(xué)位、稱號(hào)等的材料。 （十一）CK財(cái)會(huì)類：按財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào))執(zhí)行。 （十二）RS人事類：納入高校管理的教職工人事檔案按照中共中央組織

16、部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（組通字（1996）14號(hào)）執(zhí)行。,,20,四、高校檔案的收集與整理,2、收集工作中必須注意的問(wèn)題： （1）收集文件材料的原則：必須對(duì)學(xué)校、社會(huì)有史料和研究?jī)r(jià)值，具有參考或憑證作用，反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的檔案。 （2）收集的重點(diǎn)是：本校形成的不同載體、不同形式的文件材料及上級(jí)針對(duì)本校的指令性、指導(dǎo)性文件及需本校承辦的文件材料。,,21,四、高校檔案的收集與整理,2、收集工

17、作中必須注意的問(wèn)題： （3）收集具體要求有： (3.1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)、頁(yè)數(shù)都應(yīng)齊全完整； (3.2)在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原文件、多種文字形成的同一文件，分別歸類在一起，不得分開；紙介文檔和電子文檔應(yīng)合一立卷。,,22,四、高校檔案的收集與整理,2、收集工作中必須注意的問(wèn)題： （3）收集具體要求有： (3.3)卷內(nèi)質(zhì)量 （3.4）以學(xué)校名義

18、舉辦的重大活動(dòng)或召開的全校性、綜合性會(huì)議形成的文件材料 （3.5）上級(jí)來(lái)文需要有關(guān)部門辦理的 （3.6）歸檔材料涉及多個(gè)部門的,,23,四、高校檔案的收集與整理,2、收集工作中必須注意的問(wèn)題： （3）收集具體要求有： （3.7）黨委和學(xué)校召開的代表大會(huì)、全委會(huì)、常委會(huì)、辦公會(huì)所形成的材料 （3.8）各臨時(shí)機(jī)構(gòu)、撤銷機(jī)構(gòu)形成的材料 （3.9）因機(jī)構(gòu)調(diào)整而導(dǎo)致部門職責(zé)分工變化,,24,不歸檔的文件材料,1.上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)

19、的供參閱、不辦的文件；　2. 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)供工作參考的抄件；　3. 上級(jí)機(jī)關(guān)征求意見未定稿的文件；　4. 無(wú)查考價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；　5. 重份文件；　6. 未經(jīng)會(huì)議討論、未經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效的文件 7. 從正式文件上摘錄的供工作參考的非證明材料； 8. 無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)，詢問(wèn)一般性問(wèn)題，提出一般性建設(shè)性意見的群眾來(lái)信；,,25,不歸檔的文件材料,

20、9. 學(xué)校內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文的行文、介紹等； 10. 為參考目的從各方面收集的文件材料； 11. 本校負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的與本校無(wú)關(guān)的文件材料； 12. 非隸屬機(jī)關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料； 13. 未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)。,,26,四、高校檔案的收集與整理,3、整理檔案的方法 以自然件為單位，逐件整理歸檔。 檔案整理的規(guī)范《歸檔文件整理規(guī)則》 檔案

21、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) （2000-12-06批準(zhǔn) 2001-01-01實(shí)施DA/T22-2000） 整理檔案的必備工具 去訂機(jī)、號(hào)碼機(jī)、裝訂機(jī)、棉線、針、化學(xué)漿糊、白紙、卷皮（盒）、計(jì)算機(jī)（歸檔文件軟件）。（如圖）,,27,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,8,,,四、高校檔案的收集與整理,3、整理檔案的方法 3.1常用的分類方法：年度分類和問(wèn)題分類 3.1.1年度分類：

22、 這是一種保持文件材料在形成時(shí)間上緊密聯(lián)系的分類方法,,29,四、高校檔案的收集與整理,3、整理檔案的方法 3.1.2問(wèn)題分類 這是一種保持文件材料在內(nèi)容方面密切聯(lián)系的分類方法。類目體系力求簡(jiǎn)明，合乎邏輯。首先。一般情況下類目設(shè)置的層次不宜過(guò)多，通常都要設(shè)置“綜合類”，以解決一些難以明確歸類的文件材料的歸類問(wèn)題。其次，各級(jí)分類標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一，同級(jí)類別的劃分只能按照一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，類與類之間必須是并列關(guān)系，

23、不得互相包容和交叉。,,30,四、高校檔案的收集與整理,3、整理檔案的方法 3.1.2問(wèn)題分類法 歸類時(shí)，應(yīng)按照文件的主要內(nèi)容來(lái)歸類，對(duì)于一些不易歸類的文件材料，應(yīng)制定一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)定來(lái)妥善解決其歸類問(wèn)題，以防因人而異，各行其是，不便利用。,,31,四、高校檔案的收集與整理,3、整理檔案的方法 3.2. 卷內(nèi)文件的排列順序 (1) 卷內(nèi)文件材料按文號(hào)順序、重要程度或時(shí)間順序排列；

24、 (2) 同一件文件材料，按正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；結(jié)論、決定、判決性材料在前，依據(jù)性材料在后排列； (3) 同一年度、同一問(wèn)題的請(qǐng)示與批復(fù)排列在一起，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，批復(fù)與其請(qǐng)示不在同一年度的，可分別歸檔，但須在備注欄注明參見號(hào)；,,32,四、高校檔案的收集與整理,3、整理檔案的方法 3.3卷內(nèi)文件的編號(hào) 卷內(nèi)文件排定后，就要統(tǒng)一編號(hào)來(lái)固定其物理位置

25、 編號(hào)分為：（1）編件號(hào) （2）編頁(yè)（張）號(hào)卷。內(nèi)文件應(yīng)逐件加蓋檔號(hào)章; 并填寫檔號(hào)章的各個(gè)項(xiàng)目，編制件號(hào);檔號(hào)章的位置在每件文件首頁(yè)的右上角、卷內(nèi)文件的件數(shù)、一般以每份文件單獨(dú)計(jì)算為一件;請(qǐng)示與批復(fù)，來(lái)文與復(fù)文一般應(yīng)分別計(jì)算件數(shù);正本、定稿、歷次修改稿應(yīng)分別計(jì)算件數(shù);正件與附件，按一件計(jì)算。 （如圖）,,33,,,,34,四、高校檔案的收集與整理,,3.4、檔號(hào)的編制 檔號(hào):是存取檔案的代號(hào),排架的依據(jù)。它必須反映檔案的分類體

26、系和物理位置。 檔號(hào)編制的原則:必須符合唯一性、合理性、穩(wěn)定性的要求，即同一檔案部門內(nèi)的檔案不得重號(hào)；方便插卷，使其有充分的擴(kuò)展余地；不能隨意變動(dòng)；能使用計(jì)算機(jī)管理的需要，發(fā)揮排架、檢索的雙向功能。,,35,四、高校檔案的收集與整理,3.4、檔號(hào)的編制 檔號(hào)的標(biāo)識(shí)：采用漢語(yǔ)拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號(hào)碼制。全宗號(hào)、年度號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)件號(hào)之間，用連接符號(hào)“一”連接。例如：1990年內(nèi)容是學(xué)籍管理的第23

27、號(hào)卷的檔案，可標(biāo)為：1990一JX14一23。,,36,四、高校檔案的收集與整理,3.4、檔號(hào)的編制 黨群類檔案檔號(hào) = 年度號(hào) 十 黨群檔案分類號(hào) 十 案卷號(hào)、檔號(hào)的標(biāo)識(shí)。采用漢語(yǔ)拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號(hào)碼制。 全宗號(hào)、年度號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)之間，用連接符號(hào)“一”連結(jié)。例如:1990年內(nèi)容是黨群管理DQ綜合11第1-n號(hào)卷的檔案，可標(biāo)為:1990一DQ11一1-n。年度號(hào)+分類+案卷號(hào),,37,其

28、模式如下:,,,38,,,39,四、高校檔案的收集與整理,3.5檢查案卷質(zhì)量 整齊、完整、不漏、不散、不重復(fù)、不混等3.6裝訂文件規(guī)格、除去金屬物等、三點(diǎn)一線等3.7填寫卷內(nèi)文件目錄 卷內(nèi)文件目錄的項(xiàng)目依次有順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注,,40,2024/3/10,41,裝訂用三孔一線,,2024/3/10,42,不裝訂的可以用縫紉機(jī),,照片檔案的歸檔范圍,1、反映本單位主要職能活動(dòng)和工作成

29、果的照片檔案。2 、領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片檔案。3、 記錄本校召開的國(guó)際、國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議等各類重要會(huì)議、慶典等重要活動(dòng)、重大事件的照片資料4 、歷屆畢業(yè)生集體合影，民主黨派、無(wú)黨派人士、海內(nèi)外校友活動(dòng)，博士、碩士論文答辯，學(xué)生重要社團(tuán)活動(dòng)，歷屆運(yùn)動(dòng)會(huì)、軍訓(xùn)等的照片資料。5、記錄本單位、本部門重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。6、其他具有保存價(jià)值

30、的照片檔案。,,43,照片檔案的歸檔要求,文字說(shuō)明的成分包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。 a. 事由：照片影像所反映事件，事物的情由；　　b. 時(shí)間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時(shí)間和拍攝時(shí)間；　　c. 地點(diǎn)：被攝物所在的具體地點(diǎn)；　　d. 人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；　　e. 背景：對(duì)揭示照片影像主題具有一定作用的背景；　　f. 

31、攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。,,44,照片檔案文字說(shuō)明的編寫要求,綜合運(yùn)用上述文字說(shuō)明六個(gè)要素，概括地揭示照片影像反映全部信息。 b. 文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順。一般不超過(guò)200字；　　c. 用阿拉伯?dāng)?shù)字表示時(shí)間。年、月、日用“.”表示　　例；1953年3月22日寫作1953.3.22.或1953322,,45,四、高校檔案的收集與整理,3.8將文件條目錄入計(jì)算機(jī) 歸檔文件目錄統(tǒng)一用計(jì)算機(jī)

32、檔案管理軟件編制，按盒打印一式兩份，每盒內(nèi)裝一份，另一份按期限、年度裝訂，附上目錄封面。 3.9填寫案卷標(biāo)題和封面 案卷標(biāo)題：要求結(jié)構(gòu)完整、確切、書寫工整清晰，案卷標(biāo)題不超過(guò)50個(gè)漢字。一般包括卷內(nèi)文件主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱。,,46,四、高校檔案的收集與整理,3.10移交檔案3.11高校檔案材料歸檔時(shí)間 （1）各部門應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年六月底前歸檔； （2）各院系應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年寒假前歸檔； （3）科研類檔案應(yīng)當(dāng)

33、在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，基建類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔； （4）學(xué)生類檔案應(yīng)當(dāng)在檔案材料形成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔； （5）重大活動(dòng)檔案應(yīng)當(dāng)在活動(dòng)結(jié)束后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。,,47,五、學(xué)生檔案管理,1、學(xué)生檔案的作用（1）是記載人生經(jīng)歷的重要依據(jù)（2）是用人單位選拔、任用、考核的主要依據(jù) (3) 關(guān)系到學(xué)生畢業(yè)后的保險(xiǎn)、養(yǎng)老、出國(guó)等一系列問(wèn)題,,48,五、學(xué)生檔案管理,2、大學(xué)生檔案的基本內(nèi)容（1）高中材料（2）高考

34、材料（3）大學(xué)學(xué)習(xí)期間的材料,,49,五、學(xué)生檔案管理,3、新生檔案 （1）新生檔案的接收（2）新生檔案的整理（3）新生檔案的入庫(kù)（4）大學(xué)期間檔案材料的歸檔,,50,五、學(xué)生檔案管理,4、畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞（1）各學(xué)院在整理畢業(yè)生歸檔材料時(shí)，應(yīng)按畢業(yè)生個(gè)人歸檔材料整理成冊(cè)并歸檔（2）負(fù)責(zé)學(xué)生檔案材料整理、歸檔人員必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定（3）畢業(yè)生材料歸檔一律以學(xué)院為單位，以班為單位并附歸檔清單（4）畢

35、業(yè)生檔案寄發(fā)地址是按照畢業(yè)生報(bào)到證派往的單位寄發(fā)，按規(guī)定必須通過(guò)機(jī)要局寄發(fā),,51,六、 如何維護(hù)檔案的完整與安全,檔案的完整包括： 從數(shù)量上，要保證檔案的齊全，保證應(yīng)該集中和實(shí)際保存的檔案不致殘缺短少。 從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地割裂分散。 對(duì)檔案人員來(lái)說(shuō)： 就是要維護(hù)檔案的完整與安全, 做到檔案不壞、不丟、不散、不亂。,,52,六、 如何維護(hù)檔案的完

36、整與安全,對(duì)庫(kù)房的要求 ： 檔案庫(kù)房技術(shù)管理應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實(shí)做好溫濕度控制和調(diào)節(jié)，防治有害生物、防塵、防火、防盜、照明管理和檔案保管狀況檢查等方面的工作。溫濕度控制：相對(duì)濕度應(yīng)控制在45～60% 新建庫(kù)房竣工后，應(yīng)經(jīng)6～12個(gè)月干燥方可將檔案入庫(kù)。案庫(kù)區(qū)必須配備適合檔案用的消防器材，并按設(shè)備要求定期檢查、更換。,,53,七、各部門兼職檔案員職責(zé),1 、熟悉學(xué)校有關(guān)檔案工作規(guī)章制度，

37、積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案業(yè)務(wù)能力。2、負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、積累、管理和立卷歸檔工作，保證應(yīng)歸文件材料收集齊全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3、堅(jiān)持平時(shí)預(yù)立卷制度，根據(jù)本名、部門的工作情況，制定預(yù)立卷類目，合理分類存放，便于利用和組卷。4、歸檔案卷符合質(zhì)量要求，做到組卷合理、編寫頁(yè)碼準(zhǔn)確，文字書寫工整，卷內(nèi)目錄填寫清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要，有關(guān)項(xiàng)目填寫齊全。5、接受檔案館監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，保質(zhì)、按時(shí)完成歸檔任務(wù)。,,54,謝謝大家!