淺議電子檔案的管理方法

1、<p>　　淺議電子檔案的管理方法</p><p>　　摘 要：隨著計算機和互聯(lián)網的發(fā)展，檔案管理工作逐步實現(xiàn)自動化。由于電子文件與傳統(tǒng)紙質檔案不同，因此檔案管理工作方法也需做相應改變。本文結合筆者的工作經驗，重點分析如何做好電子檔案的管理工作，以供參考和交流。 </p><p>　　關鍵詞： 檔案管理 電子檔案 檔案鑒定 檔案利用 </p><p>　　

2、中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2014）05-0032-02 </p><p>　　在紙質檔案長期的發(fā)展過程中，形成了系統(tǒng)的收集、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用方法，積累了較為豐富的經驗。隨著科學技術的發(fā)展，聲像檔案和機讀檔案已有顯著增長，直至今天，伴隨著計算機和互聯(lián)網的發(fā)展，檔案管理工作逐步實現(xiàn)自動化，檔案信息的輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞，以及檔案的編目和檢索基本上都依靠計

3、算機來實現(xiàn)。由于電子文件與傳統(tǒng)紙質檔案有很大區(qū)別，因此檔案管理部門的工作技術和方法也需做相應改變。本文結合筆者的工作經驗，重點分析如何做好電子檔案的管理工作。 </p><p>　　一、電子檔案的特點 </p><p>　　電子檔案是紙質檔案的另一種儲存形式，它是以數字代碼代替了文字，以磁帶、磁盤或光盤等代替了紙張。電子檔案是系統(tǒng)化了的電子文件，是經鑒定后有保存價值的且已經歸檔的電子文件。

4、電子檔案與紙質檔案在本質上是相同的，因此電子檔案除了具備紙質檔案的一般性特點以外，還具有自身特性，總結如下： </p><p>　　1.人不能直接讀出電子檔案所載信息，需依靠計算機解碼 電子檔案不像紙質文獻那樣使用人人可以直接讀出的文字進行記錄，而是將信息以數字代碼方式記錄在磁介質和光介質等載體上，人無法直接讀出，必須使用計算機進行解碼后才能轉變?yōu)槿丝勺R讀的信息。電子檔案必須在計算機軟硬件、數據庫、網絡系統(tǒng)都齊全

5、的環(huán)境下才能發(fā)揮作用。 </p><p>　　2.電子檔案存儲密度極高，所需存儲空間小 相較于紙質檔案的卷帙浩繁，電子檔案顯得小巧的多。以硬盤為例，它的容量是以兆、千兆、百萬兆為單位的。以1兆為例，硬盤上的1G容量大約可以儲存536870912個漢字，如果一本紙質書是10萬字，那么1G大約相當于5400本書。據某公司的存儲產業(yè)市場報告，預計到2016年硬盤的面密度將提高兩倍以上，最高將達到1800Gb每平方英寸，

6、從而大大節(jié)約電子檔案存儲空間。 </p><p>　　3.便于復制和共享 電子檔案的信息可以輕松實現(xiàn)復制和傳輸，便于異地調閱或形成文件。由于 信息載體和信息可以分離，并通過網絡或其他介質進行傳輸和拷貝，因此便于共享。但也由此暴露出電子檔案信息的不穩(wěn)定性，信息的不安全性。 </p><p>　　二、電子檔案的管理方法 </p><p>　　傳統(tǒng)檔案管理活動一般分為六個

7、環(huán)節(jié)：收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、提供利用。電子檔案的管理也可以按照這幾個環(huán)節(jié)進行，只在具體方法上有所不同。 </p><p>　　1.信息收集 電子檔案信息的收集是檔案管理部門將具有查考利用價值的文件轉化為電子文件或者收集具有保存價值的電子信息。電子檔案信息通常可以分為三類：（1）與紙質檔案內容相同的信息。在收集這類信息時，要注意與紙質等文件之間相互建立準確、可靠的標識關系，建立統(tǒng)一文件編號。（2）在“無紙化

8、”計算機辦公或事務系統(tǒng)中產生的信息。應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質或拷貝件保留。（3）計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。在信息收集工作結束后，將磁性載體的、雜亂的電子文件通過分類、標引、組合，使電子文件處于一種有序狀態(tài)，并對電子文件進行了分類和編號，組織建立數據庫。需注意的是，在收集過程中應當

9、保存?zhèn)浞?，并在“電子文件登記表”中登記，并留存紙張打印件?</p><p>　　2.信息整理 在電子檔案的整理過程中，不再有“案卷”這一基本單位，因為電子文件借助于計算機，可以從任何角度進行分類、組合、檢索，充分表現(xiàn)文件之間在來源、內容、時間、形式等方面的歷史聯(lián)系，不再需要專門進行分類和組卷。整理工作結束后要進行信息的接收。電子檔案的接收方式有兩種，一是軟盤、磁帶或光盤，二是網絡歸檔和移交。不管哪一種方式都需要

10、配置專門的電子文件格式轉換設備，對接收檔案進行統(tǒng)一轉換，以解決對不同格式電子文件的識讀問題?？傊?，電子檔案信息整理就是將第一步收集到的信息進行組盤，按一定規(guī)律，將相關文件通過拷貝組合到同一磁盤、光盤或磁帶等載體上，也就是整理接收來的軟盤、磁帶和光盤。 </p><p>　　3.檔案保管 電子檔案的保管分為兩個方面，第一，保持電子檔案載體的安全。要注意的問題有：（1）保持環(huán)境的溫度為16～20℃和濕度為35～45%

11、，以免發(fā)生化學反應；（2）注意密封防止灰塵，避免信息丟失；（3）注意避光，防止紫外線對光盤等的破壞；（4）遠離磁場和電場，以免發(fā)生磁化和消磁，破壞信息；（5）保持載體平直，防止震動；（6）防止有害生物等。注意庫房衛(wèi)生，定期凈化空氣，防止產生霉菌，并注意定期對電子檔案進行消毒?？傊娮訖n案進入庫房以后不是一勞永逸，而是需要定期維護和檢測，并適當進行備份。第二，維護所載信息的安全。電子檔案保管工作的另一個重要方面是防止信息被竊，維護信息安全

12、，一是密切關注計算機技術的發(fā)展方向，及時進行軟件升級和更新，適時對電子檔案的格式進行轉換；二是加強對電子文件利用活動的管理，保證電子檔案的信息安全，嚴格禁止使用封存盤來提供檔案利用，電子檔案入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用，防止利用過程中的泄密和損傷信息。 </p><p>　　4.檔案鑒定 電子文件的更改非常容易，而且可做到不留痕跡，電子文件從形成到歸檔有一段較長的時間，所以，在歸檔時，鑒別歸檔的電子

13、文件是否就是形成時的、有效的電子文件，即確認歸檔的電子文件的原始性、真實性則是首要任務。再者，電子文件具有易逝性、易更改性，因而電子檔案必須在文件形成之前就決定其是否需要保存及保存時間長短，因此，電子文件的鑒定需超前，也就是必須在文件形成之初就開始進行。鑒定的內容與紙質檔案一樣，是對其保存價值進行判斷和預測，不同的是在判斷過程中要對文件的內容及某些形式特征進行充分的分析。此外，還需要對文件進行必要的技術鑒定，即可讀性鑒定、無病毒鑒定和介

14、質鑒定等。因為對于電子文件來說，技術狀況與文件的真實性、可讀性、應用性范圍密切相關，可對其保存價值發(fā)生直接的影響，電子檔案的完整性、可讀性、可行性在鑒定工作中必須得到全面的體現(xiàn)。 　　5.檔案統(tǒng)計 檔案統(tǒng)計就是運用一系列的統(tǒng)計技術和方法，通過表冊和數字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢的工作過程。電子檔案統(tǒng)計基本上可以分為：（1）檔案統(tǒng)計指標選定。統(tǒng)計指標的確立是進行檔案統(tǒng)計的基礎，也是檔案統(tǒng)計工作的前期準備階段，檔<

15、;/p><p>　　6.檔案利用 電子檔案的利用一般有三種形式：直接查詢，拷貝，傳輸。為保證信息安全和版權，做好電子檔案利用管理工作很重要。主要分為四個方面：（1）對用戶的管理和檔案管理人員的管理。主要是進行使用權限的審核，首先是根據人員身份進行系統(tǒng)注冊登錄，由系統(tǒng)自動判定使用者身份的合法性及使用權限，并進行跟蹤記錄；其次電子檔案的內容應設置保密級別和開放程度。（2）對檔案載體的管理。一是采用雙套制的存儲模式，一套保

16、留原始格式，作為歸檔用途，另一套轉換成不可編輯的文件格式作為利用用途，確保電子檔案在利用過程中不發(fā)生內容的篡改。二是建立一套技術驗證機制保證原始電子檔案的真實性。（3）安全保密措施。網絡傳輸安全采取的主要方法是物理隔離、應用防火墻以及身份認證等安全技術。根據電子檔案的保密級別，建設網絡傳輸保障體系。按照密級，將電子檔案利用范圍劃分為不可用、內部使用和公眾使用。還可以采取斷點續(xù)傳的技術，確保電子檔案在發(fā)生傳輸中斷的情況下，最終獲取的電子檔

17、案副本保持完整性。 </p><p>　　三、電子檔案管理工作的重點與難點 </p><p>　　從目前來看，由于受到多重因素的影響，電子檔案的信息安全問題較為突出，既是管理的難點，也是管理的重點。筆者認為應從環(huán)境、設備、策略、技術等各方面采取有效措施，確保在每一個環(huán)節(jié)上堵塞電子檔案利用安全的漏洞，使電子檔案能夠體現(xiàn)靈活性和便捷性優(yōu)勢，充分發(fā)揮其作用。首先檔案管理人員要增強安全意識，既要提

18、高信息服務質量和效率，也要增強工作責任心和保密意識；其次，應加強電子檔案基礎設施和應用系統(tǒng)建設，加強網絡安全防范；再次，營造良好的檔案儲存環(huán)境。只有從各方面加強安全管理，才能滿足電子檔案信息安全管理的需要。 </p><p>　　電子檔案管理的另一難點問題是電子文件的技術鑒定，只有通過對電子文件進行真實性鑒定，完整性鑒定，可讀性鑒定和安全性鑒定，才能確保數據信息的真實、可靠、完整。在鑒定過程中，需要綜合運用多方面

19、的知識，這對檔案管理人員提出了考驗。 </p><p><b>　　四、結束語 </b></p><p>　　綜上所述，電子檔案與紙質檔案既有區(qū)別又有聯(lián)系，電子檔案管理工作涉及到信息的搜集、整理、存儲和利用等諸多方面，既需要計算機和網絡輔助實現(xiàn)，同時又對工作人員提出了更高要求。只有通過制度、技術、人員素質等多方面共同努力才能保證電子檔案內容的真實、可靠，保證電子檔案在

20、存貯、傳輸過程中的安全、保密，最終實現(xiàn)電子檔案的優(yōu)勢。相信隨著技術的進步，電子檔案的原始性和真實性必能能得到更為有效的保障，電子檔案管理將能夠更長久地處于可準確提供利用的狀態(tài)。 </p><p><b>　　參考文獻 </b></p><p>　　[1]杜月玲.劉秋梅.試論電子檔案管理在文化工作中的作用[J].華章.2011年10期 </p><p

21、>　　[2]黃立新.鄧琦.電子檔案與紙質檔案的比較[J].林業(yè)科技情報.2009年03期 </p><p>　　[3]王紅.試論電子檔案與紙質檔案的差異[A].齊魯檔案論壇――山東省檔案學會2009年學術年會會刊[C].2009年 </p><p>　　[4]閆艷.電子檔案信息安全管理問題芻議[J].科技傳播，2010，（9）. </p><p>　　作者簡介