公司檔案管理工作標準

1、1XXXXXX有限公司企業(yè)標準檔案管理標準（檔案管理標準（C0版）版）QGDJ03.01為了合理、有效地收集、整理公司各項經(jīng)營管理過程中所形成的檔案，并有效地保存、利用檔案，使之服務于公司各項經(jīng)營工作，特制訂本標準。1.范圍本標準規(guī)定了公司各項經(jīng)營管理檔案的形成、歸檔保存、利用的管理內(nèi)容與要求，以及檢查和考核辦法。本標準適用于XXXXXX有限公司。2管理職責2.1企管部門是公司檔案管理的歸口部門，負責：2.1.1檔案的分類、編目、鑒定、

2、保密等工作。2.1.2檔案的收集、保管、銷毀及相關(guān)部門查詢借閱登記管理工作。2.2其他部門負責公司經(jīng)營管理過程中涉及本部門的檔案收集、整理與及時歸檔，接受檔案管理部門的檢查、指導。2.3檔案管理員應嚴格遵守保密規(guī)則，不得泄露檔案內(nèi)容，嚴格按規(guī)定辦理檔案歸檔、保存、查詢、借閱登記等管理工作，檔案管理員工作有變動時，必須辦好移交手續(xù)。3.管理內(nèi)容與要求3.1檔案的分類3.1.1經(jīng)營管理方面：3.1.1.1公司成立的各種資料：公司申請注冊有關(guān)

3、資料、公司章程、公司發(fā)展變更資料、驗資審計報告、公司高層管理機構(gòu)人員名單（董事會、監(jiān)事會、法人代表）等。3.1.1.2公司主要經(jīng)營性證件：公司代碼證、法人代表證、公司營業(yè)執(zhí)照正副本、開戶許可證、稅務登記證（國地稅正副本）、統(tǒng)計登記證等經(jīng)營許可證及土地、房屋所有權(quán)、使用權(quán)證、專利權(quán)證、商標權(quán)證等。3.1.1.3公司其它各種經(jīng)營性資料：股東會、董事會記錄、決議；公司申報項目資料；公司財產(chǎn)保險單證；車輛資料（保險、年檢、大修記錄、牌照等）及公

4、司級會議紀要；各種合作項目協(xié)議、收購兼并協(xié)議、其他合同協(xié)議；企業(yè)文化方面的資料；各類紅頭文件及對公司發(fā)展具有重大改變的歷史性資料；圖片及媒體宣傳資料（包括紙質(zhì)及音像制品）等。3.1.1.4各級政府部門及行業(yè)組織等下發(fā)的相關(guān)紅頭文件、通知及頒發(fā)的各種榮譽證書、會員證書、獎杯（狀、牌、章）。3.1.2人力資源管理方面：3.1.2.1應聘的相關(guān)資料：包括員工招聘登記表、個人簡歷表；學歷證書、學位證書、培訓證書、專業(yè)資格證書、身份證復印件等。3

5、.1.2.2與公司的各種合同、協(xié)議：勞動合同、補充合同、擔保合同、汽車駕駛員協(xié)議、委外培訓協(xié)議、勞動合同解除協(xié)議等及其它屬人力資源范疇的合同協(xié)議。3.1.2.3日常工作中產(chǎn)生的資料、證件：轉(zhuǎn)正鑒定表、獎勵或處分通告、任免或調(diào)動通知、辭職報告、離廠確認單、人事戶口代辦資料及養(yǎng)老保險等福利證件。3.1.2.4教育培訓資料：包括公司自行組織的員工教育培訓計劃、資料和技術(shù)教材、考核33.2.9物資供應及分供方、外協(xié)方面形成的檔案，由物資供應及分

6、供方、外協(xié)管理部門相關(guān)業(yè)務主辦人員負責收集、整理。3.3檔案的歸檔3.3.1應歸入檔案室保管的檔案及歸檔時間：3.3.1.1經(jīng)營管理方面形成的檔案，都應在檔案形成后的10天內(nèi)由負責收集、整理的責任人歸入公司檔案室管理。3.3.1.2人力資源管理方面形成的檔案，除員工培訓計劃、資料和培訓教材及由公司委派專人參加的社會性培訓的邀請函、領導批文、教材由人力資源部門負責保存外，其它檔案都應在檔案形成后的7天內(nèi)由負責收集、整理的責任人歸入檔案室管

7、理。3.3.1.3財務、審計管理方面形成的檔案，由財務部門、審計部門負責按本標準相關(guān)規(guī)定專柜、專人保存，不歸入檔案室管理，其中股權(quán)證應歸到董事會所聘控股集團公司財務本部管理。3.3.1.4基建工程方面形成的檔案，都應在檔案形成后及最后一筆余款付清前，負責收集、整理的責任人歸入檔案室管理。3.3.1.5設備儀器方面形成的檔案，都應在檔案形成后的7天內(nèi)由負責收集、整理的責任人歸入檔案室管理。3.3.1.6管理體系方面形成的檔案，由企管部門負

8、責管理，不歸入檔案室。3.3.1.7技術(shù)質(zhì)量方面形成的檔案，屬技術(shù)工藝性質(zhì)的檔案，在檔案形成后的20天內(nèi)由負責收集、整理的責任人歸入檔案室管理，屬質(zhì)量檢驗性質(zhì)的檔案由品保部門負責按本標準相關(guān)規(guī)定保存，不歸入檔案室管理。3.3.1.8營銷管理方面形成的檔案，除營銷有關(guān)的合同、協(xié)議應在檔案形成后的次月統(tǒng)一由負責收集、整理的責任人歸入公司檔案室管理外（營銷部門、財務部門可留存復印件），其他的檔案由負責部門按本標準相關(guān)規(guī)定保存，不歸入檔案室管理

9、。3.3.1.9物資供應方面形成的檔案，除設備儀器的采購合同、設備隨機文件、協(xié)議應在檔案形成原形的次月統(tǒng)一由負責收集、整理的責任人歸入公司檔案室管理外（資材部門可留復印件），其他的檔案由資材部門負責按本標準相關(guān)規(guī)定保存，不歸入檔案室管理。3.3.2財務帳目、兩類標準、公司級文件在保存紙載體檔案的同時還需以電子文件形式保存在硬盤或光盤或軟盤等載體中。3.3.2.1存盤周期a.每月初一次；b.特別重要檔案即時存盤。3.3.3歸檔檔案的基本要